Rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche efficace : conseils & modèle

Quelle journée avez-vous passée !

Vous venez d’enchaîner 5 entretiens d’embauche et votre journée est encore bien loin d’être terminée. Sur les 5 candidats que vous avez reçus, 4 étaient parfaitement dans la cible grâce notamment à l’excellent travail de sourcing réalisé en amont.

Mais alors, quelle candidature retenir, comment départager les 4 derniers candidats de façon la plus objective et se rassurer ainsi lorsque l’heure du choix final aura sonné ?

Pas de panique, le compte rendu d’entretien que vous aurez rédigé va vous faciliter grandement la tâche en vous permettant une juste comparaison des candidatures.

En outre, cet outil vous servira de support récapitulatif afin de fluidifier la transmission et la communication des informations auprès de toutes les parties prenantes impliquées dans le process de ce recrutement.

Qu'est-ce qu'un compte rendu d’entretien d’embauche ?

Le compte rendu d’entretien est un document synthétique et structuré retraçant le déroulement de votre entretien.

Cette retranscription écrite permet de disposer et de partager une vision d’ensemble vis-à-vis d’une candidature.

Compétences professionnelles, savoir-être et motivations du candidat pour le poste sont les éléments principaux qui devront ressortir à la lecture de ce document.

Prérequis

La rédaction d’un compte rendu s’inscrit dans un processus global de gestion de vos entretiens d’embauche.

Afin de vous prémunir vis-à-vis d’une éventuelle inégalité de traitement dans l’examen des différentes candidatures, celui-ci doit inclure nécessairement :

Le suivi d’un guide ou déroulé identique pour chacun de vos entretiens d’embauche.
L’utilisation d’une grille d’évaluation incluant un barème de notation selon les critères définis et les attendus du poste.

Pourquoi utiliser le compte rendu d’entretien d’embauche ?

Ce document présente énormément d’intérêts. De façon globale, il vous fera gagner un temps précieux. Il vous permettra également de faciliter et d'expliciter objectivement votre position par rapport aux différentes candidatures.

Mais plus concrètement encore, le compte rendu présente 3 avantages principaux :

Faire la synthèse de chaque candidature

Le compte rendu d’entretien d’embauche vous permet en premier lieu de disposer d’un résumé synthétique de chaque candidature.

In fine, il doit vous permettre de juger facilement l’adéquation entre une candidature et le poste à pourvoir. Ainsi, les informations obtenues devront porter principalement sur les points suivants :

Compétences professionnelles (savoir-faire).
Compétences personnelles (savoir-être).
Motivations pour le poste.
Axes d’améliorations et réserves éventuelles.

Comparer facilement les candidatures

Il est parfois difficile d’avoir un avis tranché sur telle ou telle candidature. Le fait de pouvoir les comparer les unes aux autres, en vous appuyant sur votre compte rendu, vous aidera à établir votre propre ranking, procéder objectivement à des éliminations et surtout identifier ainsi plus facilement le candidat idoine.

Faciliter les échanges

Bien souvent, un candidat, avant de décrocher le Graal et signer son contrat de travail, aura été amené à rencontrer différents interlocuteurs au sein de l’entreprise. Dans ce contexte, le compte rendu d’entretien facilite grandement les échanges d’informations, particulièrement entre les différents acteurs impliqués dans le recrutement et surtout vis-à-vis de la personne décisionnaire au final, le manager N+1 dans la plupart des cas.

Comment faire une synthèse d'un entretien d'embauche ?

Dans un premier temps, intéressons-nous aux bonnes pratiques, trucs et astuces, à utiliser, avant d’aborder plus en détail le contenu même du document et les rubriques qui devront absolument être présentes.

Prenez de notes... Obligatoire

Attention, voici un détail à ne surtout pas négliger, car il revêt toute son importance. En effet, ne pas prendre de notes lors de votre entretien rendra la rédaction du compte rendu quasiment impossible.

Donc n’oubliez ni cahier ni stylo pour ce rendez-vous et évitez ainsi tout risque d’omission ou même de confusion entre les différents candidats, ça arrive bien plus souvent que l’on le croit !

Bien évidemment, l’entretien ne doit pas pour autant se résumer à un long monologue du candidat pendant que vous avez les yeux rivés sur votre feuille et êtes absorbés par votre prise de notes.

En l’occurrence, vos notes se veulent synthétiques, favorisées par l’utilisation astucieuse de mots-clés génériques plutôt que de longues phrases. N’hésitez pas non plus à noter des expressions particulières utilisées par le candidat et qui vous aurez marqué ou interpellé.

En mode observation...

Au-delà des échanges et du jeu des « questions/réponses » propres à tout entretien d’embauche, votre rôle consiste également à vous mettre dans la peau du parfait observateur.

Soyez donc le spectateur attentif de votre candidat, la rédaction de votre compte rendu n’en sera que plus facilitée, plus véridique et plus factuelle.

Relevez et notez tous les points qui vous aideront à vous faire un avis concret sur la réelle personnalité et le comportement du candidat en situation.

Exemples :

Le candidat affiche-t-il un certain stress, est-il facilement déstabilisé ou au contraire, est-il sûr de lui, avenant ou posé ?
Le candidat maîtrise-t-il parfaitement son expression orale ou au contraire utilise-t-il un vocabulaire insuffisamment adapté aux contraintes exigées par le poste ?
La présentation générale du candidat est-elle en accord avec la culture et les usages dans mon entreprise ?

Rédigez votre compte rendu d’entretien à chaud

Votre entretien vient de se terminer, vous avez raccompagné votre candidat à la sortie de l’entreprise... Mais détrompez-vous, votre job n’est pas encore terminé pour aujourd’hui !

Il est temps de vous plonger dans vos notes et de vous lancer dans la rédaction de votre compte rendu d’entretien d’embauche.

Rédigé à chaud (important !), celui-ci doit absolument se focaliser sur 4 aspects propres à chaque candidature afin de faciliter leur analyse et surtout faire en sorte d’être en position de déceler la fameuse « perle rare ».

Le contenu du compte rendu d'entretien

1. Points forts Vs points faibles

Votre compte rendu d’entretien d’embauche doit faire apparaître de façon synthétique les points forts et les points faibles de chaque candidature. Aidez-vous pour cela de la fiche de poste, préparée en amont du recrutement, qui constitue en quelque sorte l’élément cible en matière de vos besoins et attendus.

Le but du jeu consiste donc à identifier quels sont les points du candidat conformes ou non avec vos attentes vis-à-vis du poste à pourvoir. Cette analyse doit se concentrer sur les compétences professionnelles (savoir-faire), les compétences comportementales (savoir-être) ainsi que les diverses expériences professionnelles ou formations du candidat.

2. Motivation du candidat

On poursuit avec l’analyse des motivations du candidat pour le poste. S’il y a bien un élément clé dans le recrutement d’un nouveau collaborateur, c’est bien la motivation qui est celle d’un candidat se déclarant prêt à rejoindre votre entreprise.

En effet, sa motivation et sa volonté d’être impliqué dans votre projet peuvent tout à fait compenser les écarts éventuels qui auraient pu être constatés lors de l’analyse de ses points forts/faibles évoqués plus avant.

Un candidat qui aura su démontrer lors de son entretien sa réelle motivation et vous aura convaincu quant à son engagement futur aura finalement plus de chances de parfaitement s’intégrer dans votre organisation.

Votre compte rendu devra donc mettre en évidence les raisons pour lesquelles le candidat a postulé et la valeur ajoutée que sa candidature pourrait représenter pour votre société.

3. Remarques & Commentaires

Plus ouverte et plus libre que les autres, cette section rassemble les différents points qui n’auraient pas été retranscrits dans les rubriques précédentes, mais qui ont pour autant attiré votre attention. Ces commentaires peuvent être positifs ou négatifs et pourront s’avérer déterminants dans la validation finale du dossier de candidature.

Exemples :

Le candidat n’est pas prêt à déménager.
Le candidat dispose d’un important réseau de décideurs dans votre secteur.
En plus de l’anglais qu’il pratique couramment (savoir-faire requis par le poste), le candidat est bilingue en espagnol.

4. Votre avis

C’est bien beau tout ça, mais à moment donné, il faut conclure ! Et conclure, c’est surtout se positionner... En effet, un compte rendu qui se conclurait sans votre avis n’aurait finalement pas rempli la totalité de ses objectifs.

En l’occurrence, votre seule problématique à ce stade consiste finalement à répondre de manière claire et tranchée à une seule question : Le candidat correspond-il, oui ou non, au poste qui est à pourvoir ?

Des règles à respecter et des agissements à proscrire

Loin de moi l’idée de plomber l’ambiance, mais en dernier lieu, gardez bien à l’esprit que l'article L1132-1 du Code du travail rend la discrimination à l'embauche parfaitement illégale.

Ainsi, si la preuve est apportée, l'employeur personne physique ayant commis des actes de discrimination à l'embauche est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 45 000 euros et 3 ans de prison. Cette sanction peut être multipliée par 5 (225 000 euros !) pour une personne morale.

Un compte rendu d’entretien d’embauche pouvant faire l’objet d’une réquisition judiciaire dans le cadre d’une saisine d’un candidat qui se serait estimé lésé lors de son entretien, il est donc primordial et de votre responsabilité de bannir du document toute phrase, mention ou expression pouvant être interprétée comme discriminatoire au regard de la loi.

Pour conclure, je vous souhaite le meilleur pour vos prochaines campagnes de recrutements, que vos futurs comptes rendus d’entretiens d’embauche soient des plus pertinents, en espérant par cet article avoir modestement contribué à leur réussite.