Logiciel de recrutement : la solution pour vos processus RH !

Julien
Logiciel de recrutement : la solution pour vos processus RH !

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Avez-vous parfois l'impression de passer plus de temps à gérer des tâches administratives qu'à évaluer réellement les candidats ? Imaginez un instant pouvoir centraliser toutes vos candidatures, automatiser les tâches répétitives, et collaborer efficacement avec votre équipe, le tout depuis une seule plateforme. Cela vous semble-t-il trop beau pour être vrai ? Pourtant, c'est exactement ce que propose un logiciel de recrutement. Découvrez tous les avantages de cet outil pour optimiser vos processus RH.

Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ? (Définition)

Un logiciel de recrutement est un outil numérique conçu pour gérer l'ensemble du processus de recrutement de A à Z. 

Une solution face aux méthodes traditionnelles

Si on compare avec les méthodes traditionnelles, le contraste est frappant. 

Avant l'arrivée de ces outils, le recrutement ressemblait souvent à ça :

  • Gestion manuelle des CV : Les candidatures arrivaient par email ou par courrier, et il fallait les trier à la main, souvent en imprimant les CV et en les classant dans des dossiers physiques.
  • Communication dispersée : Les échanges avec les candidats et les membres de l'équipe se faisaient par email, téléphone ou même post-it, rendant le suivi complexe.
  • Perte de temps considérable : Beaucoup de tâches répétitives et administratives, comme la saisie des informations des candidats dans des tableurs Excel.
  • Risque accru d'erreurs : Sans outil centralisé, il est facile de passer à côté d'un profil prometteur ou de mal planifier un entretien.

Ces méthodes manuelles présentent plusieurs limitations :

  • Une efficacité réduite : Le temps passé sur des tâches administratives est du temps en moins pour évaluer réellement les candidats.
  • Un manque de visibilité : Difficile d'avoir une vue d'ensemble du processus, de savoir où en est chaque candidature ou d'identifier les goulots d'étranglement.
  • Une expérience candidat médiocre : Des délais de réponse longs, des communications peu personnalisées, ce qui peut nuire à l'image de votre entreprise.
  • Une potentielle non-conformité : Avec le RGPD, gérer manuellement les données des candidats augmente le risque de non-respect des réglementations.

Le logiciel de recrutement vient balayer ces problèmes en automatisant les tâches répétitives, en centralisant toutes les informations et en garantissant une conformité légale. 

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Un outil aux nombreuses fonctionnalités

Sans les bons outils, le traitement des candidatures peut vite devenir un casse-tête.  

Heureusement, le logiciel de recrutement vous permet de :

  • Centraliser toutes les candidatures dans une seule interface, quel que soit le canal par lequel elles sont arrivées.
  • Optimiser le tri des CV grâce à des filtres et des mots-clés, pour sélectionner rapidement les candidatures les plus pertinentes.
  • Automatiser des tâches répétitives, comme l'envoi d'accusés de réception ou de messages de suivi.
  • Classer et organiser les profils selon vos propres critères, avec la possibilité de créer des viviers de talents pour de futurs besoins.

Cette centralisation vous libère du temps et réduit le risque d'erreurs, tout en assurant un suivi rigoureux de chaque candidature.

Quelles tâches RH un logiciel de recrutement peut-il optimiser ? 

La diffusion d'offres d'emploi  

Fini le temps où vous deviez publier manuellement vos offres d'emploi sur chaque site ou réseau social. 

Avec un logiciel de gestion des recrutements, vous pouvez :

  • Diffuser vos offres sur plusieurs sites d’emploi simultanément : jobboards, réseaux sociaux, site carrière de votre entreprise, etc.
  • Gagner du temps en évitant les saisies répétitives. Une seule publication suffit pour être visible partout.
  • Personnaliser vos annonces en fonction des plateformes pour mieux toucher votre audience cible.

En exploitant ces différentes fonctionnalités, un outil de recrutement vous permettra d'optimiser considérablement le sourcing des candidats, tant en quantité qu'en qualité.

La gestion des entretiens

L'organisation peut vite devenir complexe, surtout lorsque plusieurs personnes sont impliquées.

Un logiciel de recrutement vous aide à :

  • Planifier les entretiens en quelques clics, en proposant des créneaux disponibles aux candidats.
  • Synchroniser les agendas des recruteurs et des managers pour éviter les conflits de planning.
  • Envoyer des rappels automatiques aux candidats et aux intervenants pour réduire les risques d'oubli ou de retard.
  • Transmettre ses notes et ses évaluations, accessibles à toute l'équipe impliquée.

La communication avec les candidats

Un logiciel de recrutement vous permet de :

  • Planifier des envois automatiques pour garder les candidats informés sans effort supplémentaire.
  • Envoyer des messages personnalisés à chaque étape du processus : accusé de réception, invitation à un entretien, mail de refus, retour sur une candidature, email de remerciement post-candidature, etc.
  • Utiliser des modèles de messages adaptés à chaque situation, tout en ayant la possibilité de les personnaliser.
  • Gérer les réponses des candidats directement depuis la plateforme, sans avoir à jongler entre les e-mails et les appels téléphoniques.

En améliorant la communication, vous renforcez votre image auprès d'eux et augmentez vos chances de les engager jusqu'au bout du processus.

Le suivi de performance grâce au KPIs

Il est essentiel de mesurer ce qui fonctionne et ce qui peut être optimisé dans vos processus de recrutement. 

Le logiciel de recrutement vous offre :

  • Des tableaux de bord personnalisables pour visualiser rapidement les indicateurs clés de vos campagnes de recrutement.
  • Des statistiques détaillées sur des aspects tels que le nombre de candidatures, le délai moyen de recrutement, le taux de conversion à chaque étape, etc.
  • La possibilité d'identifier les sources de candidatures les plus efficaces, pour adapter vos stratégies de diffusion d'offres.
  • Des rapports exportables pour communiquer les données à la direction ou les équipes  RH ou recrutement concernées.

En suivant ces KPIs, vous pouvez prendre des décisions éclairées, justifier vos actions et démontrer la valeur ajoutée de vos efforts en recrutement. 

Comment le logiciel de recrutement transforme-t-il le métier des RH ?

La digitalisation des outils de recrutement a transformé le travail des RH. 

Passage d'un rôle administratif à un rôle stratégique 

Les équipes RH sont encore souvent perçues comme des gestionnaires de processus, chargées de traiter les CV, de planifier les RDVs et de gérer la paperasse administrative liée aux embauches. 

Avec l'arrivée des logiciels de recrutement, ces tâches répétitives et chronophages sont automatisées.

Vous gagnez un temps précieux pour des missions à plus forte valeur ajoutée :

  • L'analyse des besoins en compétences pour anticiper les évolutions du marché.
  • Le développement de la marque employeur pour attirer les meilleurs talents.
  • L'amélioration de l'expérience candidat, en personnalisant les interactions et en étant plus réactif.
  • La mise en place de stratégies de rétention pour fidéliser les employés.

Collaboration facilitée entre les services

Le logiciel de recrutement favorise la collaboration entre les différentes équipes de l'entreprise.

Grâce à une plateforme partagée, les managers opérationnels et autres parties prenantes des recrutements peuvent être intégrés dès le début du processus de recrutement. 

Ils ont la possibilité de :

  • Consulter les candidatures qui les concernent.
  • Donner leurs évaluations des profils sélectionnés.
  • Participer à la planification des entretiens.
  • Partager les grilles d'évaluation et compte-rendu des autres intervenants.

Cette collaboration renforce la pertinence des recrutements, car les managers sont impliqués dès le départ.

Mobilité et accessibilité accrues

Avec la digitalisation croissante, la mobilité est devenue un élément clé pour les recruteurs et les candidats. Les logiciels de recrutement offrent désormais des versions mobiles qui permettent :

  • Aux recruteurs de gérer les candidatures en déplacement, de consulter les profils et de communiquer avec les candidats.
  • Aux candidats de postuler directement depuis leur smartphone, de recevoir des notifications et de répondre rapidement aux messages.

Cette mobilité assure une réactivité accrue et une flexibilité appréciée par tous les acteurs du recrutement.

Grâce aux versions mobiles et aux alertes en temps réel, vous pouvez :

  • Recevoir des notifications immédiates lorsqu'une nouvelle candidature est reçue ou qu'un profil répond.
  • Planifier et confirmer des entretiens rapidement, même lorsque vous n'êtes pas au bureau.
  • Accélérer le processus de recrutement, ce qui est crucial pour ne pas perdre de bonnes candidatures au profit de la concurrence.

Découvrez d’ailleurs pourquoi adopter l’entretien vidéo.

Plus de diversité et d’inclusion dans les recrutements 

Grâce aux logiciels de recrutement, vous pouvez suivre et optimiser vos pratiques

  • Réduire les risques de discrimination à l’embauche.
  • Accéder à de la data précise sur la diversité des candidatures reçues.
  • Générer des rapports qui mettent en lumière des indicateurs clés tels que la répartition par genre, âge, formation ou origine géographique des candidatures.
  • Détecter les éventuels biais ou déséquilibres dans votre processus de recrutement afin de mettre en place des actions correctives.
  • Mesurer l'efficacité de vos initiatives en matière de recrutement inclusif.

Avec ces informations, vous pouvez ajuster vos stratégies de recrutement de manière ciblée. Cela vous permet de promouvoir une culture d’entreprise inclusive et d’attirer un vivier de candidats plus diversifié.

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Quelles sont les tendances / demandes fortes dans les logiciels de recrutement ? 

Les logiciels de recrutement évoluent constamment pour répondre aux besoins changeants des entreprises et des candidats.

Une expérience candidat davantage personnalisée

Les logiciels de recrutement récents mettent l'accent sur une communication proactive et personnalisée.

Ils permettent de : 

  • Partager des informations sur mesure, comme des détails sur le poste, l'équipe ou les projets qui correspondent aux intérêts du candidat.
  • Envoyer des messages personnalisés à chaque étape du processus, en utilisant le nom du candidat et en faisant référence à son parcours spécifique.
  • Faciliter la logistique avec les envois des invitations, les rappels avant le RDV ...

Et là, c'est surtout le temps libéré par l'outil qui va permettre aux Ressources Humaines et recruteurs de capitaliser sur des missions qui permettent d'optimiser le parcours de vos potentiels futurs collaborateurs.

Les attentes des candidats ont bien changé. Ils ne se contentent plus d'une simple proposition d'emploi  et recherchent un parcours de recrutement fluide, claire et personnalisée. Une mauvaise expérience peut non seulement les dissuader de rejoindre votre entreprise, mais aussi nuire à votre réputation (coucou marque employeur) sur les réseaux sociaux et les sites d'avis. 

Une confidentialité optimale des données (RGPD)

Qui dit recrutement, dit RGPD et être en conformité n'est pas un choix.

La protection des données personnelles est plus importante que jamais, et les logiciels de recrutement intègrent des fonctionnalités pour assurer la conformité légale.

En vertu du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises doivent :

  • Obtenir le consentement explicite des candidats pour le traitement de leurs données.
  • Assurer la sécurité des informations personnelles stockées.
  • Permettre aux candidats d'exercer leurs droits, comme l'accès, la rectification ou la suppression de leurs données.

Un logiciel de recrutement peut faciliter ces obligations en intégrant des options de consentement lors de la candidature, en protégeant les données grâce à des mesures de sécurité avancées et en automatisant les processus de gestion des demandes liées aux droits des candidats. 

Comment l’IA permet-elle d’améliorer les logiciels de recrutement ?

Les logiciels de recrutement intègrent de plus en plus de technologies innovantes pour répondre aux nouvelles attentes des entreprises et des candidats.   

En boostant la rédaction

Les avancées en intelligence artificielle (IA) offrent aux Ressources Humaines et recruteurs des assistants puissants. Je répète, des assistants. 

L'IA générative permet de booster la rédaction.

Grâce à elle, vous pouvez facilement : 

  • Rédiger des offres d'emploi, en suggérant des formulations attractives et adaptées au profil recherché.
  • Rédiger des messages personnalisés pour communiquer avec les candidats; bon pour l'engagement et leur expérience vécue.
  • Rédiger des comptes rendus d'entretiens en synthétisant automatiquement les informations clés, ce qui permet aux recruteurs de gagner du temps et de conserver une trace précise des échanges avec chaque candidat.

Chaque étape, de la rédaction d’offres d’emploi à la communication avec les candidats, est simplifiée pour vous faire gagner du temps sur des activités stratégiques.

En utilisant des chatbots

L’utilisation de chatbots vous permet d'interagir avec les candidats.

Elle vous permet de :

  • Fournir des réponses instantanées aux questions fréquentes, améliorant ainsi l'expérience candidat.
  • Planifier automatiquement des RDVs en fonction des disponibilités du candidat et du recruteur.
  • Poser des questions préliminaires pour évaluer rapidement la pertinence du candidat par rapport au poste.

Cette technologie vous permet de vous concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.

En utilisant des algorithmes

Les logiciels de recrutement utilisent des algorithmes avancés pour :

  • Analyser les CV et/ou les lettres de motivation en profondeur.
  • Extraire automatiquement les informations clés des CV (soft skills, hard skills).
  • Faire correspondre les compétences et l'expérience des candidats avec les exigences du poste.
  • Classer et prioriser les candidatures pour aider les recruteurs à se concentrer sur les profils les plus pertinents.

On parle notamment du combo parsing CV et matching CV

Cette automatisation améliore la qualité de la présélection et réduit le risque de passer à côté de profils qualifiés.

Comment adopter un nouveau logiciel de recrutement ?

Pour tirer le meilleur parti de cet outil et favoriser l’adoption de cet outil par vos équipes RH, une mise en œuvre bien planifiée est essentielle. 

Évaluer ses besoins internes et choisir l’ATS adapté 

Concernant l’évaluation des besoins internes, vous devez :

  • Déterminer les défis actuels : Quels sont les obstacles que vous rencontrez avec vos processus actuels ?
  • Définir vos objectifs : Souhaitez-vous réduire le temps de recrutement, améliorer la qualité des candidatures, faciliter la collaboration interne ?
  • Impliquer les parties prenantes : Consultez les équipes RH, les managers et éventuellement les candidats pour comprendre leurs attentes.

Pour la sélection du logiciel adapté, nous vous conseillons de :

  • Rechercher les options disponibles : Faites une liste des logiciels qui correspondent à vos besoins.
  • Demander des démonstrations : Voyez le logiciel en action pour mieux comprendre ses fonctionnalités.
  • Comparer les fonctionnalités et les coûts : Assurez-vous que le logiciel offre un bon rapport qualité-prix et qu'il est évolutif.

Planifier la transition vers un logiciel de recrutement  

La réussite de l'implémentation d'un logiciel de recrutement repose sur une planification soigneuse. 

Voici quelques conseils :

  • Établir un calendrier réaliste : Prévoyez suffisamment de temps pour chaque étape, y compris les tests et les formations.
  • Allouer des ressources : Déterminez qui sera responsable de l'implémentation et quels seront les budgets nécessaires.
  • Préparer la migration de la data : Si vous utilisez déjà un système, planifiez comment transférer les données existantes. 

Il peut être utile de solliciter l’avis de candidats pour comprendre leurs attentes afin de faire le bon choix de logiciel.  

Former les équipes RH et les managers

L'adoption du logiciel par vos équipes est nécessaire pour son succès. 

L’accompagnement de vos chargés de compte est essentiel pour : 

  • Expliquer comment le logiciel simplifiera le travail de chacun et améliorera les résultats et présenter les fonctionnalités les plus utiles.
  • Fournir des guides d'utilisation ou des tutoriels vidéo pour faciliter l'apprentissage.

Pour plus de succès dans la prise en main et l’adoption du nouvel outil, vous pouvez également : 

  • Identifier des collaborateurs enthousiastes qui peuvent encourager leurs collègues.
  • Encourager les utilisateurs à partager leurs impressions pour perfectionner l'utilisation du logiciel.
  • Mettre en place une assistance interne ou externe pour répondre rapidement aux questions et résoudre les éventuels problèmes.

Mesurer le retour sur investissement

Pour évaluer l'efficacité du logiciel de recrutement, il est important de suivre certains indicateurs clés après son implémentation.

Voici quelques indicateurs à suivre post-implémentation : 

  • Le temps moyen de recrutement : Le délai entre la publication de l'offre et l'embauche du nouveau collaborateur.
  • Les coûts de recrutement : En tenant compte des économies réalisées grâce à l'automatisation.
  • La qualité des candidatures : Évaluez le taux de réussite des nouveaux employés et leur adéquation avec le poste.
  • Le taux d'acceptation des offres : Une amélioration peut indiquer un meilleur alignement avec les attentes des futurs collaborateurs.

Afin que cette analyse soit pertinente, il faudra faire des comparaisons avec des données antérieures, et procéder à des analyses régulièrement.

Optimiser l’utilisation du logiciel

L’implémentation d’un logiciel de recrutement ne doit pas être perçue comme une finalité, mais comme un levier d’efficacité à évaluer régulièrement. Son utilité réelle repose sur son adoption par les équipes internes et les bénéfices qu’il apporte. 

Pour cela, il est essentiel de vérifier la fréquence et l’étendue de son utilisation. Les retours des collaborateurs permettent d’identifier les fonctionnalités les plus exploitées ainsi que les éventuels obstacles rencontrés. En parallèle, l’expérience des candidats offre une perspective complémentaire pour mesurer les impacts concrets sur les processus de recrutement. Ces retours sont précieux pour ajuster les stratégies, mettre à jour les processus en fonction des données collectées, et explorer de nouvelles approches. 

La formation continue joue également un rôle clé pour renforcer l’appropriation de l’outil. Les chargés de compte de votre ATS proposent des sessions de formation dédiées à vos équipes.

Je vous invite également à vous tenir informé des évolutions, tant du logiciel que des tendances du recrutement. Cela vous permettra de maximiser votre utilisation de cet outil et de tirer parti des meilleures innovations du marché.

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Vous l’aurez compris, le logiciel de recrutement s'impose comme une solution révolutionnaire pour les équipes RH. Cet outil digital vous permettra de gagner en efficacité et de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : l'humain.

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À propos de l'auteur·e
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Content manager chez Taleez. J'écris des billets sur le recrutement, la vie d'entreprise et les actualités de Taleez !