Comment garantir un onboarding au top en remote ?

Contexte : Qui se prête au jeu ?

Claire occupe le poste de Talent Partner au sein d’un cabinet de recrutement à envergure internationale, puisqu’elle travaille avec 5 pays différents. Son rôle consiste à sourcer, optimiser les process de recrutements, formaliser les embauches, à suivre et coordonner les équipes pour assurer un bon démarrage des nouveaux collaborateurs chez un client unique, en tant que RPO.

Problématique du jour

Dans son entreprise, les employés travaillent essentiellement à distance, et lorsqu’elle a rejoint elle-même les équipes, Claire a pu observer quelques dysfonctionnements en termes de communication, à l’étape onboarding.

En effet, les rôles ne sont pas clairement définis en amont et le lien n’est pas vraiment maintenu avec les candidats, entre l’annonce de l’embauche et le premier jour d’intégration. Ces manquements ont mené à des situations où les RH pensaient que les Hiring Managers allaient se charger de ces échanges, ou vice versa, pour qu’au final, aucun message ne passe.

Ce lien demeure pourtant un point fondamental dans le processus d’intégration. C’est par ailleurs ce que souligne le livre blanc de ROBERT WALTERS paru en 2019, sur l’intégration des talents : 35% des personnes recrutées ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication entre la promesse d’embauche et l’intégration effective.

Ce problème est donc à prendre très au sérieux, c’est pourquoi, à travers cet article, je vais vous exposer un véritable plan actionnable par une entreprise comme la sienne, pour garantir un onboarding au top, bien qu’en étant en remote !

Rappel des enjeux de l’onboarding

Dans le meilleur des mondes, une fois le contrat signé, vous n’avez plus qu’à attendre le démarrage. Et bien non !

En réalité, entre la décision d’embaucher quelqu’un et son intégration, il demeure encore un risque qu’il change d’avis. Comme pour un mariage, la signature d’un contrat ne vous garantit pas sa fidélité : l’opération séduction n’est donc pas terminée.

L’intégration doit alors être vue comme une partie intégrante du processus de recrutement et garder le lien est impératif, tout comme communiquer sur les prochaines étapes : votre petit nouveau doit savoir où il va.

Enfin, la période d’essai est certes un test pour vous, entreprise, mais elle l’est tout autant pour le collaborateur. À vous d’être aux petits soins, aussi bien avant, que pendant, mais bien évidemment, après l’intégration.

À vos marques, prêts ? Communiquez !

Il est déjà primordial que de se mettre d’accord sur qui intervient dans le process de recrutement, y compris durant l’onboarding, et ce, dès le fameux brief manager. L’attribution des rôles vous fera gagner en organisation et en lisibilité.

En plus de border toute la partie administrative (contrat, mutuelle, etc.), comme vous l’aurez compris en introduction, garder le lien avec le candidat jusqu’à son démarrage est essentiel !

Premièrement, pour créer un lien de confiance, puis, pour sécuriser son envie de vous rejoindre.

Cette communication peut passer par mail, ou pourquoi pas par SMS, mais surtout, elle devra comprendre des éléments précis comme : les informations sur l’organisation de sa première journée, voire de sa première semaine, et encore mieux, le parcours complet de son intégration jusqu’à la fin de sa période d’essai.

Aussi, un pré-onboarding peut être envisagé, au travers d’une visio d’équipe par exemple, qui sera l’occasion de consolider l’engagement et de découvrir les futurs collègues.

Et puisqu’il s’agit de télétravail, il est de votre ressort que de vous assurer qu’il disposera bien de tout le matériel indispensable et de lui préciser les détails logistiques : par exemple, doit-il venir récupérer son ordinateur portable ou lui faites-vous livrer chez lui ?

Il est également question de prévenir tous les services concernés/impactés par cette nouvelle embauche, en plus de l’IT, la comptabilité, le service communication, etc. Ce qui évitera à chacun d’avoir à agir dans l’urgence, alors que cela pourrait être évité.

Plus largement, c’est toute l’entreprise qui doit être tenue au fait, et pour ça, il existe plein de moyens à votre portée : intranet, mail, newsletter, messagerie instantanée, et autres canaux type Slack.

Justement, Slack, Teams ou même Skype, ces outils permettent notamment de créer un effet communautaire au sein de l’entreprise. Claire propose d’ailleurs une idée brillante en ce sens. Imaginez des canaux créés pour chaque promo de nouveaux arrivants : Team Gryffondor, promo Toad et Toadette, Les Brownies (à vous de choisir le thème), puis, de faire perdurer ces groupes : un vrai sentiment d’appartenance pourrait naître entre eux.

Et si vous déléguiez ?

De plus en plus d’entreprises ont compris les enjeux de l’onboarding et créent même des postes dédiés à cette mission complexe, c’est le cas de Payfit, Cultura ou encore PWC.

D’autre part, il existe des solutions pour l’onboarding, comme Workelo, ou encore Enboarder, pour faciliter la partie administrative, proposer un parcours ludique et simple tout au long de l’expérience employé, de l’onboarding jusqu’à son offboarding.

L’entreprise Aramisauto partage à travers cette vidéo son expérience avec la solution Heyteam :

Formez, et pas qu’à moitié…

Toujours selon l’étude ROBERT WALTERS, 78% des collaborateurs affirment qu’ils ont ressenti un défaut de formation ou d’accompagnement à plusieurs reprises lors de leur prise de poste. C’est à nouveau un vrai levier à activer pour un parcours d’intégration solide, encore plus en distanciel.

Plusieurs axes à explorer en termes d’accompagnement :

• E-learning : sans devenir pour autant l’outil sur quoi tout repose, certains thèmes de formations peuvent être digitalisés pour optimiser les temps de formation. Attention toutefois, à ne pas en abuser, cela doit rester un apport complémentaire, mais ne pourra en aucun cas se substituer à un accompagnement personnalisé.
  

• Binôme : associer un nouvel entrant avec une personne de l’équipe ayant plus d’expérience (ou bien directement son Manager), assurera un démarrage serein et permettra de rompre avec un sentiment de solitude possible, encore plus en étant seul chez soi. Les échanges peuvent être quotidiens comme hebdomadaires, l’idée étant de l’accompagner dans sa prise de poste ou encore se familiariser avec les outils.
  

• Mentoring : à la différence du binôme intra-équipe, il est question ici de choisir un collaborateur qui n’aura aucun lien hiérarchique et un positionnement neutre, pour devenir un vrai pilier pour la nouvelle recrue. Cet échange gagnant-gagnant responsabilise et valorise le mentor, tout en instaurant un climat de confiance pour le mentoré.
  

• Formations collectives : pour un effet re-boostant, certaines actions de formations peuvent être abordées en groupe, en particulier sur des sujets qui pourraient concerner tous les services (un nouvel outil, une nouvelle stratégie, un nouveau procédé, etc.)

D’autres outils de formation peuvent s’inviter dans le quotidien en télétravail : podcasts ou vidéos Youtube, pourquoi pas créer votre propre chaîne à l’attention de vos salariés.

Prendre le temps de former, c’est investir du temps pour en gagner ensuite.

Créez la rencontre

Que ce soit pour une rentrée des classes ou un nouveau job, le premier jour est toujours synonyme d’angoisse. Bien qu’à distance, stimulez un esprit d’équipe, avec un meeting de bienvenue, voire même un moment convivial avec un petit déjeune ou un lunch collectif, chacun derrière son ordinateur.

Ce genre de moments peuvent évidemment perdurer, de manière hebdomadaire ou mensuelle, et prendre la forme d’afters ou d’après-midi jeux par exemple.

Si la distance le permet, cela peut être un plus que d’organiser des journées en espace co-working, ou simplement se retrouver autour d’un café. Pour les plus éloignés, invitez-les à sortir de chez eux, et voyez si votre budget peut prendre aspirer les frais d’un espace de travail externe.

Adoptez le concept Slow working

Le slow working, c’est ce fameux concept mis en lumière par l’auteur canadien Carl Honoré, dans son livre paru en 2004 « In Praise of Slowness », il est la voix du Slow Movement, traduit littéralement : mouvement lent.

Il évoque la pression exercée sur les individus pour qu’ils maximisent chaque instant de leur temps d’éveil, que ce soit au travail ou dans leur vie personnelle et ses conséquences sur leur santé mentale et physique.

Le slow working regroupe plusieurs principes : faire le tri entre les tâches qui sont indispensables et celles qui vous polluent l’esprit, le monotasking ou l’idée de se concentrer sur une tâche à la fois, imposer des pauses, planifier des temps de réflexion ou de rien, ou encore, tenir une done list qui liste ce que vous avez accompli, plutôt qu’une to do list qui recense tout ce qu’il vous reste encore à faire.

Loin du rythme effréné auquel peuvent être parfois soumis les nouveaux employés, je vous propose d’écarter toute pression possible, de leur laisser le temps de respirer, de prendre leurs marques, d’observer, tout comme de les aider à bien maintenir un équilibre vie professionnelle et vie personnelle et de mettre du slow working dans leur quotidien.

Donnez la parole

Peu importe la fréquence, il vous faut mettre en place des meeting réguliers et pas seulement à la fin de la période d’essai. Cette culture du feedback est un bel atout en entreprise, qui permet des ajustements réguliers mais aussi d’encourager.

Sans oublier le rapport d’étonnement qui constitue un outil très intéressant, révélateur d’axes d’amélioration ou de tout décalage entre la culture vendue et la culture vécue. Il invite le nouveau salarié à rédiger les dysfonctionnements ou les points forts qu’il aurait pu relever depuis son arrivée.

On ouvre une porte, il faut donc être capable d’accepter la critique et prêt à mettre en place des actions correctives si besoin. Son avis extérieur sera enrichissant pour parfois revoir la routine et innover avec les idées qui peuvent en résulter.

Les petits + qui font toujours leur effet

• Un Welcome pack, avec la tasse, le stylo qui va bien, la clé USB, les chaussettes, voire même un abonnement Deezer, où vous pourrez inviter tous les collaborateurs à alimenter une playlist au nom de l’entreprise
• Un livret d’accueil comprenant organigramme, photos, localisation des bureaux, des collègues, les différentes coordonnées utiles
• Une communication externe sur vos réseaux pour présenter votre nouveau membre et son portrait

Conclusion

Comme vous pouvez le lire, préparer un onboarding, est une mission très riche. Les sujets communication, confiance, organisation, structure, clarté, investissement, formation, échanges, maintien de l’équilibre pro/perso, forment en fait des enjeux permanents dans l’entreprise, tout au long de la vie du collaborateur et donc bien au-delà de l’intégration.