Grille d'évaluation d'entretien d'embauche : conseils & modèle

Une grille (ou trame) d'entretien est un outil d'évaluation qui regroupe toutes les informations sur vos candidats. Elle est organisée selon la série de questions que vous allez leur poser et permet de cerner leurs points forts, qu'il s'agisse de leurs hard skills ou de leurs soft skills.

Pourquoi utiliser une grille d'entretien ? Et comment construire la vôtre ? Accédez à notre modèle gratuit, avec son cadrage de poste, sa grille de scoring et un exemple entièrement rempli.

En moyenne, un premier entretien dure entre 30 minutes et 1 heure. Un temps relativement court durant lequel vous devrez récupérer toutes les informations nécessaires pour traiter le plus objectivement possible les candidatures et retenir le profil le plus pertinent. Alors, comment évaluer efficacement un candidat en entretien ? Et comment réussir à maintenir un bon équilibre entre gestion du temps et exhaustivité de l'information ? La réponse tient (en grande partie) dans un précieux outil : la grille d'entretien. Mais à quoi ressemble une grille d'entretien d'embauche ? Quel est l'intérêt ? Comment en construire une et l'utiliser efficacement ? Nous allons répondre à toutes ces questions dans cet article.

À quoi doit servir une grille d'entretien de recrutement ?

Une grille bien conçue sert de fil rouge dans votre conversation. Elle doit vous permettre de prendre en note toutes les données permettant de conserver ou écarter le talent du processus de recrutement.

Ce document peut notamment vous aider à cerner :

• Les compétences techniques liées au poste ;
• Les compétences comportementales / savoir-être (soft skills) ;
• Les motivations et attentes pour le poste ;
• L'adéquation entre les valeurs du candidat et celles de l'entreprise.

Une structuration de la grille en catégories et sous-catégories permet de visualiser les réponses aux questions posées en un coup d'œil.

Cette fiche récapitulative vous permettra de sélectionner le meilleur profil après coup, avec l'aide de vos collaborateurs.

Pourquoi utiliser une grille d'évaluation en entretien d'embauche ?

L'utilisation d'une grille d'évaluation en entretien offre de multiples avantages. Vous pouvez aussi intégrer vos modèles directement dans votre ATS, sous forme de trames d'entretien partagées avec toute l'équipe de recrutement.

Structurer son entretien et gagner du temps

En structurant l'entretien, la grille d'évaluation favorise une meilleure gestion du temps et une évaluation ancrée sur vos critères. Cela clarifiera votre approche auprès de vos talents et vous ne vous perdrez plus en digressions et autres parenthèses. Cette structuration contribuera notamment à améliorer votre expérience candidat. Attention, pour un entretien constructif, l'écoute active, la bienveillance et l'ouverture doivent être de mise. Il ne doit pas se transformer en interrogatoire, au risque de passer à côté de l'évaluation !

Garantir les mêmes chances d'accès à vos recrutements

Vous servir d'une grille d'entretien de recrutement vous permet de garantir les mêmes chances d'accès à vos recrutements. La grille d'évaluation vous aide à maintenir une équité dans l'évaluation des différents profils, en garantissant que chaque profil soit évalué sur la base des mêmes critères. Elle vous permet également de limiter les biais cognitifs en recrutement.

En définissant vos critères de recrutement avec votre équipe en amont, vous assurez une notation plus juste et constante.

Communiquer plus facilement avec vos collaborateurs

En vous basant sur un modèle de grille d'entretien identique pour votre équipe, vous garantissez une meilleure coopération entre vos collaborateurs. La structure étant la même, ils pourront facilement se repérer et comprendre vos annotations. Incitez vos collaborateurs à s'exprimer dans les espaces prévus, afin qu'ils partagent leur première impression sur le profil évalué.

Faciliter la prise de décision

Une grille d'évaluation permet d'évaluer de manière précise et objective les compétences et les qualités des candidats selon des critères d'évaluation préétablis. Elle sert aussi de référence pour justifier les décisions de recrutement, pour rédiger le compte rendu d'entretien et pour structurer vos retours aux candidats.

Pendant l'entretien, instaurez une attitude bienveillante et ouverte. C'est l'occasion de découvrir la personne derrière le CV, derrière une lettre de motivation. Dans tous les cas, soyez bienveillant envers les candidats et ils vous le rendront en étant plus détendus et en livrant leur potentiel naturel. Il vaut mieux ça qu'une pièce de théâtre répétée et surjouée, non ?

Que doit permettre d'évaluer une grille d'entretien d'embauche ?

Lors de l'élaboration de votre grille d'évaluation, plusieurs critères doivent être pris en compte pour une évaluation complète et pertinente.

Les compétences techniques du candidat

Elles se réfèrent aux compétences spécifiques requises pour le poste. Par exemple, la maîtrise de certains logiciels et outils utilisés dans le cadre des missions à effectuer. Proposez des scénarios pratiques qui mettent en lumière les compétences techniques essentielles pour le poste. Demandez au candidat comment il résoudrait des problèmes concrets nécessitant l'application de ces compétences.

Les soft skills du candidat

Les soft skills englobent les traits de personnalité d'une personne et son savoir-être, tels que sa manière de communiquer, son sens du collectif ou son aptitude à résoudre des problèmes. La façon dont le candidat s'exprime et se présente peut indiquer son professionnalisme et sa capacité à représenter l'entreprise. Pour les faire émerger, préparez des questions ciblées pour évaluer les soft skills en entretien.

Les qualifications et formations du candidat

Les questions sur le parcours de formation sont pertinentes pour les postes qui demandent des qualifications ou des diplômes bien précis pour pouvoir exercer un métier. Cela dépend donc de votre besoin en recrutement.

Si vous êtes à la recherche d'un profil junior et que votre candidat a peu, voire pas d'expérience, il sera alors pertinent de s'intéresser à sa formation. Son parcours d'études pourra lui servir de base afin qu'il puisse partager des cas de missions accomplies pendant ses stages, son alternance ou dans le cadre de tous types de travaux pratiques.

L'expérience professionnelle du candidat

En entretien, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur les questions concernant les précédentes expériences professionnelles. Demandez-lui de vous décrire ses responsabilités dans son poste précédent ou encore de vous présenter quelles ont été ses principales réalisations. Vous devez évaluer si le candidat a déjà exercé des fonctions similaires ou s'il a acquis certaines compétences dans un contexte professionnel.

Les motivations et les aspirations professionnelles du candidat

Interroger un candidat sur ses motivations et ses aspirations professionnelles est crucial pour comprendre ses objectifs de carrière, son engagement potentiel dans le poste et son adéquation avec la vision de l'entreprise. Comme le dit la psychologue et recruteuse Loubna Benabderrazzak : « la motivation n'est pas une qualité intrinsèque que l'on possède ou non. C'est un état contextuel, un alignement entre les aspirations d'une personne et ce qu'une entreprise peut lui offrir à un instant T. » Posez des questions simples, appuyées sur des exemples concrets tirés de son vécu, autour des dimensions suivantes :

• Sur l'autonomie : Explorer quel degré de contrôle et d'indépendance convient au candidat en lui demandant de parler de situations concrètes où il s'est senti à l'aise ou mal à l'aise avec le niveau de supervision exercé.
• Sur la compétence : Évaluer ce qu'il maîtrise déjà et ce qu'il cherche à développer, notamment en creusant de façon précise ce que le candidat appelle « challenge », avec des vécus réels. L'idée est de dépasser les formules génériques.
• Sur l'affiliation sociale : Comprendre comment il s'intègre dans un collectif : expériences de travail en équipe, de transmission d'information, de collaboration dans des contextes variés.

Ces trois dimensions structurent le bloc « Motivations » de notre modèle, avec deux questions prêtes à l'emploi pour chacune.

L'adéquation du candidat avec la culture de l'entreprise

Il est important de comprendre pourquoi le candidat postule et si ses valeurs correspondent à celles de l'entreprise. En entretien d'embauche, vous pouvez utiliser la question suivante : « Quels aspects de la culture d'entreprise vous semblent les plus alignés avec vos propres valeurs ? », ou encore « Pouvez-vous partager des expériences professionnelles où vos valeurs ont été en accord avec celles de l'entreprise ? ». Notre modèle vous fait définir en amont, avec le manager, trois traits culturels observables, pour que le « je le sens bien » ne remplace pas le critère.

Les prétentions salariales du candidat

N'investissez pas de temps ni de ressources pour des personnes dont les prétentions salariales ne correspondent pas aux capacités financières de l'entreprise. Demander les prétentions salariales le plus tôt possible est une opportunité de réaliser un filtrage initial en éliminant rapidement les profils dont les attentes salariales sont en dehors des limites établies par l'entreprise.

La disponibilité et les contraintes du candidat pour une prise de poste

Que votre potentielle recrue soit actuellement en poste ou non, il est nécessaire de s'informer sur ses disponibilités. Demandez au candidat s'il a des discussions en cours avec son employeur actuel concernant une éventuelle réduction du préavis. Certains profils peuvent négocier une période de préavis plus courte.

Comment construire une grille d'entretien d'embauche efficace ?

Vous êtes convaincus par l'intérêt d'une grille d'évaluation ? Voici quelques conseils pour créer votre propre grille d'évaluation.

Synchronisez-vous avec vos collaborateurs sur vos attentes et besoins

Avant toute chose, vous devez échanger avec vos collaborateurs (recruteurs, managers, chefs d'équipe) sur les attentes liées au poste. Quelles connaissances ou capacités doivent ressortir de votre entretien ? Il s'agit ici de reprendre point par point les besoins de vos collaborateurs. Une synchronisation que vous avez déjà effectuée (normalement) lors de la prise du besoin et de la rédaction de votre fiche de poste.

Structurez votre trame d'entretien d'embauche avec des catégories et sous-catégories

Votre grille d'évaluation doit suivre le même ordre que le déroulé de votre entretien. Cela peut sembler simple, mais si vous ne le faites pas, vous perdrez un temps fou à jongler entre les questions. Si la discussion s'oriente dans une autre direction, il n'est pas nécessaire d'être rigide pour autant. Adaptez votre discours en douceur. Ce retour pourra éventuellement vous aider à redéfinir l'ordre des éléments sur votre grille d'évaluation. Un entretien structuré prédit environ deux fois mieux la réussite future d'un candidat dans le poste qu'un entretien libre (Sackett, Zhang, Berry et Lievens, 2022).

Instaurez un système de notation commun au sein du questionnaire

Les remarques et notes que vous attribuez aux talents rencontrés en entretien doivent être compréhensibles par vos collaborateurs. Si vous notez les candidatures de 0 (insuffisant) à 4 (excellent) mais que vos managers utilisent des étoiles de 1 à 5, vous ne pourrez pas comparer vos analyses. Le système de notation est donc libre mais doit être utilisé par tout le monde. C'est le principe de la scorecard de recrutement : des critères et une échelle fixés avant les entretiens, que chaque évaluateur applique de la même façon. Notre modèle retient trois niveaux, 1, 3 et 5, et vous fait décrire pour chacun le comportement attendu avant le premier entretien.

Adaptez votre grille d'entretien à chaque poste

Pour perdre le moins de temps possible, vous devez construire une grille d'entretien adaptée au poste en question. Il n'y a pas de grille unique pour tous vos recrutements. Vous devez donc accorder la structure et le contenu de votre grille en fonction du profil recherché et des questions posées. Vous aurez sûrement plus de compétences différentes à vérifier pour un poste de développeur Python que pour une offre de manager de compte clients.

Trouvez le bon équilibre entre les questions ouvertes et fermées

Il est nécessaire de trouver un équilibre entre les questions ouvertes et fermées pour une grille d'entretien optimale.

Les questions ouvertes favorisent l'expression libre du candidat, permettant de comprendre son raisonnement, ses motivations et ses idées. Elles commencent généralement par des mots interrogatifs tels que « pourquoi », « comment » ou « qu'est-ce qui ».

Exemples :

• Parlez-moi d'une situation d'échec dans une mission ou une tâche : comment avez-vous réagi, quelles mesures avez-vous mises en place, et pour quel résultat ?
• Vous devez prioriser vos tâches : comment faites-vous pour organiser votre travail ?

De l'autre côté, les questions fermées sont ciblées et appellent des réponses plus précises et courtes.

Exemples :

• Êtes-vous favorable au télétravail ?
• Avez-vous le permis B ?

Dans notre modèle, chaque compétence est évaluée par deux questions ouvertes : une comportementale, ancrée dans une expérience passée, et une situationnelle, qui place le candidat face à un scénario lié au poste.

Soyez attentifs à la législation

Lors d'un entretien, il faut toujours garder en tête le respect de la législation. Évitez toute question faisant référence à l'âge, à l'orientation sexuelle, à l'état de santé ou à la situation familiale du candidat. Ces informations sont non pertinentes et illégales dans le cadre d'un entretien. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié aux questions interdites en entretien d'embauche.

Réalisez des simulations d'entretien

Tester votre grille d'entretien avant un réel entretien vous permettra d'identifier d'éventuelles lacunes ou ambiguïtés dans vos questions. Cela vous donnera l'occasion de clarifier les points d'interrogation et de vous assurer que chaque question soit compréhensible pour les recruteurs comme pour les candidats.

Modèle de grille d'évaluation d'entretien d'embauche à télécharger

Notre modèle est un classeur prêt à l'emploi, conçu pour que tous vos candidats soient évalués sur les mêmes critères. Il comprend un mode d'emploi, deux onglets à remplir et deux onglets d'exemple :

• Le mode d'emploi : les cinq étapes d'utilisation, les deux types de questions, l'échelle de score et nos cinq règles pour un entretien structuré.
• Le cadrage du poste : à remplir une seule fois, avec le manager, avant le premier entretien. Le contexte du poste, les pré-requis pratiques, les indicateurs attendus, les 5 à 7 compétences à évaluer et les 3 traits culturels à valider.
• La grille candidat : une fiche par candidat rencontré. Chaque compétence est évaluée par une question comportementale et une question situationnelle, puis notée 1, 3 ou 5 selon des comportements observables écrits à l'avance. Le culture fit et les motivations se concluent par un verdict qualitatif, et la fiche se termine par une synthèse et une décision motivée.
• Deux onglets d'exemple : le cadrage et la fiche d'un recrutement de Business Developer B2B, remplis de bout en bout, questions, ancrages, scores et décision compris. À lire avant d'écrire vos propres questions.

Le score se calcule automatiquement. Il ne compte que les compétences réellement notées et donne un pourcentage d'atteinte, comparable d'un candidat à l'autre même si vous n'avez pas évalué le même nombre de compétences.

Les libellés entre crochets sont à remplacer par vos propres questions : ce modèle est une trame, à adapter à chaque poste. Si vous êtes adepte du tutoiement durant les entretiens, il vous faudra aussi reformuler les questions.

Vous recevez le modèle par e-mail, en trois versions : Google Sheets, avec une copie créée directement dans votre Drive, Excel, et PDF pour l'impression.

Pourquoi miser sur un ATS pour l'évaluation de vos candidats lors des entretiens d'embauche ?

Un modèle de grille sous Excel ou Google Sheets suffit pour structurer vos entretiens. Il montre ses limites dès que plusieurs recruteurs et managers évaluent plusieurs candidats sur plusieurs postes : c'est là qu'un ATS (Applicant Tracking System) prend le relais.

Plus communément appelé « logiciel de gestion des recrutements » en français, un ATS est un outil conçu pour aider les entreprises à gérer leur processus de recrutement de manière plus efficace et organisée. Consultez notre définition dans l'article « Qu'est-ce qu'un ATS ? », puis notre comparatif pour choisir un ATS.

En amont de l'entretien, votre ATS vous permet d'établir une première présélection de vos candidats grâce à des critères que vous avez établis avec vos collaborateurs. Ils peuvent également échanger directement avec vous sur un profil. Cet outil rendra l'analyse des candidatures plus simple pour vous et vos collaborateurs, et le choix d'embauche sera plus objectif.

Taleez est un ATS complet et collaboratif qui vous accompagne dans la gestion de tous vos recrutements, de la demande d'ouverture de poste jusqu'à son attribution. Grâce à cet outil, vous aurez une vision globale sur le profil et vos échanges avec vos talents. Faites briller votre marque employeur et soignez l'expérience candidat !

Vous l'aurez compris, un entretien d'embauche se prépare. Vos entretiens doivent être cadrés afin de structurer la collecte de données et d'éclairer votre prise de décision. En vous servant d'une grille d'entretien, vous aurez une vraie ligne directrice pour mener vos échanges de A à Z sans rien oublier. Vous voilà paré pour vos prochains entretiens !‍