Le service recrutement et les managers de l’Ecole Polytechnique collaborent efficacement

Depuis sa création en 1794, époque politiquement et économiquement troublée, mais aussi aboutissement du Siècle des Lumières, l’École polytechnique produit et partage des connaissances pluridisciplinaires au plus haut niveau, pour ses élèves, pour les entreprises et pour la société, en développant l’esprit entrepreneurial, l’audace et le sens de l'intérêt général dans ses trois missions fondamentales d’éducation, de recherche et d’innovation.

Créé en juin 2019, l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui réunit cinq Grandes Écoles d’Ingénieurs françaises : l’École polytechnique, ENSTA Paris, ENSAE Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

L’École polytechnique en quelques chiffres :- 3700 étudiants- 40% d'étudiants internationaux- 23 laboratoires- 480 enseignants-chercheurs

Arrivée en février 2023, Sandra Chopinaud, Responsable du Développement RH (gestion des pôles recrutement et formation) de l'École Polytechnique, a fait face à de nombreux challenges qui ont nécessité une mise en place rapide de Taleez, démarche soutenue par la Direction générale de l’École.

🙏 Merci de nous partager ce précieux retour d’expérience.

Au programme 👀  :

👉 Les challenges de l’École polytechnique

• Effectif réduit et surcharge de travail
• Absence d'outils adaptés
• Une collaboration RH/opérationnels manquant d’efficience
• Perception parfois négative du service de recrutement
• Défis externes

👉 Taleez une solution adaptée pour l’École polytechnique ?

• L’onboarding et la prise en main de l'outil
• Une collaboration plus efficiente, réactivité et transversalité côté RH et opérationnels
• Marque employeur renforcée
• Un meilleur suivi des performances de recrutement
• Baisse de la durée et de la volumétrie des recrutements

Les challenges RH de l’École polytechnique

💥 Effectif réduit et surcharge de travail

À mon arrivée, nous n’avions que deux personnes en poste au service de recrutement au lieu des quatre habituelles, en raison de la rotation du personnel.

Avec un nombre considérable de recrutements à gérer : plus de 100 en simultané ! Sachant que chaque poste est spécifique, il est impossible de traiter ces recrutements en masse et de faire appel à un seul et même vivier de candidats.

⚙️ Absence d'outils adaptés

Le tout, sans aucun outil approprié. Les recrutements étaient gérés via Excel, la publication des annonces se faisait manuellement, avec des copier-coller sur des plateformes telles que Pôle Emploi, l'Apec, et autres.

📣 Une collaboration RH/opérationnels manquant d’efficience

La nécessité d'une meilleure communication et coopération s'est imposée à plusieurs niveaux :

• Les opérationnels exprimaient leur frustration, manquant de visibilité sur les CV reçus comme sur l’avancement du processus. En effet, la gestion ne se faisait que par e-mails (réception des CV, compte rendu d’entretiens…).
• Les chargés de recrutement devaient faire face à une boîte de réception générique remplie de milliers de candidatures à trier.
• Les candidats, quant à eux, pouvaient ressentir un manque de considération, recevant principalement un accusé de réception automatique. En effet, il n'y avait pas le temps de leur fournir des réponses négatives et aucune statistique n'était disponible sur les motifs des refus.

🧐 Perception parfois négative du service de recrutement

Concrètement, le service recrutement était perçu comme apportant une valeur ajoutée mineure.

Les axes d’amélioration étaient multiples, allant de la visibilité interne à la reconnaissance du travail accompli, en passant par la charge de travail excessive. Cette perception négative s'étendait également à nos clients externes, notamment les candidats, affectant ainsi notre marque employeur via l'expérience candidat.

Défis externes

Il y a également deux défis auxquels nous sommes confrontés et sur lesquels nous avons peu de prise :

📍 La localisation : Notre établissement est implanté sur le plateau de Saclay, ce qui le rend difficilement accessible à ce jour (d’ici 2026, le nouveau tram sera un atout). À moins de résider à Massy, où un service de bus est disponible, cela réduit considérablement le bassin de candidats potentiels.

💰Le salaire : Dans le secteur public il ne présente pas une attractivité suffisante, contrairement au secteur privé, nous ne disposons ni de prime de participation, ni de prime d’intéressement par exemple. Cela intensifie encore davantage la compétition dans la guerre des talents.

Taleez une solution adaptée pour l’École polytechnique ?

Comment se sont passés votre onboarding et votre prise en main de l'outil ?

🎙️ ” J'ai été agréablement surprise par la réactivité de l’équipe. “

La Directrice générale avait précédemment utilisé Taleez dans une autre structure et m'avait recommandé votre outil.

Ayant déjà eu l'expérience de déployer des systèmes comme Cegid Talentsoft, j'avoue que j'étais quelque peu inquiète. Les gros SIRH ne sont pas toujours faciles à prendre en main et je partais avec les mêmes appréhensions.

J'ai été agréablement surprise par la réactivité de l’équipe dès que j'avais besoin d'assistance. De plus, j'ai trouvé l'interface conviviale et intuitive, loin d'être une usine à gaz !

Retour d’expérience

Une meilleure collaboration, réactivité et transversalité côté RH et opérationnels

🎙️ ” Il y a eu une véritable restauration de la crédibilité des chargés de recrutement, soulignant la qualité de leur travail et la disponibilité rapide des comptes-rendus. “

Nous avons organisé des sessions de formation pour tous les managers, et j'ai élaboré un guide spécifique à leur intention. Très rapidement, nous avons reçu d'excellents retours. Les managers étaient ravis de pouvoir suivre la publication des annonces, ainsi que l'arrivée et le traitement des candidatures.

Cette démarche a permis de crédibiliser le travail de notre équipe : en voyant arriver pour certains postes des centaines de CV, les managers ont pris conscience de l'ampleur de la tâche. Il y a eu une véritable restauration de la crédibilité des chargés de recrutement, soulignant la qualité de leur travail et la disponibilité rapide des comptes-rendus.

Les managers ont également compris l'importance de réagir sur des postes en tension générant peu de candidatures. Cela a également permis d'expliquer aux managers pourquoi certains recrutements peuvent être longs :

📌 soit en raison d'un faible nombre de candidats,

📌 soit parce que les profils ne correspondent pas aux exigences du poste.

Les managers ont ainsi pris leur place dans le processus de recrutement. Ils ne sont plus simplement en attente, mais ils sont devenus des acteurs à part entière et intégrés du processus.

Renforcement de la marque employeur

Le renforcement de notre marque employeur était nécessaire. L’École polytechnique bénéficie d’un réel atout car le public la connaît. Cependant, peu de candidats savent que nous disposons de postes très variés à proposer ainsi qu’un cadre de vie plaisant (lac, installations sportives, centre de loisirs pour les enfants…). Il était donc crucial de mettre en avant nos atouts pour séduire nos candidats et lever la barrière première de la localisation ou des salaires.

La mise en place de la page carrière sur Taleez nous a offert une plateforme pour communiquer plus efficacement avec les candidats, en mettant en avant nos avantages, nos offres d'emploi ainsi que les chiffres clés de notre organisation. Notre objectif était de rendre notre Ecole attractive et transparente aux yeux des candidats.

La création de cette page carrière s'est avérée relativement simple et nous avons impliqué l'équipe communication dans cette démarche. Nous avons également veillé à ce que le site carrière soit disponible en deux langues étant donné que bon nombre de nos candidats sont internationaux.

🎙️ ” La mise en place de la page carrière sur Taleez nous a offert une plateforme pour communiquer plus efficacement avec les candidats “

Un meilleur suivi des performances de recrutement

Les statistiques sont importantes pour fournir des rapports à la direction :

• Identifier les sources de recrutement les plus efficaces et allouer du budget sur les canaux d’acquisition les plus pertinents. D’ailleurs notre page carrière est la source qui performe le plus, profitant de la notoriété de l’Ecole.
• Analyser l'activité de l'équipe de manière poussée pour une meilleure gestion stratégique et efficace des ressources.

Baisse de la durée et de la volumétrie des recrutements

🎙️ ” Avant l'intégration de Taleez, nous avions plus de 100 recrutements à gérer chaque mois contre 40 aujourd’hui ! “

Nous sommes passés d’une durée de recrutement de 90 jours en moyenne à 38 jours, ce qui constitue un excellent résultat, surtout compte tenu du caractère très technique des postes au sein de nos laboratoires.

Parallèlement, la volumétrie des recrutements à conduire a drastiquement chuté : au début de l'année 2023, avant l'intégration de Taleez, nous avions plus de 100 recrutements à gérer chaque mois contre 40 aujourd’hui ! Ce gain a été possible grâce à la mise en place d’une vraie collaboration entre le service recrutement et les managers !