Le rapport d'étonnement : définition, avantages et modèle

Le rapport d’étonnement est un moyen de transformer votre processus de recrutement et d’enrichir votre culture d'entreprise. Parce que oui, l'onboarding fait partie du processus de recrutement. Savez-vous toutefois à quoi il sert exactement et comment il peut être mis en place au sein de votre société ? C’est le sujet de cet article. Vous découvrirez dans les lignes qui suivent à quoi sert le rapport d’étonnement, ses principaux objectifs, comment l’intégrer, puis un exemple de rapport d’étonnement emporter et à décliner à votre guise.

Le rapport d’étonnement : définition !

Le rapport d'étonnement est un outil stratégique utilisé pour capter les premières impressions des nouveaux employés. Ce document précieux est bien plus qu'une simple formalité : il représente une opportunité en or pour les RH et les managers de voir leur organisation à travers les yeux d'un nouvel arrivant. 

La collecte des résultats issus des rapports d'étonnement à l'onboarding dans les entreprises incombe principalement à deux acteurs clés. D'une part, les managers directs des nouveaux employés ont la responsabilité de recueillir ces rapports auprès de leurs équipes. D'autre part, le service des RH joue également un rôle central dans la centralisation de ces retours d'expérience.

Cependant, selon la taille et l'organisation de l'entreprise, d'autres destinataires peuvent être impliqués. Dans les structures de plus petite taille notamment, il est fréquent que les rapports d'étonnement soient également transmis à la direction générale afin d'en prendre connaissance directement. Cette répartition des tâches de collecte permet d'assurer un suivi à la fois opérationnel au niveau des équipes, mais aussi une vision d'ensemble au niveau des ressources humaines et éventuellement de la direction.

Le rapport d'étonnement est généralement structuré pour encourager les employés à partager librement leurs feedbacks sur divers aspects tels que l'accueil, les outils et ressources mis à leur disposition, l'intégration avec les équipes et la clarté et la cohérence des missions qui leurs sont confiées. Ce faisant, il ne se limite pas à être un simple recueil d'informations ; il sert de base pour un dialogue ouvert avec les nouveaux arrivants. Aussi, il peut mettre en lumière des perspectives nouvelles.

Dès leur arrivée, les nouveaux collaborateurs sont souvent les plus à même de remarquer les aspects du cadre de leurs postes qui peuvent échapper à ceux qui y sont immergés au quotidien. Que ce soit une procédure inefficace, une ambiance particulière ou des aspects impressionnants de la culture d'entreprise, leurs observations sont clés pour comprendre comment votre organisation est perçue de l'extérieur.

Il aide non seulement à valider les pratiques existantes, mais il incite également à adopter des changements proactifs, garantissant que l'entreprise reste réactive et continuellement alignée sur les attentes des collaborateurs, et ce dès leur arrivée. Avec ce feedback précieux, les entreprises peuvent transformer les défis initiaux en opportunités d'amélioration, rendant ainsi l'expérience des nouveaux employés aussi enrichissante que possible.

Un document précieux pour faire évoluer l’entreprise

Le rapport d'étonnement se révèle être un levier RH qui agit comme un miroir des entreprises, leur permettant de voir leur propre image à travers les yeux des nouveaux salariés. 

Il existe 3 avantages clés à mettre en place le rapport d’étonnement au sein de votre entreprise :

• Saisir les retours des nouveaux employés ;
• Comprendre les attentes des collaborateurs ;
• Réagir de manière proactive et systématique au parcours d'onboarding, et donc aussi soigner votre marque employeur.

Le marché de l’emploi invite les recruteurs à trouver des solutions nouvelles pour capter les talents de plus en plus courtisés par les entreprises. Pendant leur intégration dans l'entreprise, le rapport d’étonnement devient un élément pertinent pour la fidélisation de ces talents. Les entreprises démontrent leur engagement envers une culture d'écoute, renforçant ainsi leur attractivité auprès des talents qu'ils recherchent et leur réputation en tant qu'employeur de choix.

Les objectifs du rapport d'étonnement

Le rapport d'étonnement vise à collecter des informations spécifiques, et notamment des retours authentiques. Les RH, les managers et la direction peuvent améliorer l'expérience des nouveaux venus, mais aussi la façon dont les collaborateurs se sentent dans l’entreprise au quotidien. 

Les objectifs de cet outil devenu indispensable en RH sont donc multiples :

• Encourager les nouveaux employés à partager leurs impressions et perceptions, pour qu’ils se sentent écoutés et intégrés.
• Identifier les forces et les axes d'amélioration de l'entreprise, pour réaliser des ajustements ciblés qui améliorent le process d’intégration à 360°.
• Vérifier le raccord entre l'image de marque employeur communiquée lors du recrutement et la réalité vécue par les nouveaux arrivants. Parce que la marque employeur n'existe pas sans la dimension interne.

Quelques exemples de questions à poser dans un rapport d'étonnement

Le poste est-il en adéquation avec celui qui vous a été présenté pendant le processus de recrutement ?

Comment évaluez-vous l'accueil reçu le premier jour (orientation, matériel fourni, intégration avec l'équipe) ?

Quelles sont vos impressions sur l'environnement de travail (lieu, ambiance, outils et ressources disponibles) ?

Dans quelle mesure les ressources et le soutien offerts (formation, mentorat, supports informatiques) sont-ils disponibles et de qualité ?

Comment évaluez-vous l'efficacité et la clarté des processus de travail actuels ?

Comment pouvons-nous faire mieux pour améliorer l'orientation et la formation des nouveaux employés.

Comment pouvons-nous faire mieux pour améliorer pour rendre l'onboarding plus accueillant et fonctionnel ?

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Nous vous avons préparé en guise d'exemple, un modèle à emporter et à personnaliser à votre guise.

Le rapport d’étonnement : comment analyser et utiliser ces retours ?

Pour exploiter pleinement les rapports d'étonnement, commencez par simplifier la collecte des données. Optez pour une solution (questionnaire Tally par exemple) qui automatise le tri et la classification des retours. Cela permet d'identifier rapidement les points forts et les axes d'optimisation sans perdre de temps.

L'analyse des données doit être approfondie et doit à la fois évaluer l’aspect qualitatif et quantitatif. Étudiez donc les retours qualitativement pour saisir le ressenti des employés. Quantifiez ensuite pour mesurer l'ampleur des problèmes ou l'appréciation des pratiques. Cette approche vous donne une vision claire et nuancée, indispensable pour prendre les bonnes décisions.

Élaborez ensuite un plan d'action précis et pragmatique. Si l'orientation semble complexe, simplifiez-la en mettant l’accent sur l’essentiel. Si un aspect de la culture est plébiscité, généralisez-le. Chaque action doit répondre directement aux insights obtenus, garantissant ainsi une réponse adéquate et mesurée.

La communication est centrale dans ce process : partagez vos découvertes et vos plans avec les décideurs. Une présentation concise peut accélérer l'approbation et l'engagement. Assurez-vous que chaque responsable comprend l'impact des changements proposés et les soutient pleinement.

Enfin, ne négligez pas le suivi. Évaluez l'efficacité des changements en demandant des retours continus. Ajustez les plans selon les résultats pour rester dynamique et réactif. Ce processus perpétuel d'amélioration garantit que votre organisation reste à l'écoute et évolue avec les attentes de ses employés.

Téléchargez votre modèle de trame de rapport d'étonnement

Pour aider les nouveaux employés à structurer leurs observations et suggestions de manière cohérente et détaillée, voici un modèle de rapport d'étonnement facile à suivre et à décliner. Il vous est proposé comme base pour capturer les premier retours, les expériences vécues et les suggestions, assurant ainsi que chaque retour soit exploitable pour l'entreprise.

Ce modèle vous fournit la base pour vous lancer dans la collecte de retours précieux de la part des nouveaux employés, facilitant ainsi les efforts continus pour améliorer l'environnement de travail.

Vers un futur collaboratif : l’impact transformateur du rapport d’étonnement

Pour conclure, le rapport d'étonnement est plus qu'un simple formulaire ; c'est un catalyseur pour le développement organisationnel et professionnel. Il ne s'agit pas seulement de recueillir des retours, mais de créer un espace où chaque nouveau membre de l'équipe peut se sentir entendu et valorisé dès le premier jour. En implémentant ce processus, les entreprises cultivent un environnement où l'amélioration continue est valorisée en receuillant leur feedback dès leur arrivée.

Les entreprises qui ont intégré le rapport d'étonnement dans leurs pratiques RH ont noté une augmentation notable de la satisfaction des employés. Ces organisations démontrent que prendre en compte les retours des nouveaux arrivants peut significativement enrichir la culture d'entreprise et renforcer l'engagement des équipes. En effet, lorsque les salariés voient que leurs points de vue comptent réellement pour l'optimisation de leur milieu de travail, leur engagement envers l'entreprise se renforce.

Ainsi, même si le rapport d'étonnement n'est pas obligatoire, chaque organisation devrait envisager sérieusement son adoption non seulement comme un outil de feedback, mais aussi comme un élément essentiel de leur stratégie RH. Il représente une chance inestimable d'aligner leurs pratiques avec les attentes et les besoins de ceux qui sont au cœur de son activité. En fin de compte, un rapport d'étonnement bien utilisé est synonyme d'écoute, d'apprentissage et d'évolution continuelle pour le bien-être de tous ses collaborateurs.