Guide pratique : La prise de référence en recrutement

Vous êtes à la recherche du candidat idéal pour le poste à pourvoir. Les annonces ont été postées, les préqualifications et les premiers entretiens effectués. C’est à ce moment-là que va se poser la question de la réalisation d’un contrôle de référence.

La prise de référence est loin de faire l'unanimité parmi les pratiques en recrutement. L'argument que les recruteurs avancent le plus souvent quand ils y sont réticents est le manque de visibilité sur la fiabilité de l'information reccueillie.

Dans cet article, nous allons examiner les principaux enjeux de la prise de référence en recrutement, le cadre juridique auquel il est soumis en France ainsi que les bonnes pratiques à mettre en place afin de rester éthique et efficace.

Quels sont les enjeux de la prise de référence ?

Outil de sélection et d’aide à la décision, le contrôle de référence intervient généralement à la fin du processus de recrutement. Il consiste à interroger (généralement) directement les anciens employeurs ou managers afin d’obtenir ou de vérifier certaines informations concernant la vie professionnelle du candidat.

C’est un processus légal (et réglementé) qui vous permet, en tant que recruteur, de contrôler des informations fournies par le candidat lors de précédents entretiens ou d’obtenir plus de détails. Les questions portent généralement sur les compétences acquises, les missions effectuées ou encore l’intégration au sein de l’équipe.

Cadre juridique de la prise de référence : ce que vous devez savoir !

🚨 La prise de référence auprès d’un ancien employé est prévue et encadrée en France par les articles Article L1221-6, L. 1221-8 et L. 1221-9 du Code du Travail.

Deux informations sont principalement à garder à l’esprit :

Vous devez obligatoirement avoir le consentement du candidat concerné pour effectuer une prise de référence. Pour ce faire, vous pouvez par exemple lui demander de vous fournir par écrit les coordonnées des personnes à contacter. En effet, afin d'éviter tout problème, il est fortment conseillé d'avoir une autorisation écrite.
Biensûr cette collecte d'information est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les questions posées lors de la prise de référence doivent avoir un lien direct et nécessaire avec le poste pour lequel vous recrutez. Il est par exemple illégal d’interroger les précédents employeurs sur des aspects de la vie privée tels que l’état de santé, la vie de famille, les convictions politiques ou religieuses du candidat.

La prise de références : les bonnes pratiques

La prise de référence intervient généralement à la fin de votre processus de recrutement, dans la phase finale de sélection des candidats.

Voici toutes les étapes clés à mettre en place afin de réaliser vos prises de références de la manière la plus éthique et efficace possible. 💪

Demandez au candidat de vous fournir les coordonnées d’au moins trois personnes à contacter, et de préférence dont la collaboration ait eu lieu récemment. Bien que ce soit généralement d’anciens supérieurs hiérarchiques directs ou managers qui soient contactés, il peut être intéressant d'ouvrir les prises de références à d'autres types d'interlocuteurs, dans l'objectif de contraster les informations. Par exemple, imaginons que vous recrutez un.e commercial.e, il peut être intéressant de demander à pouvoir contacter un ancien client. Ou encore, imaginons que vous recrutez un.e chef.fe d'équipe en magasin, pourquoi ne pas contacter également un membre de l'équipe que la personne devait encadrer ?
Lors de la récupération des coordonnées, informez votre candidat que vous allez effectuer une prise de référence auprès de ces différentes personnes. Aussi, n'hésitez pas à leur communiquer les objectifs de cette prise de référence. Ainsi, vous resterez parfaitement transparent sur votre démarche et lui donnerez la possibilité de prévenir les principaux concernés afin qu’ils puissent prendre leurs dispositions.
La préparation prime l’action ! Avant d’empoigner votre téléphone ou de saisir la souris de votre ordinateur pour écrire un nouveau mail, réfléchissez. Il est important de cibler en amont les informations que vous souhaitez obtenir des différents échanges que vous allez avoir en préparant une liste de questions à poser.
La prise de référence se fait généralement par téléphone. Cependant, si le calendrier de recrutement le permet, vous pouvez proposer une prise de contact par visio. Gardez en tête que ces échanges avec les anciens employeurs et/ou autres interlocuteurs doivent rester informels pour favoriser une communication ouverte. Cet échange dure généralement entre quinze et trente minutes.
Prenez des notes afin de pouvoir examiner les informations que vous allez récolter et pouvoir les analyser de manière pertinente.

Quels types de questions poser lors d’une prise de référence ?

La prise de référence est faite pour vous permettre de vérifier les compétences professionnelles (techniques, commerciales, managériales...), les compétences humaines (soft skills) et les potentielles performances réalisées par le candidat sur de précédents postes.

Afin de continuer d’appréhender la personnalité et les qualifications de votre candidat, il est conseillé de privilégier les questions ouvertes lors de la prise de références. N'hésitez pas à demander des exemples concrets. Laissez votre interlocuteur répondre librement et à son rythme. Ainsi, vous avez toutes les chances de récupérer des informations nouvelles, potentiellement pertinentes pour trouver le candidat idéalement taillé pour le poste pour lequel vous recrutez. 🎯

N’hésitez pas à fournir également des exemples de missions que vous souhaitez confier au candidat afin de permettre à votre interlocuteur de répondre avec plus de pertinence par rapport à votre besoin.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser lors de votre prise de référence :

Combien de temps a-t-il fait partie de vos effectifs ?
Pour quelle raison a-t-il quitté votre entreprise ?
Quel poste occupait-il ? Etait-il à responsabilité ? Si oui, pouvez-vous m’en dire plus (type de responsabilités, bonne réalisation des objectifs...)
Pouvez-vous me donner quelques exemples des missions effectuées pour votre entreprise ?
Pouvez-vous me donner un exemple de mission/projet où le candidat ait été spécialement performant ?
Est-ce que ses objectifs étaient régulièrement atteints ? Est-ce que les deadlines étaient respectées ?
Comment décririez-vous sa proactivité/prise d'initiative ? Pouvez-vous me donner un exemple où le candidat ait pris une initiative pour faire face à un problème rencontré par un client ?
Quelles compétences pensez-vous que nous aurions intérêt à développer chez le candidat ?
Recommanderiez-vous le candidat autour de vous ?
Est-ce que vous réembaucheriez le candidat ?
...

Ces questions ne sont proposées que pour vous orienter. À vous de les adapter en fonction du poste pour lequel vous recrutez.

Afin d’être le plus efficace dans votre prise de référence, il paraît important de s’attarder rapidement sur ce qu’il faut éviter de faire.

Quelles sont les erreurs les plus communes à éviter lors d’une prise de référence ?

Dans un souci de recrutement éthique et pour réussir votre prise de référence, veillez idéalement à éviter les erreurs suivantes :

Ne pas demander le consentement du candidat avant de contacter les entreprises figurant sur son CV.
Interroger des personnes non-pertinentes, c'est à dire des personnes n'ayant pas été directement concernées par une collaboration avec votre candidat, et qui ne pourront pas vous donner de réponses pertinentes.
Ne pas préparer l’échange en amont. Cela risque de vous faire manquer l’opportunité de récupérer des informations clés pour votre recrutement.
Oublier de prendre des notes durant les échanges, ce qui entraînera inévitablement une perte d’informations plus ou moins importantes. Malgré votre mémoire d’éléphant, vous ne pouvez pas tout retenir.
Considérer un seul retour négatif comme une conclusion définitive. Si vous êtes confronté à ce cas de figure, la meilleure chose à faire est d’en prendre note afin de creuser ce point avec le candidat concerné lors de votre prochain échange.
Réaliser la prise de référence auprès d’une seule entreprise/ d'un seul interlocuteur. Cela pourrait biaiser votre perception du candidat.
Considérer les informations recueillies lors de la prise de référence comme des vérités incontestées. Le conseil serait de confronter le candidat aux retours obtenus, même s’ils ne sont pas en sa faveur afin d’obtenir la vision la plus objective de la situation.

Prise de référence : modèle de formulaire de prise de référence

👉 Voici un modèle de formulaire de prise de référence en recrutement, qui vous permettra de recueillir l’essentiel des informations (comme un compte rendu d'entretien) :

Ce modèle est bien entendu à adapter en fonction des spécificités liées à votre structure ainsi qu’au poste pour lequel vous recrutez. Il représente néanmoins un bon point de départ pour vous guider dans cette étape et finaliser votre processus de recrutement.

La prise de référence est un outil très intéressant à considérer pour valider les compétences et la personnalité d’un candidat potentiel avant de faire votre choix et de finaliser votre recrutement.

En respectant le cadre juridique, en posant des questions réfléchies de manière ouverte et en évitant les erreurs courantes, vous augmenterez significativement vos chances de trouver le candidat idéal pour le poste.

Gardez à l’esprit que la transparence et l’équité sont essentielles dans un processus de recrutement. Une fois le choix du nouveau collaborateur réalisé, viendra le moment de l’embauche et de son intégration dans vos équipes. Là encore, un processus d’intégration réfléchi et réussi contribuera à verrouiller le recrutement et pérenniser vos équipes dans le temps.