Tu as déjà vécu ce moment, en plein sourcing, où tu tombes sur un profil qui te paraît familier ? Tu cliques, tu vérifies… et là : tu réalises que la personne avait déjà postulé chez toi. Voire même passé un entretien. Et que tu l’avais totalement oubliée !
Je te rassure, ça m’est arrivé aussi plusieurs fois.
Et on n’est pas les seuls ! Une étude américaine a montré que 44 % des personnes embauchées par une entreprise étaient déjà présentes dans leur ATS ou leur CRM.
Oui oui, des personnes déjà identifiées, déjà évaluées, parfois même déjà validées, et puis … oubliées au fin fond d’un outil.
Alors, plutôt que de chercher des techniques de sourcing niveau ceinture noire, et si on commençait par regarder ce qu’on fait (ou ce qu’on ne fait pas) des personnes qu’on connaît déjà ?
Dans cet article, je te montre comment transformer ton vivier en un vrai levier de recrutement.
Le vrai KO, c’est un KO sans tag
En recrutement, on dit souvent cette phrase : “Il n’y a pas de non définitif, seulement des ‘non pour l’instant’.”
Le problème, c’est que le “pas maintenant” peut vite se transformer en “jamais” si ton ATS est mal rangé ou mal documenté.
Tu vois le tableau : une fiche candidat vide, ou pire, avec juste un “KO”. Mais tu ne sais plus pourquoi. Il était trop junior ? Trop cher ? Déjà engagé ailleurs ? Est-ce que c’est lui qui a décliné, ou toi qui as refusé ? Est-ce que l’entretien s’était bien passé, ou pas du tout ?
Dans le doute, tu passes ton chemin et tu repars en sourcing. Tu viens peut-être de rater un super recrutement simple et efficace.
Alors pour éviter ça, il vaut mieux anticiper au moment du “KO”. Et se poser une seule question :
Est-ce que je pourrais avoir envie de rappeler cette personne plus tard ?
Si oui, il te faut une méthode claire pour classer les profils refusés sans qu’ils tombent aux oubliettes.
Voici les 3 catégories que j’utilise pour garder un œil sur mes “KO” sans perdre le fil :
Les candidats à fort potentiel (les “chauds bouillants”)
Ce sont les personnes avec qui le courant est super bien passé. Elles ont accroché à ton entreprise, ton projet, ta manière de bosser. On sentait une vraie envie, une vraie énergie. Mais voilà : parfois, le timing n’était pas bon, la mission pas adaptée, ou la localisation posait souci. Bref, ce n’était pas le bon moment.
Ces profils-là, tu veux les garder à l’œil. Ce sont les gens à rappeler en priorité dès qu’une opportunité se présente.
📍 Exemple : j’avais rencontré Claire, une cheffe de projet data en veille, pas prête à bouger au moment de notre échange. Mais le fit était top. Je l’ai taguée dans mon ATS. Un an plus tard, un poste s’ouvre pile dans son scope. Je la relance. Elle dit oui.
Typiquement, en ESN ou en agence, ce sont les premiers à qui tu penses quand tu rentres une mission qui colle. Tu sais que le lien est déjà là, que les compétences sont validées. Il ne manque que le bon contexte. Autant dire qu’ils méritent une petite étoile dans ton vivier.
Les candidats incertains (les “neutres”)
Ceux-là, c’est souvent plus flou. Ils n’ont pas fait de faux pas, mais il manquait un petit quelque chose. Le contact était correct, les compétences globalement là, mais tu n’étais pas complètement convaincu·e. Eux non plus, d’ailleurs.
Ce sont souvent les plus nombreux dans ton ATS. Et même s’ils ne font pas partie de tes coups de cœur, ils peuvent très bien matcher… au bon moment, sur le bon poste. Il faut juste rester un peu attentif·ve.
📍Mon exemple : Fanny, ex-peintre en bâtiment, voulait se reconvertir car elle en avait marre de l’ambiance mascu des chantiers. Ultra calée sur les produits, mais pas encore à l’aise avec la vente. Je l’ai notée comme “peut-être”. Quand on a eu un remplacement urgent au rayon peinture, je l’ai rappelée. Elle a pris le poste. Quelques semaines plus tard, elle signait un CDI.
Les candidats no-go à 99% (les “morts dans l’œuf”)
Là, c’est clair dès la fin de l’échange : ça ne collera pas. Que ce soit sur la posture, les attentes, ou carrément les valeurs… tu sens qu’il y a un décalage de fond, pas besoin de creuser plus loin, c’est non.
📍Mon exemple classique : j’échangeais régulièrement avec des développeurs très orientés craft, TDD, automatisation… sauf que je recrutais pour une ESN qui fonctionnait en cycle en V très rigide. Aucune zone d’accord possible : ce sont 2 visions du métier qui ne peuvent pas cohabiter. Pas grave : juste un bon tag de “KO forever”, et chacun trace sa route.
Adapter la segmentation à ton contexte
La segmentation “chaud / tiède / froid” que je t’ai partagée plus haut, elle marche super bien quand tu travailles sur du profil pénurique ou du recrutement tendu. Tu construis une relation de moyen terme, tu gagnes du temps au prochain besoin et c’est super.
Mais ça ne suffit pas dans tous les cas. En réalité, ta segmentation doit coller à ton quotidien.
Alors voilà quelques éléments pour l’adapter à ton contexte :
Si tu fais du volume sur plusieurs localisations
La zone géographique doit être ton critère n°1.
Crée des tags simples et clairs type Lille, Nancy, Bordeaux, Grand Est, etc.
Et bonus : ajoute une info sur leur mobilité. “Prêt à déménager”, “ok pour rayon 30 km”, “souhaite rester local”.
Ça t’évitera d’appeler quelqu’un pour un poste à 200 km alors qu’il t’avait dit qu’il ne voulait pas bouger….
Et même si Google Maps est notre ami, quand tu recrutes depuis Strasbourg pour un poste à Mauléon-Licharre (si tu sais pas où c’est, c’est au cœur du Pays basque, entre une montagne et… une autre montagne 😅), tu n’as aucune idée si le/la candidate qui vit à Oloron-Sainte-Marie ou à Orthez, ça passe ou pas.
Bref : dans le doute, tague le plus précisemment possible et pense local.
Si tu recrutes plusieurs métiers en même temps
Dans ce cas, segmente par type de métier ou famille de fonction.
Utilise des tags explicites : développeur back, éduc petite enfance, technicien, maintenance indus, etc.
Et pense à uniformiser tes libellés pour éviter les doublons.
Par exemple : si tu as des tags “dev C#”, “developpeur C#”, “développeur .NET”, “dev .NET” ça va être l’enfer pour tous les retrouver dans ton outil !
Pour aller plus loin, tu peux aussi ajouter des tags secondaires : selon le niveau de séniorité, le secteur d’expérience, ou encore les contraintes horaires acceptées (ex : ok 2x8, CDI only, etc.).
Mon conseil : pense en “recherche future”
Ne tague pas “pour faire joli” ou parce que je te dis de le faire. Tague pour ton toi de dans 3 mois, celui ou celle qui recevra un appel d’un manager paniqué à 17h34 un jeudi, en mode : “Tu n’aurais pas un profil dispo là tout de suite ?”.
La bonne segmentation, c’est celle qui te permet de :
- retrouver en 2 clics les bons profils,
- comprendre en 1 clin d’œil pourquoi on était proche d’un oui,
- et rédiger un message de relance efficace, sans devoir relire tout l’historique.
L’animation : transformer une base de données en réseau humain
Avoir un vivier segmenté, c’est bien. Mais si les personnes qui sont dedans n’entendent pas parler de toi pendant 18 mois, c’est un cimetière de CV, morts et inutiles.
Ce qui fait la différence, c’est l’animation.
Et qu’on soit bien d’accord : animer mon vivier avec des messages ou des newsletters cringe écrits par un GPT mal briefé, ce n’est pas une bonne idée. Parce que ton message va atterrir directement à la corbeille ou pire, en spam, et là, c'est fini pour toujours.
Ce que tu veux, c’est écrire à une personne, avec une vraie intention, au bon moment, pour une vraie raison.
Des relances qui font sens
Relancer une personne en vivier, ce n’est pas juste dire "Coucou, sava, tu es toujours en veille ?".
C’est avoir une bonne raison de reprendre contact. Et ça peut venir de deux côtés :
Ce qui change chez la personne :
- Elle revient de congé (maternité, parental,…)
- Elle termine ses études ou sa formation
- Elle sort d’un stage, d’une mission, d’un gros projet
- Elle a passé un cap pro (entretien annuel, nouvelle formation…)
- Elle revient de vacances (et a peut-être pris du recul ?)
Ce que tu peux lui écrire :
“Salut Marie, je me souviens que tu partais en congé mat’ quand on s’était parlé. J’espère que tout s’est bien passé ! De mon côté, on a un besoin qui pourrait t’intéresser. Tu serais dispo pour en reparler ?”
Ce qui change chez toi :
- Nouveau besoin, nouveau poste, nouveau projet
- Changement d’équipe ou de manager
- Refonte d’organisation
- Création d’un poste sur mesure
Un exemple réel :
J’avais rencontré un super candidat, motivé et calé techniquement, mais le courant n’était pas passé avec le manager. Du coup, il n’avait pas donné suite.
Quelques mois plus tard, changement d’organisation : nouveau lead, nouveau projet. Je pense à lui, je lui écris :
“Salut, le contexte a bougé depuis notre dernier échange. Le manager a changé, si ça te dit, je peux te caler un rendez-vous pour voir si vous pourriez bien bosser ensemble ?”
Il a dit oui. Le nouveau lead aussi. Et cette fois, c’est signé.
Le top, évidemment, c’est quand ce qui change chez toi croise ce qui bouge chez lui ou elle.
Ma petite sauce perso : “donne-moi ton avis”
Quand je relance quelqu’un, parfois je glisse juste une phrase comme :
“Tu as pensé quoi du test technique / de mon message d’approche / de notre annonce ?” J’essaie de m’améliorer en tant que recruteuse, alors si tu as un feedback, je prends !”
C’est tout simple, mais je trouve que ça change la posture. D’un coup, on n’est plus dans un rapport unilatéral “moi recruteuse / toi candidat”, mais dans un échange entre deux pros, 2 personnes qui font de leur mieux dans leur job. Ça remet un peu d’équilibre et d’humain.
La personne sent qu’elle ne parle pas à “une entreprise”, mais à quelqu’un : moi, Oriane.
Je pense que c’est ça qui fait que certaines personnes me recontactent d’elles-mêmes, quand elles ont une actu ou un changement pro à me partager.
Conclusion
Un vivier bien tenu, c’est un vrai levier quand on recrute. Encore faut-il savoir qui on garde, pourquoi, et comment on garde le lien. Segmenter, taguer, relancer : c’est ce qui fait qu’on ne repart pas de zéro à chaque nouveau besoin.
Tu travailles déjà comme ça ? Ou tu fais différemment ? Viens m’en parler en DM sur LinkedIn. Je suis toujours curieuse de voir comment tu t’organises de ton côté !
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