Comment faire une fiche de poste ? Modèles et exemples

Bien que cruciale dans la gestion des ressources humaines, la fiche de poste est encore souvent trop souvent oubliée dans de nombreuses entreprises. Sa création fournit pourtant une mine d'informations précieuses et assure la réussite des processus de recrutement. Alors, comment tirer parti d'une fiche de poste ? À qui est-elle destinée ? Quel est son objectif ? Et comment la rédiger efficacement ? Nous vous apportons nos meilleurs conseils ainsi qu'un exemple de fiche de poste pour vous faire gagner du temps.

Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?

Définition

Une fiche de poste est un document RH détaillant les principales caractéristiques d'un poste au sein d'une entreprise. Elle sert de guide pour le collaborateur et pour l'entreprise, précisant les missions, les compétences requises, les responsabilités et les relations de travail.

Elle joue un rôle crucial dans plusieurs situations :

• Le recrutement : elle permet de définir le profil idéal et de communiquer les attentes de l'entreprise aux candidats potentiels. Une fois établie, elle est d'une grande aide pour rédiger l'offre d'emploi.
  
  
• L'intégration du salarié : la fiche de poste est fréquemment annexée au contrat de travail pour aider le nouveau collaborateur à comprendre son rôle et ses responsabilités. Durant la période d’essai, salarié comme recruteur peuvent s’y référer. N’oubliez pas que recruter quelqu'un pour répondre à un besoin flou ou mal défini comporte des risques. Votre nouvelle recrue sentira rapidement que vous ne savez pas précisément quel rôle lui attribuer et aura du mal à trouver sa place, ce qui aura des conséquences sur son expérience collaborateur. C’est la porte ouverte au turn-over !
  
  
• La gestion de carrière : elle sert de base pour l'évaluation des performances et l'évolution professionnelle. C'est un bon support pour les entretiens annuels d'évaluation et les entretiens professionnels qui ont lieu tous les deux ans. Ces rdv sont l'occasion de faire le point sur les évolutions caractéristiques de chaque poste, puis, d'actualiser le contenu des fiches de poste.

Différence entre fiche de fonction et fiche de poste

La fiche de fonction et la fiche de poste sont deux documents utilisés en gestion des ressources humaines, mais leur contenu et leur utilisation diffèrent.

• La fiche de fonction a une portée plus générale, elle formalise les missions, activités et compétences pour un métier donné, indépendamment de l'individu qui occupera ce poste. Elle peut couvrir plusieurs postes aux activités similaires dans l'entreprise.
  
  
• La fiche de poste est plus spécifique. Elle décrit en détail un poste précis dans l'entreprise, lié à une personne en particulier. Elle inclut des informations telles que les horaires, la rémunération, et les responsabilités spécifiques de l'employé.

Quel est le contenu d'une fiche de poste ?

Informations liées à place du poste au sein de l'entreprise

Cette section sert à donner des indications générales sur le poste et sur son imbrication dans l'organisation générale de l'entreprise.

Vous pouvez y retrouver des informations comme :

• l'intitulé de poste ;
• l'équipe ;
• le service auquel le poste est rattaché ;
• le niveau hiérarchique ;
• le statut du titulaire (ETAM, cadre...) ;
• position dans l'organigramme de l'entreprise ;
• l'identité du supérieur hiérarchique direct.

Informations liées aux responsabilités managériales et aux relations de travail directes

Voici quelques questions à vous poser afin de remplir ces informations :

• Qui sera en contact direct avec le titulaire du poste ?
• Avec quels départements ou équipes, le titulaire du poste collaborera-t-il régulièrement ?
• Aura-t-il des relations avec des parties prenantes externes ?
• Aura-t-il des responsabilités managériales ? Si oui, combien seront sous sa supervision directe ? Et quelles seront leurs fonctions ?

Le fait de vous poser ces questions et de les ajouter à votre fiche de poste vous permettra d'avoir une idée précise de la situation.

Informations liées aux missions et activités associées au poste et au mode d'évaluation

La fiche de poste doit comprendre une section dans laquelle vous détaillez toutes les missions et activités associées au poste qui concerneront le  titulaire. Nous vous conseillons de classer les activités et tâches par ordre d'importance afin de mettre en évidence celles qui sont les plus significatives. Cela peut être fait en utilisant des verbes d'actions pour une meilleure compréhension. Les activités peuvent être classées par ordre d'importance ou par fréquence d'exécution.

Il est essentiel de rédiger cette section de manière claire et exhaustive pour que le rôle et les attentes soient bien compris par le futur collaborateur.

Vous pourrez préciser les résultats que vous attendez. Le mode d'évaluation des missions réalisées doit être précisé. Cela peut être fait à travers des entretiens d'évaluation, des rapports d'activité ou tout autre outil de suivi de performance. Après tout, si vous ouvrez un poste, c'est pour rendre votre entreprise plus performante. Il faut réfléchir en amont à la manière de le mesurer.

Informations liées aux qualifications et compétences attendues

Un poste requiert certaines compétences et (parfois) des qualifications précises. Vous pouvez les lister dans votre descriptif de poste pour plus de clarté.

Les qualifications et compétences attendues sont cruciales pour établir le profil idéal du candidat. Elles doivent être soigneusement détaillées et alignées avec les responsabilités du poste.

• Concernant les qualifications : Elles englobent les diplômes et les formations. Il est possible de spécifier le niveau d'études ainsi que le domaine de formation souhaités.‍
• Concernant les compétences : Elles se subdivisent en compétences techniques (hard skills) et compétences comportementales (ou soft skills). Les premières sont spécifiques au poste (maîtrise d'outils, connaissance de techniques particulières, etc.), tandis que les secondes sont liées à la personnalité et l'attitude du candidat (communication, travail en équipe, adaptabilité, etc.).

Pour chaque compétence énumérée, il est utile de préciser le niveau d'expertise attendu. Par exemple, débutant, intermédiaire, avancé, ou expert. Une pondération peut également être appliquée pour indiquer l'importance de chaque compétence dans l'exécution du poste. C'est le bon moment pour vous demander quelles évolutions sont possibles ou encore quelles formations pourraient être proposées.

Informations liées aux détails logistiques

Dans votre fiche, vous pouvez également ajouter des informations liées aux conditions d'embauche du titulaire :

• rémunération ;
• type de contrat ;
• heures de travail ;
• congés.

Veillez à faire figurer les contraintes possibles auxquelles il sera confronté, comme des horaires particuliers, des déplacements fréquents, etc.

Qui est chargé de la création de la fiche de poste ?

La création de la fiche de poste est généralement confiée au service des ressources humaines. Cependant, il est fortement conseillé de  travailler en étroite collaboration avec le manager du service concerné. Ce binôme assure une vision complète et précise du poste à pourvoir, car le manager a l'avantage de connaître les besoins opérationnels du service.

La responsabilité de la création peut aussi être déléguée à un chef de projet RH spécifiquement chargé de cette mission. Dans tous les cas, une observation directe du poste et des entretiens approfondis avec les personnes concernées sont essentiels pour garantir la précision et l'exhaustivité des informations.

Occasionnellement, un collaborateur exerçant les fonctions visées peut participer à la création de la fiche. Cela permet d'obtenir un retour d'expérience précieux pour une description réaliste du poste.

Créer une fiche de poste est-il obligatoire ?

La création d'une fiche de poste n'est pas une obligation légale pour les entreprises. Cependant, elle est fortement recommandée car elle offre de nombreux avantages.

Elle sert notamment d'outil de communication interne et externe, aide à formaliser les missions d'un poste, facilite le recrutement et la gestion des ressources humaines. Elle peut également servir de référence en cas de litige sur les missions et responsabilités d'un employé. Malgré son caractère non obligatoire, sa rédaction doit se faire de façon précise et rigoureuse, et être modifiée dès que les missions ou activités du salarié évoluent.

Comment créer une bonne fiche de poste ?

La fiche de poste étant un document de communication interne, sa forme n'a pas à être particulièrement travaillée ou stylisée.

En revanche, elle doit être claire et harmonisée afin que chaque collaborateur ayant besoin de s'en servir retrouve les informations facilement.

Si vous souhaitez faire votre propre fiche de poste, voici quelques conseils :

• Privilégiez un format de document standardisé dans votre entreprise : tout le monde doit pouvoir l'ouvrir facilement. Par exemple, si vous utilisez la suite Microsoft au travail, utilisez ce format.
• Concevez (ou téléchargez) un modèle vierge et gardez le même pour toutes vos fiches de poste afin de faciliter la lecture. Peu importe que vous vous serviez d'Excel ou de Word, l'important c'est que votre document soit clair pour tout le monde et facile à consulter.
• Déterminez quelles informations sont essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise et insérez-les dans votre fiche de poste. Si vous estimez qu'une information n'a pas besoin de figurer sur le document, inutile de le surcharger.

Modèle de fiche de poste vierge à télécharger

Voici un modèle de fiche de poste que vous pourrez personnaliser en fonction de vos besoins. Il est au format GoogleSheet.

• Si vous souhaitez l'utiliser tel quel, faites Fichier > Créer une copie
• Si vous souhaitez vous en servir sur Excel, faites Fichier > Télécharger > Microsoft Excel (XLSX)

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Pourquoi faire signer une fiche de poste ?

La signature d'une fiche de poste par l'employé n'est pas obligatoire, mais peut avoir son utilité.

Elle apporte une preuve formelle que l'employé a bien pris connaissance de ses missions, de ses responsabilités, et des attentes de l'entreprise vis-à-vis de lui. Cela permet d'établir une transparence entre l'employeur et l'employé dès le départ.

Par ailleurs, faire signer une fiche de poste permet d'éviter d'éventuels malentendus ou litiges. En cas de désaccord sur les tâches à exécuter ou les compétences nécessaires, la fiche de poste signée peut servir de référence.

La signature de la fiche de poste s'inscrit donc dans une démarche de clarification et de sécurisation des relations de travail.

Pourquoi faut-il éviter la duplication de fiches de poste ?

Attention à la duplication des fiches de poste.  Dans l’idéal : un nouveau recrutement = une nouvelle fiche de poste.

La duplication de fiches de poste peut engendrer une confusion inutile et augmenter le risque d'incohérences dans l'organisation du travail. Chaque poste doit avoir une fiche unique qui décrit précisément ses responsabilités, son rôle et ses compétences requises. En évitant la duplication, on assure une meilleure gestion des ressources humaines et on facilite la communication interne. Cela permet également d'éviter des problèmes juridiques qui pourraient survenir si des postes similaires avaient des fiches différentes. 

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Vous l'aurez compris, si la rédaction d'une fiche de poste n'est pas obligatoire, elle n'en reste pas moins importante dans le processus de recrutement. Ne négligez pas la phase d'analyse du poste et la collecte d'informations auprès des personnes concernées.

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Bon recrutement ! 👋