L’objectif était d’harmoniser certaines pratiques tout en laissant à chaque entité la flexibilité d’adapter l’outil à ses besoins spécifiques. Nous avons retrouvé cette capacité de personnalisation avec Taleez et c’est ce qui nous a séduit dès le départ.
Keran structure ses recrutements sans compromettre la flexibilité de ses entités
Raconté par Joris Hervé, chargé de recrutement chez Sce (filiale du Groupe Keran)
Sommaire
Edito
Quand on gère le recrutement pour plusieurs filiales avec des identités et des besoins spécifiques, comment structurer les process sans perdre en flexibilité ? C’est le défi auquel s’est attaqué Joris Hervé, chef de projet pour le changement d'ATS et chargé de recrutement chez Sce (filiale du groupe Keran), en mettant en place le module multi-entités de Taleez.
Un grand merci à Joris pour son partage d’expérience, qui, j’en suis sûre, parlera à tous ceux qui jonglent avec plusieurs entités et veulent optimiser leur recrutement. 😊
Belle lecture, Maëlle
Keran, en quelques mots
Groupe Keran regroupe aujourd'hui 8 sociétés spécialisées dans l’aménagement du territoire. Les entreprises du groupe Keran – Sce, Créocéan, Groupe Huit, Naomis, S3d Ingénierie, YS Energies Marines Développement, Civitéo & Logiroad) – sont liées et animées par une même approche des projets. Ces bases ont été posées il y a plus de 40 ans, à partir d’un pari audacieux et novateur : réunir au sein d’un même groupe urbanisme et paysage, ingénierie des infrastructures, environnement et numérique.
Le Groupe emploi plus de 800 collaborateurs et collaboratrices pour créer des aménagements sobres et pérennes qui répondent aux besoins et au bien-être des habitant(e)s.
Depuis deux ans, Keran est devenu une entreprise à mission. C'est un choix de gouvernance extrêmement fort, permettant d’afficher explicitement ses ambitions en termes de contribution au bien commun, et d’en endosser sans détour les responsabilités : contribuer à un aménagement et une gestion durable des territoires au service de l’Homme et en harmonie avec l’environnement.
Taleez et Keran, le début d’une belle histoire
Comment avez-vous entendu parler de nous ?
🎙️ « Je connaissais déjà votre solution, notamment grâce à la newsletter de Taleez, qui propose une dynamique intéressante sur les sujets RH et recrutement. »
Nous utilisions un ATS depuis deux ans, notre premier outil de gestion du recrutement (après Excel 😇). Il nous a permis de structurer nos processus, mais il manquait de mises à jour et de personnalisation. Nous avons lancé un benchmark lorsque notre ATS a cessé définitivement d'être mis à jour suite à un rachat par une société concurrente qui nous imposait leur nouvel outil.
De mon côté, je connaissais déjà votre solution, notamment grâce à la newsletter de Taleez, qui propose une dynamique intéressante sur les sujets RH et recrutement.
Un concentré mensuel de conseils et d’inspirations RH
🎙️ « L’objectif était d’harmoniser certaines pratiques tout en laissant à chaque entité la flexibilité d’adapter l’outil à ses besoins spécifiques. »
Nous avons rapidement été convaincus, et moi le premier. Ce qui a fait la différence, c’est l’intuitivité, l’ergonomie et la personnalisation. Dès le début, nous avons senti que nous aurions vraiment la main sur l’outil, et cela s’est confirmé une fois en place. Contrairement à d’autres solutions où il faut passer par des administrateurs externes pour modifier des paramètres, ici nous sommes autonomes et pouvons adapter l’outil à notre organisation en toute liberté.
C’était d’autant plus important pour nous que le groupe Keran regroupe plusieurs filiales, certaines avec leur propre process de recrutement. L’objectif était d’harmoniser certaines pratiques tout en laissant à chaque entité la flexibilité d’adapter l’outil à ses besoins spécifiques. Nous avons retrouvé cette capacité de personnalisation avec Taleez et c’est ce qui nous a séduit dès le départ.
Un parcours de création d’offre pensé par filiale
Quelles étaient vos principales attentes en choisissant le module multi-entités de Taleez ?
Le module multi-entités a été un élément clé dans notre choix. Il était essentiel que chaque filiale garde son identité propre tout en faisant partie du groupe Keran.
Nous voulions que chaque entité puisse personnaliser ses communications avec les candidats : messages envoyés, accusés de réception automatiques, paramètres spécifiques, logos… L’objectif était que chacune puisse gérer son recrutement à son image, en cohérence avec sa marque employeur. Cela évite que les filiales soient noyées dans l’organisation globale du groupe et leur permet de conserver leur autonomie dans leurs processus de recrutement.
🎙️ « Il était essentiel que chaque filiale garde son identité propre tout en faisant partie du groupe Keran. »
Comment s'est passé votre onboarding et votre prise en main de l'outil ?
L’outil est très intuitif, donc il n’y a pas eu de difficulté majeure au démarrage.
Avant la mise en place officielle, nous avons pu tester ce qui nous a permis d’explorer Taleez, de tester des configurations et d’anticiper son adaptation à notre organisation.
Mais nous avons aussi vu cette transition comme une opportunité de challenger nos pratiques. L’objectif n’était pas de reproduire à l’identique nos anciens processus, mais de les faire évoluer, de gagner en souplesse et en efficacité.
Tout s’est fait assez naturellement. Nous avons pris en main l’outil côté recrutement, puis organisé plusieurs présentations en visio pour accompagner nos managers dans son utilisation.
🎙️ « L’outil est très intuitif, donc il n’y a pas eu de difficulté majeure au démarrage. »
Comment la personnalisation des entités a-t-elle été mise en œuvre pour répondre aux besoins spécifiques du groupe ?
Tout a été personnalisé pour que chaque filiale puisse affirmer sa propre identité. Chaque entité a sa présentation d’entreprise, son logo, ses avantages, ce qui garantit une cohérence dans la marque employeur tout en mettant en avant ses spécificités. Lorsqu’une offre est publiée, elle reprend automatiquement ces éléments, sans qu’il soit nécessaire d’y revenir à chaque fois.
Dès le départ, nous avons calibré les modèles, des signatures aux présentations d’offres, pour fluidifier le processus. Aujourd’hui, tout est prêt à l’emploi, ce qui permet un gain de temps considérable.
Nous avons aussi trouvé un bon équilibre entre contrôle et flexibilité : certains champs sont verrouillés pour assurer une cohérence globale et éviter toute modification non souhaitée, notamment vis-à-vis de la communication du groupe. En revanche, nous avons laissé une certaine liberté sur d’autres aspects, afin que chaque filiale puisse adapter ses annonces en fonction de ses besoins spécifiques.
🎙️ « Tout a été personnalisé pour que chaque filiale puisse affirmer sa propre identité […] ce qui garantit une cohérence dans la marque employeur tout en mettant en avant ses spécificités. »
En quoi les modèles de messages par entités ont-ils facilité vos communications avec les candidats dès le lancement du module ?
🎙️ « Les réponses négatives ont aussi été pré-paramétrées pour toutes les filiales, mais avec la liberté de les modifier si besoin. »
J’ai pris le temps d’échanger avec chaque filiale pour comprendre leurs besoins : de quoi elles avaient besoin,, et si on pouvait adapter ou ajuster certaines choses en fonction de leur organisation. Une fois que c’était validé, nous avons lancé le système et tout le monde y a gagné en temps et en efficacité.
Nous avons mis en place des modèles automatiques pour les accusés de réception des candidatures, qui sont globalement similaires mais personnalisés en fonction des filiales et des postes.
Les réponses négatives ont aussi été pré-paramétrées pour toutes les filiales, mais avec la liberté de les modifier si besoin. L’idée, c’était vraiment d’automatiser au maximum tout en laissant une certaine flexibilité. Le temps que nous avons pris au début était nécessaire, et aujourd’hui, on le récupère largement dans la gestion quotidienne.
Avec les attributs #, un seul modèle de message s’adapte à toutes vos entités.
En quoi les propriétés sont-elles importantes dans la gestion de vos recrutements par entités ?
Les propriétés nous permettent d’adapter le processus de recrutement aux spécificités de chaque filiale, en prenant en compte leurs organisations internes : activités, domaines, pôles… Toutes n’ont pas le même niveau de structuration et ces propriétés nous aident à définir précisément les périmètres de chaque manager et filiale.
Par exemple, chez SCE, nous avons des domaines, qui regroupent plusieurs métiers. Un responsable de domaine, comme celui des ouvrages d’art, peut ainsi suivre l’ensemble des recrutements liés à son périmètre au niveau national, il accède en un clin d’œil à tous les postes qui concernent son domaine.
C’est aussi un gros atout pour les recruteurs : notre gestion étant organisée par domaines, nous pouvons rapidement filtrer les postes ouverts en fonction des métiers ou sous-métiers, ce qui facilite le pilotage des recrutements et le suivi des besoins.
*Les propriétés sont des informations additionnelles que vous renseignez, qui vous aident à mieux filtrer vos recrutements ou vos candidats en fonction de critères importants pour vous. Exemple ici avec les domaines chez Keran.
🎙️ « Les propriétés nous permettent d’adapter le processus de recrutement aux spécificités de chaque filiale, en prenant en compte leurs organisations internes »
Comment gérez-vous les candidatures spontanées en recrutant sous plusieurs entités ?
Chaque site de filiale dispose de son propre formulaire de candidature spontanée, ce qui permet aux candidats d’adresser directement leur profil à l’entité concernée. Toutes ces candidatures arrivent ensuite dans Taleez, où nous avons mis en place des workflows spécifiques et des équipes dédiées pour les traiter efficacement.
Cela nous permet de centraliser, trier et orienter rapidement les candidatures vers les bons interlocuteurs, tout en assurant une gestion fluide et adaptée à chaque entité du groupe.
Pour finir…
Quels conseils donneriez-vous à d'autres entreprises qui envisagent d'utiliser le module multi-entités ?
Je dirais qu’il faut bien préparer le travail en interne avant de se lancer. L’important, c’est de calibrer les besoins de chaque entité, de bien comprendre leurs spécificités, pour pouvoir adapter l’outil rapidement et efficacement une fois qu’il est en place.
L’idéal, c’est de se poser les bonnes questions dès le départ : quelles sont les différences de fonctionnement entre les filiales ? Quels niveaux d’autonomie faut-il leur laisser ? Une fois ce travail fait, la mise en œuvre est beaucoup plus fluide et on gagne un temps précieux.
🎙️ « Je dirais qu’il faut bien préparer le travail en interne avant de se lancer. »
Recommanderiez-vous le module multi-entités à d'autres entreprises ? Pourquoi ?
🎙️ « Chacun y trouve son compte, et c’est ce qui fait la force de cette solution. »
Oui, clairement. Quand une entreprise ou un groupe a une organisation un peu complexe, ce module apporte une vraie souplesse. Il permet d’adapter l’outil à chaque structure, tout en garantissant une personnalisation simple et efficace.
Quelle que soit la complexité des processus en place, on peut structurer le recrutement sans rigidité excessive. Chacun y trouve son compte, et c’est ce qui fait la force de cette solution.
Le plus : l'équipe de Taleez est top, accessible et ultra réactive ! L'outil ne cesse d'évoluer et de s'améliorer à chaque mise à jour !
