Le guide pratique de l'onboarding

Hello Hello 👋,

Aujourd'hui, on va parler d'une étape clé dans le recrutement : l'onboarding. Et oui, personne n'y coupe. Que ce soit avec un process très light (ex : proposer un café et donner un ordinateur) ou plus complexe (ex : envoyer des sms avant le jour J pour prendre des nouvelles, prévoir un welcome pack...), l'intégration d'une nouvelle recrue fait partie des actions incontournables d'une entreprise. Plus l'onboarding est bien géré, plus l'expérience est positive. Et ça, ça impacte la marque employeur et la culture d'entreprise, ça booste la cooptation et ça diminue le turn-over lors de la période d'essai. Le truc, c'est qu'on a beau savoir que l'onboarding est important, on ne sait pas toujours comment s'y prendre, ni quoi faire et dans quel ordre.

C'est la raison pour laquelle cet article aborde la question sous un angle pratico-pratique. D'abord, en décortiquant quelques termes via le lexique de l'onboarding, puis en établissant une checklist de ce qu'il faut faire (et éviter). J'espère sincèrement que ça vous aidera à prévoir vos prochaines intégrations.

Bonne lecture !

Pourquoi l’onboarding est si important ?

J'irai droit au but : la croissance d'une entreprise passe par l'acquisition de nouveaux talents.

Qui dit recrutement dit efforts de sourcing, d'entretien, de sélection... Bien souvent, toute l'équipe de TAM est sur le front (et sort les rames) pour trouver, attirer et recruter de nouveaux collaborateurs. Mais il arrive que l'intégration soit bâclée, voire zappée.

➜ En cause ? Un manque de processus, de temps et/ ou de ressources.

➜ Le résultat ? De la déception et de la frustration pour les nouvelles recrues.

➜ Un chiffre ? 4 CDI sur 10 sont rompus la 1ʳᵉ année qui suit l'embauche (Source : MakemyCV)

Dit comme ça, vous percevez l'intérêt économique de l'intégration.

Mais en réalité, les bienfaits d'un onboarding réussi se jouent à un tout autre niveau.

La preuve, intégrer une nouvelle recrue avec un grand I, c'est :

• Permettre l'accélération de son intégration dans l'équipe.
• Créer de la proximité et donc par extension de l'engagement, de l'adhésion à l'entreprise.
• Favoriser une vision claire des rôles de chacun.
• Faciliter le fait de trouver sa place et d'aller chercher l'information au bon endroit.
• Booster la montée en compétences du nouvel embauché.
• Transmettre simplement et directement la culture d'entreprise.

En bref, un onboarding réussi permet 2 choses : 1) être plus rapidement opérationnel et 2) être socialement mieux intégré à l'équipe. Un mix dont l'entreprise peut difficilement se passer, non ?

Alors, comment s'assurer de ne rien oublier le jour J, mais aussi, et surtout, les jours qui suivent ?

Le lexique de l'onboarding

Dans cette partie, nous allons revenir sur 5 termes à connaître et comprendre afin de mieux intégrer vos futures recrues. C'est parti !

Pré-onboarding

En termes simples, le pre-boarding est le processus qui consiste à intégrer vos nouveaux employés dès le moment où ils acceptent une offre d'emploi et jusqu'à leur premier jour de travail.
Source : Talmundo

En fait, le pré-onboarding correspond à toutes les actions que vous allez réaliser en amont de l'intégration physique de votre nouvelle recrue. Cela passe par des prises de nouvelles, le fait de l'inviter à des évènements informels (apéritifs, repas d'équipe...). Bref, ce sont toutes les actions qui vont rassurer le futur arrivant et qui vont déjà créer un sentiment d'appartenance même si la relation contractuelle n'a pas encore officiellement démarré.

Onboarding

L’onboarding RH peut se définir comme l’ensemble des pratiques, actions, qui seront mises en œuvre afin d’améliorer l’accueil et l’intégration des nouveaux entrants.
Source : Asys

L'onboarding correspond donc aux différentes étapes d'intégration, depuis le jour J officiel jusqu'à la montée en compétences totale sur le poste. Cela va au-delà du fait de communiquer les missions du nouvel embauché ou de lui délivrer son matériel. C'est un processus global, avec plusieurs intervenants et qui s'étale dans le temps.

Welcome Pack

Un welcome pack désigne initialement un colis ou cadeau de bienvenue offert à un nouveau collaborateur.

Le kit d'intégration peut prendre plusieurs formes : un livret de bienvenue contenant toutes les informations essentielles sur l'entreprise, une box contenant différents objets (mug, stylo, carnet...) ou tout autre élément de communication dédié à l'intégration. Le welcome pack devient ainsi un outil marketing parfait pour faire découvrir l'entreprise et la marque employeur à un nouveau collaborateur.

Buddy

Le buddy est communément appelé parrain/marraine

Dans certaines structures, un collaborateur est chargé de faciliter l'intégration du nouveau salarié. On dit alors qu'il est le buddy (ou parrain). Il peut avoir des fonctions très diverses : assister dans la recherche d'informations, aider en cas de problème, faciliter la prise de contact avec l'équipe, etc.

Onboarding à distance

Le remote onboarding est le processus par lequel les nouveaux employés sont intégrés pour travailler dans une organisation fonctionnement en full-remote, donc à distance.

De plus en plus d'entreprises optent pour le full-remote ou le télétravail partiel. Cela impacte différents aspects dont l'intégration. Il est alors nécessaire de développer un processus d'intégration adapté à cette situation particulière. L'objectif ? Limiter le sentiment d'isolement, éviter les problèmes techniques, créer du lien et des interactions humaines, transmettre la culture d'entreprise, être attentif à l'hyperconnexion. Un sujet passionnant !

La checklist d'un onboarding réussi

Loin de moi l'idée de vous donner une recette unique et idéale pour l'onboarding. Il y a tellement de paramètres (votre ADN, votre vision, votre culture) à prendre en compte que ça serait mission impossible d'uniformiser un process. Je vais quand même essayer de vous transmettre quelques basiques sous forme de checklist. Quelque chose de simple et efficace pour un onboarding réussi !

Définir un process clair et collaboratif

L'onboarding n'est pas le monopole des Ressources Humaines, du Recrutement ou du manager. C'est une étape qui doit être clairement définie tant au niveau des actions, des délais que des parties prenantes.

Qui se charge de l'onboarding ?

En règle générale, la responsabilité est partagée entre :

• Les Ressources Humaines
• Le Recrutement
• La Direction
• Le manager

Comment se déroule l'onboarding ?

L'onboarding est composé d'une série d'étapes clairement délimitées :

1. L'amont ou pré-onboarding pour rassurer et préparer l’arrivée
2. L'arrivée qui officialise le démarrage de la relation contractuelle
3. Le suivi pour ne rien laisser au hasard et garantir les chances de réussite

Étape 1 : Le pré-onboarding

À quel moment l'activer ?

Entre le moment où vous faites signer le contrat de travail à votre candidat et son intégration officielle dans l'entreprise. Parfois, cette période dure plusieurs mois. L'objectif est de commencer à fidéliser votre nouveau collaborateur en lui montrant à quel point il est attendu chez vous.

Quelles actions mettre en place ? (exemples)

• Lui faire parvenir à domicile son Welcome Pack avec une carte personnalisée
• Lui envoyer régulièrement des sms pour prendre des nouvelles
• Le convier à des évènements plus ou moins formels (apéritifs, déjeuner, team building)

La checklist de ce qu'il ne faut pas oublier

La phase de pré-onboarding sert aussi de préparation pour les aspects administratifs et techniques. L'objectif étant d'éviter que Julie ne se retrouve sans ordinateur le jour J ou qu'il manque un document dans le dossier du personnel de Paul. Vous vous épargnerez ainsi une belle prise de tête le jour J et vous pourrez vous concentrer à des aspects beaucoup plus sympa de l'intégration.

Avant le jour J, il faut :

Valider les aspects techniques

☐ Commander le matériel informatique du nouvel entrant

☐ Créer une adresse mail

☐ Valider et donner les accès à tous les outils de l'entreprise (Slack, Drive...)

☐ Créer un badge d'accès (si besoin)

☐ Réserver et organiser le bureau du nouveau collaborateur (si bureau physique)

Valider les aspects administratifs

☐ Préparer le dossier du salarié : fiche interne, contrat, documents administratifs...

☐ Réaliser la DPAE (déclaration préalable à l'embauche) auprès de l'URSSAF

☐ Organiser la visite médicale (= visite d'information et de prévention)

☐ Renseigner le registre du personnel

Valider les aspects communication

☐ Envoyer un mail FAQ qui répond à toutes les questions classiques d'intégration (horaires, heure d'arrivée, dress code, stationnement...)

☐ Organiser en amont des rdv individuels avec la RH, le manager, les membres de l'équipe

☐ Inviter le nouveau salarié aux réunions / sessions de formation / évènements d'entreprise

☐ Envoyer une communication interne pour informer de l'arrivée d'une nouvelle recrue (donner des détails comme le nom-prénom, la photo, le poste occupé...)

☐ Désigner un buddy pour faciliter les 1ers pas dans l'entreprise du nouvel embauché

☐ S'assurer que le manager sera présent et disponible pour accompagner le collaborateur

Etape 2 : L'onboarding

À quel moment l'activer ?

L'onboarding démarre à l'arrivée du salarié dans l'entreprise et s'étale généralement sur une période de 90 jours (la durée de la période d'essai).

Les actions à activer le jour J

C'est LE jour qui cristallise toute l'impatience, l'appréhension et l'euphorie du démarrage. Il est donc important de le préparer.

Le manager du nouvel embauché va :

☐ Être présent tout au long de la journée pour accompagner le salarié

☐ Présenter le nouveau collaborateur à l'ensemble de l'équipe

☐ Prévoir un moment convivial pour faire office d'Ice breaker (petit dèj, café, déjeuner)

☐ Montrer le bureau / matériel / outil au collaborateur pour lui permettre d'être bien équipé

Les actions importantes lors de la 1ʳᵉ semaine

Tout miser sur le jour 1 n'est pas suffisant. Il est nécessaire d'activer des actions dans les semaines suivantes.

Pour ça, le manager va prévoir un point d'échange pour :

☐ Expliquer les règles de vie en entreprise et donner une vision d'ensemble

☐ Communiquer sur les objectifs et les missions assignées au nouvel embauché

☐ Lui expliquer clairement ce qui est attendu de lui et les critères d'évaluation de la période d'essai

☐ Discuter sur le déroulé de la semaine, identifier les blocages / frustrations / priorités

☐ Fixer un point hebdomadaire récurrent

Etape 3 : Le suivi

Comme je vous l'indiquais, l'onboarding s'étale sur plusieurs semaines. Aussi, un suivi doit s'instaurer pour s'assurer que le nouvel embauché est en confiance, prend de l'assurance, monte en compétences. C'est aussi dans cette période que des signaux faibles peuvent être identifiés. Le suivi s'effectue par des actions régulières, hebdomadaire ou plus espacées en fonction de la taille de l'entreprise.

Voici un exemple d'actions à réaliser (par le manager ou le RH) dans cet intervalle :

☐ Accompagner la montée en compétences et en connaissances sur le poste via des formations ou des accompagnements individuels

☐ Prévoir des immersions au sein d’autres services pour améliorer la compréhension des métiers (un "vis ma vie" d'entreprise)

☐ Recueillir le feedback du buddy

☐ Inviter le collaborateur à réaliser un rapport d'étonnement avant la fin de la période d'essai

Nous arrivons à la fin de cet article et j'espère qu'il aura pu vous être utile. Bien recruter ses futures recrues est un gros enjeu pour les entreprises mais bien les intégrer l'est tout autant. Personne n'a envie de ruiner un recrutement qui a parfois mis des mois à se concrétiser, n'est-ce pas ? Alors il est temps de passer à l'action, cet article vous a donné toutes les clés pour adopter de bonnes pratiques et réussir vos prochains onboarding !

‍

Téléchargez votre check-list à emporter

‍