Grille d'évaluation d'entretien d'embauche : conseils & modèle

En moyenne, un premier entretien dure entre 30 minutes et 1 heure. Un temps relativement court durant lequel vous devrez récupérer toutes les informations nécessaires pour traiter le plus objectivement possible les candidatures et retenir le talent le plus pertinent. Alors, comment évaluer efficacement un candidat en entretien ? Et comment réussir à maintenir un bon équilibre entre gestion du temps et exhaustivité de l'information ? La réponse tient (en grande partie) dans un précieux outil : la grille d'entretien. Mais, à quoi ressemble une grille d'entretien d'embauche ? Quel est l’intérêt ? Comment en construire une et l'utiliser efficacement ? Nous allons répondre à toutes ces questions dans cet article.

Qu'est-ce qu'une grille d'entretien de recrutement ?

Une grille (ou trame) d'entretien d'embauche est un outil d'évaluation qui regroupe toutes les informations sur vos candidats. Elle est organisée selon la série de questions que vous allez poser à vos candidats et permet de cerner ses points forts, qu'il s'agisse de ses hard skills ou de soft skills. 

Une grille bien conçue sert de fil rouge dans votre conversation. Elle doit vous permettre de prendre en note toutes les informations permettant de conserver ou écarter le talent du processus de recrutement.  

Ce document peut notamment vous aider à cerner :

• Les compétences techniques du candidat liées au poste ;
• Les compétences comportementales / savoir-être (soft skills) du candidat ;
• La motivation du candidat pour le poste ;
• L'adéquation entre les valeurs du candidat et celles de l'entreprise.

Une structuration de la grille en catégories et sous catégories permet de visualiser les réponses aux questions posées en un coup d'oeil.

Cette fiche récapitulative vous permettra de sélectionner le meilleur profil après coup avec l'aide de vos collaborateurs.

Pourquoi utiliser une grille d'évaluation en entretien d'embauche ?

L'utilisation d'une grille d'évaluation en entretien d'embauche offre de multiples avantages. 

Structurer son entretien et gagner du temps

En structurant l'entretien, la grille d'évaluation favorise une meilleure gestion du temps et une évaluation plus objective. Cela clarifiera votre approche auprès de vos talents et vous ne vous perdrez plus en digressions et autres parenthèses. Cette structuration contribuera notamment à améliorer votre expérience candidat. Attention, pour un entretien constructif, l'écoute active, la bienveillance et l'ouverture doivent être de mise. L'entretien ne doit pas se transformer en interrogatoire, au risque de faire fuir vos candidats !

Garantir les mêmes chances d'accès à vos recrutements

Utiliser une grille d'entretien vous permet de garantir les mêmes chances d'accès à vos recrutements. La grille d'évaluation vous aide à maintenir une équité dans l'évaluation des différents profils, en garantissant que chaque candidat soit évalué sur la base des mêmes critères. Elle vous permet d'avoir un regard objectif et équitable sur chaque talent. En définissant et en adoptant des critères d'évaluation définis avec votre équipe en amont, vous assurez une notation plus juste et constante.

Communiquer plus facilement avec vos collaborateurs

En vous basant sur un modèle de grille d'entretien identique pour votre équipe, vous garantissez une meilleure coopération entre vos collaborateurs. La structure étant la même, ils pourront facilement se repérer et comprendre vos annotations. Incitez vos collaborateurs à s'exprimer dans les espaces prévus afin qu'ils partagent leur première impression sur le talent évalué. Dans certaines situations, vous apprécierez de pouvoir déléguer cette partie à un compère, qui pourra s'appuyer sur votre grille d'entretien et donc récolter les informations qui vous intéressent.

Faciliter la prise de décision

Une grille d'évaluation permet d'évaluer de manière précise et objective les compétences et les qualités des candidats selon des critères préétablis. Elle sert aussi de référence pour justifier les décisions de recrutement et peut être utile pour les retours d'information aux candidats.

Pendant l'entretien d'embauche, instaurez une attitude bienveillante et ouverte. Un entretien est l'occasion de découvrir la personne derrière le CV, derrière une lettre de motivation. Dans tous les cas, soyez bienveillant envers eux et ils vous le rendront en étant plus détendus et en livrant leur potentiel naturel. Il vaut mieux ça qu'une pièce de théâtre répétée et surjouée non ?

Que doit permettre d'évaluer une grille d'entretien d'embauche ?

Lors de l'élaboration de votre grille d'évaluation, plusieurs critères doivent être pris en compte pour une évaluation complète et pertinente du candidat.

Les compétences techniques du candidat

Elles se réfèrent aux compétences spécifiques requises pour le poste. Par exemple, la maîtrise de certains logiciels et outils utilisés dans le cadre des missions à effectuer. Proposez des scénarios pratiques qui mettent en lumière les compétences techniques essentielles pour le poste. Demandez au candidat comment il résoudrait des problèmes concrets nécessitant l'application de ces compétences.

Les soft skills du candidat

Les soft skills englobent les traits de personnalité d'une personne et son savoir-être, tels que sa manière de communiquer, son sens du collectif ou son aptitude à résoudre des problèmes. La façon dont le candidat s'exprime et se présente peut indiquer son professionnalisme et sa capacité à représenter l'entreprise.

Les qualifications et formations du candidat

Les questions sur le parcours de formation sont pertinentes pour les postes qui demandent des qualifications ou des diplômes bien précis pour pouvoir exercer un métier. Cela dépend donc de votre besoin en recrutement.

Si vous êtes à la recherche d'un profil junior, et que votre candidat a peu, voire pas d'expérience professionnelle, il sera alors pertinent de s’intéresser à sa formation. Son parcours d’études pourra lui servir de base afin qu’il puisse partager des exemples de missions accomplies pendant ses stages, son alternance ou dans le cadre de tous types de travaux pratiques.

L'expérience professionnelle du candidat

En entretien, vous ne pouvez pas faire l'impasse sur les questions concernant les précédentes expériences professionnelles. Demandez au candidat de vous décrire ses responsabilités dans son poste précédent ou encore de vous présenter quelles ont été ses principales réalisations. Vous devez évaluer si le candidat a déjà exercé des fonctions similaires ou s'il a acquis certaines compétences dans un contexte professionnel. 

La motivation et les aspirations professionnelles du candidat

Interroger un candidat sur sa motivation et ses aspirations professionnelles est crucial pour comprendre ses objectifs de carrière, son engagement potentiel dans le poste et son adéquation avec la vision de l'entreprise. Des questions simples comme "Comment envisagez-vous votre avenir professionnel ?" ou encore "Quelles sont vos ambitions à court et long terme ?" devraient vous permettre d'y voir plus clair sur ses aspirations. Cela vous aidera aussi à visualiser son potentiel d'évolution. Sonder le candidat sur sa connaissance de votre entreprise pourra vous aider à lui apporter des informations supplémentaires qui lui seront utiles pour se projeter dans votre environnement.

L'adéquation du candidat avec la culture de l'entreprise

Il est important de comprendre pourquoi le candidat postule et si ses valeurs correspondent à celles de l'entreprise en question. En entretien d'embauche, vous pouvez utiliser la question suivante : "Quels aspects de la culture d'entreprise vous semblent les plus alignés avec vos propres valeurs ? " ou encore "Pouvez-vous partager des expériences professionnelles où vos valeurs ont été en accord avec celles de l'entreprise ?". 

Les prétentions salariales du candidat

N'investissez pas du temps et des ressources pour des personnes dont les prétentions salariales ne correspondent pas aux capacités financières de l'entreprise. Demander les prétentions salariales le plus tôt possible est une opportunité de réaliser un filtrage initial en éliminant rapidement les candidats dont les attentes salariales sont en dehors des limites établies par l'entreprise. 

La disponibilité et les contraintes du candidat pour une prise de poste

Que votre potentielle recrue soit actuellement en poste ou non, il est nécessaire de s'informer sur ses disponibilités. Demandez au candidat s'il a des discussions en cours avec son employeur actuel concernant une éventuelle réduction du préavis. Certains profils peuvent négocier une période de préavis plus courte.

Comment construire une grille d'entretien d'embauche efficace ?

Vous êtes convaincus par l'intérêt d'une grille d'évaluation ? Voici quelques conseils pour créer votre propre grille d'entretien.

Synchronisez-vous avec vos collaborateurs sur vos attentes et besoins

Avant toute chose, vous devez échanger avec vos collaborateurs (recruteurs, managers, chef d'équipe) sur les attentes liées au poste. Quelles connaissances ou capacités doivent ressortir de votre entretien ? Il s'agit ici de reprendre point par point les besoins de vos collaborateurs. Une synchronisation que vous avez déjà effectuée (normalement) lors de la rédaction de votre fiche de poste.

Structurez votre trame d'entretien d'embauche avec des catégories et sous-catégories

Votre grille d'évaluation doit suivre le même ordre que le déroulé de votre entretien. Cela peut sembler simple mais si vous ne le faites pas, vous perdrez un temps fou à jongler entre le bas et le haut de votre fiche d'entretien. Si la discussion s'oriente dans une autre direction, il n'est pas nécessaire d'être rigide pour autant. Adaptez votre discours en douceur. Ce retour pourra éventuellement vous aider à redéfinir l'ordre des éléments sur votre grille d'évaluation.

Instaurez un système de notation commun au sein du questionnaire

Les remarques et évaluations que vous attribuez aux talents rencontrés en entretien doivent être compréhensibles par vos collaborateurs. Si vous notez les candidatures de 0 (insuffisant) à 4 (excellent) mais que vos managers utilisent des étoiles de 1 à 5, vous ne pourrez pas comparer vos analyses. Le système de notation est donc libre mais doit être utilisé par tout le monde.

Adaptez votre grille d'entretien à chaque poste

Pour perdre le moins de temps possible, vous devez construire une grille d'entretien adaptée au poste en question. Il n'y a pas de fiche d'entretien unique pour tous vos recrutements. Vous devez donc accorder la structure et le contenu de votre grille en fonction du profil recherché et des questions posées. Par exemple, vous aurez sûrement plus de compétences techniques spécifiques à vérifier pour un poste de développeur Python que pour une offre de manager de compte clients.

Trouvez le bon équilibre entre les questions ouvertes et fermées

Il est nécessaire de trouver un équilibre entre les questions ouvertes et fermées pour une grille d'entretien d'embauche optimale. 

Les questions ouvertes favorisent l'expression libre du candidat, permettant de comprendre son raisonnement, ses motivations et ses idées. Elles commencent généralement par des mots interrogatifs tels que "pourquoi", "comment" ou "qu'est-ce qui".

Exemples :

• Un collaborateur vous fait une remarque sur votre rendu, comment réagissez-vous ?
• Où situeriez-vous vos connaissances de Google Analytics ?

De l'autre côté, les questions fermées sont ciblées et appellent des réponses plus précises et courtes.

Exemples :

• Êtes-vous favorable au télétravail ?
• Avez-vous le permis B ?

Soyez attentifs à la législation

Un entretien est l'occasion de découvrir la personne derrière le CV, derrière une lettre de motivation. Néanmoins, il faut toujours garder en tête le respect de la législation. Évitez toute question faisant référence à l'âge, à l'orientation sexuelle, à l'état de santé, ou à la situation familiale du candidat. Ces informations sont non pertinentes et illégales dans le cadre d'un entretien d'embauche. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié aux questions interdites en entretien d'embauche.

Réalisez des simulations d'entretien

Tester votre grille d'entretien d'embauche avant un réel entretien vous permettra d'identifier d'éventuelles lacunes ou ambiguïtés dans vos questions. Cela vous donnera l'occasion de clarifier les points d'interrogation et de vous assurer que chaque question soit compréhensible pour les recruteurs comme pour les candidats.

Modèle / exemple de grille d'entretien

Notre système de notation se base sur 34 questions. Ce document n'est qu'un exemple de trame d'entretien, à vous de le prendre en main et de le modifier selon vos besoins. Si vous êtes adepte du tutoiement durant les entretiens, alors il vous faudra reformuler les questions. 

• Pour l'utiliser sur Google Sheet : cliquez sur Fichier > Créer une copie
• Pour l'utiliser sur Excel : cliquez sur Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (XLSX)

Pourquoi miser sur un ATS pour l'évaluation de vos candidats lors des entretiens d'embauche ?

Si vous cherchez une solution plus pratique que la grille d'évaluation au format Excel ou Google Sheet, vous pouvez vous tourner vers un ATS (Applicant Tracking System).

Plus communément appelé "logiciel de gestion des recrutements" en français, un ATS est un outil conçu pour aider les entreprises à gérer leur processus de recrutement de manière plus efficace et organisée.

En amont de l'entretien, votre ATS vous permet d'établir une première évaluation de vos candidats grâce à des critères que vous avez établis avec vos collaborateurs. Ils peuvent également échanger directement avec vous sur un candidat. Cet outil rendra l'analyse des candidatures plus simple pour vous et vos collaborateurs et le choix d'embauche sera plus objectif.

Taleez est un ATS complet et collaboratif qui vous accompagne dans la gestion de tous vos recrutements, de la demande d’ouverture de poste jusqu’à son attribution. Grâce à cet outil, vous aurez une vision globale sur le profil et vos échanges avec vos talents. Faites briller votre marque employeur et soignez l'expérience candidat !

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Vous l'aurez compris, un entretien d'embauche se prépare. Vos entretiens d'embauche doivent être cadrés afin de faire perdre le moins de temps possible à vos candidats tout en collectant le plus de données. En vous servant d'une grille d'entretien, vous aurez une vraie ligne directrice pour mener vos échanges de A à Z sans rien oublier. Vous voilà paré pour vos prochains entretiens d'embauche !