Comment faire une fiche de poste ? Modèles et exemples

Votre entreprise se développe et vous recrutez un responsable commercial. Cela fait plusieurs jours que vous réfléchissez à son intégration dans l'entreprise et à comment avoir une bonne visibilité sur le poste et ses missions :

Comment ce poste s'imbriquera-t-il dans l'organisation actuelle de l'entreprise ?
Quelles sont les différentes missions associées (et assignée à cette personne) ? Comment évaluer leur succès ?
Quelles seront les limites de son champ d'action ?
Quelles seront les évolutions de carrière possibles ?

Autant de questions qu'il est important de se poser avant d'accueillir un nouveau collaborateur, car recruter quelqu'un pour répondre à un besoin flou ou mal défini comporte des risques. En effet, votre nouvelle recrue sentira rapidement que vous ne savez pas précisément quel rôle lui attribuer et aura du mal à trouver sa place, ce qui aura des conséquences sur son expérience collaborateur.

C'est exactement la raison pour laquelle vous devriez prendre le temps d'élaborer une fiche de poste.

Dans cet article, nous vous donnons nos conseils ainsi qu'un exemple de fiche de poste pour vous faire gagner du temps.

Qu'est-ce qu'une fiche de poste et à quoi ça sert ?

Il s'agit d'un document interne à l'entreprise qui sert à définir les aspects essentiels d'une situation professionnelle. Une fois établie, elle est d'une grande aide pour rédiger l'offre d'emploi. Elle est également un bon support pour les entretiens annuels d'évaluation.

Généralement, elle comprend les informations suivantes :

Informations liées au poste et à sa place au sein de l'entreprise

Cette section sert à donner des indications générales sur le poste et sur son imbrication dans l'organisation générale de l'entreprise. Vous pouvez y retrouver des informations comme l'intitulé de poste, l'équipe/la structure de rattachement, le niveau hiérarchique, le statut du titulaire ou encore l'identité du supérieur hiérarchique direct. Si vous en avez un, vous pouvez également insérer un organigramme de votre entreprise.

Informations liées aux missions et activités associées au poste et au mode d'évaluation

La fiche de poste doit comprendre une section dans laquelle vous détaillez toutes les missions qui incomberont au titulaire de ce poste. Vous pourrez préciser les différentes activités en lien avec ces missions et les résultats que vous attendez. Après tout, si vous ouvrez un poste, c'est pour rendre votre entreprise plus performante. Il faut réfléchir en amont à la manière de le mesurer.

Informations liées aux qualifications et compétences attendues

Un poste requiert certaines compétences et certaines qualifications. Si vous le jugez utile, vous pouvez les lister dans votre descriptif de poste pour plus de clarté.

Informations liées aux responsabilités et aux relations de travail directes

Qui sera en contact direct avec le titulaire du poste ? Devra-t-il gérer un budget ? Des équipes ? Quelles seront ses responsabilités ? Vous posez ces questions et les ajouter à votre fiche de poste vous permettra d'avoir une idée précise de la situation. De plus, cela vous aidera à rédiger une offre d'emploi claire et complète.

Informations liées aux détails logistiques

Dans votre fiche, vous pouvez également ajouter des informations liées aux conditions d'embauche du titulaire (rémunération, type de contrat, congés,...). Veillez à faire figurer les contraintes possibles auxquelles il sera confronté, comme des horaires particuliers, des déplacements fréquents, etc. C'est le bon moment pour vous demander quelles évolutions sont possibles ou encore quelles formations pourraient être proposées.

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Gardez bien à l'esprit que la fiche de poste n'est pas un document obligatoire. Chaque entreprise est libre de faire figurer les informations qu'elle juge importantes dans le document. In fine, il faut la considérer comme une occasion de réfléchir à des aspects du poste qu'on n’aurait pas forcément pris en considération au moment où l'on s'est dit "tiens ! Il faut qu'on vende plus. Il nous faut un nouveau poste de responsable commercial !".

Comment faire une fiche de poste ?

La fiche de poste étant un document de communication interne, sa forme n'a pas à être particulièrement travaillée ou stylisée. En revanche, elle doit être claire et harmonisée afin que chaque collaborateur ayant besoin de s'en servir retrouve les informations facilement.

Si vous souhaitez faire votre propre fiche de poste, voici quelques conseils :

Privilégiez un format de document standardisé dans votre entreprise ; tout le monde doit pouvoir l'ouvrir facilement. Par exemple, si vous utilisez la suite Microsoft au travail, utilisez ce format.
Concevez (ou téléchargez) un modèle vierge et gardez le même pour toutes vos fiches de poste afin de faciliter la lecture. Peu importe que vous vous serviez d'Excel ou de Word, l'important c'est que votre document soit clair pour tout le monde et facile à consulter.
Déterminez quelles informations sont essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise et insérez-les dans votre fiche de poste. Si vous estimez qu'une information n'a pas besoin de figurer sur le document, inutile de le surcharger.

Modèle de fiche de poste à télécharger

Voici un modèle dont nous nous servons en interne chez Taleez. Il est au format GoogleSheet.

Si vous souhaitez l'utiliser tel quel, faites Fichier > Créer une copie
Si vous souhaitez vous en servir sur Excel, faites Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (XLSX)