Qu'est-ce qu'un ATS ? L'outil de recrutement indispensable

Cet article est un petit guide malin à l'intention des recruteurs. Il contient tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les outils de gestion du recrutement (sans jamais oser le demander). 😉

Je vous vois arriver d'ici : ça fait plusieurs semaines que vous voyez le mot ATS partout. PAR-TOUT. Même Jacqueline, la doyenne de l'équipe de recrutement en parlait avec un air de crâneuse à la pause-café. Et pendant qu'elle vantait les mérites de ce soi-disant bijou technologique, vous, vous n'osiez pas avouer que vous n'aviez aucune idée de ce dont elle parlait.

Je vous rassure : vous n'êtes pas seul•e dans cette situation.

Définition de l'ATS : Applicant Tracking System

L'ATS (pour Applicant Tracking System) est un logiciel de gestion des candidatures en Français, il permet aux équipes RH de mieux piloter leurs recrutements et regroupe un grand nombre d'outils de gestion : évaluation des candidats, amélioration de la marque employeur ou même de suivi de performance mais nous y reviendrons en détail dans la suite de l'article.

Il est le grand inconnu des outils de gestion RH. Pourtant à mon humble avis, il est aux ressources humaines ce que Milou est à Tintin : un compagnon indispensable et fidèle qui rend le quotidien moins pénible et la vie plus douce.

Si vous êtes suspicieux·se ou simplement curieux·se d'en savoir plus, lisez attentivement ce qui va suivre, cela pourrait bien changer le cours de votre carrière (en toute modestie).

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Comment fonctionne un ATS, un logiciel dédié au recrutement

Au risque de me répéter (je vous vois, ceux qui ont lu l'intro en diagonale), ATS est un sigle anglais pour Applicant Tracking System.

Littéralement, cela signifie Système de Suivi des Candidats. Mais en France on parle plutôt d'outil de gestion du recrutement.

Pour faire simple, il s'agit d'un logiciel spécialement conçu pour vous permettre de suivre et gérer facilement chaque étape de vos recrutements. Vous n'avez plus en tête les candidats qui ont été contactés pour le poste de responsable communication que vous avez ouvert il y a quatre jours ? Il vous suffit de vous rendre sur votre outil de recrutement. Vous verrez rapidement tous les candidats qui se trouvent à l'étape "Entretien téléphonique" de votre recrutement.

Avec un logiciel de gestion du recrutement, vous mettez en place des campagnes de recrutement et vous en suivez le déroulement à toutes les étapes grâce à des fonctionnalités dédiées que je vous présente ci-dessous. C'est un outil qui remplace vos adresses email de recrutement et vos fichiers de suivi excel ; toutes vos données y sont centralisées et vous accédez facilement aux informations de vos candidats dès que vous en avez besoin.

À quoi ça sert d'avoir un outil de gestion des CV ?

L'intérêt d'un ATS, c'est qu'il vous permet de centraliser la gestion de vos campagnes de recrutement : au lieu d'avoir une boîte de réception, un tableau Excel, un agenda google, des dossiers partagés pour vos viviers de candidats,... vous avez accès à tous une suite d'outils pensés exprès pour le recrutement et pour s'adapter à vos besoins.

Cette centralisation des activités liées au recrutement va de pair avec une centralisation des données de recrutement : un ATS vous permet de créer un compte d'entreprise et d'inviter votre équipe à collaborer avec vous. Vous accédez tous aux mêmes données et vous voyez les modifications en temps réel.

Voici quelques actions de base que vous allez pouvoir faire entièrement depuis votre logiciel ATS :

• Créer un recrutement : rédiger une offre d'emploi, définir un parcours de candidature, choisir quels collaborateurs sont impliqués‍
• Diffuser vos offres d'emploi automatiquement sur les sites d'emploi‍
• Suivre et gérer vos candidatures : accéder à la fiche candidat, évaluer la pertinence du profil, émettre des commentaires sur une fiche de candidature, faire évoluer vos candidats dans votre parcours de candidature...
• Automatiser des actions comme l'envoi de message (email, SMS...) , les demandes d'évaluation ou encore la programmation de tâches et d'évènements...

• Créer une CVthèque interne pour votre sourcing (créer des viviers de profils, y ranger des fiches candidats ou des profils sourcés)
• Travailler votre marque employeur et l'expérience candidat (grâce à un site carrière personnalisable très simplement et des formulaires de candidature‍
• Analyser vos performances (en vous appuyant sur vos données pour améliorer vos prochaines campagnes)

Pour résumer, disons qu'un logiciel ATS vous permet de garder la main sur vos recrutements, de ne pas perdre trop de temps dans vos tâches de gestion et de mettre en place des campagnes de recrutement performantes très simplement.

Pourquoi utiliser un ATS pour vos recrutements ?

Mais... vous avez lu ce que j'ai écrit jusqu'ici ?

Non, sans rire. Dans votre travail de tous les jours, voici quelques situations pour lesquels un logiciel de gestion vous facilitera la vie.

• Vous ne trouvez pas assez de candidats

Si vous peinez à pourvoir vos postes, faute de candidats, vous avez deux solutions : vous efforcer d'être le plus visible possible ou bien aller vous-même à la recherche de profils en faisant du sourcing. Dans les deux cas, les logiciels de recrutement peuvent faciliter vos démarches : un outil de multi-diffusion vous permettra d'optimiser la visibilité de vos offres d'emploi rapidement, en évitant de passer la journée sur les sites d'emploi. Une CVthèque vous permettra d'organiser efficacement vos viviers de profils au gré de vos recherches.

• Vous trouvez trop de candidats

Si vous recevez des dizaines de candidatures par jour et que rien n'est en place, elles arrivent sûrement directement dans votre boîte de réception, puis vous passez un temps infini à les traiter, à ranger les CV et les lettres de motivation au bon endroit, à rentrer les informations dans votre tableau de suivi... que vous devez mettre à jour À CHAQUE FOIS qu'il se passe une nouvelle chose pour ce candidat.

Avec un logiciel de gestion des recrutements, vous gagnez du temps sur l'opérationnel, vous avez accès rapidement à toutes les informations que vous cherchez (puisqu'elles sont centralisées dans un outil collaboratif), vous pouvez collaborer avec votre équipe et mieux vous répartir le travail... bref vous réduisez vos temps de recrutement pour avoir l'opportunité de lancer des projets RH innovants ou de consacrer plus de temps à vos candidats.

• Vous ne savez pas si tel jobboard est utile dans votre stratégie de diffusion d'offres d'emploi

Ou bien si réduire votre parcours de recrutement a eu un effet bénéfique sur la durée que vous mettez à recruter, ou encore combien de candidats vous voyez en moyenne par recrutement. Un logiciel de recrutement collecte vos données pour vous construire des rapports statistiques précis. Vous pouvez vous appuyer sur des chiffres pour mesurer l'impact de vos initiatives sur vos stratégies de recrutement, et non plus vous fier uniquement à votre intuition.

• Vous rencontrez trop de candidats non pertinents pour le poste, ça vous fait perdre du temps

Il est fréquent qu'au bout de 3 minutes d'entretien, un recruteur se rende compte que le candidat n'a pas telle compétence indispensable pour le poste brigué.

Problème : c'est délicat d'abréger l'entretien et ça fait perdre du temps au recruteur comme au candidat.

Solution : avec un ATS, vous pouvez personnaliser votre formulaire de candidature pour poser des questions très spécifiques sur des points qui vous semblent prioritaires. Ainsi, si un candidat donne une réponse éliminatoire, vous le saurez rapidement.

• Vous passez 4 heures à diffuser des offres d'emploi à chaque création de poste

Sur Taleez, nous sommes fiers de vous proposer un service qui s'inscrit dans le marché français, et qui vous permet de publier votre offre d'emploi au nom de votre marque en passant par votre compte recruteur sur les sites d'emploi. Pour faire simple : vous rédigez votre offre d'emploi une fois, vous choisissez vos sites d'emploi préférés (même principe que sur une boutique en ligne) et nous diffusons automatiquement vos offres sur ces jobboards.

Fini le temps où il fallait remplir à la main 15 formulaires de création d'offres d'emploi différents !

• Vous souhaitez améliorer votre parcours de recrutement

Trop long, le parcours de recrutement peut vous faire perdre des candidats. Trop court, il peut vous faire rater un recrutement. Un ATS vous permet de clarifier votre parcours. Taleez affiche vos candidats en fonction de leur étape dans le parcours de recrutement. Et grâce aux statistiques, vous identifiez rapidement les étapes qui coincent.

• Vous avez envie de travailler sur votre marque employeur

La marque employeur est un tel enjeu aujourd'hui que de nombreux ATS proposent un espace carrière personnalisable très facilement, synchronisé avec vos recrutements en cours et intégrable à votre site internet : une véritable vitrine de votre entreprise avec 0 maintenance.

En complément, tous les outils proposés vous permettent de gagner du temps sur vos traitements de candidature et d'être en mesure de répondre plus rapidement à tous vos candidats. Si vous le souhaitez, vous pouvez par exemple paramétrer des emails pour informer un candidat d'un refus lorsqu'il est déplacé dans l'étape "refusé". Faire attention à l'expérience candidat, c'est également un bon levier pour votre marque employeur !

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J'espère que cet article était clair, qu'il vous permettra de briller à votre tour dans les conversations de recruteurs et surtout qu'il vous aura donné envie de creuser le sujet ATS.

Bon recrutement et à bientôt ! 👋

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TL;DR

• ATS est un sigle qui signifie Applicant Tracking System. C'est le nom anglais pour logiciel de gestion du recrutement. Un logiciel de gestion du recrutement est un outil destiné aux recruteurs qui permet de centraliser toutes les données liées au recrutement et d'administrer ses campagnes de recrutement de A à Z depuis un outil unique.

• Avec un logiciel de gestion du recrutement, vous pouvez créer des campagnes de recrutement, faire de la diffusion automatique de vos offres d'emploi sur des jobboards, construire des formulaires de candidature personnalisés, accéder à vos candidatures et les gérer facilement et rapidement, collaborer, surveiller vos statistiques, créer une CVthèque interne... beaucoup trop de choses pour pouvoir n'en faire qu'une seule phrase !

• Le meilleur ATS de la planète s'appelle Taleez. Non seulement l'outil vous permet de diviser vos temps de recrutement par deux, mais en plus l'équipe est formidable, réactive et attentionnée auprès de ses clients. Ah, et la légende raconte qu'ils ont aussi beaucoup d'humour. 😬

Le plus simple ça reste de découvrir notre ATS par vous-même !

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