Le processus de recrutement : définition, étapes, enjeux

Aujourd’hui encore et pour un (trop) grand nombre d’entreprises, un recrutement se résume à passer une annonce, recevoir quelques candidats, en retenir un... et recommencer tout le processus 2 mois plus tard à l’issue de la période d’essai du candidat qui n’aura pas donné satisfaction.

Alors, même si le recrutement n’est pas et ne sera jamais une science exacte, comment faire en sorte de mettre toutes les chances de son côté et éviter ainsi l’erreur de casting, dont le coût est estimé par plusieurs cabinets de recrutement aux alentours de 45 000 € (selon le profil) ?

Dans cet article nous allons parler de processus de recrutement structuré, de ses enjeux et de ses principales étapes.

Nous vous proposerons en complément, des articles qui vous permettront d’approfondir chacune des étapes. 

C’est parti !

Enjeux et définition  

Toute société qui souhaite recruter un nouveau collaborateur est confrontée à la résolution de l’équation suivante :

« Trouver les bonnes compétences, dans les délais impartis et à un coût prévu au budget. »

Mais aujourd’hui, alors que le taux de chômage est à son niveau le plus bas depuis près de 15 ans, que la compétitivité et la différentiation des offres reposent de plus en plus sur la qualité des équipes, jamais la fonction recrutement n’aura représenté un facteur aussi déterminant dans le développement et la réussite des entreprises.

Dans ce contexte, gardez à l’esprit que recruter ne se résume pas à la simple embauche d’un collaborateur. En effet, le recrutement, qu’il soit géré en interne ou en externe, doit s’inscrire dans une démarche plus globale de l’entreprise.

À ce titre, la gestion des carrières (GPEC) ou la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) sont autant d’acronymes de plus en plus prégnants dans les réflexions des DRH, tout comme dans celles des candidats...

Ainsi, n’oubliez pas qu’attirer de nouveaux talents, c’est bien... mais les fidéliser et les faire progresser, c’est encore mieux… Coucou marque employeur.

Ces enjeux de taille démontrent la nécessité de revoir sans cesse notre position sur le recrutement et définissent le processus de recrutement comme un projet à part entière.

Pour mémoire, le travail en mode projet correspond à la fois à une méthodologie de travail, mais également à un mode de management. L’objectif est de faire travailler plusieurs personnes sur un projet en adoptant une culture collaborative et transverse.

Une fois cette démarche partagée et adoptée par l’ensemble des parties prenantes, le process de recrutement peut être lancé en respectant un certain nombre d’étapes, toutes liées les unes aux autres.

Quelles sont les étapes d'un processus de recrutement ?

1. Le besoin en recrutement

Définition et validation du besoin

Cette première étape consiste en une analyse « macro » du contexte de l’entreprise et du service dans lequel le poste est à pourvoir. Les profils constitutifs de l’équipe en place, leurs historiques ou bien le style managérial du responsable de service sont notamment des éléments à prendre en compte lors de cette approche. 

De façon plus fine ensuite, votre rôle consiste à définir un descriptif de poste précis dans lequel seront décrites les missions principales, les responsabilités à assurer et les compétences à maîtriser. Un travail collaboratif avec les équipes en place, voire le salarié qui va quitter l’entreprise, est particulièrement recommandé afin de passer au crible l’ensemble des aspects du poste et impliquer naturellement les collaborateurs au projet.

C’est aussi le moment de s’interroger sur l’opportunité éventuelle que pourrait représenter un recrutement géré via la mobilité interne. 

C’est également à ce stade qu’intervient la notion de budget. Outre le salaire proposé (à benchmarker selon les grilles de salaires en vigueur dans l’entreprise et selon le marché), les coûts directs (cabinets de recrutement, agences d’intérim, annonces payantes...) et les coûts indirects (temps passé par chacun des intervenants au projet, formations éventuelles, logistique, déplacements...) devront être valorisés pour éviter toute mauvaise surprise.

Prise de brief

C’est une étape essentielle qui visera à recueillir les éléments constituants du besoin et à les affiner en les faisant converger vers une formulation unique avec laquelle toutes les parties sont d’accord. 

Tous les éléments que vous allez recueillir devront être clairs, cohérents et complets.

Se lancer dans un recrutement sans un besoin précis sera une perte temps pour vous, pour les Hiring manager et les opérationnels, puis pour les candidats.

À l’issue de la prise de brief, vous avez recueilli :

• le périmètre du poste et sa valeur ajoutée (ce qu’il gagnera en vous rejoignant, et il n’est pas uniquement question de salaire)
• le profil recherché (votre candidat idéal)
• les attendus ainsi que les critères obligatoires et les critères négociables (ceux qui constitueront un plus)
• le niveau d’urgence du besoin

Tous ces éléments sont les pré-requis indispensables pour toutes les étapes qui vont suivre.  

2. Rédaction et diffusion de l’offre d’emploi

L’un des plus grands problèmes de l’offre d’emploi est dans l’écriture. Souvent on retrouve les mêmes formulations, des copiés et collés, qui n’apportent pas vraiment de plu value à sa lecture et qui ont pour effet :

• de désintéresser les candidats et de les dissuader de candidater
• ou au contraire de concevoir des annonces si standards qu’elles ne ciblent pas particulièrement un profil de candidat et vous amènent une tonne de candidatures non qualifiées. 

Mais, puisque vous avez au préalable bien défini votre besoin, vous pourrez exprimer concrètement ce que vous recherchez et  rédiger votre annonce deviendra plus simple.

Et puisque dans la définition de votre besoin, vous avez défini le profil de candidat idéal que vous ciblez, il sera également plus facile pour vous de vous mettre à sa place au moment de la rédaction. 

Votre annonce doit comporter 3 sections distinctes :

• L’entreprise, son secteur d’activité, sa stratégie, ses atouts ou ses marqueurs différenciants vis-à-vis de ses concurrents. C’est ici que vous partagez votre culture d’entreprise. 
• Le poste à pourvoir (lieu, missions, objectifs, type de contrat, rémunération, perspectives d’évolution.)
• Le profil du candidat (compétences, expériences et formation souhaitées ou exigées).

En lien avec le budget déterminé et le profil que vous souhaitez cibler, vous devez ensuite faire le choix du mode de diffusion de votre annonce : sites d’emplois gratuits ou payants, réseaux sociaux professionnels (Linkedin), voire réseaux sociaux personnels (Facebook, Twitter, Instagram...).

3. Sourcing

Ah ! Le sourcing … C’est tout un sujet.

Ce qui est très utile à cette étape, c’est de suivre la logique suivante :

• Commencer par consulter votre ATS et votre vivier de candidats. Souvent, vous pouvez enrichir votre pipe de candidats qualifiés avec vos propres contacts.
• Sourcer les CVthèques et les réseaux sociaux.
• Puis, compléter avec un sourcing sur Google et des sites spécialisés

Mais cette suite logique doit s’adapter à vos besoins. Comme l’explique brillamment Hélène Ly, il faut d’abord savoir si vous avez réellement besoin de faire du sourcing.

4. Pré-sélection et pré-qualification

Ça y est... Votre offre est diffusée.

Un premier tri vous permettra de retenir les profils et candidatures où vous aurez décelé les principales compétences, qualifications et expériences requises pour le poste ainsi que la présence de mots-clés décisifs au regard de vos attendus.

Vous pourrez ensuite reprendre cette sélection en vous concentrant sur la présentation générale du CV et le détail des expériences décrites. À l’issue de cette étape, vous devez être en mesure d’avoir qualifié 3 types de candidatures : Oui / Peut-être / Non

Reprenez vos OUI et notez toutes vos remarques, questions éventuelles, points forts, points faibles, zones floues qui vous permettront de pouvoir valider des informations clés au moment de la préqualification.

La pré-qualification est essentielle. Elle cherchera à valider les grands pré-requis et vous évitera de perdre du temps par la suite. 

ll est important de valider à cette étape le salaire, le lieu, le poste, le contrat et les disponibilités pour les entretiens.

Ce sera l’occasion de briser la glace, mettre en confiance et commencer à créer une relation saine avec vos candidats. 

Restez attentif lors de cet échange à son comportement général, sa structure, son expression orale, et même son sourire !

5. Entretiens et évaluation (tests, échantillons de travail …)

Vous avez votre première short-list de candidats, il est maintenant temps de passer à l’étape de l’évaluation. 

Il existe différents types d’évaluation :

• L’entretien (structuré bien sûr 🙂), 
• l’échantillon de travail ou le cas pratique, 
• les tests de personnalité et de connaissances.

Vous pouvez choisir de cumuler des méthodes d'évaluation pour une plus grande efficacité.

Cette phase est essentielle dans tout process de recrutement car elle a pour objectif de vous permettre d’évaluer de manière fiable et valide les candidatures tout en garantissant une bonne expérience candidat.

Il est intéressant de noter que plus vous allez mettre en confiance vos candidats en les éloignant au maximum du stress, plus ils seront dans de bonnes conditions pour être évalués.

Néanmoins, la méthode d’évaluation la plus communément utilisée est l’entretien.

Côté entreprise, l’entretien quand il est structuré, vous permettra de réitérer des questions qui chercheront à valider des critères préalablement définis et que vous reporterez sur une grille d’entretien.

Plusieurs acteurs participent aux entretiens. Un guide avec les questions à poser et les critères qu’elles cherchent à valider, sera le support idéal pour impliquer et fédérer les interviewers dans une optique de recrutement collaboratif efficace.

Côté candidat, celui-ci pourra se faire une idée plus précise sur les valeurs de l’entreprise, sur l’intérêt du challenge proposé …

Qonto a d’ailleurs préparé également un guide d’entretien à destination des candidats. L’article de Tanguy Lacroix, Talent Acquisition Manager chez Qonto, est une source d’inspiration à ce sujet.

6. Prise de décision et proposition d’offre

Notez bien que la décision de recrutement doit être prise par le responsable hiérarchique, le décisionnaire final. Pour autant, des réunions de confrontations entre les différents acteurs impliqués dans la mission de recrutement sont nécessaires, l’occasion de récolter des regards croisés favorisant une analyse collective et une décision consensuelle.

Au final, la décision devra en tout cas se prendre sur la base de critères objectifs et factuels, favorisés par l’utilisation de grilles d’évaluation et de comptes rendus d’entretiens.

La structuration de votre processus vous permettra également à ce stade de pouvoir fournir des retours argumentés aux candidats finalistes. Plus vous avez d'éléments de réponse factuels, plus il vous sera facile de justifier votre décision et de garantir une bonne expérience candidat à ceux et celles qui n’auront pas été retenus.

Vous aurez ainsi établi des bases saines pour pouvoir entretenir un vivier de candidats. Pensez aussi à vos besoins et recrutements futurs. 

Et en ce qui concerne le candidat retenu, vient le moment de passer à la proposition d’offre. C’est ce qu’on peut comparer en vente au moment du closing. Et c’est un moment clé.

Ce sera l’occasion pour vous et pour votre futur collaborateur de valider et de confirmer que vous avez compris ses besoins, qu’il a une explication claire de son poste, de son environnement de travail, de son package de rémunération et d’avantages, de son intégration et qu’il n’y a plus de questions en suspens. 

L’objectif étant d’obtenir in fine l’engagement de votre futur collaborateur, ce qui vous évitera des mauvaises surprises au moment de l'onboarding.

7. Intégration / Onboarding

Un recrutement réussi ne se résume pas à la simple signature du contrat de travail !

Là encore, un certain nombre d’étapes seront à respecter afin de favoriser une prise de poste dans les meilleures conditions pour le nouveau collaborateur :

• Préparation et présentation du poste de travail.
• Présentation auprès de l’ensemble de l’équipe.
• Entretien régulier par le manager durant la période d’essai (point d’étape, suivi de la montée en compétence, fixation d’objectifs progressifs...).
• Suivi périodique après confirmation de la fin de la période d’essai favorisant la fidélisation du collaborateur.

… À vous de jouer !