Maincare allie volume de recrutements et expérience candidat

Édito

‍Être seul à recruter plus de 100 personnes par an pourrait vite ressembler à une course contre la montre. Pourtant, Romain Girard, responsable recrutement chez Maincare a trouvé un équilibre : gagner du temps sans perdre le lien avec ses candidats.

Avec Taleez, il a simplifié ses process, donné plus d’autonomie aux managers et renforcé la qualité des échanges avec les candidats. Fini les appels improvisés ou les relances hasardeuses : chaque contact est préparé, fluide, et pensé pour offrir une meilleure expérience.

Merci à Romain pour ce témoignage franc où l’efficacité ne prend jamais le pas sur l’humain.

Belle lecture,

Maëlle

Avant de commencer, si vous deviez recommander Taleez que diriez-vous ?

Que je recommande Taleez à toute entreprise qui souhaite gagner du temps, fluidifier son process et améliorer sa relation avec les candidats. Pour une organisation de la taille de Maincare ou pour une plus grande entreprise, je le recommande les yeux fermés.

Les raisons sont simples : rapidité, efficience et, surtout, simplicité. C’est vraiment le mot qui résume le mieux l’outil.

Maincare, en quelques mots

Maincare est un éditeur de logiciels spécialisé dans le secteur de la santé, historiquement tourné vers les hôpitaux publics, même si nous développons de plus en plus notre présence auprès du privé. L’entreprise a été fondée en 1999 et fait aujourd’hui partie du groupe Docaposte.

Nous comptons environ 600 collaborateurs, majoritairement des profils techniques : développeurs, testeurs, chefs de projet, consultants, spécialistes infrastructure ou déploiement.

Notre offre est très large, avec plus d’une vingtaine de logiciels répartis sur deux grands axes.

• Le premier est orienté administratif : RH, paie, finance, comptabilité, gestion des stocks, etc.
• Le second est plus tourné vers le soin : parcours patient, dossier médical informatisé, imagerie médicale, etc.

Au final, nous sommes capables de couvrir quasiment l’ensemble des besoins opérationnels d’un établissement de santé.

Maincare face à un double défi : volume de recrutement et rareté des profils

🎙️ « C’est en grande partie grâce à Taleez que je peux gérer seul de tels volumes. L’outil m’a permis de gagner du temps, de structurer les process et d’alléger mon quotidien. »

Comme beaucoup d’entreprises du secteur, nous faisons face à des profils pénuriques, même si le marché de l’informatique s’améliore peu à peu. Certaines fonctions restent difficiles à pourvoir et nous devons en parallèle gérer des volumes de recrutement élevés.

Depuis le début de l’année, j’ai déjà recruté une soixantaine de personnes en CDI comme en alternance. Si le rythme se maintient, nous serons entre 110 et 120 recrutements d’ici la fin de l’année. C’est cohérent avec notre historique : nous dépassons régulièrement la barre des 100, avec des pics jusqu’à 140 certaines années.

C’est en grande partie grâce à Taleez que je peux gérer seul de tels volumes. L’outil m’a permis de gagner du temps, de structurer les process et d’alléger mon quotidien. Il a aussi amélioré la relation avec les candidats, qui bénéficient désormais d’un meilleur suivi et d’une communication plus fluide.

Avant, nous étions deux à partager ces missions. Aujourd’hui, je peux tout assumer seul, tout en menant d’autres projets à côté. Bien sûr, il a fallu un peu de temps pour paramétrer l’outil et l’adapter à notre organisation, mais rapidement, Taleez est devenu un véritable levier de productivité.

Taleez et Maincare, le début d’une belle histoire

Quelles étaient vos méthodes de travail avant Taleez ?

Avant Taleez, nous utilisions le module recrutement intégré à notre SIRH. Mais ce n’était clairement pas un logiciel pensé pour le recrutement. On le ressentait à tous les niveaux : moins de performance, moins de simplicité, peu de gain de temps… Les échanges, que ce soit avec les managers ou avec les candidats, étaient beaucoup plus lourds.

Avec Taleez, le process est devenu plus cadré, plus professionnel, et surtout l’expérience candidat s’en trouve nettement améliorée. C’est toute la différence entre un module annexe d’un SIRH et un véritable ATS.

🎙️ « Avant Taleez, nous utilisions le module recrutement intégré à notre SIRH. Mais ce n’était clairement pas un logiciel pensé pour le recrutement. »

Comment s’est passée la transition vers Taleez, du choix de l’outil à sa mise en place ?

🎙️ « Avec Guillaume, notre chargé de compte […] Nous avons une relation basée sur la franchise et la transparence. »

J’étais assez autonome dans la recherche d’un nouvel ATS. Nous avons étudié deux ou trois solutions, et c’est Taleez qui s’est démarqué, surtout pour son ergonomie et sa simplicité. C’était un point essentiel : ne pas retomber dans un logiciel trop complexe. Nous avons ensuite testé Taleez pendant un mois et l’essai a été concluant.

La bascule a été simple : pas de gros chantier technique, juste une création de comptes via mail et mot de passe. Concrètement, il a suffi de fixer une date et de décider qu’à partir de là, on arrêtait l’ancien logiciel pour passer au nouveau. Bien sûr, les premières semaines ont demandé un peu plus de temps pour fermer les postes d’un côté, les rouvrir de l’autre et transférer les CV. Mais c’est une transition assez classique.

Petit à petit, j’ai paramétré l’outil : modèles d’e-mails, rendez-vous, synchronisation d’agenda… Aujourd’hui, tout est rodé et me permet de gagner un temps précieux.

De plus, le support est réactif : les rares fois où j’ai eu besoin de les solliciter, j’ai eu des réponses rapides et efficaces. Avec Guillaume, notre chargé de compte, la collaboration est fluide. Nous faisons des points réguliers, tous les six mois ou chaque année et ça se passe toujours très bien.

Nous avons une relation basée sur la franchise et la transparence : nous exposons nos besoins, nos problématiques, et nous cherchons ensemble des solutions pour que la collaboration se poursuive dans de bonnes conditions. Un exemple concret : nous avions demandé à ce que la promesse d’embauche puisse être intégrée dans Taleez et la fonctionnalité a été ajoutée.

🎙️ « La bascule a été simple : pas de gros chantier technique »

Taleez en action : le retour terrain de Romain

Vous utilisez plusieurs types de formulaires : comment cela vous aide-t-il à mieux qualifier les candidatures ?

J’utilise trois formulaires distincts selon le type de contrat : stage, alternance et CDI.

Pour les stages, je demande systématiquement la durée, car nous privilégions généralement des périodes de six mois. Cela permet de filtrer rapidement les candidatures.

Pour l’alternance, je m’intéresse au rythme (hebdomadaire ou mensuel) et à la durée du contrat : un, deux ou trois ans. Ce sont les éléments déterminants pour nous.

Enfin, pour les CDI, je demande les prétentions salariales et la disponibilité. À cela s’ajoutent des questions communes à tous les formulaires : la mobilité (nombre de jours de déplacement par mois), la localisation et une rubrique libre où les candidats peuvent ajouter quelques mots.

Ces formulaires personnalisés me permettent de qualifier rapidement les candidatures et de gagner du temps dès le début du process.

Vous avez co-construit avec l’équipe Taleez la fonctionnalité d’offre de contrat : Qu’est-ce que cette personnalisation a permis de fluidifier ?

🎙️ « Ce qui est appréciable avec Taleez, c’est cette capacité à écouter les retours utilisateurs et à les transformer en améliorations concrètes. »

Pour cette évolution, nous avons échangé avec Guillaume mais aussi directement avec un membre de l’équipe produit et technique. L’idée était de bien expliquer notre besoin, tout en voyant ce qui était réalisable ou non. Après plusieurs discussions, la fonctionnalité a été développée.

Ce qui est appréciable avec Taleez, c’est cette capacité à écouter les retours utilisateurs et à les transformer en améliorations concrètes. Aujourd’hui, la fonctionnalité est en place et nous passons encore davantage par Taleez. Tout est centralisé, ce qui rend le parcours plus simple pour nous et plus fluide pour le candidat : de la candidature à l’envoi du contrat, tout se fait dans le même outil. Cela évite les allers-retours et renforce la qualité de l’expérience.

Vous utilisez les liens de prise de RDV intégrés : qu’est-ce que ça a changé pour vous en termes de réactivité et de relation candidat ?

🎙️ « Cela renforce la qualité des échanges et me permet aussi de mieux évaluer la motivation »

C’est sans doute l’une des fonctionnalités qui a eu le plus d’impact. Concrètement, j’ai gagné énormément de temps, j’ai un message type prêt à être envoyé en deux clics et le candidat peut choisir sereinement le créneau qui lui convient.

C’est un vrai gain d’efficacité, mais aussi une amélioration pour l’expérience candidat. Ils peuvent préparer l’entretien à l’avance et quand je les appelle, ils savent pourquoi et pour quel poste. Tout est cadré : l’annonce est rappelée dans le mail, avec le nom de l’entreprise et le mien.

Cela renforce la qualité des échanges et me permet aussi de mieux évaluer la motivation. Les situations où un candidat me demande “c’était pour quel poste déjà ?” sont devenues rares. Aujourd’hui, tout est plus fluide, aussi bien pour eux que pour moi.

Comment s’articule votre process de recrutement aujourd’hui avec les managers ?

Les managers ont un accès en mode “lecteur” sur Taleez, c'est-à-dire qu’ils peuvent consulter directement les candidatures liées à leurs annonces et donner leur avis via l’onglet commentaires, sans modifier ni supprimer d’informations.

Ce qui change tout, c’est qu’ils voient les candidatures dès leur arrivée. Même en cas d’absence de ma part, ils peuvent avancer seuls : contacter un candidat, programmer un entretien… C’était un vrai souhait de leur donner cette autonomie, surtout que je suis seul sur le recrutement.

C’est une amélioration majeure par rapport à notre ancien logiciel, où les managers n’avaient accès aux CV qu’après ma première sélection. Aujourd’hui, ils interviennent en amont. Je ne fais pas systématiquement de préqualifications, sauf sur certains postes en tension, ce qui évite de perdre du temps avec trop d’entretiens inutiles.

Les retours des managers sont très positifs. Tous soulignent la simplicité de l’outil : en cinq minutes, ils comprennent comment accéder aux CV, aux questions et où laisser leurs commentaires. Pour eux, c’est clair, rapide et efficace. Et pour moi aussi : sur des postes très sollicités, avec parfois 15 à 30 candidatures par jour, cette organisation me fait gagner un temps précieux

Vous avez une vingtaine d’offres en ligne en moyenne : comment gérez-vous la visibilité de vos annonces ? Est-ce que certaines plateformes se démarquent ?

Grâce à la multidiffusion, nos annonces sont visibles sur Welcome to the Jungle, LinkedIn, l’APEC et d’autres plateformes. Seule exception : Indeed, que je gère manuellement via le compte Docaposte. Tout le reste passe par Taleez, ce qui représente un vrai gain de temps.

Côté performance, Welcome et Indeed restent nos meilleurs canaux, mais le site carrière attire aussi de nombreux candidats, même si leur point d’entrée n’est pas toujours traçable.

Envie d’en savoir plus sur notre logiciel de recrutement Taleez ? Échangez avec notre équipe pour parler de votre projet. 😊