Quand l’onboarding commence dès le processus de recrutement

64% des candidats sont stressés avant leur premier jour en entreprise.

36% des salariés continuent de consulter des offres d’emploi durant l’intégration.

97% des collaborateurs considèrent qu’un bon onboarding est important, voire très important.

Les chiffres sur l’onboarding issus du baromètre Workelo x Ipsos 2024 ne manquent pas pour souligner à quel point, il constitue une étape critique, un pont déterminant entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur. 

Et comme si ce tableau n’était pas assez sombre, une nouvelle étude de HeyTeam & Skillup nous apprend qu’en 2025, un tiers des départs survient avant la fin de la période d’essai, 30 % juste après.

De quoi prendre le sujet au sérieux. Et c’est justement avec toute cette conscience des enjeux, que Mathilde Culisier, a travaillé le volet intégration dans son entreprise.

Elle est talent acquisition manager chez CABAIA, la célèbre marque créatrice de bagagerie et accessoires durables, avec des collections de sacs à dos personnalisables garantis à vie, ou encore des chaussettes inséparables qui ne se perdent plus pendant le lavage.

Pour elle, l’onboarding n’est pas une check-list RH, mais une véritable expérience de marque employeur vivante et cohérente, du premier message LinkedIn à la première semaine de travail. Voire plus !

Et si l’onboarding commençait dès le recrutement ? Découvrez la mise en œuvre de Mathilde…

Portrait d’un recrutement qui résiste à la crise du retail

Décembre 2022, Mathilde devient la première recruteuse officielle de CABAIA. Issue d'un parcours atypique, avec des débuts formateurs dans la banque avant de se reconvertir dans les RH, un passage par l'industrie automobile, puis en startup, elle recrute à présent toutes les fonctions du siège (service client, produit, finance, digital, IT, qualité, entre autres) et pour le retail international. 

L'équipe RH compte désormais 6 personnes, et contrairement à de nombreuses entreprises du secteur en plein tourment entre turnover élevé et difficulté à fidéliser les talents, CABAIA continue de croître et d’embaucher activement. 

Pour preuve, Mathilde a réalisé environ 60 recrutements en 2024, essentiellement en CDI. Ceci dit, elle n’est pas complètement épargnée non plus. Elle observe quelques tensions qui témoignent d’un marché concurrentiel. En effet, si elle reçoit un volume conséquent de candidatures, signe d'un contexte compliqué pour les candidats, elle note également un peu plus de refus de propositions d'embauche qu'auparavant. 

C’est dans cette ambiance que CABAIA poursuit son expansion européenne. La majorité des magasins sont en France à ce jour, en Belgique et en Allemagne, mais l'entreprise teste actuellement les Pays-Bas et envisage encore d’autres contrées.

Faible turnover, recrutement pour du développement plutôt que du remplacement, univers décalé, coloré, tout est propice pour gérer l'intensité du métier. Et c’est ainsi que Mathilde a pu aborder l’onboarding non pas comme une formalité, mais comme une expérience, un levier de fidélisation, à l’image de l’esprit créatif de CABAIA.

Le recrutement comme premier acte d’intégration

Au sein de CABAIA, l’onboarding n’est pas une séquence qui commence au jour J. Il est pensé tel une continuité naturelle du processus de recrutement, presque comme un chapitre additionnel de l’expérience candidat.

Pour Mathilde, la limite entre recrutement et intégration est volontairement floue. Au point de s’inviter littéralement dans la dernière ligne droite.

À l’étape du case study ou de l’entretien culture fit avec l’un des fondateurs, Mathilde envoie une vidéo immersive qui comprend : 

• Focus sur les avantages de l’entreprise (télétravail, BSPCE, séminaires, congés, CSE, etc.)
• Vue des bureaux, aperçu du cadre de travail, de l’atmosphère,
• Présentation des collaborateurs.

L’objectif ? Créer un effet de projection instantané. Mathilde parle d’un effet “wow”. 

Cet effet ‘wow’ procure alors au candidat :

• Une visualisation du quotidien qui l’attend, 
• Une compréhension de l’environnement, de l’énergie, de la “CABAIA touch”,
• Une accumulation d’indices de confiance, quand d’autres employeurs restent flous jusqu’au bout.
  
  

Le mot de Mathilde à retenir : Dans un marché où les candidats ont plusieurs options, cette approche génère un attachement précoce à la marque. C’est une forme de réassurance ‘soft’, qui mêle transparence et culture. Et c’est déjà un levier de fidélisation. De plus, le format vidéo dénote avec les standards. Il y a une vraie volonté de s’aligner avec les modes de communication auxquels s’attendent les candidats d’aujourd’hui.

Le pré-onboarding, ou comment dessiner les liens de l’intégration ?

La phase qui suit la signature est l’une des plus à risque. Le baromètre Workelo x Ipsos rappelle que 40 % des candidats déplorent un silence total entre l’acceptation du poste et leur premier jour.

Et chez CABAIA, hors de question de laisser un futur collaborateur dans un tunnel d’errance. La méthode de Mathilde pour contrer ça, en 3 temps :

1. Les appels et mails personnalisés

Jusqu’à l’arrivée, Mathilde prend des nouvelles, avec parcimonie. Le but n’est pas de surcommuniquer, mais de maintenir un lien humain régulier. Une sorte de présence, discrète, dans la tête du candidat pour :

Installer la relation de confiance,

Nourrir le sentiment d’appartenance,
Réduire le réflexe de scroller des offres concurrentes.

2. Le pack culture incarné

Mathilde transmet l’organigramme, des informations pratiques, et surtout, la Bible CABAIA, un objet rare dans le paysage RH.

La Bible, c’est un livre physique, ou comme la team CABAIA le décrit : “Un livre qui raconte l'histoire, les débuts, les galères, les victoires, les folies, les codes et l'équipe.” Bref, un support vivant rédigé par les fondateurs eux-mêmes, qui laisse place à l’ADN de la marque.

Elle permet au futur collègue de baigner dans leur culture et ça, avant même de franchir la porte de la boutique.

Le mot de Mathilde à retenir : A l’heure où ça parle beaucoup de culture d’entreprise, de valeurs, de mission, de raison d’être, l’idée ici est de sortir du powerpoint classique ou de la simple charte affichée dans l’open space. La petite révolution, c’est de proposer un outil qui marque vraiment. Utilisable aussi bien en interne qu’en externe.

3. La vidéo explicative et rassurante

Une nouvelle vidéo s’immisce dans la boucle. Celle-ci décortique le déroulement de l’onboarding, de A à Z. Une fois de plus, l’envie est de rassurer, tout en surfant sur un format dynamique et percutant.

Le Jour J : une intégration unique, ludique, et bien plus !

On dit que tout se joue dans les premières minutes. Pour Mathilde, ça se trame tout autant dans les premières semaines. Pendant ET après.

Pendant : un accueil bien pensé

Un petit-déjeuner, un système de buddy, une vidéo d’introduction, ou encore une présentation ludique partagée à toute l’entreprise (qui va reprendre des éléments sur la personne comme son talent caché, 2 mensonges/1 vérité, etc.)... Sans tomber dans l’artificiel, l’intention est d’engager immédiatement du lien, mais aussi de s’assurer que toutes les équipes soient au fait de cette nouvelle arrivée. Car entre nous, rien de pire que de ne pas se sentir attendu.

Après : une intégration continue

L’onboarding ne s’arrête pas brutalement. Mathilde insiste sur ce principe. Ce que ça donne, concrètement : 

• Un entretien RH au bout d’un mois,

Pour tirer un premier bilan de sa prise de poste, ses missions, son intégration dans l’équipe, etc.

• Un suivi manager structuré, pour animer l’expérience, tout au long de l’aventure CABAIA. Le manager planifie des entrevues à S+2, M+1, M+2, et à la fin de la période d’essai, en plus des points hebdomadaires déjà organisés. 

Ce duo RH / manager crée un continuum d’intégration, là où beaucoup cessent d’accompagner au bout d’une semaine.

Encore plus loin : la culture du feedback au service de l’intégration

L’onboarding est le reflet de la culture. Et tout comme elle, il n’est pas figé. C’est pourquoi, chez CABAIA, il bouge en permanence.

L’entretien RH est une opportunité pour récolter du feedback des nouvelles recrues, via un Typeform anonyme (équivalent à un rapport d’étonnement*). Une ressource précieuse pour Mathilde.

6 exemples de questions :

• Sur une échelle de 1 à 10, comment évalueriez-vous la qualité et l'attractivité de l'annonce de recrutement ?
• Toujours sur une échelle de 1 à 10, comment noteriez-vous les échanges avec les différentes parties ? 
• Après un mois sur votre poste, trouvez-vous que vos missions sont en adéquation avec l’offre pour laquelle vous avez postulé ? 
• Avez-vous reçu toutes les informations nécessaires à votre intégration sur l'entreprise, les équipes, votre poste ou encore sur les outils... ? 
• Que pourrait faire votre manager pour vous aider davantage ?
• Sur une échelle de 1 à 10, recommanderiez-vous à un(e) ami(e) d'intégrer CABAIA avec ce processus d'intégration ?

(*Le rapport d’étonnement désigne un document RH qui vise à capturer les premières impressions des nouveaux employés. Il ouvre le dialogue et les réflexions.)

Le meilleur procédé pour détecter d’éventuels décalages entre la promesse énoncée lors du recrutement et la réalité une fois en poste.

Et en plus de recueillir des potentiels axes d’amélioration, elle en profite pour questionner les meilleures pratiques qu’ils ont pu observer ailleurs, notamment en termes d’onboarding. C’est un moyen pour elle de conduire une veille, un benchmark, qui alimente les évolutions de son propre process.

Aussi, elle évalue leur satisfaction à travers un NPS (net promoter score), qui affiche un score de 9,5/10 et révèle combien ils sont surpris positivement.

Bonus : l’inclusion intégrée dès l’onboarding

La diversité et l’inclusion leur tiennent énormément à cœur. Au point que l’onboarding CABAIA absorbe ce sujet.

Ça passe par : 

• Une formation trimestrielle de sensibilisation au handicap et à la diversité, incluse dans le parcours d’intégration, dans le cadre de “vis ma vie”. Pour ancrer des repères solides, qui guideront la suite. Cette formation est assurée par Audrey Colas, leur RRH Retail et référente handicap.

Une démarche qui en dit long sur la priorité accordée à ce qui est fait, bien plus qu’à ce qui est dit.

• Un partenariat AGEFIPH (Association de GEstion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Handicapés), avec des audits, une posture ouverte à tous types d’aménagements, et le projet de participer au DuoDay. Pour rappel, le DuoDay consiste à accueillir, à l’occasion d'une journée nationale, une personne en situation de handicap, en duo avec un professionnel volontaire de l’entreprise.

Des initiatives, par ailleurs, mentionnées dans leurs offres.

L’onboarding devient un vecteur d’inclusion, et non une futile case à cocher.

Et demain ? Un onboarding qui dépasse les frontières

Avec l’expansion rapide de CABAIA en Europe, Mathilde prépare une étape inédite : déployer un onboarding capable de vivre au-delà des frontières.

2 enjeux majeurs sont à considérer.

D’une part, l’appréhension des différentes cultures. Effectivement, il est complexe de reproduire exactement le même process. Tout simplement, parce que les attentes diffèrent, en plus de la langue, du style de communication, de la relation au management, ou bien plus largement, du rapport au travail.

D’autre part, réussir à faire sentir au collaborateur international qu’il fait partie de l’équipe.

Même à distance. Le défi est de conserver l’identité siège, tout en respectant les codes locaux.

Le mot de Mathilde à retenir : C’est un équilibre délicat entre uniformité culturelle, adaptation locale, expérience digitale qui compense l’éloignement. C’est encore un chantier en cours, pour lequel Mathilde a déjà posé les premiers jalons.

L’onboarding, l’histoire sans fin

Penser l’expérience candidat ne suffit pas.

Penser l’expérience collaborateur non plus.

C’est l’articulation entre les deux qui amplifie l’impact. CABAIA l’illustre parfaitement : un onboarding réussi ne se résume pas à un parcours, mais à une expérience globale, où chaque détail compte.

Tout ça n’est pas qu’une histoire d’accueil. C’est un lien. Et ce lien se construit bien avant le recrutement, bien avant la décision d’embaucher, et se cultive bien après l’intégration.

Et si, finalement, l’onboarding n’était jamais vraiment fini ?