Comment construire une CVthèque interne à votre entreprise ?

Si on vous parle de CVthèque, vous pensez sûrement aux CVthèques France Travail, Apec ou encore Régions Job, que vous utilisez peut-être dans vos stratégies de sourcing. Mais aujourd'hui, nous allons plutôt vous parler des bénéfices que vous auriez à construire votre propre CVthèque d'entreprise. Comment créer et bien gérer sa CVthèque interne ? Quel est l’intérêt pour votre stratégie de recrutement et votre marque employeur ? Les réponses dans notre article.

Qu'est-ce qu'une CVthèque interne ? (Définition)

La CVthèque interne est une ressource que VOUS construisez au fur et à mesure de vos recrutements et de vos excursions sourcing sur LinkedIn (ou autre). Sa particularité ? Elle contient uniquement des profils jugés pertinents pour l'entreprise.

On y retrouvera par exemple :

• Des candidats pour lesquels le recrutement n'a pas abouti

Il est fréquent de se retrouver face à des profils intéressants, mais pour lesquels le recrutement n'aboutit pas. Quelle qu'en soit la raison — meilleure proposition ailleurs, attentes non alignées avec celles de votre entreprise — ils pourraient bien correspondre pour un autre poste plus tard.

• Des candidatures spontanées

Combien de fois avez-vous reçu des candidatures spontanées de profils intéressants mais qui ne correspondaient pas aux besoins en recrutement de l'entreprise à un instant T ? Sans CVthèque, la candidature finit bien souvent par être mise dans un coin et la personne n'est jamais recontactée.

• Des profils que vous avez trouvés sur vos plateformes de sourcing

Si vous sourcez sur LinkedIn, sur des réseaux pros ou sur des CVthèques de jobboards, vous êtes sûrement déjà tombé sur des personnes avec un bon profil, mais que vous n'avez pas réussi à faire venir dans votre entreprise.

L'utilisation d'une CVthèque interne à votre entreprise peut être un outil redoutablement efficace pour réussir votre sourcing et donc recruter les meilleurs profils.

Quels sont les avantages d'une CVthèque d'entreprise ?

Même si elle demande d'y consacrer quelques efforts pour être 100% efficace, la CVthèque d'entreprise présente bon nombre d'intérêts pour l'équipe de recrutement.

Réduire le coût d'un recrutement

En diminuant votre dépendance aux annonces payantes sur des plateformes externes et en réduisant le besoin de recourir à des cabinets de recrutement coûteux, vous pouvez réaliser des économies significatives. Avec un accès direct à un vivier qualifié de candidats potentiels, les coûts liés aux processus de sélection et d'embauche sont réduits, tout en améliorant l'efficacité globale de vos ressources humaines. Cette optimisation des dépenses vous permet de mieux gérer votre budget de recrutement tout en maintenant un haut niveau de qualité dans vos embauches.

Dans la mesure où avoir une CVthèque efficace implique de garder contact avec les personnes que vous y mettez, cela va forcément jouer sur votre marque employeur. Pour résumer, l'intérêt de la CVthèque, c'est qu'elle vous permet de faire face au mal du siècle des recruteurs : le manque de candidats dans certains secteurs et la difficulté à recruter.

Gagner en réactivité et en temps passé

Autre avantage non négociable : le gain de temps dans votre processus de recrutement. Vous pouvez rapidement rechercher et filtrer des candidats en utilisant des critères spécifiques, évitant ainsi le long processus de publication d'annonces et de tri des candidatures externes. La disponibilité immédiate d'une base de données de candidats potentiels accélère le processus de sélection et de prise de contact, vous permettant de pourvoir les postes vacants plus rapidement et de répondre aux besoins urgents de votre entreprise avec une plus grande réactivité.

Améliorer la qualité des recrutements

Vous allez pouvoir remplir votre CVthèque avec le type de profil que VOUS recherchez. En disposant d'une base de données centralisée contenant des profils de candidats préqualifiés, vous pouvez facilement identifier les personnes ayant les compétences et l'expérience requises pour un poste spécifique. L'accès à l'historique des candidatures et des interactions passées avec les candidats vous permet de prendre des décisions plus éclairées et de sélectionner de nouveaux collaborateurs répondant au mieux aux besoins en recrutement de votre entreprise. Cela se traduit par des embauches plus pertinentes et une réduction du taux de turnover.

Quelles sont les limites d'une CVthèque interne ?

Soyons clairs : toute personne vous faisant croire que la CVthèque est la clé pour se la couler douce au bureau pendant que les candidats se bousculent à l'entrée pour venir travailler chez vous essaye clairement de vous arnaquer. Même si le jeu en vaut largement la chandelle, se lancer dans la constitution et l'exploitation d'une base de données de profils demande de la rigueur et présente quelques contraintes qu'il est bon d'anticiper.

Le temps à y consacrer

Vous vous en doutiez sûrement, en construisant une CVthèque, vous n'allez pas obtenir mille profils soigneusement rangés et étiquetés du jour au lendemain. Vous devez lancer ce projet avec une vision à moyen-long terme pour ne pas être déçu. La mise en place et la gestion d'une CVthèque demandent un investissement de temps conséquent pour collecter, organiser et mettre à jour les données des candidats. Cela implique une maintenance régulière pour s'assurer que les informations restent pertinentes et à jour, ce qui peut représenter une charge de travail continue pour les équipes RH.

La nécessité de tenir votre CVthèque à jour

L'objectif n'est pas de se retrouver avec des milliers de profils non classés. Faites le tri régulièrement dans vos données et supprimez les données des profils qui ne vous intéressent plus. Si vous voulez que votre CVthèque soit efficace (c'est-à-dire si vous voulez savoir exactement qui contacter quand un poste s'ouvre), vous devez vous tenir au courant des évolutions de carrière de vos talents. Une à deux fois par an, envoyez leur un email pour prendre de leurs nouvelles et savoir où ils en sont, s'ils cherchent un autre travail, s'ils veulent évoluer etc. L'objectif est d'éviter que la moitié des profils que vous contacterez lors d'un recrutement vous répondent qu'ils ne sont pas intéressés.

Les délais de conservation des données

En constituant une CVthèque, vous travaillez avec les données personnelles des profils que vous stockez. Sachez que le RGPD ne vous autorise à conserver les données de vos candidats que pendant les deux années suivant le dernier contact. Depuis la loi sur le RGPD, vous devez  justifier des données que vous traitez, de la nécessité de les traiter et des mesures de sécurité en place pour les protéger. Tout cela doit être inscrit dans le registre des traitements de votre entreprise.

Quels outils utiliser pour créer sa CVthèque interne ?

Vous avez plusieurs solutions pour constituer une CVthèque. En fonction de vos ressources internes et de vos besoins, à vous de choisir celle qui vous convient le mieux.

Le tableur (Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Spreadsheet)

C'est la solution la plus accessible et la moins chère pour démarrer. Mais c'est également la moins ergonomique si vous comptez étoffer votre CVthèque de manière conséquente. Si vous passez des heures à la maintenir à jour, elle finira par revenir plus cher à votre entreprise et par jouer avec vos nerfs.

La base de données relationnelle

Si vous avez les ressources internes et/ou les compétences nécessaires, vous pouvez constituer une base de données relationnelle. Le principe est le même qu'avec un tableur, sauf que les données sont mieux structurées et à terme, c'est plus intéressant pour gérer des gros volumes de données. Par contre cela demande quelques notions en SQL (un langage de gestion de bases de données) pour l'utiliser.

Le logiciel de gestion des recrutements (ATS)

Les ATS (Applicant Tracking System) comme Taleez proposent souvent une fonctionnalité CVthèque. Lorsqu'un candidat postule ou envoie une candidature spontanée, ou que vous le sourcez, ses informations sont automatiquement ajoutées à votre espace en ligne. Vous avez ensuite le choix d'ajouter sa fiche candidat au vivier de talents de votre logiciel de recrutement. Surtout que tout est déjà en place et que vous n'avez plus qu'à ajouter des profils.

Comment choisir la meilleure solution pour se constituer une CVthèque interne ?

Quel que soit l'outil que vous choisissez pour la création de votre CVthèque, voici quelques éléments à prendre en compte pour démarrer correctement :

• Combien de profils souhaitez-vous intégrer à votre CVthèque ?

Si vous travaillez dans une petite entreprise qui a très peu de besoins, il y a de fortes chances pour que vous ayez peu de profils à ajouter à votre CVthèque. En dessous de 20, inutile de souscrire à un abonnement à un logiciel de recrutement ou de passer du temps à constituer une base de données. Un tableur fera très bien l'affaire. En revanche, au-dessus il vous faudra réfléchir à des solutions plus adéquates. Gardez en tête que changer d'outil en cours de route peut rendre l'export puis l'import des données plus compliqué.

• Quels types de profils comptez-vous recueillir ?

Il est primordial de réfléchir dès le départ à cette question, car les viviers que vous allez créer en découleront (les viviers sont les différents groupes de profils que vous allez avoir). Généralement on réfléchit en termes de secteur d'activité ou de spécialité : Marketing, Javascript, Commerciaux, Ingénieur environnement, Chauffeurs PL,... L'avantage de constituer vos viviers dès le départ c'est que vous retrouverez facilement les profils adéquats lorsque vous rechercherez quelqu'un.

• Quelles données souhaitez-vous faire figurer dans votre CVthèque ?

Pour optimiser l'efficacité de votre CVthèque interne, il est nécessaire de déterminer les données que vous souhaitez y faire figurer. Généralement, on retrouve les informations essentielles : coordonnées, expérience professionnelle, mais selon vos besoins, vous aurez peut-être besoin d'afficher d'autres informations comme les soft skills, ou hard skills du candidat ainsi que ses résultats de test de personnalité. Il est pertinent de consigner l'historique des échanges, les comptes rendus des entretiens, les éventuelles prises de référence ainsi que les documents importants comme les CV et les lettres de motivation. Pensez à ces éléments en amont pour garder une homogénéité dans les données conservées et surtout recruter le bon candidat le moment venu.

Comment s'assurer de stocker des données personnelles en toute légalité ?

Pour garantir la légalité du stockage des données personnelles dans une CVthèque, vous devez respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Voici quelques étapes essentielles à suivre pour être en conformité :

• Obtenez le consentement explicite des candidats pour le traitement de leurs données, en utilisant une case à cocher non pré-cochée.
• Informez les candidats de la finalité du traitement de leurs données, ainsi que de leurs droits d'accès, de rectification et de suppression.‍
• Limitez la collecte des données au strict nécessaire. Ne conservez que les informations pertinentes pour le recrutement.

Assurez-vous également de définir des durées de conservation des données et de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les informations stockées. L'utilisation d'un ATS comme Taleez peut vous aider afin d'avoir une gestion sécurisée et conforme de votre CVthèque. Découvrez ici comment Taleez oeuvre pour protéger les données de vos candidats.

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Vous l'aurez compris, bien construite, une CVthèque interne peut devenir une mine d'or pour les recruteurs. Quelle que soit la situation, il est toujours intéressant d'avoir un endroit où conserver  ces profils car c'est une base très qualifiée pour vos recrutements à venir. Bon recrutement ! 👋