Qu'est-ce qu'un ATS ? L'outil de recrutement indispensable

Aujourd'hui, je voudrais vous parler d'un logiciel encore inconnu de tous les professionnels du recrutement et des RH. Puissant atout dans l'optimisation de la gestion des processus de recrutement, il est aux ressources humaines ce que Milou est à Tintin : un compagnon indispensable et fidèle au quotidien. Je parle bien entendu de l'ATS. Mais alors, comment fonctionne exactement un ATS ? Pourquoi est-il judicieux d'adopter un tel système ? Et comment choisir l'ATS qui répondra le mieux à vos besoins ? Je vous explique.

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Tintin et milou — Non. Je n'exagère pas.

Qu’est-ce qu’un ATS (Applicant Tracking System) en RH ? (Définition)

ATS est un acronyme anglais qui signifie “Applicant Tracking System”. Littéralement, cela signifie “système de suivi des candidats”. En France, on parlera plutôt d’outil de gestion du recrutement ou de “système de gestion de candidatures”. Pour faire simple, il s'agit d'un logiciel spécialement conçu pour vous permettre de suivre et gérer facilement chaque étape de vos recrutements à un seul endroit.

Un ATS est l’outil qui remplace vos adresses email de recrutement et vos fichiers de suivi Excel. Toutes vos données y sont centralisées et vous accédez facilement aux informations de vos candidats dès que vous en avez besoin.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un ATS ?

Avec un logiciel de gestion du recrutement, vous mettez en place des campagnes de recrutement et vous en suivez le déroulement à toutes les étapes grâce à des fonctionnalités dédiées.

Voici quelques actions de base que vous allez pouvoir faire entièrement depuis votre logiciel ATS :

Créer un recrutement : rédiger une offre d'emploi attractive, définir un parcours de candidature, choisir quels collaborateurs sont impliqués‍.
Diffuser vos offres d'emploi automatiquement sur les sites d'emploi‍.
Suivre et gérer vos candidatures : accéder à la fiche candidat, évaluer la pertinence du profil, émettre des commentaires sur une fiche de candidature, faire évoluer vos candidats dans votre parcours de candidature.
Automatiser des actions comme l'envoi de messages (email, SMS...) , les demandes d'évaluation ou encore la programmation de tâches et d'évènements.

Créer une CVthèque interne pour votre sourcing candidat (créer des viviers de profils, y ranger des fiches candidats ou des profils sourcés).
Travailler votre marque employeur et l'expérience candidat (grâce à un site carrière personnalisable très simplement et des formulaires de candidature).
Analyser vos performances, en vous appuyant sur vos données pour améliorer vos prochaines campagnes de recrutement.

Vous n'avez plus en tête les candidats qui ont été contactés pour le poste de responsable communication que vous avez ouvert il y a quatre jours ? Il vous suffit de vous rendre sur votre outil de recrutement. Vous verrez rapidement tous les candidats qui se trouvent à l'étape "Entretien téléphonique" de votre recrutement.

Pour résumer, disons qu'un logiciel ATS vous permet de garder la main sur vos recrutements, de ne pas perdre trop de temps avec des tâches de gestion chronophages et de mettre en place des campagnes de recrutement performantes très simplement.

Pourquoi utiliser un ATS pour vos recrutements ?

Utiliser un ATS (Applicant Tracking System) offre de nombreux avantages, que vous travaillez directement pour le compte d’une entreprise, ou au sein d’un cabinet de recrutement. Si vous vous reconnaissez dans les situations suivantes, il peut être pertinent d’intégrer un ATS dans votre stratégie de recrutement.

Vous ne trouvez pas assez de candidats

Si vous peinez à pourvoir vos postes, faute de candidats, vous avez deux solutions : vous efforcer de rendre vos offres d’emploi plus visibles ou bien aller vous-même à la recherche de profils en faisant du sourcing. Dans les deux cas, les logiciels de recrutement peuvent faciliter vos démarches. Un outil de multi-diffusion vous permettra d'optimiser la visibilité de vos offres d'emploi rapidement, en évitant de passer la journée sur les sites d'emploi. Une CVthèque vous permettra d'organiser efficacement vos viviers de profils au gré de vos recherches.

Vous recevez beaucoup de candidatures

Si vous recevez des dizaines de candidatures par jour et que rien n'est en place, elles arrivent sûrement directement dans votre boîte de réception, puis vous passez un temps infini à les traiter, à ranger les CV et les lettres de motivation au bon endroit, à rentrer les informations dans votre tableau de suivi... que vous devez mettre à jour À CHAQUE FOIS qu'il se passe une nouvelle chose pour ce candidat. Avec un ATS vous avez accès rapidement à toutes les informations que vous cherchez (puisqu'elles sont centralisées dans un outil collaboratif).

Vous rencontrez trop de candidats non pertinents pour le poste

Il est fréquent qu'au bout de 3 minutes d'entretien, un recruteur se rende compte que le candidat n'a pas telle ou telle compétence, pourtant indispensable pour le poste convoité. Il est malheureusement délicat d'abréger l'entretien et cela fait perdre du temps au recruteur comme au candidat. Un ATS fait partie des solutions RH pertinentes, que vous travailliez au sein d’un cabinet de recrutement, ou directement dans le service Ressources Humaines d’une entreprise. Vous pouvez personnaliser votre formulaire de candidature afin de poser des questions très spécifiques sur des points qui vous semblent prioritaires. Ainsi, si un candidat donne une réponse éliminatoire, vous le saurez rapidement. Attention toutefois à la longueur des formulaires de candidature. Parfois, il suffit de retravailler les offres d’emploi (et vous pourrez suivre l’impact grâce aux statistiques).

Vous passez des heures à diffuser des offres d'emploi à chaque création de poste

L'utilisation d'un ATS simplifie grandement le processus de diffusion des offres d'emploi en permettant de créer une seule annonce et de la diffuser automatiquement sur plusieurs plateformes simultanément. Chez Taleez, nous vous permettons de diffuser votre annonce sur 70 sites d'emploi partenaires. Cela vous aide à gagner en visibilité sur tous les canaux de sourcing. Et cela élimine le besoin fastidieux de remplir manuellement de multiples formulaires sur différents sites d'emploi ou réseaux sociaux professionnels. Grâce à un ATS, vous pouvez gérer tout cela depuis une seule interface, ce qui vous fait gagner un temps précieux et vous permet de maximiser la visibilité de vos offres d'emploi auprès des candidats potentiels. Fini le temps où il fallait remplir à la main 15 formulaires de création d'offres d'emploi différents !

Vous manquez de statistiques sur vos recrutements

Vous ne savez pas si tel jobboard est utile dans votre stratégie de diffusion d'offres d'emploi ? Vous cherchez à savoir si avoir réduit le parcours de recrutement a été bénéfique ? Vous ne savez pas exactement combien de candidats vous recevez en moyenne par recrutement ? Un logiciel de recrutement collecte vos données pour vous construire des rapports statistiques précis. Vous pouvez vous appuyer sur des chiffres afin de mesurer l'impact de vos initiatives sur vos stratégies de recrutement, et non plus vous fier uniquement à votre intuition.

Vous souhaitez optimiser votre parcours de recrutement

Un processus de recrutement trop long peut vous faire passer à côté de bons candidats. Mais en y allant trop vite, vous risquez de prendre des décisions hâtives sans avoir suffisamment évalué les compétences et l'adéquation des candidats avec l'entreprise. Grâce aux données d’un ATS, vous pouvez évaluer la durée moyenne passée à chacune des étapes. Identifiez les étapes qui prennent le plus de temps et cherchez des moyens de les optimiser. Les données de l’ATS vous permettront également de comprendre quand les candidats restent bloqués ou abandonnent.

Vous avez envie de travailler sur votre marque employeur

La marque employeur est un tel enjeu aujourd'hui que de nombreux ATS proposent un espace carrière personnalisable, synchronisé avec vos recrutements en cours et intégrable à votre site internet. Les outils proposés vous permettent de gagner du temps sur vos traitements de candidature et d'être en mesure de répondre plus rapidement à tous vos candidats. Si vous le souhaitez, vous pouvez par exemple paramétrer des emails pour informer un candidat d'un refus lorsqu'il est déplacé dans l'étape "refusé". Faites attention à l'expérience candidat ! C'est un bon levier pour développer votre marque employeur.

Vous avez le sentiment d’utiliser trop d’outils différents

L’un des principaux avantages d'un ATS est sa capacité à centraliser la gestion de toutes les activités liées au recrutement au sein d'une seule plateforme. Au lieu d'avoir une boîte de réception Gmail, un tableau Excel, un agenda Google ou encore des dossiers partagés pour vos viviers de candidats, vous utilisez un unique logiciel. Cela vous permet de gagner du temps et d'éviter les pertes d'informations.

‍Vous cherchez une solution pour travailler plus efficacement en équipe

Un ATS permet à toute l'équipe d'accéder facilement aux informations pertinentes et de travailler sur un même système, évitant ainsi les silos d'information. Les ATS offrent souvent des fonctionnalités de travail collaboratif en temps réel, qui permettent à plusieurs membres de l'équipe de recrutement de travailler sur les mêmes candidatures simultanément. Cela facilite la coordination des tâches et permet à l'équipe de partager rapidement des informations et des mises à jour. Avec un ATS, vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à chaque membre de l'équipe, telles que la relecture d'un CV, la planification d'un entretien, ou le suivi des références. Cela permet de répartir équitablement le travail et de s'assurer que rien n'est oublié.

Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?

Le choix d'un logiciel de recrutement (ATS) est fortement lié à vos besoins. Vous devez prendre en compte plusieurs critères clés pour faire le bon choix.

À savoir :

Sa facilité d'utilisation : L'ATS doit être intuitif et accessible à tous les membres de votre équipe.
Sa personnalisation : Vérifiez si l'ATS offre des possibilités de personnalisation pour s'adapter à vos processus de recrutement.
Ses fonctionnalités : Quelles sont les fonctionnalités proposées ? Assurez-vous qu'elles couvrent toutes les étapes de votre processus de recrutement.
Son prix : Le choix de votre ATS doit correspondre à votre budget. Certains logiciels offrent des fonctionnalités de base gratuitement, tandis que d'autres proposent des options plus avancées, moyennant un coût supplémentaire.

Afin d’évaluer vos besoins, identifiez les lacunes de votre processus de recrutement actuel. Cela vous aidera à déterminer les fonctionnalités et les avantages que vous recherchez dans un ATS.

Comment savoir si Taleez est le logiciel de recrutement qu'il vous faut ?

Vous l’aurez compris, les avantages d’un ATS sont nombreux. Et il n'existe pas UN ATS qui réponde universellement à tous les besoins. Alors, pour répondre à la question qui titre ce paragraphe, rien ne vaut le test par soi-même. À noter que, chez Taleez, vous bénéficierez du suivi d'une équipe réactive et attentionnée basée à Toulouse.