Le rapport d'étonnement : définition, avantages et modèle

Le rapport d’étonnement est un moyen de transformer votre processus de recrutement et d’enrichir votre culture d'entreprise. Parce que oui, l'onboarding fait partie du processus de recrutement. Savez-vous toutefois à quoi il sert exactement et comment il peut être mis en place au sein de votre société ? C’est le sujet de cet article. Vous découvrirez dans les lignes qui suivent à quoi sert le rapport d’étonnement, ses principaux objectifs, comment l’intégrer, puis un exemple de rapport d’étonnement emporter et à décliner à votre guise.

Qu'est-ce qu'un rapport, note ou constat d’étonnement ? (Définition)

Le rapport d'étonnement permet de recueillir les premières impressions des nouveaux employés. C'est un outil pour les RH et managers afin de voir l'entreprise à travers un regard neuf.

La collecte est assurée par les managers directs et les RH. Dans les petites structures, la direction peut aussi être impliquée.

Le rapport encourage les feedbacks sur l'accueil, les outils, l'intégration, et les missions. Il permet un dialogue ouvert et révèle des perspectives nouvelles.

Les nouveaux employés remarquent plus facilement les aspects que les anciens ne voient plus (procédures, ambiance, culture). Le rapport aide à améliorer les pratiques et à s'adapter aux attentes des nouveaux, transformant les défis en opportunités.

Le rapport d'étonnement ne fait l'objet d'aucune obligation légale. Les entreprises restent libres de choisir sa mise en place selon leurs besoins. Même si le rapport d'étonnement n'est pas obligatoire, chaque organisation devrait envisager sérieusement son adoption non seulement comme un outil de feedback, mais aussi comme un élément essentiel de leur stratégie RH. Il représente une chance inestimable d'aligner leurs pratiques avec les attentes et les besoins de ceux qui sont au cœur de son activité.

Quel est l'intérêt d'un rapport d'étonnement ?

Les avantages pour l'entreprise

Le rapport d'étonnement se révèle être un levier RH qui agit comme un miroir des entreprises, leur permettant de voir leur propre image à travers les yeux des nouveaux salariés.

Les objectifs de cet outil devenu indispensable en RH sont donc multiples :

• Encourager les nouveaux employés à partager leurs impressions et perceptions, pour qu’ils se sentent écoutés et intégrés.
• Identifier les forces et les axes d'amélioration de l'entreprise, pour réaliser des ajustements ciblés qui améliorent le process d’intégration à 360°.
• Vérifier le raccord entre l'image de marque employeur communiquée lors du recrutement et la réalité vécue par les nouveaux arrivants. Parce que la marque employeur n'existe pas sans la dimension interne.

Les avantages pour le nouvel embauché

La rédaction d'un rapport d'étonnement représente une opportunité unique pour le nouveau collaborateur de s'approprier son environnement professionnel. Cette démarche stimule sa curiosité et l'encourage à analyser activement son poste dès son arrivée.

L'exercice valorise également son expertise en lui donnant un rôle actif dans l'évolution de l'organisation. Son regard neuf et ses suggestions contribuent directement à l'innovation au sein de l'entreprise.

Cette participation précoce renforce naturellement son sentiment d'appartenance à l'équipe. En partageant ses observations avec son manager direct, le salarié établit une relation de confiance durable, favorable à son épanouissement professionnel sur le long terme.

Quand faire un rapport d'étonnement ?

Dès leur arrivée, les nouveaux collaborateurs sont souvent les plus à même de remarquer les aspects du cadre de leurs postes qui peuvent échapper à ceux qui y sont immergés au quotidien. Que ce soit une procédure inefficace, une ambiance particulière ou des aspects impressionnants de la culture d'entreprise, leurs observations sont clés pour comprendre comment votre organisation est perçue de l'extérieur.

La réalisation du rapport d'étonnement s'effectue idéalement entre la troisième et la sixième semaine suivant la prise de poste. 

Cette période permet au collaborateur d'avoir suffisamment de recul sur son intégration tout en conservant sa capacité d'observation aiguë. Un délai trop court ne donnerait pas assez de matière pour une analyse pertinente. À l'inverse, attendre plus de deux mois risquerait de voir le salarié s'habituer aux pratiques de l'entreprise, perdant ainsi sa faculté à repérer les éventuels dysfonctionnements.

Les managers peuvent planifier ce rendez-vous dès la date d'arrivée du collaborateur, en l'intégrant naturellement dans le parcours d'intégration. Cette anticipation favorise une critique constructive et des retours précis sur l'organisation interne.

Quelle forme doit avoir un rapport d'étonnement ?

Sa forme doit faciliter la collecte de feedback pertinent et son analyse. 

Voici les options principales :

• Rapport écrit concis :
  
  • Document de 1 à 2 pages maximum.
  • Questions claires et ciblées sur l'expérience d'intégration.
  • Espace pour les commentaires libres et les suggestions.
• Questionnaire numérique (Google Forms, Microsoft Forms, etc.) :
  
  • Facile à distribuer et à analyser.
  • Permet de collecter des données quantitatives et qualitatives.
  • Adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise.
• Entretien individuel :
  
  • Favorise un échange approfondi et personnalisé.
  • Permet de clarifier et d'approfondir les points soulevés.
  • Nécessite une préparation et un suivi rigoureux.

Conseils clés :

• Choisir le format le plus adapté à la culture et aux ressources de l'entreprise.
• Assurer la confidentialité des réponses pour encourager un feedback honnête.
• Communiquer clairement l'objectif et l'utilité du rapport d'étonnement.

L'important : que le rapport soit utile, pas une simple formalité.

Comment faire un rapport d'étonnement ?

Quelles questions dans la trame du rapport d'étonnement ?

L'élaboration d'un rapport d'étonnement efficace commence par la formulation de questions pertinentes qui permettent de recueillir des informations précieuses sur l'expérience des nouveaux employés.

Voici une bonne base : 

• Le poste est-il en adéquation avec celui qui vous a été présenté pendant le processus de recrutement ?
• Comment évaluez-vous l'accueil reçu le premier jour (orientation, matériel fourni, intégration avec l'équipe) ?
• Quelles sont vos impressions sur l'environnement de travail (lieu, ambiance, outils et ressources disponibles) ?
• Dans quelle mesure les ressources et le soutien offerts (formation, mentorat, supports informatiques) sont-ils disponibles et de qualité ?
• Comment évaluez-vous l'efficacité et la clarté des processus de travail actuels ?
• Comment pouvons-nous faire mieux pour améliorer l'orientation et la formation des nouveaux employés ?
• Comment pouvons-nous faire mieux pour améliorer pour rendre l'onboarding plus accueillant et fonctionnel ?

Vous devriez rapidement pouvoir identifier des opportunités d'amélioration et mettre en place des stratégies efficaces pour optimiser le processus d'onboarding.

Exemple de template de rapport d'étonnement à télécharger

Pour aider les nouveaux employés à structurer leurs observations et suggestions de manière cohérente et détaillée, voici un modèle de rapport d'étonnement facile à suivre et à décliner. Il vous est proposé comme base pour capturer les premiers retours, les expériences vécues et les suggestions, assurant ainsi que chaque retour soit exploitable pour l'entreprise.

Ce modèle vous fournit la base pour vous lancer dans la collecte de retours précieux de la part des nouveaux employés, facilitant ainsi les efforts continus pour améliorer l'environnement de travail.

Comment analyser et utiliser les retours d'un rapport d'étonnement ?

L'analyse des retours d'un rapport d'étonnement est capitale pour mieux comprendre les besoins et les sentiments des nouveaux employés.

Voici quelques conseils :

• Simplifiez la collecte des données en optant pour une solution automatisée (ex : questionnaire Tally).
• Analysez les retours de façon qualitative pour comprendre le ressenti des employés.
• Quantifiez les données pour mesurer l'importance des problèmes et l'appréciation des pratiques.
• Élaborez un plan d'action précis et pragmatique.
• Répondez directement aux insights obtenus.
• Partagez vos découvertes et plans avec les décideurs.
• Présentez les résultats de manière concise.
• Vérifiez que chaque responsable comprend et soutient les changements proposés.
• Évaluez l'efficacité des changements via des retours continus.
• Ajustez les plans selon les résultats.
• Maintenez un processus d'amélioration perpétuel pour rester à l'écoute des employés.

En suivant cette approche structurée, vous devriez améliorer la satisfaction des employés mais également maintenir un processus d'amélioration continue.

Quel est l'impact du rapport d’étonnement sur la satisfaction des employés ?

Pour conclure, le rapport d'étonnement est plus qu'un simple formulaire : c'est un catalyseur pour le développement organisationnel et professionnel. Il ne s'agit pas seulement de recueillir des retours, mais de créer un espace où chaque nouveau membre de l'équipe peut se sentir entendu et valorisé dès le premier jour. En implémentant ce processus, les entreprises cultivent un environnement où l'amélioration continue est valorisée en recueillant leur feedback dès leur arrivée.

Les entreprises qui ont intégré le rapport d'étonnement dans leurs pratiques RH ont noté une augmentation notable de la satisfaction des employés. Ces organisations démontrent que prendre en compte les retours des nouveaux arrivants peut significativement enrichir la culture d'entreprise et renforcer l'engagement des équipes. Lorsque les salariés voient que leurs points de vue comptent réellement pour l'optimisation de leur milieu de travail, leur engagement envers l'entreprise se renforce.

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En fin de compte, un rapport d'étonnement bien utilisé est synonyme d'écoute, d'apprentissage et d'évolution continuelle pour le bien-être de tous ses collaborateurs.