Exercice délicat et parfois redouté par les collaborateurs, l'entretien annuel d'évaluation n'en demeure pas moins important pour tous.
En effet, cet outil permet à l'entreprise d'obtenir une visibilité sur le travail et les objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et délimités dans le Temps) fixés par l'employé et son manager. Source potentielle de tension, ce bilan doit être préparé en amont afin d'éviter toute impasse ou refus de dialogue.
Voici nos 3 clés pour mener sereinement et efficacement vos entretiens annuels d'évaluation.
#1 Un travail d’anticipation à mener toute l’année
Etant donné que l'évaluation du collaborateur permet d'analyser sa performance sur une année, il est nécessaire de la préparer plusieurs mois à l’avance.
- Enquêtez et échangez
N'hésitez pas à discuter avec le salarié, ses collègues de travail et son responsable hiérarchique (n+1), lors de points formels ou informels. Ce dialogue vous permettra de collecter des informations capitales sur les missions, le bien être, l'ambiance et l'environnement de travail de votre collaborateur.
D'éventuels points de friction pourront être détectés et désamorcés sans avoir à attendre le bilan de fin d’année.
- Effectuez un point à la mi-année
Vous pouvez décider d’organiser une réunion au milieu de l’année en cours afin de débattre des missions quotidiennes ou bien des objectifs.
Si ceux-ci étaient trop ambitieux, voir irréalisables selon le salarié, cela sera l’occasion de trouver un nouveau compromis. Dans ce cas, n'oubliez pas de faire preuve d'assertivité et d'écoute. Votre ouverture d'esprit sera appréciée et le collaborateur se montrera plus enclin à faire des efforts.
En prenant la température en amont, vous anticipez de nombreuses questions et problématiques qui auraient pu survenir lors de l’entretien annuel d’évaluation.
Maintenant que vous avez préparé le terrain d’une discussion fertile et constructive, il est temps de mettre en place la structure de votre évaluation de fin d’année.
#2 Posez le cadre de l’entretien
Après cette première étape, vous connaissez mieux la situation du collaborateur (compte-rendu des précédents entretiens, tâches quotidiennes et objectifs, problèmes…). Le temps est venu de fixer l’échéance et d’informer les personnes concernées.
- Le choix stratégique de la date
Nous attirons votre attention sur la date et l’horaire retenus pour cette réunion. Prenez en compte les périodes de forte production (les fêtes de fin d'année par exemple). En dehors de ces dates, vous pourrez prendre plus le temps d’échanger et de réussir votre conduite d’entretien.
Privilégiez une certaine régularité : si l’entretien de l’année précédente a eu lieu le 12 décembre, essayez de conserver la même date.
- Prévenez votre collaborateur en amont
Personne n’aime être prévenu au dernier moment, encore moins lorsqu’il s’agit d’une réunion d’évaluation. Afin de démarrer sur de bonnes bases, pensez donc à avertir le salarié plusieurs jours, voir semaines, en avance par email ou bien en lui transmettant un document récapitulatif.
Dans votre message, assurez-vous d’avoir communiqué les éléments essentiels au bon déroulement de l’entretien : la date, l’horaire, le lieu ainsi que les modalités d’évaluation. Il pourra se préparer psychologiquement à l’exercice et le vivra moins comme une gêne.
Vous pouvez demander à l’employé de remplir une fiche d’auto évaluation ou un questionnaire sur ses missions, ses objectifs… Quels ont été les freins rencontrés ? Quels points d’amélioration sont possibles selon lui ? Comment optimiser sa journée de travail ?
Vous le rendez ainsi acteur de son entretien et force de proposition pour de futurs axes de développement.
#3 Préparez une grille d’évaluation lisible
Afin de bien mener votre entretien, vous devez préparer un document de cadrage. La grille d’évaluation vous permet de cibler les compétences, les qualités et les objectifs de travail qui vous semblent essentiels au poste du collaborateur. En conséquence, il faut adapter chaque grille au métier occupé ainsi qu'au niveau d'expérience.
La forme de votre tableau peut varier, cependant gardez une structure lisible et un vocabulaire simple. Ainsi il pourra être compris par tous et facilitera le dialogue.
Vous pouvez créer une grille comparative par exemple. Prévoyez deux parties distinctes : l’une pour l’autoévaluation du salarié et une autre que vous remplirez. Chacune comporte une section notation et une section commentaire.
L'enjeu ici est de confronter la représentation du collaborateur et la votre et de répertorier les points de divergences.
A noter qu’il existe également des logiciels pour planifier le bilan annuel ou encore évaluer les travailleurs. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces solutions, vous pouvez toujours avoir recours à une grille d’évaluation.
Une fois ce tableau rempli, invitez le collaborateur à commenter avec vous les différentes annotations. S’il est en désaccord avec certains commentaires, cela sera l’occasion d’en discuter et d’y apporter des modifications.
Cas particulier : gérez un entretien tendu
En cas de conflit, surtout ne laissez pas vos émotions prendre le dessus sur votre raison. Il ne s'agit pas d’enfoncer la personne en face.
Le but de ce type de bilan annuel est de pouvoir mettre en place un plan d’action efficace visant à rectifier les points faibles détectés. Le manager doit définir, en conséquence, des objectifs SMART en accord avec les compétences du candidat.
Si l’échange s'envenime ou si le collaborateur estime qu’il reste des zones d’ombre, plusieurs actions peuvent être mises en place.
Il peut demander à revenir sur un point et en débattre avec son manager ou bien programmer un nouveau rendez-vous. Dans certains cas graves, les ressources humaines peuvent être saisies.
Une fois un consensus trouvé, les deux parties signent la fiche d’entretien. Puis celle-ci est transmise au N+2 qui en prendra connaissance.
Réussir à conduire un entretien d'évaluation annuel : vous informer sur vos collaborateurs, lui faire parvenir toutes les données sur le déroulé de l'entretien et préparer une grille de notation efficace.
"Anticiper" reste le mot d'ordre !
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