3 modèles de messages pour remercier vos candidats d'avoir postulé

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Attaquons-nous à un aspect de tout parcours de recrutement dont on parle peu mais qui a toute son importance : le message de remerciement post-candidature.

Je ne vais pas y aller par quatre chemin, voici mon point de vue vis-à-vis de ce message :

SOIGNEZ-LE !

Si on exclut l'offre d'emploi ou le passage par le site carrière, ce message est le premier où vous êtes censé•e interagir "directement" avec vos candidats.

Je dis bien censé•e parce que personne n'est dupe : on sait tous que c'est un message automatique et qu'au moment où la candidate ou le candidat l'ouvre, vous n'êtes probablement même pas encore conscient•e qu'il ou elle a postulé.

Il n'en reste pas moins que ce message participe à la première impression que vous allez laisser à votre candidat•e et que la première impression influe sensiblement sur l'expérience candidat (donc sur la perception de votre marque employeur).

À quoi sert un message de remerciement ?

Mis à part le fait que - comme développé plus haut - le message de remerciement vous évite de rater votre chance d'offrir une belle première impression au candidat, voici d'autres exemples de ce à quoi il peut servir :

  • À être poli et civique. Le ou la candidat•e a indiqué son souhait de prendre part aux projets de votre entreprise. Selon les règles de politesse élémentaires qui m'ont été inculquées par ma maman à la fin des années 90, remercier quelqu'un qui a pris de son temps pour vous proposer une chose dont vous aviez besoin, ça se fait. C'est même plutôt très indiqué.
  • À rassurer le ou la candidat•e : la recherche d'emploi pouvant être une période assez angoissante, ce message permet d'éliminer une source de stress supplémentaire en informant le candidat de la bonne réception de sa candidature, de ce qui va se passer par la suite et en lui indiquant qui contacter s'il a besoin d'informations sur l'état de sa candidature.
  • À renforcer votre marque employeur. Tous les prétextes sont bons pour faire rayonner votre image auprès du public. Quoi de mieux qu'un email pour montrer à vos candidats que vous êtes une entreprise bienveillante/chaleureuse/sérieuse/[insérez ici tout adjectif décrivant l'ambiance dans votre entreprise]... ?
2 formulaires de candidature pour soigner votre expérience candidat

Maintenant que vous êtes convaincu•e de la nécessité d'un message de remerciement, voici trois exemples desquels vous inspirer. Adaptez-les, tordez-les, faites-en ce que vous voulez. L'essentiel, c'est qu'il vous ressemble et qu'il donne toutes les informations nécessaires.

Message 1 : L'email classique

Bonjour Madame [prénom candidate],

Nous vous confirmons la bonne réception de votre candidature au poste de [titre du poste]. Nous allons l'étudier rapidement afin de vous donner une réponse dans les plus brefs délais.

En général il nous faut entre 2 et 5 jours ouvrés pour répondre à toutes les demandes entrantes. Soyez assurée que nous apportons une réponse à tous nos candidats, quelle que soit l'issue de la candidature.

Pour tout complément d'informations, contactez-nous à l'adresse indiquée dans la signature en précisant dans votre message la date et le titre de l'offre à laquelle vous avez postulé.

Bien à vous,

Adeline PIRON,
Recruteuse chez MyComp
Pour toute demande :
recrutement@mycomp.com

Message 2 : L'email "start-up"

Bonjour [prénom candidat] !

Je te confirme que nous avons bien reçu ta candidature pour le poste de [titre du poste] et te remercie de ta confiance.

Nous allons prendre quelques jours pour l'étudier et nous reviendrons vers toi rapidement, c'est promis.

D'ici là, pour toute demande, tu peux écrire à recrutement@mycomp.com en précisant à quelle offre tu as postulé pour simplifier le traitement de ton mail.

À bientôt,

Adeline,
Recruteuse @MyComp

Message 3 : L'email original

Bonjour [prénom_candidat],

Merci pour ta candidature, nous l'avons bien reçue. Nous la traiterons le plus rapidement possible et reviendrons vers toi avec une réponse.

Toutefois, depuis le début du confinement, l'équipe RH enchaîne les pauses café en visio pour s'assurer que tous les salariés vont bien et sont en sécurité. Dit comme ça on pourrait croire qu'on ne se foule pas trop mais crois-moi, la saturation de caféine dans le sang ne fait pas bon ménage avec les caprices d'internet qui se met en grève un jour sur deux.

Bref, on fait notre possible mais ça prendra peut-être un peu plus de temps que d'habitude.

Merci pour ta patience et à très bientôt,

Adeline PIRON,
Recruteuse chez MyComp

Recommandations supplémentaires

Maintenant que vous savez pourquoi c'est important de ne pas négliger les messages de remerciement à envoyer suite à une candidature et que vous avez de quoi vous inspirer pour rédiger le vôtre, je termine cet article avec quelques recommandations supplémentaires qui vous donneront des pistes de réflexion.

  • Vos messages n'ont pas à être figés. Vous pouvez les adapter au contexte pour un résultat encore plus personnalisé. Par exemple, une fois j'ai reçu un message de la part d'une entreprise qui disait :
    "Bonjour ! Nous sommes en juillet et une partie de l'équipe est partie bronzer sur les plages du Sud de la France. Nous avons bien reçu notre candidature et la traiterons dans les plus bref délais, mais nous nous excusons d'avance si le temps de traitement est un peu long. Merci de votre compréhension."

    Cette approche m'a fait beaucoup rire, et, même si c'était un message automatique, je me suis dit qu'au moins, l'équipe de recrutement avait fait l'effort de le mettre en place spécialement pour les vacances afin de prévenir les candidats des possibles lenteurs. Et puis ça donne vraiment l'impression qu'on a affaire à des êtres humains qui partent en vacances et ont le sens de l'humour. Pas à des automates sans faille qui ne sont jamais fatigués et toujours à 115% de leurs capacités. Ça fait du bien !

    Rien ne vous empêche de faire la même chose à Noël, en mai ou, au hasard, si une pandémie nous contraint un jour à rester chez nous et stopper l'économie mondiale...
  • Automatisez ! Personne ne s'attend à ce que vous rédigiez un message différent pour chaque candidat. N'importe quelle boîte de réception vous permet de paramétrer des emails automatiques ou d'enregistrer des modèles d'emails très faciles d'accès.

    Si vous disposez d'un ATS, certains proposent l'envoi de messages de confirmation personnalisables et automatiques. Vous pouvez même variabiliser certaines informations comme le nom et le prénom, pour envoyer des messages automatiquement adressés à la bonne personne.
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  • Vous avez peut-être remarqué que mes modèles de message de remerciement ne contiennent pas la mention "Si vous n'avez pas de retours de notre part d'ici deux semaines, veuillez considérer que nous ne sommes pas en mesure de donner une suite favorable à votre candidature"...

    Je ne vais pas m'étendre sur le manque criant d'empathie et de respect de cette phrase, j'en parle déjà ici. Je dirai simplement ceci : une fois que vous aurez étudié la candidature, donnez toujours une réponse à vos candidats, même si c'est un refus. Si vous avez peur que répondre aux candidats vous prenne trop de temps, sachez qu'il s'agit également d'un message que vous pouvez automatiser ou dont vous pouvez faire un modèle. Plus d'excuses !


Très bon recrutement et prenez soin de vous ! 👋

Crédits

Photo par Glenn Carstens Peters sur Unsplash

À propos de l'auteur
Léa

Chargée de l'acquisition chez Taleez. Quand je n'ai pas le nez plongé dans mes projets marketing, j'écris des articles pour vous parler de recrutement digital et de ma passion pour France Gall. Ah, non... Apparement pour France Gall c'est non.