Trame d'entretien annuel d'évaluation pour managers

Entretien annuel d'évaluation : quelle trame suivre en tant que manager ?

Exercice délicat et parfois redouté par les managers et salariés, l'entretien annuel d'évaluation n'en demeure pas moins important pour tous. Cet entretien individuel permet à l'entreprise d'obtenir une visibilité sur le travail et les objectifs fixés par l'employé et son manager. Source potentielle de tension, ce bilan de l'année doit être préparé en amont afin d'éviter toute impasse ou refus de dialogue. Voici une trame d'entretien annuel à suivre pour mener sereinement et efficacement vos entretiens annuels d'évaluation.

Pourquoi est-il important d'avoir une trame d'entretien annuel ?

L'absence d'une trame structurée pour vos entretiens annuels expose une entreprise à plusieurs risques significatifs :

• Un manque de cohérence : Sans cadre défini, les évaluations deviennent désorganisées, rendant impossible toute comparaison équitable entre collaborateurs ou d'une année à l'autre.
• Une subjectivité accrue : L'absence de trame standardisée favorise les jugements subjectifs et les biais personnels, menant à des évaluations potentiellement discriminatoires qui érodent la confiance des équipes.
• Une évaluation des performances incomplètes : Les entretiens non structurés négligent souvent des aspects essentiels (compétences, objectifs, besoins de développement), limitant ainsi la valeur stratégique de l'exercice pour tous les acteurs.

Sans documentation formalisée des échanges et décisions, le suivi des actions convenues devient difficile, compromettant l'amélioration continue et la progression professionnelle du collaborateur.

Que doit prévoir une trame d'entretien annuel ?

Une trame d'entretien annuel doit être structurée autour de plusieurs sections thématiques pour garantir un échange productif et complet.

Le bilan de l'année écoulée

Cette première partie permet d'amorcer l'entretien en dressant un bilan des performances du collaborateur.

Elle doit inclure :

• Une évaluation des réalisations et projets accomplis.
• L'analyse des compétences développées.
• L'identification des difficultés rencontrées.
• Les satisfactions relatives à l'année écoulée.

Des questions spécifiques peuvent être posées comme "Êtes-vous satisfait(e) de l'ambiance générale de l'entreprise ?" ou "Quelles sont vos principales satisfactions relatives à l'année écoulée ?"

La trame peut également intégrer des sections évaluant l'intégration sociale du salarié, sa charge de travail, son niveau d'engagement et son équilibre vie professionnelle-vie privée qui influencent directement sa performance et son bien-être au travail.

L'évaluation des objectifs et compétences

Cette section vise à analyser les résultats par rapport aux objectifs fixés précédemment.

Elle comprend :

• L'évaluation des objectifs atteints ou non.
• L'analyse des écarts éventuels.
• L'identification des obstacles rencontrés.
• L'évaluation des compétences techniques et comportementales

Une évaluation rigoureuse permettra non seulement de reconnaître les performances passées mais aussi d'identifier précisément les leviers de développement futurs. 

La projection sur l'année à venir

Cette partie permet de se tourner vers le futur en définissant :

• De nouveaux objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
• Les besoins en formation.
• Les demandes du salarié (modification du temps de travail, télétravail, etc.)
• Les perspectives d'évolution professionnelle.

Pourquoi ne pas envisager un recrutement en interne si votre collaborateur souhaite se réorienter ? La mobilité interne peut constituer un moyen de répondre à ses attentes.

La négociation salariale

La question du salaire lors d'un entretien annuel requiert tact et préparation.

Avant l'entretien, assurez-vous de :

• Connaître précisément votre enveloppe budgétaire et vos marges de manœuvre.
• Analyser objectivement les performances du collaborateur et sa position dans la grille salariale.
• Vérifier l'historique des augmentations précédentes du collaborateur

N'hésitez pas à solliciter l'appui de votre service RH pour vous aider à préparer cette partie de l'entretien, particulièrement si vous avez peu d'expérience dans la conduite de révisions salariales.

Quelle méthodologie suivre pour un entretien annuel ?

Utiliser une grille d’auto-évaluation

Les grilles d’auto-évaluation peuvent prendre la forme de questionnaires, de tableaux, de listes de compétences, etc. L'important est de choisir un outil adapté aux besoins de l'entreprise et aux spécificités du poste du collaborateur.

Voici quelques exemples de questions à prévoir :

• Quelles ont été vos principales réalisations au cours de l'année écoulée ?
• Quelles compétences avez-vous développées ou améliorées ?
• Quels sont les défis que vous avez rencontrés et comment les avez-vous surmontés ?
• Quels sont vos points forts et vos points faibles ?
• Quels sont vos objectifs professionnels pour l'année à venir ?

L'autoévaluation est un outil puissant pour responsabiliser le collaborateur et l'impliquer activement dans son développement professionnel. Elle invite le salarié à faire un état des lieux de l'année passée, à prendre du recul sur ses réalisations, ses compétences, ses points forts et ses axes d'amélioration. Cette réflexion personnelle approfondie lui permet de mieux cerner ses aspirations et ses besoins en formation par exemple.

Pensez à envoyer la grille à l’avance, et par là on n’entend pas 1 ou 2 heures avant. Il faut que le collaborateur puisse avoir le temps de se poser, de réfléchir et de s’assurer qu’il n’a rien oublié d’important.

Utiliser des questions ouvertes

L'entretien annuel doit être un échange constructif entre le manager et le collaborateur, une conversation à double sens où chacun peut s'exprimer librement et partager ses idées.

Utilisez un maximum de questions ouvertes :

• "Quels sont les aspects de votre travail que vous appréciez le plus ?"
• "Quels sont les défis que vous rencontrez ?"
• "Comment pensez-vous pouvoir développer vos compétences ?"
• "Quelles sont vos attentes vis-à-vis de l'entreprise ?"

Sollicitez également un retour de la part de vos collaborateurs sur la façon dont vous menez ces entretiens. Ce feedback vous permettra d'ajuster votre approche et d'améliorer continuellement la qualité de vos échanges lors des prochains entretiens annuels.

Fixer des objectifs SMART

Les objectifs SMART constituent une feuille de route claire pour le collaborateur et permettent de mesurer ses progrès de manière objective.

Un objectif SMART est :

• Spécifique : L'objectif doit être clairement défini et précis, sans laisser place à l'ambiguïté.
• Mesurable : L'objectif doit être quantifiable et mesurable, afin de pouvoir évaluer les progrès réalisés.
• Atteignable : L'objectif doit être réalisable et atteignable, compte tenu des ressources et des compétences du collaborateur.
• Réaliste : L'objectif doit être pertinent et réaliste, en tenant compte du contexte et des contraintes de l'entreprise.
• Temporellement défini : L'objectif doit être assorti d'une échéance précise, afin de pouvoir suivre l'avancement du salarié.

Voici quelques exemples concrets d'objectifs SMART :

• ❌Objectif vague : Améliorer ses compétences en communication.
• ✅Objectif SMART : Suivre une formation de 2 jours sur la communication assertive avant la fin du trimestre et mettre en pratique les techniques apprises lors des réunions d'équipe.
  
  
• ❌Objectif vague : Développer son leadership.
• ✅Objectif SMART : Encadrer un projet d'équipe de 3 personnes pendant 6 mois et atteindre les objectifs fixés dans le cahier des charges.

Les objectifs doivent être co-construits entre managers et salariés. Cela permet de s'assurer que les objectifs soient adaptés aux compétences et aux aspirations du collaborateur, tout en étant alignés sur les besoins de l'entreprise. La co-construction favorise également l'engagement du collaborateur envers ses objectifs.

Comment garantir un entretien annuel constructif et productif ?

Planifier l'entretien suffisamment en amont

La préparation est la base d’un entretien annuel réussi. Sans structure et à l’impro, c’est l’échec assuré. Une préparation minutieuse, tant du côté du manager que du salarié, instaure un climat de confiance et de sérénité, favorisant ainsi une discussion ouverte et honnête.

L'entretien annuel doit être planifié à un moment opportun pour les deux parties, en tenant compte des contraintes de chacun. Il est préférable d'éviter les périodes de forte activité ou de stress. Si en tant que manager ou responsable vous avez une grande équipe, prévoyez d’espacer les RDV et éviter que la fatigue ou l’état d’esprit des RDV précédents aient un impact sur votre capacité d’écoute active.

Pour que l'entretien se passe dans les meilleures conditions, le lieu de l'entretien doit être calme, neutre et propice à la discussion. Il est important de choisir un endroit où le collaborateur se sentira à l'aise et en confiance pour parler. Il est essentiel de créer une ambiance détendue et conviviale pour favoriser une communication ouverte et honnête.

Pratiquer l'écoute active

L'écoute active consiste à se concentrer pleinement sur ce que dit l'interlocuteur, à comprendre son message dans sa totalité, et à lui montrer qu'on est attentif et concerné.

Voici quelques techniques d'écoute active :

• Soyez présent : Concentrez-vous sur le moment présent, sans vous laisser distraire par des pensées parasites ou des éléments extérieurs. Cela signifie, par exemple, mettre votre téléphone en silencieux pour éviter d'être distrait par des notifications, des appels ou des mails.
• Soignez votre langage non verbal : Adoptez une posture ouverte, maintenez un contact visuel régulier, et utilisez des expressions faciales qui montrent votre intérêt et votre attention. Sans cela, il est normal que votre interlocuteur décroche.
• Utilisez des questions ouvertes : Posez des questions qui encouragent votre interlocuteur à développer sa pensée et à partager ses expériences ("Que pensez-vous de...?", "Comment avez-vous géré...?", "Quelles sont vos suggestions pour...?").
• Reformulez : "Si je comprends bien, vous...". "Donc, vous pensez que...". "En d'autres termes, vous...".  La reformulation est imparable contre les dégâts de l’interprétation.
• Accueillez les silences : Si vous dégainez directement au moment même où la personne vient de finir sa phrase, vous pouvez envoyer un message d’impatience, ou même de manque d’écoute. Laissez des moments de silence pour permettre à votre interlocuteur de réfléchir et de s'exprimer pleinement.
• Faites preuve d'empathie : Mettez-vous à la place de l'interlocuteur pour comprendre ses émotions et ses points de vue. Souvenez-vous que l'empathie n'est pas l'identification. Il est important de se rappeler que l'empathie ne signifie pas que vous devez ressentir exactement la même chose que la personne. Il s'agit plutôt de comprendre son point de vue et de lui montrer que vous êtes à l'écoute.

L'écoute active vous permet de renforcer la confiance avec vos collaborateurs, de mieux comprendre leurs besoins, de résoudre efficacement les problèmes et de favoriser leur engagement professionnel.

Utiliser le feedback constructif

Le feedback constructif est un outil puissant pour le développement professionnel. Il permet au collaborateur de prendre conscience de ses points forts et de ses axes d'amélioration, et de progresser vers ses objectifs.

Le feedback doit :

• être basé sur des faits concrets et observables, et non sur des jugements ou des interprétations.
• expliquer l'impact du comportement ou des actions du collaborateur sur lui-même, sur l'équipe ou sur l'entreprise.
• proposer des suggestions concrètes et réalisables.

Voici quelques exemples de feedbacks constructifs :

• Positif : "J'ai été très impressionné par votre présentation devant les clients. Vous avez su capter leur attention et présenter les informations de manière claire et concise. Je vous encourage à continuer dans cette voie."
• Points à améliorer : "Lors de la dernière réunion, vous avez interrompu plusieurs fois vos collègues. Cela a pu donner l'impression que vous ne teniez pas compte de leurs opinions. Je vous suggère de prendre le temps d'écouter attentivement les autres avant de vous exprimer."

Le feedback doit toujours être donné avec bienveillance et respect, dans le souci d'aider votre collaborateur à progresser. Il est important de souligner ses points forts et de reconnaître ses efforts.

Faire un récapitulatif des points abordés

Vous pouvez reprendre les principaux points abordés lors de l'entretien, en insistant sur les éléments suivants :

• Ses réalisations : "Nous avons souligné vos excellentes performances sur le projet X et votre capacité à atteindre vos objectifs."
• Ses points forts : "Nous avons identifié votre leadership et votre communication comme des atouts précieux pour l'équipe."
• Ses axes d'amélioration : "Nous avons discuté de la nécessité de développer vos compétences en gestion du temps pour optimiser votre efficacité."
• Ses objectifs : "Nous avons défini ensemble des objectifs pour l'année à venir, en lien avec les priorités de l'entreprise."

La récapitulation des points clés permet de s'assurer que les deux parties aient la même compréhension des sujets abordés et des décisions prises.

Établir un plan d'action

Le plan d'action est la feuille de route concrète qui détaille les actions à mener pour atteindre les objectifs fixés.

Il doit prévoir :

• Des actions concrètes à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés.
• Une attribution claire des responsabilités pour chaque action identifiée.
• Des échéances précises définissant le délai de réalisation de chaque action.

Un plan d'action doit être flexible et adaptable. Il est important de l'ajuster si nécessaire en fonction des résultats obtenus, des difficultés rencontrées et des changements de priorités de l'entreprise.

Il est recommandé de mettre en place des indicateurs de suivi pour mesurer les progrès réalisés et s'assurer que le plan d'action soit sur la bonne voie. Ces indicateurs peuvent être quantitatifs (nombre de projets réalisés, chiffre d'affaires généré) ou qualitatifs (évaluation des compétences, satisfaction des clients).

Assurez-vous que vous ayez la même compréhension des objectifs et des actions à mener. Utilisez des questions telles que : "Avez-vous des questions sur les objectifs que nous avons fixés ?" ou encore "Êtes-vous au clair sur les actions à mener pour atteindre ces objectifs ?".

Pourquoi faire un suivi régulier après le bilan annuel du salarié ?

Vous devez offrir un accompagnement personnalisé à votre collaborateur pour l'aider à atteindre ses objectifs. Cet accompagnement peut prendre différentes formes : formations, mentorat, coaching, etc.

Il est recommandé de planifier des points de suivi réguliers (par exemple, tous les mois ou tous les trimestres) pour évaluer l'avancement du plan d'action. Ces points de suivi peuvent être l'occasion de discuter des difficultés rencontrées, des progrès réalisés et des ajustements à apporter.

N'oubliez pas de célébrer les réussites du collaborateur, même les plus petites. Cela renforcera sa motivation et son engagement. La fidélisation de vos talents doit rester au centre de vos préoccupations !

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L'entretien annuel d'évaluation est un temps d'échange important. Il offre une opportunité unique de renforcer le lien entre le manager et le collaborateur, de faire le point sur les réalisations et les défis de l'année écoulée, et d'avancer avec de nouveaux objectifs. C’est aussi l’outil qui vous servira dans la réévaluation des salaires de vos collaborateurs.