Définir son besoin en recrutement : les actions incontournables

Que vous soyez responsable RH, recruteur interne, en cabinet de recrutement ou indépendant, passer par la case « définition du besoin en recrutement » est primordial ! Lors de cette phase, vous allez précisément définir le profil que vous allez recruter.

Les incontournables : Comment définir son besoin en recrutement ? 🕵️‍♂️

Il faut bien plus que le titre du poste et le lieu de travail pour qu’un recruteur puisse démarrer la rédaction d’une offre d'emploi et son sourcing ! Pour éviter les mauvaises surprises, vous allez devoir maîtriser beaucoup plus d’informations, toutes plus importantes les unes que les autres.

La majorité des recruteurs utilisent la fiche de poste, encore appelée la description de poste. La fiche de poste reprend les informations sur l’emploi du salarié, encadre son travail, et énumère les tâches qui lui sont attribuées.

Même si ce document est très utile, vous ne devez pas vous en contenter : vous devez aller beaucoup plus loin, avoir des informations plus précises et détaillées pour être réellement dans l'analyse du besoin.

Pour bien définir un besoin avant le recrutement, vous devez donc réaliser une étude exhaustive du poste, et obtenir des réponses pertinentes aux questions ci-dessous.‍

👉 Quel est le poste qui va être occupé par la future recrue ?

Il s’agit là de connaître le titre du poste, mais également ses missions, de son niveau de responsabilité.

Il est également important de connaître les difficultés liées au poste, ses enjeux et s’il y a des possibilités d’évolution à court ou moyen terme.

Vous devez également savoir s’il y a plusieurs postes qui seront ouverts, et s’il s’agit d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée.

👉 Si vous travaillez pour un client que vous ne connaissez pas encore, il est important de bien connaître l’entreprise : son secteur d’activité, ses missions, son envergure (nombre de salariés, chiffre d’affaires), son contexte : s’agit-il d’une entreprise internationale ? Quels sont ses projets de développement ? Vous devez également vous imprégner de ses valeurs et de sa culture d’entreprise, pour bien en parler ensuite aux candidats. Ce sera un véritable gain de temps.

👉 Quand aura lieu la prise du poste ?

Vous devez connaître le degré d’urgence du recrutement et savoir si vous allez orienter votre recherche vers les bons candidats disponibles immédiatement ou s’il est possible de gérer un préavis.

👉 Quelle est la localisation géographique du poste ? Des déplacements sont-ils prévus ? ‍

Si oui, à quelle fréquence et dans quelle(s) zone(s) ? Une clause de mobilité est-elle envisagée ?

👉 Quel est le temps de travail envisagé ?

Le poste peut être à temps plein ou à temps partiel. Quels sont les horaires de travail ? Il est important de connaître les contraintes horaires liées au poste afin d’en parler rapidement au candidat. Enfin, les candidats veulent savoir si du télétravail est envisageable et à quelle fréquence.

👉 Quel est le contexte de ce recrutement ?

Il s’agit de savoir si le poste fait suite, par exemple, à un départ à la retraite, à une démission ou au développement de l’activité.

👉 Quelle sera la place du futur collaborateur au sein de l’organigramme ?

Il est important pour le candidat de se projeter sur son futur poste en connaissant sa place, son futur manager, l’organisation du service ainsi que ses futurs interlocuteurs.‍

👉 Quel est le profil recherché ?

La liste est longue, puisqu’il faut définir :

Son niveau d’expérience et le secteur de provenance souhaité : « je recherche un candidat ayant entre 3 et 5 ans d’expérience comme comptable, de préférence dans le secteur de l’immobilier ».
Ses savoirs : son niveau et son domaine d’étude : « au minimum un Bac+2 dans le secteur de l’informatique ».
Ses savoir-faire : il faut bien définir ce que le candidat idéal maîtrise : « le candidat doit maîtriser la prospection commerciale, le porte-à-porte, la prospection téléphonique ».

On peut distinguer les compétences clés (directement liées au poste), des compétences secondaires (la maîtrise des langues, d’un logiciel). En fonction du poste, il peut être intéressant de savoir si une formation peut être envisageable, lorsqu’un candidat ne maîtrise pas toutes les compétences requises.

Son savoir-être : vous définirez ici les traits de personnalité importants pour qu’un candidat réussisse à ce poste : « le candidat doit être rigoureux, mais également avoir un esprit d’équipe développé ».

🛑 Attention, certains critères sont discriminatoires, vous ne pouvez pas écarter d’une procédure de recrutement des candidats en fonction des critères énumérés dans l’Article L1132-1 du code du travail) !

👉 Quelle est la rémunération prévue pour ce poste ?

Il est primordial de la définir précisément, de préférence en brut pour pallier aux problèmes de calcul de charge et de prélèvement à la source. Il ne faut pas oublier la partie variable de la rémunération qui doit être précisée en fonction des objectifs à atteindre.

Il faut également bien définir les avantages liés au poste : avantages en nature (voiture de fonction, place de parking, remboursement intégral des frais de transport), tickets-restaurant, primes, intéressement, participation, avantages CSE ou divers, etc.‍

👉 Qui prendra la décision finale du recrutement ?

Le recruteur doit savoir qui aura le dernier mot dans le choix du futur collaborateur. Cela permet de prévoir des entretiens d'embauche avec les bonnes personnes, puis de manière globale de bien connaître le processus de recrutement.

Être efficace dans la définition de son besoin en recrutement : mode d’emploi 💬

Comment analyser le besoin en recrutement ?

Nous avons vu quels étaient les éléments à connaître pour que vous puissiez définir votre besoin, voyons maintenant comment optimiser la prise d’information. Généralement, cette partie que l’on appelle « brief du poste » se fait en échangeant avec le manager qui recrute dans son équipe ou bien encore avec le client.

La réussite de cette étape passe par une bonne compréhension des besoins du manager et de l’équipe. Il peut donc être utile d’appliquer le concept de « l’écoute active », développé par Carl Rogers, psychologue américain. Pratiquer l’écoute active permet d’entendre véritablement ce que son interlocuteur veut nous dire, elle permet de faire naître la parole de son interlocuteur. On l’écoute avec ses oreilles, mais il convient également d’être attentif à son langage non verbal : sa gestuelle ou tout son langage corporel. L’écoute active se pratique avec empathie.

Ensuite, il est important de réaliser le brief de poste en posant des questions ouvertes « quelles sont les qualités que vous attendez du ou de la future(e) collaborateur(trice) ? » ; « quel niveau de rémunération envisagez-vous pour ce poste ? »

Vous pouvez ensuite poser des questions fermées ou de la reformulation pour vérifier la bonne compréhension des propos de votre interlocuteur : « donc si j’ai bien compris, vous prévoyez une fourchette de rémunération entre 30k€ et 36k€ brut par an ? » ; « vous souhaitez donc que votre futur collaborateur maîtrise déjà un logiciel de paie ? ».

Lors de cet échange, votre rôle consiste également à sensibiliser le manager ou le client : le mouton à 5 pattes n’existe pas, et quand bien même, le recrutement risque de prendre plus de temps. Il est important de bien se renseigner sur le marché correspondant.

Vous obtiendrez des informations pertinentes sur le poste en demandant au manager ou au client de vous indiquer quelle est la journée ou la semaine type du ou de la futur·e collaborateur·trice. Cela lui permettra de se projeter et de n’oublier aucun élément. Vous pouvez également interroger et recueillir l’avis de l’équipe et des futur·e·s collègues de travail. Ils pourront ainsi vous indiquer ce qu’ils attendent de leur futur(e) collègue, en termes de compétence, mais également de personnalité. Cela permettra de faciliter son intégration à l’équipe !

Quels sont les risques d’une définition du besoin incomplète ? ⚠️

⏱️ Perte de temps : vous allez passer du temps à sourcer un profil qui finalement ne correspond pas au profil attendu.

💸 Perte d’argent : qui dit perte de temps, dit perte d'argent.

⚠️ Risque sur la marque employeur et l’image de l’entreprise : vous allez contacter, voire embaucher, des candidats qui finalement ne correspondent pas au poste, et qui ne seront donc pas satisfaits.

🛑 Perte de crédibilité auprès de votre client ou du manager opérationnel : vous allez présenter des candidats qui ne conviennent pas.

📉 Baisse de la productivité de l’entreprise : vous risquez de recruter un candidat qui ne donne pas satisfaction sur son poste.

‍Conclusion : la définition du besoin assurera une approche méthodique du recrutement.

On arrive à la fin de cet article, j’espère que vous avez bien compris comment définir de façon précise vos besoins en recrutement.

Cette phase va orienter et permettre la réussite de toutes les autres phases de votre recrutement, elle représente un réel investissement et il est donc important de ne pas la négliger.

Elle vous permettra également d’avoir une approche méthodique dans la phase suivante qu’est-ce que le sourcing, comme en parle Mathilde KURZAWA dans le podcast de LEDR.
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TL;DR

Un besoin en recrutement bien défini rayonne sur l'ensemble du processus de recrutement :

Dans la recherche des bons candidats (rédaction d'annonce, sourcing ...)
Dans l'évaluation des candidats (entretiens d'embauche)
Dans l'onborading du candidat

Pour bien définir votre besoin en recrutement :

Identifiiez toutes les parties prenantes du processus de recrutement (Ressources Humaines, Managers, opérationnels ...) Mais surtout identifiez qui prend la décision finale.
Allez chercher les informations nécessaires pour une parfaite connaissance du poste qui va s'ouvrir en interrogeant toutes les parties prenantes. Ne vous contentez pas des fiches de poste.
Posez les bonnes questions : Quel est le contexte du recrutement ? Quand est-ce que le collaborateur intégrera l'entreprise ? Quel est l'environnement de travail ? Quelles sont les missions ? Quel est le type de contrat ? Quel est le temps de travail ? Quel niveau de responsabilité ? Quelles sont les expertises nécessaires ? Les compétences recherchées (soft skills, hard skills ...).
Croisez, filtrez et centralisez les informations reçues pour une formulation du besoin réussie.

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