Exemple de trame pour définir votre besoin en recrutement

Vous souhaitez agrandir vos équipes. Mais vous ne voulez griller aucune étape.👌

Spécialement parce que :

vous avez besoin de faire valider votre demande pour lancer la campagne de recrutement,
vous recrutez pour un autre service et vous ne connaissez pas réellement les compétences techniques, connaissances ... attendues,
vous souhaitez externaliser le recrutement et vous voulez que le brief soit clair et complet.

Avant de passer à l'action, l'analyse du besoin, le recueil d'informations et la prise de recul sont des grands indispensables.

Bonne nouvelle, vous êtes au bon endroit. 👋 Nous allons parcourir ensemble la trame pour exprimer un besoin en recrutement qui vous permettra d'aller in fine à la rencontre des bons candidats.

Cette trame, est totalement inspirée d’un ouvrage que je vous conseille de dévorer : “Entreprises : 7 leviers pour renforcer votre pouvoir d'attraction” coécrit par Christel de Foucault, Florence Marty et Laurence Tetrel (avec leur accord bien sûr).

couverture de l'ouvrage : Entreprises, 7 leviers pour renforcer votre pouvoir d'attraction.

La trame de définition du besoin en recrutement est un outil collaboratif

L'implication et l'accompagnement des Hiring Manager et des opérationnels dans la définition du besoin vous permettront de contourner les grandes difficultés du recrutement.

👉 Par exemple, si vous évoluez dans un secteur d'activité à métiers en tension, vous pourrez plus facilement identifier les bons canaux de recrutement et attirer les bons profils.

👉 À l’inverse, si vous recrutez pour des postes où il n'y a pas de pénurie de compétences, vous pourrez vous préserver de faire face à une surcharge de candidatures non qualifiées.

🌱 Et bien sûr, globalement, vous activerez un cercle vertueux avec une rédaction efficace de l'annonce, des méthodes d'évaluation adaptées, un process de recrutement en phase avec le besoin (ni trop long, ni trop court) ...

Vous éviterez les mauvaises surprises et les erreurs de casting.

Cerise sur le gâteau, cette maîtrise de votre projet de recrutement vous permettra de prendre soin de l'expérience candidat. ❤️

1. Le périmètre du recrutement

Acteurs du recrutement
Rôles de chacun des acteurs
Le processus de validation
Le processus de recrutement
Les dates de début et de fin du recrutement
Le budget

✨ Quelques questions utiles pour déterminer le périmètre du besoin en recrutement

Quelles sont les personnes qui vont intervenir ou que vous avez besoin de solliciter ?
Quels sont les rôles et responsabilités des acteurs ? Qui doit valider la demande ?
Est-ce qu'il s'agit d'un recrutement que votre entreprise va piloter en interne de A à Z ou est-ce que vous allez solliciter un cabinet ou partenaire externe ?
Quel est le niveau d'urgence du recrutement ? Est-ce que c'est un besoin immédiat, à court terme ? Moyen ? Long ? Quand est-ce que le futur collaborateur doit intégrer le poste ?
Est-ce qu'il s'agit d'un recrutement ouvert aux candidatures internes et/ou externes ?
Quel est le budget nécessaire ? Ici il, n'est pas uniquement question de la rémunération mais aussi des coûts du recrutement de manière globale : frais de cabinet de recrutement (s'il y a externalisation), de diffusion des annonces, de formation du nouveau collaborateur ... Il s'agit du budget du projet de recrutement.

2. Les caractéristiques du poste

Titre du poste
Classification
Type de contrat
Rattachement hiérarchique
Temps de travail
Conditions organisationnelles du poste et environnement de travail : télétravail, déplacements ...
Période de formation nécessaire pour intégrer le poste

✨ Quelques questions utiles pour définir les caractéristiques du poste

Est-ce qu'il est possible d'ouvrir le poste au télétravail ? Partiellement ? Complètement ? Est-ce que la recherche de profils doit être locale ? Ou est-ce qu'elle peut s'étendre à échelle nationale, voire internationale ?
Est-ce que l'environnement de travail permet d'accueillir des travailleurs en situation de handicap ?
Est-ce qu'il s'agit d'une ouverture de poste, d'un remplacement ... ?
Est-ce que la personne va devoir encadrer une équipe ?
Quelles personnes devront former le nouveau collaborateur ? Pendant combien de temps ? Quels sont les outils nécessaires pour la formation ? 👋 onboarding.

3. Les missions

À cette étape, il est important de hiérarchiser les missions et d'y attribuer un niveau d'expertise nécessaire.

Missions principales et niveau d'expertise requis
Missions secondaires et niveau d'expertise requis
Possibilité d'évolution des missions

✨ Quelques questions utiles pour définir les missions du poste

Quelles sont les missions les plus importantes ?
Quel est le degré d'opérationnalité recherché ?
Quel est le temps d'adaptation nécessaire ?

Ce sont autant de précisions utiles qui vous permettront de maîtriser le temps d'adaptation au poste et d'éviter que la personne n'aille pas au bout de période d'essai.

4. Les compétences, la motivation et la personnalité

Cette partie est la suite logique de l'identification et de la hiérarchisation des missions du poste. Vous pouvez maintenant déterminer quel est le profil recherché.

✨ Quelques questions utiles pour identifier les compétences, la motivation et la personnalité nécessaires :

Quelles sont les compétences métiers nécessaires pour mener à bien les missions ?
Quelles sont les soft skills recherchées ? Quelles sont les compétences comportementales fondamentales ?
Quelles sont les compétences qu'il ou elle pourra acquérir ou développer en occupant le poste (mais qui sont un véritable plus si elles sont directement applicables au poste) ?
Quelles compétences émotionnelles permettront au nouveau collaborateur de s'épanouir dans le poste et d'être particulièrement performant ?

Voici une méthode qui saura vous ravir. 🙌

La méthode des incidents critiques 🔥

À cette étape, elle vous sera très utile. Elle est simple et facilite l'implication du Hiring Manager ou de l'opérationnel dans l'expression précise du besoin.

Son but est de vous permettre de déterminer les compétences nécessaires pour la réussite d'un futur collaborateur sur le poste.

En questionnant le Hiring manager et en vous basant sur les missions qui ont été formulées dans l'étape précédente, vous allez identifier :

des comportements particulièrement efficaces ✅
des comportements particulièrement inefficaces ❌

Le Hiring Manager se basera sur des situations qu'il aura déjà pu expérimenter, en relation avec les missions du poste.

👉 Voici un exemple pour un poste de commercial :

un contexte : lors d'une présentation commerciale; un prospect pose une question technique sur une fonctionnalité du produit pour laquelle le commercial ne connaît pas la réponse.
des actions mises en place par le collaborateur :

A. une action particulièrement efficace ✅ : le commercial est transparent sur le fait qu'il ne connaît pas la réponse et informe le prospect qu'il transmet la question au service technique et revient rapidement vers lui avec la réponse. Il fera ensuite un retour au prospect où il expliquera avec précision et transparence que cette fonctionnalité n'est pas encore accessible mais qu'elle le sera dans 1 mois.Le prospect sera satisfait de cette réponse et sera prêt à attendre 1 mois pour bénéficier de la fonctionnalité. Un mois plus tard, le prospect signera avec l'entreprise.

B. une action particulièrement inefficace ❌ : le commercial, pris à court et sans vraiment comprendre la question du client, donnera une réponse floue qui peut porter à confusion. Le prospect induit alors la réponse et signe avec l'entreprise. Au moment où le client commence à utiliser le produit, il se rend compte qu'il n'avait pas du tout eu un retour clair. Il demande alors à être remboursé et émet un avis très négatif sur produit et l'entreprise.

Compétences dégagées : l'écoute active, l'adaptabilité.

Les points communs sont ensuite identifiés et regroupés en critères de recrutement.

Cette méthode vous sera utile également dans la préparation de vos entretiens structurés. Elle déterminera les questions à poser et les réponses attendues.

5. Les critères de sélection et méthodes d'évaluation

Les critères de sélection seront le fil rouge et seront formulés noir sur blanc au moment de la rédaction de l'offre d'emploi, du tri des candidatures, du choix des étapes et des méthodes d'évaluation de vos candidats.

👉 Pour les postes qui demandent peu de qualifications, ce travail vous permettra de sortir d'un schéma où sont uniquement prises en considération les conditions organisationnelles au détriment des compétences ou des qualités individuelles.

Si les profils sont pénuriques, bien que le poste demande peu de qualifications, ce travail vous permettra d'avoir des annonces attractives, et plus de candidatures.

Dans le cas contraire, il vous permettra a minima de personnaliser l'annonce et d'attirer des candidatures qualifiées. En vous adressant à tout le monde, vous ne vous adressez finalement à personne.

Pour les postes qui demandent le plus de qualifications, cela vous évitera de vous retrouver, par exemple, avec une liste à rallonge de critères de sélection qui décrivent le profil d'un cheval avec des ailes et une corne. Et c'est bien dommage, mais les licornes n'existent toujours pas.