Comment intégrer et garder la perle que vous avez trouvée

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Ça y est ! Vous avez trouvé le profil dont vous aviez besoin. Félicitations !
Et maintenant ? Le processus de recrutement est-il terminé pour autant ?
Pas vraiment… Il se poursuit avec l’intégration du nouveau collaborateur.
Préparer son arrivée est fondamental. Il s’agit d’une étape clé !
Vous ne le savez peut-être pas mais une personne sur 5 pense à quitter son poste dès le premier jour…

Soignons donc son arrivée dans l’organisation ! 😊

Quand nous parlons de processus d’intégration, que voulons-nous dire exactement ?
Intégrer un collaborateur c’est l’accueillir, le faire adhérer à notre organisation, notre culture, nos équipes et, le faire se projeter dans cette nouvelle aventure professionnelle.
Pour moi, l’intégration démarre dès l’instant où le candidat accepte notre proposition de collaboration.
L’expérience candidat devient alors l’expérience collaborateur.

Parfois, plusieurs mois vont s’écouler entre le moment où le candidat nous a dit « Oui, je le veux » et, le moment où il arrivera enfin dans l’entreprise.

Que faire pendant cette période ? Garder le lien et, surtout, ne pas attendre tranquillement que le jour J arrive pour préparer son accueil et son intégration !
Pour cela, je vous conseille de prendre des nouvelles, d’échanger avec lui, de le tenir informé des news de votre entreprise. Pourquoi ne pas l’inviter à des événements internes ?
Cela lui permettrait d’apprivoiser son nouvel environnement de travail, la culture de sa future entreprise et, surtout, de côtoyer ceux qui seront ses nouveaux collègues de travail prochainement.

Vous l’aurez compris, tout passe par la communication.

Elle est un facteur clé dans cette étape ! Elle permet de tisser des liens avec votre nouvelle recrue, de favoriser son engagement et, de développer son sentiment d’appartenance à l’organisation.

Aussi, n’oubliez pas de communiquer auprès de vos équipes sur l’arrivée des nouveaux !
Je me souviens d’un des premiers jours dans une ancienne entreprise… Les équipes ne m’attendaient pas et, mon responsable n’était même pas là…
Avouez, il y a mieux comme intégration, non ? 🙃

extrait de la BD : Le processus de recrutement illustré
Extrait de la BD : Le processus de recrutement illustré

Quels sont les enjeux liés à l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Selon le baromètre Pratiques de recrutement des cadres, édition 2020 de l’Apec, parmi les 3 principaux enjeux d’avenir identifiés par les entreprises en matière de recrutement, nous retrouvons : la marque employeur, l’intégration des nouveaux embauchés et le développement des compétences.

Pour moi, l’intégration est étroitement liée à la marque employeur, tout comme l’expérience candidat.
Elle a aussi un impact dans la rétention et la fidélisation des collaborateurs.
Selon l’étude de Workelo en partenariat avec Parlons RH, les nouvelles recrues passées par un processus complet d’intégration sont 58% plus à même de rester au moins 3 ans dans la société.

C’est un fait, les entreprises rencontrent des difficultés à recruter.
La pénurie des candidats est une réalité.

Si une intégration soignée permet à un collaborateur de se projeter dans sa nouvelle entreprise, nous avons tout intérêt à la préparer, à l’organiser et à la structurer !

Le jour J est enfin arrivé !

Ça y est, le jour J est arrivé, votre nouveau collaborateur arrive aujourd’hui !
Lui avez-vous donné toutes les informations nécessaires pour arriver au bureau ?
Son badge est prêt ? Quid de son matériel informatique ? Ses accès fonctionnent-ils?
L’équipe est-elle prévenue ? Son manager sera présent ? Quid de tous les documents administratifs (contrat, mutuelle, charte informatique…) ? Le livret d’accueil est à jour ?
Avez-vous prévu une présentation de l’entreprise et de sa stratégie de développement ?

Vous avez répondu « Oui » à toutes ces questions ? Félicitations ! Vous êtes sur le bon chemin !

Pour son arrivée, vous pouvez organiser un petit-déjeuner d'accueil ou, un déjeuner avec le manager et des personnes de son équipe. Les moments conviviaux facilitent les interactions et donc, l’intégration.
Si vous recrutez en masse, vous pouvez également organiser des séminaires d’intégration régulièrement avec tous les nouveaux collaborateurs arrivés pendant une même période.

Lorsque j’étais recruteuse, je gardais le lien avec le nouveau collaborateur avant son arrivée. Je communiquais aussi auprès des équipes, j’organisais l’intégration et, m’assurais que tout était prêt pour le jour J.

Si je peux vous prodiguer un conseil, assignez un tuteur ou une tutrice au nouveau collaborateur. Demandez à vos équipes qui souhaite se porter volontaire pour cette mission. Cela ne doit surtout pas être vu comme une obligation ! Le rôle du tuteur ? Faciliter et accompagner l’intégration du nouvel arrivé dans les équipes 😊

Évitez des situations telles que :

  • « Oups, j’ai oublié de commander ton ordinateur… Je le fais dans la journée. Tu le recevras d’ici quelques jours. En attendant, tu peux venir avec ton ordi portable ? »
  • « Ton matériel informatique est arrivé mais la personne qui ouvre les accès est absente. Personne ne peut prendre la relève »
  • « Nous n’avons pas ton bureau… En attendant, tu peux prendre la place de X qui est en congés. D’ici son retour, nous te trouverons une place »

Avez-vous déjà rencontré des candidats qui vous expliquent avoir mis fin à leur période d’essai ? Moi si.
Leurs raisons ?

  • Les missions ne correspondaient pas à ce qu’on leur avait vendu au cours du processus de recrutement,
  • « L’ambiance familiale » était devenue plutôt « l’esprit surveillant »,
  • Le processus d’intégration aux petits oignons était plutôt en réalité : « Voici ton pc. Vérifie que tout ce dont tu as besoin est installé car demain tu pars en mission chez le client X. »

Ça peut paraître caricatural mais hélas ce sont des exemples réels !
L’image que nous renvoyons à ce collaborateur fraîchement arrivé ne correspond pas du tout au rêve que nous lui avons vendu au cours du processus de recrutement.
Notre capital sympathie en tant que nouvel employeur très prometteur est aussitôt parti en fumée.
Vous n’aviez qu’une seule opportunité de faire une bonne première impression. Je suis « au regret de vous informer » que vous venez de la louper.

En face, nous avons une entreprise des livraisons qui a tout compris.
Lorsque les nouveaux livreurs sont recrutés, ils font leurs premières tournées avec leur Responsable.
Je trouve que c’est plutôt une bonne idée. Accompagner les équipes dans leurs premiers pas dans l’entreprise, la rencontre avec les premiers clients. 😊

Comment organiser l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

J’aurais tendance à dire que l’intégration est l’affaire de tous. La Direction, les Managers, l’équipe RH et les futurs collègues doivent s’impliquer dans le processus.

Lorsque vous construirez le planning d’intégration, pensez à organiser des entretiens entre le nouveau collaborateur et les différents membres de votre équipe. Cela lui permettra de mieux comprendre qui fait quoi et quel est le rôle de chacun.

D’un point de vue RH, prévoyez des rendez-vous réguliers avec les nouveaux. Ces rendez-vous permettent de prendre la température et, de vérifier que l’intégration se passe bien.

D’un point de vue managérial, assurez-vous que le collaborateur connaît ses missions et sur quoi il sera attendu, par exemple, à la fin de sa période d’essai.

Vous souhaitez améliorer vos pratiques ? Demandez un feedback aux nouveaux collaborateurs !
Pour cela, construisez un rapport d’étonnement.
Posez des questions sur le processus de recrutement, sur l’arrivée dans l’entreprise, l’intégration dans les équipes, la clarté des missions et du poste, la relation avec son manager et, demander toujours des suggestions.

Selon Apec Décideurs RH, un cadre fraîchement recruté a besoin de 100 jours pour prendre ses marques, affiner sa légitimité et savoir s’il désire ou non poursuivre l’aventure.

Laissez donc aux nouveaux le temps suffisant pour s’imprégner de l’entreprise avant de vous remettre son rapport d’étonnement. Cela ne sera que plus constructif 😊

Quand peut-on considérer que l’intégration est réussie ?
Des entreprises considèrent que l’intégration est réussie une fois la période d’essai validée. Pour d’autres, l’intégration s’étale sur un an.
De véritables programmes d’accompagnement sont créés où la montée en compétences est planifiée et organisée. Cela permet au nouveau collaborateur, fraîchement arrivé, de savoir quelle sera son évolution au sein de l’entreprise.

D’après le Baromètre de l’expérience collaborateur de Parlons RH, « 43% des entreprises ont structuré leur expérience collaborateur en 2021 soit une augmentation de +20% ».

Cela donne le tempo et montre tout l’intérêt des entreprises à concocter un processus d’intégration aux petits oignons pour les nouveaux arrivés. 😊

Ma recette pour une intégration réussie

  • Rester en contact avec le collaborateur entre le moment où il accepte votre offre et le moment où il arrive dans l’entreprise.
    Combien de candidat.e.s avez-vous perdu pendant cette période ? Moi, aucun 😊
  • Partagez avec lui des moments de l’entreprise. Faites-lui ressentir qu’il en fait partie et ce, avant même son arrivée.
    Vous avez organisé un séminaire d’entreprise, une réunion d’agence (très fréquentes en ESN), invitez-le à se joindre à vous !
  • Communiquez, informer vos équipes. Impliquez la Direction, les Managers et vos équipes.
    Un.e candidat.e vient d’accepter votre proposition de collaboration ? Prévenez vos équipes.
    Pourquoi ne pas envoyer un mail aux équipes en mettant en copie le futur collaborateur ?
    Les équipes pourront souhaiter la bienvenue à leur futur collègue tout de suite.
    C’est ce qui m’est arrivé lors de ma dernière prise de poste.
    C’est tout bête comme geste ! Mais je me suis sentie toute suite attendue !
  • Organisez l’intégration, personnalisez-la autant que possible.
    Au-delà des informations communes à tous, les attentes des uns peuvent ne pas correspondre aux attentes des autres.
    Que ce soit par métier ou par fonction, dès que la personnalisation est possible, lancez-vous !
  • Elaborez un planning d’intégration sur le long terme. Ne vous arrêtez pas à la validation de la période d’essai 😊
    Vous permettrez au nouveau collaborateur de se projeter plus facilement sur le long terme dans le projet et la vie de l’entreprise. 😎
    Prévoyez des points réguliers (RH et manager) pendant cette période.
  • Une fois que le nouveau collaborateur aura pris ses marques et assimilé ses nouvelles fonctions, demandez-lui un feedback.
    Cela vous permettra d’obtenir des informations privilégiées et, d’améliorer vos pratiques !

Et pour vous, quelle est la recette d’une intégration réussie ? 😊

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À propos de l'auteur·e
Elena
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Conseillère Mobilité, Recrutement & Sourcing