Comment préserver l'expérience candidat pendant la crise du COVID-19 ?

Que vous soyez chargé de recrutement dans le secteur agroalimentaire, dans l'IT ou encore dans l'immobilier (...) la crise sanitaire liée au COVID-19 vous a forcément impacté. Vous avez dû adapter vos processus de travail et collaborer plus intensément avec votre équipe.

Mais vos recrutements ne sont pas épargnés non plus. Peut-être avez-vous dû suspendre vos offres temporairement ? Ou bien alors vous connaissez une forte hausse d'activité et avez ouvert de nouveaux postes ?

Quelle que soit votre situation, vous devez communiquer avec vos candidats et être transparent afin de proposer la meilleure expérience candidat possible. Pour vous aider à adapter votre approche et votre relation candidat, on vous a préparé quelques conseils et modèles de messages.

Vous recrutez à distance en période de confinement

Le télétravail s'est installé dans votre quotidien et a changé pas mal de vos routines. Il ne suffit pas de diffuser votre annonce et d'attendre que les candidats postulent. Dans ce contexte particulier, il est probable que la plupart pensent que les entreprises mettent leurs campagnes en pause.

En plus de la rédaction d'une offre attirante et personnalisée en fonction du poste, vous devez ajouter des mots clés pour appuyer votre situation : "Nous embauchons toujours", "recrutements ouverts", "Nous cherchons toujours de nouveaux talents chez [MonEntreprise]".

Les candidats seront attirés par ces mots clés lors de leur recherche d'emploi et voudront s'assurer en premier lieu que l'entreprise est toujours en quête de nouveaux profils. Pensez à bien préciser les conditions (salaire, horaire, modalité de télétravail...).

Pour faire savoir rapidement à vos talents que vous recrutez toujours, pourquoi ne pas le faire savoir sur vos réseaux sociaux ou sur votre site carrière, en mettant par exemple une bannière ou en postant des messages. Privilégiez autant que possible des visuels de qualité.

Si vous continuez à recruter à distance, vous aurez besoin de vous entretenir avec vos talents. Tournez-vous vers des solutions d'entretien vidéo pour être plus efficace et optimiser votre confinement.

Vous n'êtes pas concernés par ces recrutements à distance ? Ce n'est pas parce que vos offres sont en pause que vous ne devez pas informer vos candidats. Au contraire, c'est l'occasion de renforcer votre relation.

Vous avez gelé vos recrutements

La situation ne vous a pas laissé d'autres choix que de suspendre toutes vos offres tant que vous n'aviez pas une meilleure visibilité. Vous devez impérativement rassurer les candidats ayant déjà postulé en les tenant au courant de l'avancement de leur recrutement. Il faut tenir un discours transparent et honnête. Ces talents pourront alors s'organiser en fonction de la situation.

Peut-être que certains attendront le bon moment pour postuler chez vous, peut-être qu'ils iront vers une autre entreprise ? En tout cas, vous leur donnez l'opportunité de pouvoir rebondir et continuer d'avancer.

Si vos talents ont envoyé leur candidature : consultez-les et adressez à chacune un mail récapitulatif. Ce message doit refléter la situation de votre entreprise dans les grandes lignes et votre politique RH concernant ce poste. L'objectif ici est de les informer avec une approche personnalisée, les rassurer et être honnête avec eux. Peut-être pourrez-vous conserver leurs coordonnées pour une éventuelle relance.

Si certains de vos talents avez déjà passé un entretien (vidéo ou en direct), il est plus indiqué de les appeler. Cela ajoutera une touche plus personnelle et maintiendra encore plus le lien. Là aussi, faites un résumé succinct de la situation, prenez de leurs nouvelles et demandez-leur si vous pouvez conserver leurs coordonnées. Vous pourrez ainsi les recontacter une fois que la situation sera clarifiée et continuer à agrandir votre CVthèque.

Cela peut sembler déconcertant d'annoncer à vos candidats que vous n'embauchez plus pour le moment. C'est pour ça qu'il est important d'insister sur le caractère temporaire de cette mesure et que vous tiendrez chaque participant informé. Tous ces conseils peuvent être utilisés dans votre site carrière, dans vos échanges (mails ou téléphone) avec vos candidats.

Modèle de mail à envoyer si vos recrutements sont suspendus

‍Bonjour [Prénom],

Vous avez manifesté un intérêt pour le poste de..... le ..... Suite à la crise du COVID-19, nous avons décidé de suspendre temporairement nos recrutements.
Notre priorité est de protéger la santé de nos collaborateurs et de consolider nos effectifs dans cette période compliquée. Nous espérons pouvoir reprendre le cours normal de nos embauches prochainement.
Merci de votre compréhension et de votre patience. Soyez assuré que nous vous en tiendrons informé, nous avons toujours besoin de nouveaux talents !

Toute l'équipe de [MonEntreprise] vous souhaite bon courage.
Prenez soin de vous

[Signature]

Vous pouvez également profiter de ce temps de "pause" pour renforcer votre marque employeur. En disposant d'une image attrayante, vous aurez moins de mal à intéresser les candidats après cette crise sanitaire.

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Si vos processus de recrutement sont plus longs

Dans ce cas, la communication et les échanges avec vos candidats sont également cruciaux. S'ils ne sont pas au courant de vos difficultés à traiter leurs candidatures, ils pourront avoir une image négative de l'entreprise. Votre expérience candidat en pâtira également de même que votre attractivité. Pour empêcher ça, dans un premier temps, mettez à jour vos annonces de recrutement ainsi que votre site carrière. Là aussi, votre message doit être honnête et transparent sur vos processus. Ne vous attardez pas sur des détails et allez à l'essentiel avec un texte simple :

INFORMATION COVID-19 :

Conformément aux mesures de santé publique prises suite à la propagation du COVID-19, nous avons mis en place de nombreux processus de télétravail y compris pour notre équipe en ressources humaines. Il se peut que nos processus mettent plus de temps que d'habitude. Mais sachez que tous nos collaborateurs sont mobilisés à distance pour traiter au mieux vos candidatures et nos recrutements en cours.

Pour plus d'information sur nos recrutements, vous pouvez consulter notre site carrière (adresse du site carrière)

Ensuite, vous devez également avertir tous les candidats ayant déjà postulé à une offre ou qui ont passé un entretien vidéo (ou physique). Vous pouvez envoyer un mail personnalisé ou bien leur téléphoner directement. Ainsi, vous ne les laisserez pas dans le flou et ils se sentiront considérés. Autant de points qui valoriseront votre expérience candidat !

Modèle de mail pour avertir vos talents en cas de ralentissement dans vos recrutements

Objet : Votre candidature au poste de [intitulé du recrutement] chez [Mon Entreprise]

Bonjour [Prénom du candidat],

J'espère que vous allez bien et que tout se passe pour le mieux pour vous. Je souhaitais vous informer de l'avancement de votre candidature chez nous au poste de [intitulé du poste].

Notre [équipe] / [manager] /[DRH] est actuellement en train d'examiner votre candidature avec attention, mais à cause de la situation actuelle liée au COVID-19, nos processus sont ralentis. Nous faisons notre possible pour traiter votre dossier avec attention dans les meilleurs délais. Ne vous en faites pas, je reprendrai contact avec vous pour programmer un entretien vidéo dès que j'aurai tous les éléments.

Je vous remercie pour votre patience et vous souhaite bon courage !

Prenez soin de vous

(signature)

Une fois que vous avez mis en place ces messages à destination de vos candidats, vous pouvez profiter de ce moment particulier pour optimiser votre parcours de recrutement. Peut-être rencontrez-vous des difficultés à vous organiser avec vos collaborateurs à distance ? Tournez-vous vers des outils collaboratifs comme Trello, G Suite ou encore Notion.
Vous ne pouvez pas réaliser d'entretien avec vos candidats ? Optez pour un entretien vidéo pour plus de proximité avec votre candidat.

Conclusion

Cette crise sanitaire impacte toutes les entreprises d'une manière ou d'une autre et soulève beaucoup de questions de la part de vos collaborateurs mais aussi de vos candidats. Dans cette situation, plus que jamais, vous devez communiquer de manière transparente en interne mais aussi en externe.

Tout candidat doit pouvoir disposer des bonnes informations et d'un réel contact. Dans cette situation, le nom "ressources humaines" prends tout son sens !

Répondez à chacune des candidatures avec honnêteté et bienveillance. Ainsi, vous prendrez soin de préserver votre expérience candidat et par extension votre marque employeur.

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