Focus sur la digitalisation des outils de recrutement

Hello et bienvenue sur ce nouvel article 👋🏻 !

La digitalisation des outils de recrutement est un sujet que vous connaissez déjà très bien. On ne compte plus le nombre d'articles qui parlent des enjeux du digital dans le milieu RH, des étapes pour digitaliser et autres joyeusetés. Et là, vous vous demandez ce que je vais bien pouvoir vous raconter 😏. Dans cet article, je vous parle des avantages concrets du recrutement en mode digital et automatisé. On fera un tour d'horizon sur les outils du moment en fonction des étapes du process de recrutement. Enfin, on verra ce qu'ils pensent de la digitalisation et de l'automatisation côté recruteurs et candidats.

Belle lecture ⭐️

Pourquoi digitaliser ?

Dans un monde où l’on prône l’automatisation, le digital et la simplicité, le recrutement peut paraître long et complexe. La "révolution digitale" est en marche depuis plusieurs années, on nous en parle depuis la naissance d'Internet. Un exemple tout bête d'évolution qui vous parlera sans aucun doute : le courrier VS les mails. Ces transformations sont devenues tellement "courantes" qu'elles nous paraissent aujourd'hui naturelles. Vous le savez, tout s'est accéléré en 2020 avec la crise sanitaire. Les processus traditionnels ont été transformés pour gagner en efficacité et en performance. On a fait pareil côté recrutement, en accélérant le passage à l'automatisation. Et concrètement, ça rapporte quoi ?

Des économies à tous les niveaux

Que ce soit en termes de temps gagné ou d'argent économisé, les gains sont substantiels pour les entreprises, les recruteurs, mais aussi côté candidats. Je vous explique tout ça.

En utilisant des outils digitaux, le recruteur peut automatiser son processus de recrutement (au moins en partie). Qui dit automatisation dit gain de temps. Et on connaît la chanson, "le temps, c'est de l'argent". Ce qui veut dire qu'on a besoin d'allouer moins de temps au recrutement donc, on fait des économies (en réduisant la taille de l'équipe RH par exemple).

Utiliser le digital pour recruter est aussi un bon plan. En occupant le terrain sur les réseaux sociaux (hello LinkedIn ou Tik Tok 👋🏻) avec une stratégie bien ficelée (Ads, Employee Advocacy, Content Marketing), vous maximisez vos chances de toucher votre candidat idéal. Mieux, vous développez une logique d'Inbound Recruiting en attirant à vous les meilleurs talents. Jackpot 🎰 !

Un recrutement simplifié et optimisé

Quel recruteur n'a jamais rêvé de troquer un processus RH fastidieux (dit "usine à gaz" 🏭) contre un processus de recrutement fluide ?

Digitaliser son recrutement, et donc l'automatiser en partie, c'est aussi le simplifier. Et par simplification, on entend : mieux gérer ses candidatures, avoir de vrais instruments d'analyse et de tracking, suivre en temps réel ses actions et celles de son équipe (oui, je le redis ici, mais le recrutement est l'affaire de tous, il est collaboratif).

Sans oublier que la simplification du process a aussi du bon côté candidat. Et oui, si une personne a le choix entre un process rapide, simple et intuitif VS la fameuse usine à gaz, que choisira-t-il à votre avis 😏? Les talents d'aujourd'hui veulent vivre une vraie expérience. En optimisant les étapes pour postuler, vous les incitez à vous faire confiance et donc à aller plus facilement au bout du process.

La recherche de LA bonne personne

Un des avantages du recrutement digital, c'est le ciblage ou targeting des postulants. Savez-vous que 90% des gens utilisent Internet pour chercher un job ? Vous êtes à un clic du profil idéal. Non seulement vous pouvez continuer à déployer votre stratégie de sourcing multicanal, mais vous pouvez aussi vous servir d'éléments plus marketing pour tracker l'activité de vos candidats. Quel est l'intérêt ? Déclencher des actions prédéfinies (comme l'affichage d'une publicité) selon le comportement de l'internaute (s'il a visité votre site internet).

Des e-outils pour chaque étape du process

La digitalisation du sourcing

Si la phrase "*je n'ai pas le temps de sourcer, c'est trop chronophage*", vous parle, lisez la suite 😅 ! Le sourcing est une étape idéale pour la partie digitalisation ET automatisation. En effet, via certaines solutions, il est facile d'automatiser la 1ère partie du tri de CV. Vous savez, cette 1ère vague que vous devez dépiler, avec probablement 80% des CV qui ne correspondent pas aux critères de sélection.

Plusieurs méthodes de tri de CV existent pour vous simplifier la tâche : scoring, ranking, matching, parsing. Elles se basent sur un algorithme qui, en fonction de critères définis, gérera pour vous cette 1ère vague de tri de candidatures.

La prise de contact

En phase de préqualification de vos futurs talents, vous avez plusieurs options : les appeler, leur envoyer un sms ou un message WhatsApp, ou bien leur adresser un mail d'accroche. Il s'entend que l'appel est difficilement automatisable 😇. En revanche, la partie accroche écrite peut tout à fait être digitalisée et automatisée.

D'abord, vous pouvez rédiger et stocker vos templates sur des espaces comme Notion (et hop, un cerveau plus léger !). Vous avez aussi la possibilité de télécharger l'extension Chrome Magical qui vous permet d'enregistrer des raccourcis texte à réutiliser dans vos messages LinkedIn par exemple. Gain de temps assuré.

Enfin, je vous conseille d'intégrer à vos messages un lien Calendly qui permettra aux personnes sollicitées de booker le créneau d'appel qui convient directement sur votre agenda.

L'entretien à distance

La visioconférence, grande gagnante de la Covid, a rendu l'entretien de recrutement plus simple. Une liste impressionnante de sites permet aujourd'hui de réaliser cette étape à distance : Zoom, Google Meet, Skype, Appear In, Teams ...

Ajoutant à ça la possibilité de réaliser des entretiens en différé, c'est-à-dire en asynchrone. Le Talent Acquisition Manager établit une liste de questions auxquelles la personne répond en vidéo. Il pourra ensuite visionner à souhait les réponses du candidat. De vous à moi, je trouve ça "pratique" pour des questions d'emploi du temps, mais pas hyper fun du point de vue de la "spontanéité" de l'échange. Sans compter le côté "stressant" de la chose... Néanmoins, il existe des solutions comme Visiotalent de CleverConnect, pensées pour une expérience candidat optimisée.

A la partie entretien s'ajoute la partie "tests". Vaste sujet ! On peut y intégrer des tests techniques (très employés pour les profils IT par exemple) ou des tests de langue ("where is Brian ?") avec des plateformes comme Skillvalue , CodinGame ou Isograd. Bien sûr, je voulais aussi vous parler des tests de personnalité comme Predictive Index ou ceux réalisés par Assesfirst et qui permettent de vérifier que ça matche entre la personnalité du postulant et l'employeur. Sans oublier, la réalisation de tests linguistiques sur des plateformes telles que Pipplet ou TestWe.

La prise de référence digitalisée

Vous avez envie de vérifier les références ou les informations données par vos candidats ? C'est possible (avec leurs accords bien évidemment) ! Des sites comme EveryCheck le font pour vous de façon digitalisée. Vous recevez un rapport qui vous indique pour chaque candidat quelles données sont authentiques et lesquelles peuvent poser problème avec un niveau d'alerte. Par exemple, si un candidat indique avoir travaillé 5 ans dans la même entreprise alors qu'après vérification il s'avère qu'il n'y a travaillé que 5 mois, vous serez alerté.

Les outils collaboratifs

Un Talent Acquisition Manager, à moins d'être freelance (et encore !) n'est jamais seul. Il travaille avec ses clients, ses Hiring managers, ses opérationnels, bref ... vous avez besoin de vous appuyer sur des solutions de partage d'informations. C'est pour ça que des sites comme Teams, Slack, Trello ou Clickup et la suite Google Clickup ont cartonné ces derniers mois. Ils permettent de travailler en équipe, en temps réel, et de suivre des objectifs communs. La suite de Google s'intègre parfaitement d'un point de vue "travail en équipe".

Le tout en un : ATS

Un Applicant Tracking System vous permet de gérer vos recrutements de A à Z.

Taleez est un excellent exemple en la matière 🤩 ! On peut lister tout ce qu'il est possible de faire pour automatiser et optimiser son recrutement :

• Automatisation des mails (pour les nouveaux candidats ou ceux non retenus)
• Accusé de réception des candidatures (avec un mail sympa et semi-personnalisé pour chaque personne)
• Vision complète et globale de ce qui est en cours
• Tracking des candidatures
• Prise de rdv avec les candidats
• Actions automatisées selon un scénario défini
• Template de messages
• Statistiques et analyse de la performance

L'onboarding 2.0

Recruter c'est bien. Soigner son onboarding pour ne pas risquer de voir sa nouvelle recrue s'enfuir au bout de 2 jours, c'est mieux. On l'a déjà dit, mais l'intégration ne consiste pas simplement à faire un repas d'équipe le 1er jour. C'est beaucoup plus complexe et complet que ça. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des solutions pour optimiser cette partie du processus. On peut notamment parler de HeyTeam, de Teambuildr ou encore de Welcom'App.

Ce qu'ils pensent de la digitalisation

"La digitalisation du recrutement, vous en pensez quoi ?"

J'ai eu envie de poser la question aux 2 principaux acteurs concernés : les recruteurs et les candidats. En réalité, j'aurais pu consacrer un article entier (en fait, plusieurs articles) pour vous donner les réponses. Bon, pour ce coup-ci, j'ai fait court, simple et efficace. J'ai recueilli le point de vue de 10 personnes et je vous les livre ici.

Côté recruteurs

"Pour moi, le plus important c'est de garder en tête que les outils doivent être au service de l'humain. On les utilise pour faciliter/automatiser certaines tâches mais pas pour remplacer les recruteurs. L'objectif c'est de trouver "le juste milieu". Hélène Ly (formatrice de recruteurs IT)

"Nous sommes déjà en pleine phase de digitalisation sur le recrutement. Cette phase est passée par les réseaux sociaux principalement, et a complètement rebattu les cartes du sourcing. Concernant l'automatisation, c'est encore un autre sujet. La pertinence de l'automatisation reste encore étroitement liée à la pertinence du recruteur qui est derrière son écran. Une superbe extension Chrome qui envoie des messages dès la visite du profil LinkedIn ne fera jamais des miracles, si derrière le recruteur n'intègre pas une démarche simple, éthique et personnalisée pour les candidats. C'est bien de vouloir automatiser, mais que dans la qualité." Amélie Arnaud (Recruteuse et formatrice de recruteurs freelances)

"En tant que recruteur, je suis systématiquement à la recherche de temps. Donc oui l’automatisation de certaines tâches, celles à faible valeur ajoutées, me permet de libérer du temps et de le mettre à profit pour des tâches à forte valeur ajoutées : l’expérience candidat par exemple. Il y a des choses que j’automatise et d’autres non. Je jongle donc entre approche personnalisée et semi-automatisée / semi-personnalisée. La digitalisation, c'est super et indispensable dans le recrutement, MAIS, à mon sens, cela ne doit pas avoir un impact négatif sur l’expérience candidat." Clotilde Alvernhe (Recruteuse Lamarck Group)

"La digitalisation est à mon sens indispensable en matière de recrutement, à condition que les moyens employés soient efficients, et que l'on garde toujours en tête que le recrutement, c'est avant tout un métier tourné vers l'être humain. Pour l'automatisation, je pense qu'elle peut être un vrai bénéfice, à condition d'être utilisée avec parcimonie et intelligence. Elle doit être au service des recruteurs, sans pour autant déshumaniser le processus de recrutement ou le rapport avec les candidats." Virginie Cousin (Recruteuse High Score Recrutement)

"La digitalisation est incontournable ! Beaucoup de recruteurs se plaignent d'accomplir des tâches chronophages. Digitaliser des outils pour le recrutement, c'est avoir un focus sur notre cœur de métier (sourcing et recrutement). Il faut y aller étape par étape et bien étudier en amont les objectifs d'un outil digital en lien avec nos objectifs, mais aussi nos contraintes." Nicolas Acerbis (TAM et HR Partner chez Wizaplace)

Côté candidats

"Je suis plutôt contre la digitalisation. Une fois qu'on est dans l'entreprise, on travaille avec des humains et je pense qu'il est important de les rencontrer et de prendre le temps d'évaluer le "feeling" avec sa future équipe. Certaines personnes s'appuient un peu trop sur l'aspect automatique du digital et j'ai déjà reçu des propositions d'entretien pour des métiers que je ne pratique pas du tout, comme avocate ou contrôleuse de gestion. Les gens ne se sont pas du tout renseignés en amont, et ça ne donne pas envie d'aller vers ces entreprises." Margot

"Je ne suis pas rh mais je pense que l'automatisation pour certains postes avec beaucoup de cv à traiter est nécessaire. En revanche, pour les étapes suivantes, c'est l'humain le plus important. J'ai déjà participé à un "entretien" avec un questionnaire qui se déroulait en me filmant pendant que je répondais à des questions. Résultat ? J'ai perdu mes moyens à chercher mes mots sans avoir quelqu'un devant moi pour me rassurer, échanger (on ne reçoit pas les questions au préalable, c'est du direct) + perte de motivation = j'ai quitté le questionnaire avant la fin." Amélie

"Les recruteurs cherchent à contacter, toucher un maximum de candidats en un minimum de temps pour gagner du temps. Dans cette perspective, digitaliser et automatiser le recrutement est pertinent. Gagner du temps pour faire face à la concurrence des autres recruteurs est un autre intérêt de la digitalisation et l'automatisation du recrutement. À condition de bien les faire. Une fois, sur LinkedIn, j'ai reçu un message pour un poste d'infirmier alors que je ne le suis pas, que mon titre professionnel est clair. Dans mon profil, il y a marqué infirmier une fois (car j'ai travaillé sur ce profil pour recruter). Automatiser est une chose, mais pas au détriment de la relation candidat." Hervé

"Pour ma part, je suis plutôt contre surtout quand c'est dans l'excès. Il y a peu j'étais en recherche active, je postule pour un poste en tant que chargée de recrutement. Déjà, je reçois un mail me demandant de répondre à un questionnaire. Je le fais. Puis un 2nd mail pour faire une vidéo de présentation. Je le fais même si je ne suis pas fan de l'idée. Puis, je reçois encore un mail cette fois pour un test de personnalité + un exercice pratique ! Tout ça sans jamais avoir discuté avec un être humain de vive voix ! Sans jamais qu'on me parle du poste et de l'entreprise ! J'ai arrêté là le process et je suis partie ailleurs !" Amélie

"Je comprends l’importance de la digitalisation des RH. Lorsqu’une seule personne doit éplucher plus de 300, voir 600 candidatures, un algorithme peut être d'une grande aide. Malheureusement un Cv comme le mien avec mon profil atypique, passerait à la trappe. Ça serait le cas pour de nombreux très bons profils. Peut-être qu’une digitalisation partielle pourrait être intéressante. Pour répondre à tous les candidats, et leur donner les compétences qui leur manquent par exemple. Mais le programme qui permettra ça n’est pas encore prêt, ni la formation informatique pour les RH qui va avec." Marjorie

Nous arrivons à la fin de cet article et j'espère que ce tour d'horizon de la digitalisation vous a plu et donné à réfléchir. Quelques limites avant de vous laisser. Déjà, digitalisation ne veut pas dire déshumanisation au sens où on n'est pas obligé de tout automatiser et de se comporter comme des robots. Ensuite, quid de la formation aux outils ? C'est un volet très souvent accessoire, voire inexistant, or, les recruteurs ont besoin d'être formés et accompagnés pour bien utiliser les outils qu'on leur met entre les mains. Enfin, même si on aborde la digitalisation sous l'angle productivité, rendement et performance, il ne faut pas oublier que le recrutement ça reste une affaire de personnes. La digitalisation et l'automatisation, oui, mais pas au détriment de l'expérience humaine. Qu'en pensez-vous ?