Logiciel de recrutement : le nouvel outil RH indispensable

Les solutions de gestion et de diffusion de recrutement équipent de nombreux services RH de start-up, PME ou de grands groupes. Mais pourquoi ces outils se développent de plus en plus ? Quelles sont les fonctionnalités qui boostent la qualité du recrutement ?

L' ATS, l'outil de recrutement indispensable

Un logiciel de recrutement, aussi appelé ATS (Applicant Tracking System), est un logiciel qui accompagne l’entreprise de A à Z dans son processus de recrutement.

Son objectif : faire gagner du temps aux recruteurs en le débarrassant de toutes les tâches chronophages qu’il rencontre au quotidien !

Il existe deux sortes d’ATS :

• les logiciels hébergés en local
• les plateformes en ligne (outils en mode SaaS)

On trouvera également sur le marché des logiciels SIRH qui gèrent les ressources humaines dans leur ensemble (fiches de paie, retraite, etc.) au-delà de la phase de recrutement, mais nous ne les aborderons pas ici.

Pourquoi adopter un ATS ? Quels avantages en tirer ? Mon entreprise est-elle concernée ?

Découvrons ensemble les réponses à toutes ces questions.

Des fonctionnalités qui s'adaptent aux différents modes de recrutement

On assiste ces dernières années à une digitalisation du recrutement, et certaines entreprises l’ont bien compris. Il existe aujourd’hui une multitude de logiciels de recrutement, capable de vous faire gagner un temps précieux.

Il y a des fonctionnalités communes à tous, comme :

• multi-diffusion automatique d’offres d'emploi sur plusieurs jobboards
• centralisation de la gestion des candidatures reçues sur le progiciel, facilitant ainsi leur tri et leur sélection

Certains se démarquent avec un outil d’avantage développé :

• création d’une CVthèque pour garder un historique des candidatures pertinentes reçues et avoir accès aux meilleurs profils
• envoi automatique de mails (refus, prise de rendez-vous, etc) aux candidats. Et traiter vos nouvelles candidatures plus rapidement = se débarrasser d'une grande charge mentale.
• gestion de vos bases de données. Qui dit recrutement, dit RGPD. Être en conformité n'est pas un choix.

En choisissant votre ATS, vous devez donc identifier de façon précise vos besoins en matière de recrutement, puis comparer les différents logiciels présents sur le marché. Quelles sont vos attentes ? Quelles sont les fonctionnalités qui feront que l'ATS de votre choix soit une véritable aide au recrutement ?

Un logiciel ne contenant pas beaucoup de fonctionnalités peut par exemple vous suffire si vous avez une petite structure qui ne brasse pas un volume important de candidatures.

Au contraire, si vous êtes dans une phase de croissance, il sera plus judicieux d’anticiper en optant pour un logiciel plus complet.

Avoir un logiciel gestion de candidatures : de nombreux avantages au quotidien

Nombreux sont les bénéfices que vous pouvez tirer d’un ATS. Certains le considèrent même aujourd’hui comme indispensable pour accompagner la gestion des recrutements dans une entreprise. On dit que :

#1 Gagnez du temps

Le premier avantage que vous obtiendrez en adoptant un tel logiciel, est le gain de temps.

L’activité d’un recruteur est composée en majorité de tâches chronophages, qui entravent son efficacité, parfois même au détriment de ses autres missions RH.

S’équiper d’un logiciel de recrutement, c’est permettre à l’équipe des ressources humaines d’assurer pleinement son rôle, mais aussi de réaliser un recrutement plus qualitatif.

#2 Soignez vos recrutements

En effet, si les premières étapes du processus (créations et diffusions des offres, collecte et tri des candidatures) sont traitées plus rapidement, le recruteur peut se focaliser davantage sur l’évaluation des candidats et la sélection des plus pertinents pour l’entreprise.

En termes qualitatifs, un ATS peut également vous aider quotidiennement s’il offre la possibilité de recruter en équipe.

S'il y a bien un facteur clé du succès fondamental dans les recrutements, c'est que toutes les personnes qui interviennent dans le processus soient impliquées. Hiring Manager, recruteurs et collaborateurs doivent communiquer efficacement.

Avoir un outil qui possède une fonctionnalité « plateforme collaborative » peut donc vous faire gagner beaucoup de temps. Plus besoin d’imprimer tous les CV pertinents et de programmer une réunion, vous pouvez travailler en équipe directement sur la plateforme où sont centralisées toutes les candidatures.

Certains sont même dotés d’un système de notation, commentaires partagés et messagerie directe pour accélérer la prise de décision.

#3 Améliorez votre marque employeur

Un autre point à ne pas négliger quand on est une entreprise qui recrute régulièrement, c’est son image employeur.

Il faut donner envie aux candidats de travailler chez vous, et leur donner la possibilité de postuler s’ils vous connaissent déjà ou s’ils tombent sur votre site web.

Pour cela vous devez impérativement avoir un site carrière où toutes vos offres d’emploi en cours sont publiées et où les candidats de passage peuvent déposer leur candidature spontanée.

Certains logiciels, notamment les outils SaaS, vous offrent la possibilité de créer votre propre site carrière, à partir d’un template personnalisable. 

#4 Boostez vos performances

Il ne faut pas non plus oublier les bénéfices que peut vous procurer un logiciel de recrutement en termes d’organisation et de performance.

Il permet de simplifier et formaliser le processus de recrutement de l’entreprise et d’ancrer certaines pratiques sur le long terme pour gagner en efficacité.

De plus, toutes vos informations relatives au recrutement sont centralisées sur une seule et unique plateforme : il n’a jamais été aussi simple de les extraire pour calculer vos KPI de recrutement et optimiser votre processus en permanence.

Tout le monde y trouve son bonheur

Peu importe la taille de votre entreprise, son secteur d’activité ou le nombre d’employés au service des ressources humaines, le logiciel de recrutement s’adresse à vous !

Selon une étude récente de l’APEC, 27% des entreprises en France en sont déjà équipées, et ce chiffre ne cesse de croître.

L’utilisation d’un tel outil a d’abord commencé à se répandre dans les grandes entreprises ; selon cette même étude, 68% des entreprises françaises de plus de 5 000 salariés en ont adopté un.

Le phénomène s’est ensuite répandu à tout type d’entreprise car on s’est aperçus qu’avec ses fonctionnalités diverses, il pouvait avoir des cibles bien plus variées.

Imaginons par exemple que vous ayez lancé votre startup, et que vous embauchiez principalement des stagiaires pour de courtes durées. Vous n’aurez pas beaucoup de temps à consacrer à la partie recrutement (et vous n’avez probablement pas les connaissances), il peut alors être judicieux de vous aider d’un ATS ; vous serez guidé tout au long du processus de recrutement et vous gagnerez un temps fou.

Une solution e-recrutement, le remède à tous vos problèmes ?

Hormis la taille, comme je l’ai évoqué précédemment, il peut aider à pallier des problématiques plus spécifiques. Par exemple, il peut être très utile pour les entreprises gourmandes en profils rares — le secteur de l’ingénierie/R&D est le premier secteur utilisateur d’ATS — mais aussi pour les entreprises qui veulent améliorer leur marque employeur et accroître leur visibilité auprès des candidats.

Vous l’aurez compris, que vous soyez une grosse ou petite entreprise, que vous brassiez de gros ou de faibles volumes de candidatures, que vous ayez un service RH conséquent ou seulement un recruteur, le logiciel de recrutement peut répondre à vos besoins !

Le recrutement se digitalise et de nombreux outils de recrutement vous permettent d'avoir le choix quant aux solutions que vous pouvez adopter pour vous aider à recruter sereinement.