4 modèles de lettres de refus de candidatures bienveillantes

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J'aimerais commencer cet article en jetant un gros pavé dans la mare : sachez que je milite activement pour qu'on éradique définitivement la phrase ci-dessous des emails automatiques de réponse aux candidatures.

"Sans nouvelles de notre part dans un délai de trois semaines, veuillez considérer que nous n'avons pas pu donner une suite favorable à votre candidature."

Soyons honnêtes : avec cette phrase, vous dites texto à votre candidat "désolé(e) mais même si tu as passé 30 minutes à peaufiner ta candidature pour me l'envoyer, tu es une goutte d'eau dans l'océan de mes soucis et j'ai d'autres chats à fouetter que de t'envoyer un mail pour te prévenir que ton profil ne m'a pas plu."

C'est un grand NON. Pour le respect de la personne que vous avez en face de vous, pour l'expérience candidat que vous proposez à cette personne au nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez (impactant directement sa marque employeur), et surtout parce que dans "ressources humaines", il y a "humaines" !

Depuis quand avons-nous décidé qu'il était acceptable d'ignorer quelqu'un qui vient proposer de mettre ses compétences et son énergie au service de notre entreprise ?

candidat n ayant pas reçu d email de refus
Réaction parfaitement légitime d'un candidat recevant cet email après avoir postulé chez vous.

 Je sais bien qu'il ne s'agit pas de la tâche la plus agréable. Mais relativisons :

  • ça arrive de se faire refuser et ce n'est pas grave tant que c'est fait avec respect
  • ça fait partie du travail d'un recruteur, d'indiquer à un candidat l'issue de sa candidature

Alors je vous partage ici 4 modèles de lettre de refus de candidature à adapter comme vous le souhaitez pour dédramatiser et humaniser la situation.

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Que doit contenir une lettre de refus de candidature ?

Écrire un mail de refus, ce n'est pas très compliqué. Gardez en tête trois mots : honnêteté, bienveillance, empathie. Soyez humain, en somme, et pensez bien à :

1 - Remercier le candidat

Ça tient en une phrase et ça fait toute la différence. Une fois encore, le candidat a pris du temps pour vous envoyer sa candidature et a témoigné par ce geste un intérêt pour votre entreprise. Prenez le temps de noter cet effort en exprimant votre gratitude.

2 - Être transparent

Sauf si le motif du refus est confidentiel, vous devriez expliquer à un candidat pourquoi vous ne l'avez pas retenu.

Son profil ne convenait pas ? Sa personnalité était trop en décalage avec la dynamique de l'équipe ? C'était trop tard ? Dites-le lui, personne n'aime rester dans le flou. Et puis si vous ne le faites pas, comment pourrait-il s'améliorer ?

Dans un autre registre, vous n'êtes pas obligé de lui dire que vous conservez ses coordonnées si ce n'est pas le cas. Vous avez le droit de ne pas avoir été emballé(e) par son profil.

3 - Rester ouvert à la discussion

Un candidat à qui vous avez envoyé un email de refus ne vous demandera pas forcément plus d'explications. Mais s'il le fait (et surtout s'il vous avait rencontré(e) une ou plusieurs fois en entretien), c'est la moindre des choses de répondre à ses questions.

Encore une fois, on parle de relations humaines et, au risque de casser un mythe, le monde du travail n'est pas censé être un atomiseur de confiance en soi.

Ces principes bien en tête, découvrons maintenant des exemples d'emails de refus courts et bienveillants desquels vous inspirer sans modération !

L'email après une candidature spontanée

Bonjour Bastien,

Je tiens d'abord à te remercier pour ta candidature spontanée, et pour l'intérêt que tu as manifesté pour Taleez.

Malheureusement, pour le moment nous n'avons pas prévu d'agrandir l'équipe commerciale...

J'espère que cela ne va pas te décourager, ton profil est très intéressant. D'ailleurs, je me permets de le mettre de côté pour le cas où nous aurions des besoins dans ton domaine, plus tard.

Bonne chance pour la suite de tes recherches, voici un petit gif pour te donner du courage :

Tu es le meilleur

Tu es le meilleur !

Bonne journée,

Fabien

Le profil ne correspond pas au poste

Bonjour Clara,

Je fais suite à ta candidature pour le poste de développeuse front end. Merci beaucoup pour ton intérêt !

J'ai bien étudié ton profil et malheureusement, tu ne possèdes pas les compétences en management dont nous avons absolument besoin pour ce poste.

Mais accroche-toi, je suis sûr que tu finiras par trouver un job dans lequel tu t'épanouiras.

Et super idée, d'avoir mis le dernier marathon que tu as couru, moi aussi j'aime la course à pied et cette petite ligne dans ton CV a attiré mon attention.

Bonne continuation !

Fabien

Après un premier entretien, les attentes ne correspondent pas

Bonjour Mathieu,

Je n'ai pas encore eu l'occasion de te remercier pour la qualité de nos échanges lors de ton entretien. Tu as un parcours très intéressant, merci d'avoir pris le temps de le partager avec moi.

Malheureusement, tu as insisté sur le fait que tu souhaitais absolument faire du télétravail trois jours par semaine, et je crains que nous ne soyons pas en mesure d'accéder à ta requête. Je t'informe donc que nous n'allons pas pouvoir travailler ensemble.

Je suis disponible pour discuter avec toi si tu le souhaites.

En tout cas, avec une expérience comme la tienne je ne me fais aucun souci, c'est certain que tu trouveras une entreprise qui acceptera de te laisser travailler à distance. Je garde ton contact au cas où la politique de l'entreprise évoluerait.

Crois en toi !

Bonne chance et à bientôt j'espère,

Fabien

La candidature est arrivée trop tard

Bonjour Pauline,

Merci pour ta candidature, je suis ravi que tu t'intéresses à Taleez.

Par contre tu arrives un peu trop tard : nous avons trouvé la personne que nous cherchions.

Pas de chance, mais la prochaine fois sera la bonne !

Tiens, voici une playlist pour te donner du courage quand tu éplucheras les annonces :

  • Gloria Gaynor : I will survive
  • Morcheeba : Rome wasn't built in a day
  • Pharell Williams : Happy
  • Queen : Don't stop me now
  • R. Kelly : I believe I can fly

Bonne chance !

Fabien

Et voilà ! Avec ces 4 templates, vous êtes paré(e) pour rédiger des emails de refus courts, honnêtes et encourageants en toute circonstance.

Femme ayant confiance en elle
Elle, c'est une candidate qui a trouvé un super job après votre email de refus où vous l'encouragiez à s'accrocher. :)

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À propos de l'auteur
Léa

Chargée de l'acquisition chez Taleez. Quand je n'ai pas le nez plongé dans mes projets marketing, j'écris des articles pour vous parler de recrutement digital et de ma passion pour France Gall. Ah, non... Apparement pour France Gall c'est non.