Le chaînon manquant du recrutement : pourquoi la prise du besoin est incontournable.

Cet article est une synthèse du premier épisode de la série Etage RH.
Rien ne vaut le visionnage complet.
🍿Merci à Hélène, Marie-Sophie, Arnaud, Anaïs, Loubna, Sandrine, Bérangère, Yas&fan.

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Chaque année, des milliers d’entreprises se lancent dans une quête périlleuse : le recrutement. Beaucoup s'engagent dans l'arène sans boussole, sans préparation et sans avoir défini un budget cohérent, courant ainsi à la catastrophe. On a tous en tête l'image d'un recruteur en sueur annonçant : "On a trouvé un super profil, mais il est 15K trop cher !". Si cette situation vous est familière, ou si vous souhaitez simplement éviter de la vivre, cet épisode d’Etage RH est pour vous. Car, oui, 80% des recrutements foireux étaient déjà voués à l'échec dès le départ, faute d'une étape cruciale : la prise du besoin.

La prise du besoin : bien plus qu'un simple détail

Trop de gens pensent que recruter, c’est juste poster une annonce, recevoir des CV et choisir un(e) gagnant(e). C'est une vision simpliste et, soyons honnêtes, complètement fausse. Un recrutement réussi commence bien avant les entretiens. C’est comme une pizza : si vous ratez la pâte, vous aurez beau y mettre les meilleurs ingrédients du monde, elle restera immangeable. Et dans le monde du recrutement, la pâte, c’est la prise de besoin. C'est le fondement sur lequel tout le processus va reposer.

Les pièges classiques d'une prise du besoin bâclée (et comment les éviter)

Ignorer ou mal réaliser sa prise du besoin, c'est tomber à coup sûr dans des pièges qui transformeront votre recrutement en cauchemar. En voici quelques-uns des plus fréquents :

Erreur n°1 : La fiche de poste Frankenstein

Vous connaissez le principe : on prend un bout d’un vieux descriptif, on y ajoute une demande du manager, on complète avec un copier-coller d'une annonce concurrente… et BIM ! On se retrouve avec une liste de missions qui ressemble plus à un cahier des charges pour Iron Man qu’à un poste réaliste.

Conséquence : Des candidats confus, des attentes irréalistes et une perte de temps pour tout le monde.

Erreur n°2 : Le syndrome du "On verra selon le profil"

Cette petite phrase, souvent lâchée avec une pointe de flemme, est redoutable. Elle signifie en réalité : "On n’a aucune idée précise de ce qu’on veut, donc on va perdre du temps à rencontrer des gens trop chers, pas adaptés, ou tout simplement pas intéressés."

Conséquence : Des mois de recrutement infructueux, zéro signature et des nerfs en pelote.

Erreur n°3 : La quête du mouton à cinq pattes... au prix d'une chèvre

"On veut quelqu’un avec 10 ans d’expérience, trilingue, spécialiste en droit des affaires internationales, expert en IA… pour un budget de 38K brut." Soyons clairs : ce profil miracle n'existe probablement pas. Et même s'il existait, il ne postulerait jamais à une offre sous-évaluée.

Conséquence : Frustration, découragement et l'impression de chercher une aiguille dans une botte de foin.

Erreur n°4 : "Ah, mais je pensais que c'était juste l'affaire des RH ?"

Grosse erreur ! Le recrutement n'est pas et ne doit jamais être uniquement le problème du service des Ressources Humaines. Pour éviter de recruter "au doigt mouillé", il est crucial d’impliquer les bonnes personnes dès cette phase initiale de définition du besoin.

Qui impliquer ?
- Le manager direct : Il est (normalement) le mieux placé pour savoir de quelles compétences et qualités il a besoin au sein de son équipe.
- L’équipe RH : Elle s’assure que la demande est réaliste par rapport au marché de l'emploi et aux grilles salariales.
- Un(e) futur(e) collègue : Son regard opérationnel est précieux, car parfois, ce n’est pas le manager qui a la vision la plus affûtée des besoins quotidiens du poste.
- Le service financier : Breaking news, recruter coûte de l'argent ! Leur validation budgétaire est indispensable.

La solution : l'atelier "On se met d'accord"

Pas de panique, il existe une méthode simple et efficace pour cadrer correctement votre besoin : organisez un atelier "On se met d'accord". Réunissez autour d'une table (ou en visio) les acteurs clés identifiés précédemment (RH, manager, finance, un membre de l'équipe). Voici les étapes clés de cet atelier :

Check rapide du marché : Le salaire envisagé est-il crédible ? Si la réponse est "on verra plus tard", retour à la case départ ! Il est fondamental d'avoir une idée réaliste des rémunérations pratiquées pour le type de profil recherché.
Hiérarchisation des critères : Qu'est-ce qui est absolument indispensable pour le poste ? Et qu'est-ce qui relève du "bonus" appréciable mais non éliminatoire ? (Et non, "être bon à la pétanque pour écraser les autres services" n'est généralement pas un critère indispensable… ni un critère tout court d’ailleurs !)
Alignement sur le budget : Un recrutement qui dépasse le budget initialement alloué est un recrutement qui risque fort de ne jamais se concrétiser, ou de créer des tensions. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde financière.

Une histoire pour illustrer : Un client souhaitait recruter un commercial senior avec un budget de 45K brut. En analysant le marché, il s'est rendu compte que ces profils se situaient plutôt autour de 60K. La solution ? Il a revu sa stratégie pour embaucher un profil plus junior, toujours à 45K, mais en prévoyant un solide plan de formation. Résultat : un recrutement rapide, aucune frustration et une intégration réussie.

Prise du besoin et rémunération : un mariage indissociable

Définir le budget après avoir vu les candidats, c’est comme aller au restaurant sans savoir combien vous avez sur votre compte en banque. Vous risquez une mauvaise surprise au moment de l'addition (et de devoir renoncer au homard !).

Une offre bien calibrée, c’est une offre :

Alignée sur le marché : Sinon, vous passerez des mois à chercher une licorne qui ne viendra jamais.
Claire dès le départ : Évitez le fameux "ça dépend du profil", source de frustrations et de malentendus.
Cohérente avec les évolutions internes : Si vous payez un junior plus cher que vos seniors déjà en poste, attendez-vous à une mutinerie (et à juste titre !).

N'oubliez pas : si vous ne connaissez pas votre budget, vous ne pourrez pas l’afficher sur vos annonces. Or, une annonce qui indique une fourchette de salaire est consultée en moyenne 11 fois plus qu’une annonce sans cette information !

Conclusion : préparer un recrutement, c’est tout sauf un luxe

En résumé, ne pas faire de prise du besoin, c’est comme prendre la route sans GPS : vous risquez de vous perdre et d'arriver très en retard, voire jamais à destination. Ne pas fixer un budget clair en amont, c’est comme faire ses courses sans argent : l'échec est garanti.

Un bon recrutement, celui qui apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise, commence bien avant la publication de la première annonce. Il commence par une prise du besoin rigoureuse, collaborative et réaliste.