Prise de référence en recrutement : comment l'effectuer ?

Vous êtes à la recherche du candidat idéal pour le poste à pourvoir. Les annonces ont été postées, les pré-qualifications et les premiers entretiens effectués. C’est à ce moment-là que va se poser la question de la réalisation d’un contrôle de référence. Pourquoi réaliser une prise de référence ? Quelles questions poser pour une prise de référence ? Quel est le cadre légal de la prise de référence en France.  On y répond en vous partageant les bonnes pratiques à mettre en place afin de rester éthique et efficace ! 

Qu'est-ce qu'une prise de références professionnelles ? (Définition)

La prise de références professionnelles représente un outil d'évaluation approfondie permettant aux recruteurs de valider la candidature d'un postulant. Cette démarche consiste à contacter d'anciens collaborateurs et/ou employeurs pour obtenir un retour factuel sur les compétences et réalisations du candidat.

Cette approche structurée s'articule autour d'échanges avec des personnes référentes qualifiées : managers directs, responsables de projets ou collègues expérimentés ayant travaillé étroitement avec le candidat. L'objectif est d'enrichir l'analyse du profil à travers des témoignages concrets sur les missions accomplies.

Un recruteur averti utilisera cette technique pour évaluer l'adéquation entre le parcours déclaré et la réalité du terrain, tout en évaluant les aptitudes relationnelles et la capacité d'intégration du candidat.

Contrôle de référence légal : que dit la loi ?

Est-ce légal de demander des références pour un emploi ?

🚨 La prise de référence auprès d’un ancien employé est prévue et encadrée en France par les articles Article L1221-6, L. 1221-8 et L. 1221-9 du Code du Travail.

Vous devez néanmoins obligatoirement avoir le consentement du candidat concerné pour effectuer une prise de référence. Pour ce faire, vous pouvez par exemple lui demander de vous fournir par écrit les coordonnées des personnes à contacter. Afin d'éviter tout problème, il est fortement conseillé d'avoir une autorisation écrite.

Bien sûr cette collecte d'information est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Que peut-on demander lors d'un contrôle de référence ?

Les questions posées lors de la prise de référence doivent avoir un lien direct et nécessaire avec le poste pour lequel vous recrutez. 

Elle doit permettre de vérifier :

• les compétences professionnelles ou “hard skills” (techniques, commerciales, managériales...) ;
• les compétences humaines (soft skills) ;
• les performances réalisées par le candidat sur de précédents postes.

Les questions portent généralement sur les compétences acquises, les missions effectuées ou encore l’intégration du salarié au sein de l’équipe.

À noter : une prise de référence n'est pas obligatoire dans le cadre d'un recrutement !

Quelles sont les questions interdites par le code du travail ?

Un employeur ne peut interroger un candidat sur les sujets suivants : 

• Son état de santé ;
• Sa situation familiale ;
• Son orientation sexuelle ;
• Ses convictions politiques ou religieuses ;
• Son origine ethnique ou nationale ;
• Son âge ou son apparence physique.

Ces sujets sont protégés par la loi pour éviter toute discrimination lors du recrutement et doivent être strictement écartés lors des prises de référence.

À quelle étape du processus de recrutement doit-elle être effectuée ?

La prise de référence intervient généralement à la fin de votre processus de recrutement, dans la phase finale de sélection des candidats. 

Quelles questions poser pour une prise de référence ?

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez utiliser lors de votre prise de référence :

• Combien de temps le candidat a-t-il fait partie de vos effectifs ?
• Pour quelle raison a-t-il quitté votre entreprise ?
• Quel poste occupait-il ? Était-il à responsabilité ? Si oui, pouvez-vous m’en dire plus (type de responsabilités, bonne réalisation des objectifs...) ?
• Pouvez-vous me donner quelques exemples des missions effectuées pour votre entreprise ?
• Pouvez-vous me donner un exemple de mission/projet où le candidat ait été spécialement performant ?
• Les objectifs étaient-ils régulièrement atteints ?
• Les deadlines étaient-elles respectées ?
• Comment décririez-vous sa proactivité/prise d'initiative ? Pouvez-vous me donner un exemple où le candidat a pris une initiative pour faire face à un problème rencontré par un client ?
• Quelles compétences pensez-vous que nous aurions intérêt à développer chez le candidat ?
• Recommanderiez-vous ce candidat autour de vous ?
• Est-ce que vous réembaucheriez ce candidat ?

Ces questions ne sont proposées que pour vous orienter. À vous de les adapter en fonction du poste pour lequel vous recrutez.

Comment effectuer une prise de référence

Avant de prendre contact avec un précédent employeur, manager ou collègue, donnez la possibilité à votre candidat de prévenir les principaux concernés afin qu’ils puissent prendre leurs dispositions.

Étape 1 : une première prise de contact par mail

J'espère que vous allez bien. Je m'appelle [Votre Nom], et je suis [Votre Fonction] chez [Nom de l'Entreprise]. Nous sommes une [brève description de l'entreprise].

Je vous contacte car [Nom du Candidat] a postulé pour le poste de [Titre du Poste] chez nous et vous a mentionné comme référence. Nous sommes dans la phase finale de notre processus de recrutement, et vos feedbacks seraient très précieux.

Nous aimerions en savoir plus sur :

• Le rôle et les responsabilités de [Nom du Candidat] lors de son séjour chez vous.
• Ses réalisations clés et projets notables.
• Ses compétences en matière de collaboration d'équipe et de communication.
• Son potentiel de leadership et les domaines où il pourrait s'améliorer.
• Sa fiabilité et son éthique de travail.
• Tout point de vigilance ou préoccupation que vous pourriez avoir.

Afin de respecter votre temps, nous vous proposons plusieurs options : 

1. Un appel téléphonique de 15/30 minutes à votre convenance.
2. Une réponse écrite par e-mail.
3. Un court formulaire en ligne (lien fourni sur demande).

Toutes les discussions seront strictement confidentielles. Merci d'avance pour votre temps et votre soutien dans notre processus de recrutement.

Cordialement,

[Votre Nom]
[Votre Fonction]
[Vos Coordonnées de Contact]

Étape 2 : un échange téléphonique ou en visioconférence

Privilégiez  les questions ouvertes lors de la prise de références et n'hésitez pas à demander des exemples concrets.

Laissez votre interlocuteur répondre librement et à son rythme. Vous aurez ainsi toutes les chances de récupérer des informations nouvelles, potentiellement pertinentes pour trouver le candidat idéalement taillé pour le poste pour lequel vous recrutez. 🎯

N’hésitez pas également à fournir des exemples de missions que vous souhaitez confier au candidat afin de permettre à votre interlocuteur de répondre avec plus de pertinence par rapport à votre besoin.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

1. Cibler les bons référents

La prise de référence est loin de faire l'unanimité parmi les pratiques en recrutement. L'argument que les recruteurs avancent le plus souvent quand ils y sont réticents est le manque de visibilité sur la fiabilité de l'information recueillie. Lorsque vous demandez des références à un candidat, vous devez cibler les bons référents pour obtenir des informations précieuses et pertinentes. 

Bien que ce soit généralement d’anciens supérieurs hiérarchiques directs ou managers qui soient contactés, il peut être intéressant d'ouvrir les prises de références à d'autres types d'interlocuteurs, dans l'objectif de contraster les informations.

Par exemple, imaginons que vous recrutez un(e) commercial(e), il pourra être intéressant de demander à pouvoir contacter un ancien client. Ou encore, imaginons que vous recrutiez un(e) chef(e) d'équipe en magasin : pourquoi ne pas contacter également un membre de l'équipe que la personne devait encadrer ?

Nous vous conseillons de ne pas réaliser la prise de référence auprès d’une seule entreprise/ d'un seul interlocuteur. Cela pourrait biaiser votre perception du candidat. Demandez au candidat de vous fournir les coordonnées d’au moins trois personnes à contacter, et de préférence dont la collaboration ait eu lieu récemment.

2. Recueillir l'accord écrit du candidat

Le cadre légal exige une autorisation formelle du candidat avant toute démarche de prise de référence. Cette autorisation doit être documentée par écrit, même si les coordonnées des référents figurent déjà sur le CV.

Un formulaire d'accord standard constitue la solution la plus sécurisée. Ce document précisera la liste des personnes à contacter, leur fonction, la période de validité de l'autorisation et les modalités de contact envisagées. La signature du candidat garantit la validité de cet accord et protège l'entreprise d'éventuelles contestations ultérieures.

Les recruteurs doivent conserver cette autorisation dans le dossier de candidature pour démontrer leur conformité aux exigences de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. 

3. Prévenir le candidat avant de procéder aux prises de référence

Informez votre candidat que vous allez effectuer une prise de référence auprès de ces différentes personnes. Aussi, n'hésitez pas à leur communiquer les objectifs de cette prise de référence. Ainsi, vous resterez parfaitement transparent sur votre démarche et lui donnerez la possibilité de prévenir les principaux concernés afin qu’ils puissent prendre leurs dispositions.

4. Préparer l'échange en amont

La préparation prime l’action ! Avant d’empoigner votre téléphone ou de saisir la souris de votre ordinateur pour écrire un nouveau mail, réfléchissez. Il est important de cibler en amont les informations que vous souhaitez obtenir des différents échanges que vous allez avoir en préparant une liste de questions à poser.

Tout comme l’entretien avec votre candidat, la prise de référence sera efficace si elle est structurée.

5. Prendre des notes durant l'entretien téléphonique

Avant de nous attaquer au vif du sujet : pensez à prendre des notes ! Malgré votre mémoire d’éléphant, vous ne pourrez pas tout retenir. Prendre des notes vous permettra de récolter un maximum d'informations et de les analyser de manière pertinente. 

 6. Analyser les retours

L'échange terminé, il est temps de prendre du recul sur les informations récoltées. Vous devez veiller à ne pas considérer ces informations comme des vérités absolues. Ne tirez pas non plus de conclusions définitives basées sur un seul retour négatif ! Si besoin, vous pouvez confronter le candidat avec les retours obtenus, même s'ils ne sont pas en sa faveur. Cela vous aidera à mieux comprendre le contexte et à prendre du recul.

Afin d’être le plus efficace dans votre prise de référence, il paraît important de s’attarder rapidement sur ce qu’il faut éviter de faire.

Quelles sont les erreurs les plus communes à éviter lors d’une prise de référence ?

Dans un souci de recrutement éthique et pour réussir votre prise de référence, veillez idéalement à éviter les erreurs suivantes :

• Ne pas demander le consentement du candidat avant de contacter les entreprises figurant sur son CV.
• Interroger des personnes non-pertinentes, c'est à dire des personnes n'ayant pas été directement concernées par une collaboration avec votre candidat, et qui ne pourront pas vous donner de réponses pertinentes.
• Ne pas préparer l’échange en amont. Cela risque de vous faire manquer l’opportunité de récupérer des informations clés pour votre recrutement.
• Oublier de prendre des notes durant les échanges, ce qui entraînera inévitablement une perte d’informations plus ou moins importantes. Malgré votre mémoire d’éléphant, vous ne pouvez pas tout retenir.
• Considérer un seul retour négatif comme une conclusion définitive. Si vous êtes confronté à ce cas de figure, la meilleure chose à faire est d’en prendre note afin de creuser ce point avec le candidat concerné lors de votre prochain échange.
• Réaliser la prise de référence auprès d’une seule entreprise/ d'un seul interlocuteur. Cela pourrait biaiser votre perception du candidat.
• Considérer les informations recueillies lors de la prise de référence comme des vérités incontestées. Le conseil serait de confronter le candidat aux retours obtenus, même s’ils ne sont pas en sa faveur afin d’obtenir la vision la plus objective de la situation.

Exemple de formulaire de prise de référence à télécharger

👉 Voici un modèle de formulaire de prise de référence en recrutement, qui vous permettra de recueillir l’essentiel des informations (comme un compte rendu d'entretien) :

Ce modèle est bien entendu à adapter en fonction des spécificités liées à votre structure ainsi qu’au poste pour lequel vous recrutez. Il représente néanmoins un bon point de départ pour vous guider dans cette étape et finaliser votre processus de recrutement.

La prise de référence est un outil très intéressant à considérer pour valider les compétences et la personnalité d’un candidat potentiel avant de faire votre choix et de finaliser votre recrutement.

En respectant le cadre juridique, en posant des questions réfléchies de manière ouverte et en évitant les erreurs courantes, vous augmenterez significativement vos chances de trouver le candidat idéal pour le poste.

Gardez à l’esprit que la transparence et l’équité sont essentielles dans un processus de recrutement. Une fois le choix du nouveau collaborateur réalisé, viendra le moment de l’embauche et de son intégration dans vos équipes. Là encore, un processus d’intégration réfléchi et réussi contribuera à verrouiller le recrutement et pérenniser vos équipes dans le temps.

Mini FAQ

Est-il possible de refuser une prise de référence en tant qu'employeur ?

Un employeur sollicité pour une prise de référence a parfaitement le droit de décliner la demande. Cette liberté s'applique même si l'ancien salarié a donné son accord au nouveau recruteur. La loi n'impose aucune obligation de répondre aux sollicitations concernant d'anciens collaborateurs. Un refus peut s'avérer judicieux dans plusieurs cas : manque de temps pour fournir un retour détaillé, départ conflictuel ou simple volonté de rester neutre.

Que peut dire ou ne pas dire un ancien employeur et/ou manager ?

Dans le cadre d'une prise de référence, les éléments factuels constituent la base des informations communicables : dates d'emploi, intitulé du poste, missions réalisées et résultats obtenus. L'ancien manager peut également évoquer les points forts professionnels comme la capacité d'adaptation ou l'esprit d'équipe. À l'inverse, les aspects personnels restent strictement confidentiels. Les opinions politiques, l'appartenance syndicale, la situation familiale ou l'état de santé ne peuvent faire l'objet d'aucun commentaire. Un ancien responsable doit aussi s'abstenir de tout jugement dépréciatif ou subjectif qui pourrait nuire à la carrière du candidat. Les remarques sur les qualités humaines doivent rester mesurées et se baser sur des observations concrètes liées au travail.