Comment recruter quand on est en télétravail ?

Si le débat sur le télétravail divisait, en particulier dans les entreprises IT, le Covid-19 a mis tout le monde d'accord : confinement pour tout le monde et travail à la maison pour ceux dont le métier le permet. Un défi de taille pour les entreprises qui n'avaient jamais envisagé ce fonctionnement.

Parlons du recrutement. Je me doute bien qu'il ne s'agit pas là d'un sujet prioritaire pour les entreprises en ce moment et que la plupart d'entre vous ont d'autres chats à fouetter. Mais à un moment, il faudra bien s'y remettre. D'ailleurs, vous êtes peut-être même dans l'un des cas suivants :

• Votre entreprise n'est pas trop touchée par la crise et/ou souhaite à ce jour poursuivre ses projets de recrutement aussi normalement que possible.
• Vous avez des recrutements en cours avec des candidats et la priorité est de les rassurer.
• Vous souhaitez profiter de cette période plus "calme" pour réfléchir à votre stratégie de recrutement et à votre fonctionnement en équipe.

Comment s'organiser au quotidien avec ses collègues ? Comment mener un entretien alors que vous n'avez pas le droit de sortir de chez vous ? Comment permettre à toute l'équipe d'accéder aux informations essentielles ? Comment maintenir un lien entre vous alors que vous n'allez plus pouvoir vous retrouver à la machine à café ?

Si vous avez un abonnement à Taleez, vous le savez : nous avons les ressources pour répondre à une partie de ces questions, mais pas à toutes. Par contre, nous avons cumulé nos expériences et connaissances afin de vous les partager, en espérant que ça puisse vous aider.

Communiquez avec les membres de votre équipe

C'est l'une des difficultés majeures du travail à distance. Lorsque les collaborateurs ne sont pas dans le même bureau, il n'est plus possible de les solliciter pour leur demander une information, improviser une réunion, leur proposer un café, leur raconter une blague pourrie ou cacher leur paquet de gâteaux.

Pourtant, ces interactions font partie de la vie d'une entreprise et sans elles, les journées peuvent paraître un peu vides.

Pas de panique : internet étant un outil formidable (et pas (encore) contaminé par le coronavirus), des outils existent pour simplifier vos échanges avec vos collègues.

Maintenir un lien et une cohésion

C'est le plus important. Chez Taleez, nous avons décrété que nous allions faire des pauses café ensemble (au moins une fois par jour avant d'entamer la journée). L'idée, c'est de maintenir un lien social et d'échanger en dehors du cadre formel et pas communiquer uniquement pour gérer un dossier.

Et croyez-moi, ça fait super plaisir de voir la tête de l'équipe, de leur parler, d'échanger les dernières nouvelles. Même si, je le confesse, la première fois que j'ai bu mon café en visioconférence, j'étais un peu mal à l'aise et j'avais l'impression que mes ancêtres me regardaient d'un air navré en se demandant où ils avaient merdé.

Le tout, c'est d'oublier les conventions sociales habituelles et d'essayer de ne pas trop se juger. Après tout, il ne s'agit pas d'une période habituelle.

Les outils de vidéo conférence pour garder le lien :

• Google Meet (gratuit jusqu'à 100 participants à la réunion. Pour les clients de G Suite, accès à l'offre avancée sans frais supplémentaires jusqu'au 1er juillet 2020)
• Zoom (gratuit jusqu'à 100 participants à la réunion)
• Whereby (gratuit jusqu'à 4 participants à la réunion)
• Skype (jusqu'à 50 participants à la réunion)

‍

Les usages :

• Prendre un café en groupe
• Organiser une séance de sport
• Se dire bonne soirée
• Faire une réunion

Travailler plus efficacement

Pour maintenir une certaine efficacité dans votre travail, vous allez avoir besoin de communiquer à une ou plusieurs personnes à la fois, par écrit. Pourquoi ? Pour permettre à vos collaborateurs de vous répondre en différé et pour garder des traces de ce qui a été dit.

Oubliez les échanges de mail, vous allez devenir fou/folle et votre boîte de réception va saturer. D'ailleurs mon conseil : réservez le mail pour des communications plus procédurières (demande spécifique, communication avec une autre entreprise,...)

Adoptez plutôt Slack (en version gratuite, le nombre de messages est limité à 10 000 et slack efface les messages les plus anciens)

Chez Taleez, c'est notre outil de communication écrite principal (même quand on est tous au bureau). Il permet d'organiser les discussions autour de sujets bien précis en créant des chaînes. Nous avons des chaînes pour différents sujets. Vous pourriez faire pareil avec des chaînes pour :

• #strategie pour discuter d'idées liées à votre stratégie de recrutement
• #sourcing pour partager des profils intéressants avec l'équipe
• #validation-nouveau-recrutement pour soumettre les demandes de recrutement

Vous pouvez même ouvrir des chaînes pour des sujets plus légers. Nous avons une chaîne pour parler de tout et n'importe quoi (partager une image drôle ou un bon plan par exemple).

Si vous avez besoin de parler pour perdre moins de temps, renseignez-vous sur Discord. À l'origine il s'agit d'une application pour les adeptes de jeux vidéos en ligne. Mais l'outil est également très pratique pour discuter simplement avec ses collègues. Et en plus, c'est gratuit.

Organisez-vous avec des outils collaboratifs

Vous avez peut-être l'habitude de parler pour décider de qui fait quoi, mais à distance il va devenir difficile de garder un oeil sur les tâches de chacun. De plus, il va falloir que tout le monde ait accès à toutes les informations nécessaires pour avancer. Voici des outils pour collaborer efficacement

Répartir le travail

Vous savez le grand tableau avec les différentes tâches à effectuer écrites au feutre ou gribouillées sur un post-it ? Nous avons exactement l'outil qu'il vous faut pour le reproduire.

Je vous parle de Trello. Il y en a d'autres, mais Trello est un outil de gestion de projet collaboratif qui simplifie énormément le travail à distance.

Vous créez un espace de travail et vous pouvez y ajouter autant de "boards" que vous voulez. Dans ces "boards" vous pouvez créer des "cards" et les attribuer à vos collaborateurs, y créer des to-do lists et même y faire des commentaires.

Trello est gratuit, simple d'utilisation et plutôt intuitif. Pour échanger autour d'une tâche ou d'un projet c'est l'idéal.

Ils ont même écrit un article pour vous donner des astuces pour travailler de la maison (en anglais).

Partager l'information

Sur des projets qui demandent de la rédaction, d'intervenir sur des données, etc, voici trois outils (dont un que vous connaissez peut-être très bien 😉).

G Suite

Éditée par Google, la G Suite est une suite bureautique en ligne grâce à laquelle vous pouvez créer des documents partagés. Vos collaborateurs et vous pouvez intervenir simultanément sur ces documents, ce qui permet à chacun d'être indépendant et d'avoir la version la plus à jour à n'importe quel moment.

Vous pouvez stocker vos documents dans un espace de stockage (Google Drive) et les télécharger quand ils sont terminés. Pratique pour beaucoup de sujets, comme les chiffres de la semaine (Google Sheet), la rédaction d'une offre d'emploi ou un compte-rendu d'entretien (Google Docs).

Notion

Il s'agit d'un outil à l'aspect minimaliste qui permet de créer des pages de différents types (texte, tableaux, to-do listes,...). Il peut être un peu déroutant à appréhender mais on s'habitue assez vite. L'avantage par rapport à la Google Suite, c'est que la navigation entre les différents documents est bien plus simple (une barre latérale sur la gauche, comme pour naviguer dans vos fichiers d'ordinateur).

Chez Taleez, c'est notre principal outil de travail. Il nous sert par exemple pour consigner les processus de l'entreprise, rédiger nos articles de blog, développer notre base de connaissance, et même pour piloter le calendrier de publication du blog.

Taleez

Pour tout ce qui est gestion de vos recrutements à proprement parler, un petit rappel de ce que Taleez vous permet de faire en collaboration :

• Les données sont centralisées, donc dès-lors que vous avez un compte dans l'espace entreprise, vous pouvez accéder aux informations qui y sont stockées (recrutements, candidatures, site carrière, statistiques,...)
• Vous pouvez émettre des commentaires ou une évaluation sur les fiches candidats. Vos collaborateurs sauront en consultant la fiche ce qui s'est dit sur un candidat et si des dispositions particulières sont à prendre.

• Vous pouvez créer et attribuer des tâches et des évènements (à vous ou à vos collaborateurs)

Communiquez avec vos candidats

L'une des choses que Taleez ne vous permet pas (encore) de faire, c'est d'organiser des entretiens à distance avec vos candidats. Vous avez tout de même plusieurs solutions pour cela :

Entretiens en direct

Si vous souhaitez parler à vos candidats en direct, vous pouvez utiliser les outils de visio-conférence dont je parlais tout à l'heure : Google Meet, Zoom, Whereby ou même Skype fonctionnent très bien pour de la conversation à distance.

Entretiens en différé

Il existe également des outils faits pour permettre à vos candidats de s'enregistrer en train de répondre à des questions que vous leur avez préalablement posées. Même si le côté spontané est gommé, cela peut convenir si, par exemple, vous souhaitez préqualifier vos candidats sans perdre de temps.

Les outils :

• Visiotalent (propose également l'entretien vidéo en live)
• EasyRecrue (propose également l'entretien vidéo en live)
• Interviewapp

Projets de recrutement en stand-by, je fais quoi ?

Évidemment, si vos projets de recrutement sont immobilisés le temps de la crise, ces outils d'entretien vidéo ne vous servent pas à grand chose dans l'immédiat. Voici quelques pistes pour occuper vos journées.

Repenser sa stratégie de recrutement

C'est peut-être le bon moment pour analyser votre stratégie de recrutement afin d'identifier les points forts et les points faibles qu'elle comporte.

Posez-vous ces questions :

• Pourquoi n'ai-je pas de candidatures ?
• Pourquoi est-ce que les candidats postulent mais finissent souvent par aller dans une autre entreprise ?
• Est-ce que la manière dont je les traite correspond à la manière dont j'aimerais être traitée si j'étais un•e candidat•e ?
• Est-ce que mon site carrière donne envie de postuler ?

N'hésitez pas à repenser votre manière de fonctionner, la situation actuelle va peut-être mettre en évidence des dysfonctionnements que vous ne soupçonniez même pas, comme par exemple la nécessité pour chaque collaborateur impliqué dans un recrutement d'accéder facilement aux informations d'un candidat.

Le sourcing pour anticiper les besoins de l'entreprise

Vous avez peut-être arrêté de publier des offres d'emploi, mais ça ne veut pas dire que vous devez arrêter de vous intéresser aux profils que vous pourriez recruter. C'est un bon moment pour instaurer une stratégie de sourcing.

Organisez votre CVthèque, étudiez les candidatures qui vous parviennent, allez sur LinkedIn, et mettez les bons profils de côté pour le moment où votre entreprise aura de nouveau besoin de recruter.

Nos astuces pour être un super télétravailleur

Le télétravail, ce n'est pas simplement des outils. C'est aussi et surtout quelques bonnes pratiques à mettre en place pour rester motivé•e et ne pas déprimer dans son coin.

Instaurer une routine

Ça peut paraître bête, mais si vous restez toute la journée en pyjama, pas lavé•e ni coiffé•e, vous allez vite avoir le regard vitreux, vous demander "à quoi bon la vie..." et avoir Simon&Garfunkel qui passe en boucle dans votre tête.

Pour garder le moral, levez-vous tous les jours à la même heure, et faites les choses que vous feriez si vous deviez aller au bureau. Vous pouvez même profiter du temps de trajet que vous n'avez plus pour faire autre chose. Yoga, méditation, lecture, jouer avec vos enfants, boxe thaï (pas sur vos enfants svp), trampoline (pas si vous habitez au-dessus de chez moi svp)... bref, ce qui vous fait plaisir.

Ça aide d'avoir un rendez-vous à heure fixe avec vos collègues pour vous forcer à vous lever (d'où le cyber-café 😬 qu'on fait à 9h chez Taleez) !

Se créer un espace de travail

Dans la mesure de la place que vous avez chez vous, il est important de séparer votre espace personnel de votre espace professionnel. Le piège, c'est de laisser votre vie professionnelle manger tous vos espaces personnels et inversement. L'absence d'une véritable coupure peut être compliquée à gérer psychologiquement.

Si vous le pouvez, aménagez-vous un coin dédié à votre travail et réservez votre canapé et votre lit à vos moments de détente. Le mieux, c'est si vous pouvez fermer votre bureau une fois votre journée de travail terminée.

Point management

Le télétravail peut être compliqué à instaurer, surtout si personne n'en a jamais fait avant dans votre équipe.

La première chose à faire est d'être clair sur les processus (même s'ils se construisent au fur et à mesure) et de bien expliquer à votre équipe ce que vous attendez d'elle.

De votre côté, il va falloir apprendre à lâcher du lest. Vous ne pourrez pas tout contrôler comme au bureau. Il va falloir que vous laissiez de l'autonomie à vos collaborateurs et que vous gardiez votre sang froid s'il y a des ratés au début. C'est normal, ils sont comme vous, ils apprennent.

Avec les bons outils et suffisamment de communication, vous finirez par trouver la bonne manière de fonctionner ensemble.

Cette période de confinement bouleverse pas mal de nos habitudes, mais il faut garder à l'esprit que tout le monde est dans la même situation. Plutôt que d'angoisser en pensant au retard pris sur les dossiers, c'est le bon moment pour prendre du recul et faire le point sur les méthodes de travail et stratégies adoptées jusqu'ici.

Sont-elles efficaces ? Sont-elles nécessaires ? Donnent-elles de l'élan à vos activités ou, au contraire, les alourdissent-elles ? Même si vous n'êtes pas dans une période de recrutement à proprement parler, vous pouvez toujours en profiter pour repenser vos pratiques et anticiper les besoins futurs de l'entreprise.

Je vous le garantis, vous serez au top lorsque la situation se dégagera.

Au nom de toute l'équipe Taleez, bon courage, et prenez soin de vous !