Rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche efficace : conseils & modèle

Votre entretien d'embauche vient de se terminer ? Il est temps de reprendre vos notes et de rédiger votre compte-rendu. Mais savez-vous comment créer un document qui reflète précisément les compétences et la motivation du candidat ? Avez-vous pensé à l'influence qu'il peut avoir sur vos choix de recrutement ? Je vous propose de faire le point sur les bonnes pratiques et les pièges à éviter afin de faire de ce document, un véritable atout dans vos recrutements.

Un compte-rendu d’entretien d’embauche, c'est quoi exactement ?

Un compte-rendu d'entretien est un document structuré et synthétique qui relate le déroulement de votre échange avec un candidat. Il est recommandé d'en rédiger un après chaque entretien. Ce document permet de synthétiser l’évaluation des compétences et les échanges pendant l’entretien. Il sert aussi à fluidifier la transmission et la communication des informations auprès de toutes les parties prenantes impliquées dans le process de ce recrutement.

Pourquoi faire un compte-rendu d’entretien d’embauche ?

Faire un compte-rendu d'entretien d'embauche présente de nombreux avantages qui contribuent à l'efficacité de votre processus de recrutement. 

Disposer d'une base objective et éviter les biais

Le compte-rendu permet de documenter les compétences, expériences, et qualifications du candidat, ce qui vous permet d'avoir une base concrète sur laquelle appuyer votre décision et ainsi limiter les biais en recrutement. Votre objectif reste de recruter le bon collaborateur ! Plutôt que de se fier uniquement à des impressions subjectives et à l’infaillibilité de sa mémoire, le compte-rendu est une synthèse structurée. Un compte-rendu écrit à chaud - juste après l'entretien - garantit une trace fidèle des échanges et des informations relevées.

Comparer facilement et équitablement les candidatures 

Il est parfois difficile d’avoir un avis tranché sur telle ou telle candidature. Le fait de pouvoir les comparer les unes aux autres, en vous appuyant sur votre compte-rendu, vous aidera à établir votre propre ranking, à procéder objectivement à des éliminations et surtout à identifier ainsi plus facilement celle qui correspond aux critères.

Servir pour la suite du recrutement

Un compte-rendu peut servir de référence pour les étapes futures. Par exemple, en cas de second entretien, de besoin de validation supplémentaire ou même pour d’éventuelles opportunités futures. Si le candidat n’est pas retenu immédiatement mais est envisagé pour d’autres postes à l’avenir, le compte-rendu permettra de garder une trace des entretiens passés.

Faciliter les échanges

Avant de signer son contrat de travail, un candidat aura souvent été amené à rencontrer différents interlocuteurs au sein de l’entreprise. Et pour cause : les entreprises optent de plus en plus pour le recrutement collaboratif afin d'affiner leurs décisions d'embauche. Le compte-rendu d’entretien facilite grandement les échanges d’informations, particulièrement entre les différents acteurs impliqués dans le recrutement.

Que doit contenir un compte-rendu d'entretien d'embauche ?

1. Les informations de base

En disposant d'un résumé des informations clés, vous évitez de devoir chercher des données éparpillées dans divers documents.

Voici les informations utiles :

• Nom du candidat ;
• Poste concerné ;
• Date et lieu de l'entretien ;
• Noms des personnes ayant mené l'entretien.

Ces informations de base assurent une traçabilité et facilitent la gestion des candidatures, surtout lorsque plusieurs entretiens sont réalisés pour différents postes.

2. Les points forts vs points faibles des candidatures

Votre compte-rendu d’entretien d’embauche doit faire apparaître de façon synthétique quels sont les points du candidat conformes ou non avec vos attentes vis-à-vis du poste à pourvoir. 

Cette analyse doit se concentrer sur :

• ses compétences techniques (hard skills) ;
• ses compétences comportementales (soft skills) ;
• ses expériences professionnelles ;
• sa formation (pour certains postes).

Aidez-vous pour cela de la fiche de poste, préparée en amont du recrutement, qui constitue en quelque sorte l’élément cible en matière de vos besoins et attendus.

3. La motivation du candidat

On poursuit avec l’analyse des motivations et des attentes du candidat pour le poste.

Voici quelques pistes :

• Le candidat a-t-il bien compris ses missions et ses responsabilités ? 
• Pourquoi ce poste l’intéresse-t-il ?
• Le poste correspond-il à ses aspirations à long terme ? Est-il en phase avec ses objectifs de carrière ?
• Quel est l’environnement de travail recherché par le candidat ? Est-ce qu’il correspond à celui de l’entreprise ?
• L’organisation du travail est-elle conforme à ses attentes ?

Assurez-vous de valider ces différents points avec le candidat durant l’entretien.

4. Vos remarques et éventuelles réserves

Plus ouverte et plus libre que les autres, cette section rassemble les différents points qui n’auraient pas été retranscrits dans les rubriques précédentes, mais qui ont pour autant attiré votre attention. Ces commentaires peuvent être positifs ou négatifs et pourront s’avérer déterminants dans la validation finale du dossier de candidature. 

Voici quelques exemples :

• Le candidat veut absolument avoir au moins 2 jours en télétravail.
  
  
• Le candidat a des prétentions salariales supérieures à la fourchette donnée dans l’annonce.
  
  
• Le candidat est bilingue en espagnol, en plus de l’anglais qu’il pratique couramment (savoir-faire requis pour le poste).

5. Votre avis général suite à l'entretien

Un compte-rendu qui se conclurait sans votre avis n’aurait finalement pas rempli la totalité de ses objectifs. En l’occurrence, votre seule problématique à ce stade consiste finalement à répondre de manière claire et tranchée à une seule question : Le candidat correspond-il, selon vous, au poste qui est à pourvoir ?

Comment rédiger efficacement un compte-rendu après un entretien ?

Pour rédiger efficacement un compte-rendu d'entretien d'embauche en tant que recruteur ou employeur, plusieurs éléments doivent être pris en compte.

Voici quelques conseils : 

1. Prenez des notes tout au long de l'entretien : l'absence de prise de notes rendra la rédaction du compte-rendu quasiment impossible.
2. Utilisez un déroulé identique afin de structurer vos entretiens d’embauche ainsi qu'une grille d’évaluation selon les attendus du poste.
3. Utilisez un style concis et clair pour faciliter la lecture et l'analyse ultérieure : vos notes se veulent synthétiques, favorisées par l’utilisation astucieuse de mots-clés génériques plutôt que de longues phrases. 
4. Rédigez le compte-rendu à chaud, juste après l'entretien, pour ne pas oublier de détails importants.
5. Soyez objectif et factuel dans vos observations : vous devez éviter les jugements de valeur et vous prémunir vis-à-vis d’une éventuelle inégalité de traitement dans l’examen des différentes candidatures.
6. Incluez des exemples concrets ou des citations du candidat pour illustrer vos observations.

En suivant ces recommandations, vous produirez un compte-rendu d'entretien efficace qui facilitera la prise de décision et la communication avec les autres parties prenantes du processus de recrutement.

Que faut-il éviter en tant qu'employeur/recruteur ?

Loin de moi l’idée de plomber l’ambiance, mais en dernier lieu, gardez bien à l’esprit que l'article L1132-1 du Code du travail rend la discrimination à l'embauche parfaitement illégale.

Si un candidat estime avoir été discriminé lors de son entretien, le compte-rendu d’entretien d’embauche pourra faire l’objet d’une réquisition judiciaire. 

Il est donc de votre responsabilité de bannir du document toute phrase, mention ou expression pouvant être interprétée comme discriminatoire au regard de la loi. Cela peut concerner : son âge, son sexe, son origine ethnique, son orientation sexuelle ou encore sa religion.

Si la preuve est apportée, l'employeur (personne physique) ayant commis des actes de discrimination à l'embauche est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 45 000 € et 3 ans de prison. Cette sanction peut être multipliée par 5 (soit 225 000 €) pour une personne morale.

Notre modèle téléchargeable de compte-rendu d'entretien d'embauche

À vous de jouer maintenant avec notre template de compte-rendu téléchargeable !

En quoi l’IA peut-elle vous aider dans votre compte rendu d’entretien ?

L'intelligence artificielle change complètement la façon dont nous gérons les recrutements, y compris la prise de notes pendant les entretiens. Avec des outils basés sur l'IA, remplir un compte rendu d'entretien devient plus simple, précis, et rapide.

Ces technologies peuvent aider les recruteurs en capturant les informations importantes pendant un entretien, en transcrivant automatiquement les discussions, et en créant des résumés. Avec l'IA, les recruteurs peuvent se concentrer sur l'échange avec le candidat sans avoir à tout noter, ce qui réduit le risque de manquer des détails importants.

Par exemple, certains outils d'IA peuvent retranscrire les réponses des candidats et suggérer les points importants à inclure dans le compte rendu, tout en donnant une vue d'ensemble des compétences et comportements observés. Ainsi, les recruteurs ont des rapports d'entretien plus détaillés et plus faciles à comprendre, ce qui les aide à prendre de meilleures décisions.

En utilisant un ATS (logiciel de gestion des recrutements) qui intègre l'IA, vous pouvez automatiser une grande partie de la création des comptes rendus, tout en gardant toutes les données centralisées et faciles à consulter. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer l'efficacité et l'équité des évaluations.

Pourquoi utiliser un ATS pour évaluer vos candidats lors des entretiens d'embauche ?

Si vous cherchez une alternative plus pratique que la grille d'évaluation sous Excel ou Google Sheet, un ATS (Applicant Tracking System) pourrait être la solution idéale.

Un ATS, aussi appelé "logiciel de gestion des recrutements", est un outil conçu pour simplifier et structurer le processus de recrutement. Avant même l'entretien, un ATS vous permet de réaliser une première évaluation des candidats à l'aide de critères définis avec vos collaborateurs, qui peuvent également partager leurs retours sur chaque profil en temps réel. Cet outil vous aide ainsi à analyser les candidatures de manière plus fluide et collaborative, tout en garantissant une prise de décision plus objective.

Taleez est un ATS complet et collaboratif qui vous accompagne à chaque étape de vos recrutements, de l'ouverture du poste à son attribution. Grâce à Taleez, vous bénéficiez d'une vision globale sur chaque candidat et sur les échanges que vous avez eus avec eux. Valorisez votre marque employeur et offrez une expérience candidat optimale !

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Pour conclure, je vous souhaite le meilleur pour vos prochaines campagnes de recrutement ! Que vos futurs comptes rendus d’entretiens d’embauche soient des plus pertinents, en espérant par cet article avoir modestement contribué à leur réussite.