Former les managers pour professionnaliser le recrutement

En 2022, une étude de l’APEC sur « Le rôle des managers dans le recrutement » a révélé qu’une majorité des managers jugent utile de bénéficier d’une formation.

Ce sont effectivement 76 % d’entre eux qui aimeraient être formés à la réalisation des entretiens d’embauche et 77 % à la définition des compétences recherchées.

Et justement. Former les managers au recrutement, c’est garantir : 

• Des décisions plus éclairées 
• Une meilleure expérience candidat
• Un renforcement de la marque employeur
• Des embauches plus adaptées aux besoins de l’entreprise 

C'est un gros sujet car sans une formation adaptée, les hiring managers risquent de recruter différemment des équipes RH, ce qui peut créer des incohérences dans le processus global.

C’est d’autant plus fort et d’autant plus vrai dans un contexte multiculturel et en pleine croissance comme au sein de l’entreprise EPI, la solution de paiement unifiée européenne.

Comment professionnaliser le recrutement des managers ? Comment le faire en l’adaptant à la culture d’entreprise ?

C’est aux côtés de Laura Chérubin, leur Talent Acquisition Manager, que nous allons confirmer la nécessité d’accompagner les hiring managers pour répondre aux challenges stratégiques de recrutement, puisqu’elle a été elle-même à l’origine de la mise en place d’un tel parcours de formation dans sa structure.

Un échange passionnant qui fait du bien à la relation recruteur / manager. Mais pas que !

Laura & EPI : le point de départ

Depuis 1 an, Laura occupe un positionnement particulièrement stratégique et pratique chez EPI.

L’enjeu est de taille, puisqu’EPI, basé au cœur de l’Europe à Bruxelles, est une initiative européenne regroupant 16 banques et institutions financières, visant à créer une solution de paiement unifiée et innovante à l'échelle européenne, en concurrence avec des acteurs mondiaux comme VISA et Apple Pay.

L’entreprise est en pleine expansion, avec une forte culture du travail à distance et un environnement multiculturel.

Très vite, un objectif s’est dessiné pour Laura : formaliser et éduquer.

“En fait, je dirais que le point de départ est lié au process de recrutement, avec tout d’abord la définition du process. Donc, quelles sont les étapes, à quel moment, comment... Une fois ça établi, on se rend compte de l’importance d’uniformiser les pratiques. C’est de là qu’est venue l’idée de créer notre propre formation interviewer.” Laura

Et Laura venant d’arriver à l’époque, le défi était conséquent : cette formation devait coller aux besoins de chacun et apporter les bonnes pratiques adaptées, alors qu’elle-même s’imprégnait tout juste de cette nouvelle atmosphère.

Elle nous partage généreusement son mode opératoire dans ce projet de “formation interviewer”.

5 étapes pour professionnaliser les managers

Déjà en 2022, Laura abordait dans un article pour Taleez toute l’importance d’avoir une relation saine et stable avec les hiring managers. Tout ce qui suit fait écho avec les 8 conseils qu’elle y présentait.

1. Obtenir l’engagement des managers

Pour la bonne réalisation de cette mission, il était fondamental d’obtenir l’engagement des managers en leur présentant un argumentaire. Autrement dit, présenter toutes les bonnes raisons de se former.

À l’occasion d’une réunion avec tous les exécutifs, avec la présence d’environ 15 personnes, Laura a ainsi mis en avant : 

• L'importance d'une formation pour uniformiser les pratiques,
• Le lien avec la qualité des recrutements et la marque employeur,
• Le fait que cette formation s’inscrit dans une logique d'amélioration continue.

“Pour être honnête, c’était plutôt facile d’obtenir leur accord, parce que chez EPI, on baigne dans une culture du changement et de l’amélioration. Il n’y a donc quasiment pas de résistance de la part des équipes et elles sont déjà conscientes de leur besoin d’évoluer et d’apprendre.” Laura

Voici qui souligne un facteur déterminant : une culture d'entreprise solide et partagée.

Et oui. Lorsque la culture valorise la collaboration, l'apprentissage continu et la qualité des embauches, les managers sont naturellement plus enclins à adopter de nouvelles pratiques.

2. Construire le contenu de formation

Pour éviter de submerger les managers, tout en restant cohérent, Laura est partie sur une formation de 2 heures. Courte et efficace pour initier et influencer.

Le but ? Encourager par la suite l’exploration de formations plus approfondies.

Pour qu’elle soit la plus digeste possible, elle a imaginé un parcours chronologique, avec des blocs incontournables, en 5 phases : 

1. Ouverture de poste
2. Préparation de l’entretien structuré
3. Préparation avant entretien
4. Conduite d’entretien
5. Prise de décision

Chacune de ces parties comprend des sujets clés, comme les biais cognitifs, la méthode STAR, le report sur leur ATS, ou encore le feedback.

“On aborde pas mal de sujets. Par exemple, quand on parle de l’entretien structuré, on parle des questions comportementales, situationnelles et des questions de relance. On explique comment créer des questions grâce à la méthode des incidents critiques, et on rappelle ce qu’il faut bien garder en tête, avant, pendant, après entretien.” Laura

En bref, toutes les étapes sur lesquelles la professionnalisation intervient pour les managers.

3. Outiller avec une banque de questions

Laura et sa team ont mis à disposition des managers une banque de questions sur les valeurs dites “company skills”, puis des compétences plus expertes.

- Tout d’abord, il a été question de définir les compétences entreprises / company skills. La combinaison des valeurs perçues par les collaborateurs et l'équipe de Laura a permis un travail très pertinent.

Elles ont ensuite été validées à l’unisson lors d’un meeting managers.

L’une d’elles par exemple est ce qu’ils appellent “Track and assess progress”. En plus d’être encouragés à repousser leurs limites, les collaborateurs sont incités à suivre leurs progrès.

Un chantier encore en cours d’optimisation car EPI a acheté 2 entreprises les mois passés, ce qui implique la constitution d’une culture à la fois groupe et à la fois propre à chaque entité.

- Pour la partie plutôt compétences expertes / techniques, des catégories de compétences par métier ont été déterminées.

Dans le cas d’un product manager, 5 grandes catégories de compétences ont été arrêtées, sur la base de nombreux échanges avec les managers et de réflexions avec la team recrutement, pour être ensuite intégrées dans leur ATS et leur scorecard.

- Enfin, Laura a formalisé des questions pour chaque type de compétences.

“Par exemple, on retrouve des questions comportementales du type : “Raconte-moi une fois où tu as identifié un problème dans un projet et explique-moi ce que tu as fait”. Ça nous donne ensuite assez d'éléments pour analyser la réponse du candidat : Est-ce qu’il ou elle est capable d’identifier un problème ? De s’en rendre compte assez tôt ? Ça nous en dit plus sur ce qu’il ou elle a fait pour contourner / surmonter / résoudre le problème.” Laura

Cette banque est une mine d’or pour les managers quand ils ont besoin d’inspiration pour préparer leurs entretiens.

4. Animer de manière ludique

Le tout premier déploiement s’est fait fin février 2024, avec 5 sessions depuis, à raison de petits groupes de 7 à 8 personnes.

Laura souhaite maintenir un petit comité pour les formations.

Et pour cause, celles-ci comprennent des mises en situation “interviewer / interviewé”, la mise en évidence potentielle d’erreurs, les biais peuvent vite venir perturber les sessions et les feedbacks se font en live. 

Le cadre intimiste favorise vraiment ce côté ludique et pratique.

5. Partager des ressources pour aller plus loin

Bien qu’elles soient toutes en anglais, Laura diffuse un peu d’inspiration en relayant quelques-unes des ressources qui sont suggérées en interne aux managers d’EPI.

• How to conduct a structured interview?

• Interviewer tips for conducting a perfect job interview

• Selling the company, position and culture to the candidate

• How to run a successful interview debriefing

“Évidemment, ça reste des suggestions et pas du tout à prendre comme seule source de vérité. L’objectif est de proposer, non pas d’imposer. Au final, on veut inspirer en donnant des pistes.” Laura

Formation des managers : l’impact visible

On pourrait s’imaginer des managers pleins d’a priori, mais vous l’aurez compris, dès le début, les équipes d’EPI étaient toutes ouvertes à la formation et les retours exprimés étaient d’ailleurs, sans grande surprise, très positifs.

Parmi les verbatims les plus récurrents de la part des managers, on retrouve le fait que la formation était très instructive et que les effets sont visibles dès son application.

Laura elle, s’aperçoit des progressions au quotidien grâce à leurs debriefs post-entretien.

“Et ce n’est pas terminé ! La prochaine étape, c’est du shadowing, qui consiste à observer des entretiens en temps réel, pour faire un retour aux interviewers et les aider à affiner leurs compétences. Côté candidat, on a mis en place une enquête de satisfaction candidats, pour mesurer l’impact à leur échelle.” Laura.

Tout ce programme a également pour résultat inattendu de mettre en avant la fonction RH. 

Les managers réalisent tous les paramètres dont ils n’ont pas forcément conscience. Une telle formation montre tout le travail de l’ombre des recruteurs.

En résumé, professionnaliser les managers, c’est un investissement pour s’assurer de la fluidité, à la fois dans la relation recruteur / manager, mais aussi vis-à-vis des candidats. 

Vous y gagnez sur tous les plans !