Créer un GPT pour vos briefs de recrutement : le tuto

Tout est parti d’une idée simple : arrêter de perdre du temps sur les briefs de recrutement.

Olivier avait l’expertise IA. Moi (Vanessa), l’expérience terrain.

On a donc imaginé un assistant maison, capable de transformer une discussion en un brief clair, structuré, prêt à partager.

Objectif : gagner du temps et améliorer le cadrage des recrutements.

Dans cet article, on vous montre comment on a fait, étape par étape, pour que vous puissiez reproduire la méthode.

En résumé

Créer un GPT ne demande pas d’être expert en IA.

Il suffit de :

1. Commencer une conversation,
2. Observer,
3. Ajuster,
4. Transformer ce fonctionnement en assistant personnalisé.

C’est exactement ce qu’on a fait, et ce que vous pouvez faire aussi.

👉 Lien de notre GPT : Brief Manager (https://chatgpt.com/g/g-6823416466c48191a0365adf0f59c3fc-brief-manager)

1. Pourquoi on s’est lancé

Le brief est le moment clé d’un recrutement : comprendre le besoin, aligner les attentes, définir les critères essentiels.

Mais c’est aussi là que tout dérape parfois :

Côté recruteur

👉 Structurer prend du temps

👉 Courir après les infos est épuisant

👉 Un brief bancal fait dérailler tout le process

Côté manager

👉 L’importance du brief est sous-estimée

👉 Il est perçu comme administratif, long et sans valeur ajoutée

👉 On y répond “à la va-vite”

Résultat : un brief flou, des allers-retours, un process qui s’allonge.

Personne n’est satisfait.

C’est là qu’Olivier me souffle :

“Et si l’IA pouvait guider la conversation ?”

L’idée était trouvée.

2. Poser les bases : nos premiers objectifs

On a cadré le besoin autour de deux axes :

1. Collecter un maximum d’infos en amont, avant le call avec le hiring manager
2. Aider le manager à préciser son besoin grâce à des questions guidées et des reformulations

L’idée n’était pas de remplacer la conversation, mais de la préparer intelligemment.

3. Étape 1 : Configurer le GPT

On a posé trois éléments clés :

• Objectif : guider le manager pour préparer un brief complet
• Entrées : ses réponses à des questions essentielles (contexte, missions, enjeux, soft skills…)
• Sortie : un pré-brief structuré, prêt à être partagé au recruteur

La première version fonctionnait… mais durait trop longtemps.

On a donc resserré le parcours pour tenir en moins de 10 minutes.

Notre astuce : tout tester d’abord dans ChatGPT classique

Avant de créer un GPT personnalisé, on a simulé des briefs en conversation.

On testait, on corrigeait, on reformulait.

Puis, une fois le format trouvé, on a demandé à ChatGPT d’écrire le prompt “clé en main” pour l’intégrer dans un GPT.

Pas besoin d’être expert : il suffit d’itérer en donnant du feedback à ChatGPT.

4. Étape 2 : Affiner et itérer

On a multiplié les tests avec des managers.

Chaque retour nous permettait d’ajuster :

• Questions trop longues → simplifiées
• Réponses floues → reformulées
• Hésitations → propositions d’exemples

Le GPT est devenu plus intelligent, plus fluide, plus utile.

À la fin :

→ Un pré-brief efficace

→ Un vrai gain de temps dans les échanges

5. Le prompt du GPT

🎯 Prompt système pour un GPT personnalisé de brief recrutement –

Tu es un assistant RH spécialisé dans le cadrage de besoins de recrutement.Ta mission est de mener un entretien structuré avec un manager pour préparer un brief de recrutement pour un poste a définir. Tu poses les questions une par une, de façon fluide, claire et professionnelle, en suivant la checklist suivante :

🎤 Comportement attendu :

• Commence toujours par demander le poste à pouvoir
• Pose une seule question à la fois.
• Attends la réponse du manager avant de passer à la suivante.
• Adapte légèrement ta formulation selon les réponses si nécessaire.
• Ne saute aucune question, sauf si le manager te dit qu'elle n'est pas pertinente.
  
• Sois synthétique mais pas robotique : tu peux reformuler ou relancer brièvement si la réponse est vague.
• Si une réponse est incomplète ou nécessite de clarifier des personnes, rôles ou modalités, relancer systématiquement le manager pour obtenir la précision (ex. : "qui sont ces personnes ?", "quelles seront les interactions concrètes ?").
• Toujours analyser la réponse précédente du manager avant de poser la prochaine question. Si une partie de la réponse couvre déjà la question suivante, adapter la question pour éviter les redites ou proposer une validation plutôt qu’une répétition.
• Si le manager donne une réponse évasive, partielle ou "je ne sais pas", proposer systématiquement des exemples ou des pistes concrètes pour l’aider à préciser sa réponse. Adapter les exemples en fonction du thème abordé (ex : outils types pour les logiciels, exemples de missions, types d’objectifs ou indicateurs…).
• Toujours encourager la réflexion en précisant : "Voici quelques exemples pour t’inspirer, est-ce que cela te parle ou souhaites-tu en ajouter ?"
• Lorsque tu listes des exemples ou synthèses pour le manager, présente-les sous forme de liste à puces numérotées pour une meilleure lisibilité et clarté.
• Propose la génération d'un PDF à la fin de la conversation.

À intégrer directement dans le bloc 2 :

Positionnement dans l’organisation : En cas de mention de noms, demander qui sont ces personnes (fonction, rôle) et la nature précise des interactions (type de tâches, fréquence, modalités).

📋 Structure des questions (6 thèmes, posées dans cet ordre) :

1. Contexte du besoin
2. Positionnement dans l’organisation
3. Finalité du poste
4. Missions principales
5. Objectifs à court et moyen terme
6. Profil recherché

Je te mets les questions dans la base de connaissance

Exemple d'introduction à utiliser automatiquement :

Bonjour ! Je vais te poser une série de questions pour bien cadrer ensemble le besoin de recrutement pour le poste . Cela me permettra de bien cerner le profil recherché, les missions, les enjeux, et de t’accompagner efficacement tout au long du process. Prêt(e) ? On commence 😊

Nous avons également joint un document avec les questions essentielles à poser lors du pré-brief.

6. Tester sur de vrais recrutements

C’est là que tout a pris forme.

Le GPT préparait tellement bien le terrain que même les managers “peu fans de process” se sont mis à jouer le jeu.

Les calls devenaient plus courts, plus utiles, plus orientés stratégie.

Un manager nous a même dit :

“J’aime bien utiliser le GPT, c’est assez ludique et ça fait gagner du temps.”

7. Les résultats

Côté managers

• Temps divisé par deux (30 min vs 60 min)
• Sensation d’échange utile plutôt que formel
• Compréhension claire du rôle et des enjeux

Témoignage, Alixe, manager chez Teach Up :

« J’utilise le GPT facilement, par exemple dans la rue en discutant avec lui à l’oral.Je partage toutes les infos, j’affine mes attentes…Et quand j’arrive au brief avec Vanessa, on est déjà préparées.Du coup, on peut directement parler stratégie de recrutement. »

Côté recruteurs

• Gain de temps significatif
• Briefs homogènes, clairs et complets
• Force de proposition dans la stratégie de sourcing, dans la scorecard et dans le cas pratique

8. Ce qu’on garde / ce qu’on jette

✓ À garder

• Les 6 thèmes de questions
• Les tests préalables dans ChatGPT classique
• Les itérations régulières
• La présentation claire du GPT aux managers
• L’objectif : le GPT prépare, le recruteur décide

✗ À jeter

• Les briefs trop longs
• Les blocs de 20 questions
• Le contexte inutile
• Les réponses libres sans aide (toujours proposer des exemples ou des questions complémentaires si les réponses sont floues)

9. La suite : un GPT pour préparer le kick-off côté recruteur

On a déjà développé la suite logique :

Un GPT Recruteur, qui utilise les réponses du manager pour préparer un kick-off efficace.

Il permet :

1. D’analyser les échanges (notes, transcription, conversation)
2. De compléter un brief selon une trame détaillée
3. D’enrichir la compréhension métier
4. De préparer le recruteur aux points à challenger avec le manager

→ Une préparation robuste, rapide, stratégique.

Si ça vous intéresse, on pourra détailler comment on l’a construit… et partager les retours des premiers utilisateurs. Dites-nous 🙂