Les coulisses du besoin en recrutement

Définir ce dont on a besoin avant de chercher à recruter n'est pas vraiment une question de choix.

Ce n'est pas une grande première, me direz-vous.

Et pourtant, en lisant les nombreux retours, publications et articles à ce sujet, les recruteurs et professionnels du recrutement s'accordent sur le fait que ce n'est pas une évidence pour tout le monde.

En guise d’exemple, je vous partage la publication d’Hélène Ly👇  :

Celle de Léo Bernard👇 :

Ou encore je peux citer l’exemple de Christel de Foucault, Florence Marty et Laurence Tetrel qui auront consacré une partie copieuse à ce sujet dans le premier chapitre de leur ouvrage : “Entreprises, 7 leviers pour booster votre pouvoir d'attraction”.

Sont alors soulevées de nombreuses questions sur la définition et la collecte du besoin, sur les personnes qui doivent y participer et sur leurs rôles respectifs. Mais aussi sur la manière de considérer les attentes des candidats à cette étape.

À chaque thématique que l’on aborde sur le blog, cela me tient à cœur de partager avec vous mes échanges avec des personnes que je suis personnellement et qui m’inspirent. 😍

J’ai donc écrit un message à Nicolas Darcis pour pouvoir transposer ces questions à son expérience et à son vécu personnel, et découvrir le temps d’une conversation en tête à tête, les coulisses de sa façon d’aborder le besoin en recrutement. 👀

💬  “La définition du besoin est primordiale parce que si tu ne sais pas ce que tu cherches, tu vas aller nulle part. C’est très important par soucis d’efficacité, par soucis de respect du candidat, du temps de tout le monde, de savoir en amont ce que tu recherches et donc de challenger les Hiring Managers quand tu fais une collecte du besoin.” Nicolas Darcis

Pour ceux et celles qui ne le connaissent pas encore :

👉  Nicolas Darcis est expert en stratégie d’acquisition de talents et sourceur senior. Il se donne avec passion à son métier depuis maintenant plus de 20 ans.
En 2020, il crée la communauté “Sourceurs ? Non, peut-être !” qui a pour mission de faire grandir la connaissance sur les nouvelles façons de faire du recrutement et du sourcing. Vous pouvez le suivre tous les vendredis lors de ses lives et le lire tous les dimanches via sa newsletter.

❌  Ne vous attendez donc pas à un article façon tuto (je crois que Nicolas à du sourire en lisant ce passage 😇 ) avec des étapes à suivre minutieusement.

Je cite souvent les mots de Lénoard Nimoy, un des acteurs qui a incarné Mr Spock dans Star Trek : “Plus on partage, plus on possède. Voilà le miracle.”

C’est l’esprit de cet article.

Rien ne sert de courir, il faut partir à point. 🐢

La question du temps apparaît très rapidement comme étant le point de départ de ma conversation avec Nicolas.

💬 "Ne faire perdre de temps ni au Hiring Manager ni aux candidats. Notre métier est tellement fractionné en microcoupures qu’une bonne gestion de son temps est primordiale." Nicolas Darcis

L’optimisation du temps sera d’ailleurs transversale dans tout ce que Nicolas partagera avec moi.

💬 ”Imaginons que tu passes des heures à sourcer des candidats et à les contacter. Ils te posent des questions, tu ne sais pas quoi répondre parce que tu ne sais pas ce que tu recherches. Imaginons que malgré cela tu arrives à les amener jusqu’à l’entretien et que là, tout s’arrête ! Quel temps perdu pour tout le monde, quel gâchis. Pense à l’expérience candidat. Il n’y a rien de plus frustrant pour tout le monde.” Nicolas Darcis

Alors, prendre le temps là où il le faut pour en gagner sur d’autres étapes implique parfois de devoir challenger le Hiring Manager.

💬  “Si à un moment le Hiring Manager dit : oui je recherche un développeur Java, avec 5 ans d’expérience en dév. C’est bon allez c’est parti.

Là, la réponse est non en fait. Non.

Il faut obtenir plus d’informations sur le métier, le contexte, l’équipe etc...
‍
Si tu acceptes ça, tu vas travailler pour rien”. Nicolas Darcis

Bien que cela puisse paraître évident, le questionnement apparaît comme une source de gain de temps (nous développerons cette partie dans quelques lignes).

Mais pas que.

💬  “En amont il faut aussi avoir préparé, essayé de comprendre les technos, l’environnement, avoir un maximum d’infos pour ne pas être que dans la prise d’information mais aussi de pouvoir renvoyer des questions, challenger des choix. Cela sous-entend d’avoir une compréhension de l’écosystème dans lequel tu bosses. Si c’est l’IT, le pharma, peu importe ... Ta crédibilité vient aussi de ta compréhension.

Après, on n’est pas techniques. On ne va pas coder, on ne va pas rentrer dans le détail du métier pour lequel on recrute. Par contre on peut très bien demander au client : explique-moi (manière boîte noire) vraiment ce qui va se passer, pourquoi ça se passe. L’objectif est d’avoir un échange où l’on renvoie des questions et dont on sort en ayant compris le besoin, le pain point.” Nicolas Darcis

Réduire le bruit, pour aller à l’essentiel 📍

Par bruit, j’entends l’ensemble des informations redondantes ou inutiles qui polluent la collecte du besoin.

💬  ”Le but est de détecter toutes les incohérences, toutes les inconsistances puis de déterminer dans l’échange s’il faut aplanir, éliminer cette inconsistance ou au contraire si c’est une poche de compétences négociables. ” Nicolas Darcis

La première chose que Nicolas cherchera à valider c’est que le poste est réellement ouvert.

💬  “Parce qu’il y a des gens qui confondent recrutement et open bar. Ils se disent Oh, j’aurais peut-être, sait-on jamais, potentiellement, un poste d’ouvert bientôt ; mais rien de sûr... Tu peux travailler dessus ? - Non.” Nicolas Darcis

Une fois ce prérequis validé, Nicolas m’expliquera que son organisation dans la collecte du besoin commence par la compréhension du processus de décision pour identifier les différents interlocuteurs qu’il ira solliciter.

💬 “Quel est le process de décision ? Parce que généralement il n’y a pas qu’une seule personne, tu en as plusieurs dans la chaîne. Bien comprendre le process, savoir qui est décisionnaire... Et d’avoir un contact avec chacun pour comprendre les attentes de chaque intervenant.” Nicolas Darcis

Et c’est là que nous sommes arrivés à la partie du comment, où nous avons abordé les méthodes utilisées pour affiner la collecte.

💬  “Chaque personne impliquée dans le process arrive avec son histoire et donc ses expériences et met des compétences sous un mot. Et ce ne sont pas forcément les mêmes. L’objectif est d’arriver à créer un consensus entre tous les intervenants sur l’attendu du profil.” Nicolas Darcis

Je ne ferai pas une liste exhaustive et chronologiquement ordonnée des méthodes et approches utilisées par Nicolas, ce n’était d’ailleurs pas le but de mon échange avec lui. Je ferai plutôt une mise en lumière de celles qui sont récurrentes dans les échanges que j’ai pu avoir avec d’autres recruteurs à ce sujet.

D’ailleurs, ils utiliseront différentes manières pour les nommer mais le fond reste le même.

Globalement, dans cette volonté de réduire le bruit et d’aller à l’essentiel, la finalité est de :

• bien connaître le périmètre du poste et sa valeur ajoutée
• identifier et trier les attendus et les compétences obligatoires et négociables.

⚡ Alors Nicolas me parlera du questionnement par mots-clés :

💬  “Au début, avant de contacter les gens je les questionne sur des mots-clés. Je demande au Hiring Manager : Quels sont les mots-clés qui font que tu vas rejeter le candidat directement s’ils ne sont pas présents ?
Donc, sous-jacent, si le candidat n’a pas ce mot-clé, je l’enlève de la liste. Tu ne le verras pas.
Tu recroises ensuite les informations que tu obtiens avec ces questionnements-là avec ce qu’on t’a dit qui était super important avant. Si ce qui était important ne se retrouve pas dans la liste des mots attendus, tu viens de trouver une incohérence. Il faut soit l’aplanir, soit la traiter comme une poche de compétences négociables.

Alors tu reformules, tu mets l’inconsistance en lumière. L’objectif est de pousser le Hiring Manager à réfléchir à nouveau, à retravailler son raisonnement, son attendu.” Nicolas Darcis

⚡ Il me parlera également de l’approche que je connaissais sous le nom de méthode des incidents critiques :

💬 “Le questionnement des situations où la personne a été spécialement performante et au contraire particulièrement peu performante, me permet de faire un double check. Puis, de vérifier si ce qui a été dit avant est consistant ou pas. Et de reformuler ces questions aux autres intervenants du process permet de créer un nouveau tamis.” Nicolas Darcis

⚡ Mais aussi de la méthode des agendas. Encore une fois, la nomenclature n’est pas importante ici, mais plutôt la démarche.

💬 “Dans le même objectif je demande à savoir à quoi ressemble une journée type, ce que va faire la personne concrètement.
Ça va m’aider encore une fois à détecter des inconsistances mais aussi à rédiger mon annonce et mes premiers e-mails de prise de contact.” Nicolas Darcis

⚡ Il ira questionner les parties prenantes, il croisera les réponses et arrivera par tous ces tamis à détecter les inconsistances. Cette approche est aussi appelée “interviews à 360°”.

💬  “Tous les éléments que tu récupères de ces questions-là, tu peux les reformuler et les croiser avec ce qui est mis dans les listes de compétences initiales. Ça permet d’en élaguer certaines et/ou d’en rajouter d’autres.” Nicolas Darcis

Cette chasse au bruit sert encore une fois cette notion transversale d’optimisation du temps dont je vous parlais au début de l’article.

Mais elle sert également à pousser les interlocuteurs à la réflexion.

💬 “Tu vois qu’ils prennent le temps de reréfléchir à leurs attentes. Et à partir de là, tu vois des portes qui s’ouvrent.
Il faut sortir des ornières dans lesquelles on est habitués à dérouler.

Lorsqu’il existe des descriptions de poste similaires dans l’entreprise, avec un pavé illisible d’attendus et le classique nous sommes un leader disruptif dans notre domaine, j’en prends une avec moi et je la donne au Hiring Manager en lui demandant de le lire. Généralement il va la regarder 2,3 secondes avant de passer à autre chose.
”Tu n’as pas envie de la lire ?”
Il va te dire non.
”Alors imagine un candidat”.

Et alors maintenant tu vas le questionner. Là-dedans qu’est ce qui est vraiment important ? Comment tu hiérarchises ? Tu vas recruter un back et tu demandes la maîtrise du pack office ? Est-ce vraiment relevant ? Pourquoi ...

Le pourquoi est hyper important. Il faut les enchaîner comme les enfants qui nous questionnent jusqu’à avoir compris.
Ça pousse à la remise en question. ” Nicolas Darcis

Je tenais également à questionner Nicolas sur un évènement plausible dans la collecte du besoin en recrutement. Le changement dans les besoins ou dans les attendus une fois la collecte terminée.

Alors je lui ai demandé : est-ce qu’il t’est déjà arrivé que le besoin évolue une fois la prise de brief terminée et que tu te sois lancée dans les recherches ?

💬  “C’est déjà arrivé effectivement qu’un client me dise “j’ai changé d’attendus”. Je lui demande pourquoi. Et c’est la réponse au pourquoi qui va être importante.

Il faut qu’il y ait une vraie raison : par exemple qu’il y ait une dépendance entre ce que la personne devait faire et une autre équipe sur laquelle il n’a pas la main et que ça implique un changement. Ce n’est pas de sa faute, il subit ce changement et il me le répercute le plus rapidement possible pour pouvoir m’adapter.

Si c’est par légèreté ou manque de considération, je lui en parle; mais une fois, pas deux. C’est aussi l’intérêt de croiser le regard de tous les intervenants du process. Si l’un est plus léger dans son approche, tous ne le seront pas et tu détecteras encore une fois l’inconsistance.” Nicolas Darcis

Penser aux candidats que l’on souhaite attirer 🌱

💬  “Je structure les infos que je vais récupérer. Il y a des infos qui vont m’aider à sourcer, à comprendre le comportement de candidats, à savoir où les trouver. Il y en a d’autres qui vont m’aider à récrire l’annonce ou à rédiger des e-mails suffisamment précis et attirants pour que le candidat ait envie de répondre.” Nicolas Darcis

Et il précisera ensuite :

💬  “J’aime aussi demander au Hiring Manager s’il préfère des gens qui sont en poste ou au chômage. 80% du temps les gens vont dire qu’ils sont à la recherche de gens qui sont en poste.

Souvent encore, malheureusement, inconsciemment les personnes en poste sont plus désirables que celles qui sont au chômage.

L’enchaînement ici est double: Pour conscientiser : “Pourquoi préfères-tu des personnes en poste à celles en recherche d’emploi ?”

Pour challenger: “Pourquoi est-ce que des personnes en poste, avec une situation stable, faisant le même job se mettraient en risque en changeant de job pour venir travailler avec toi ?

Après chacune de ces questions, il faut jouer au Roi du Silence. Le premier à reprendre la parole doit être le Hiring Manager.

Je t’avais dit que le pourquoi était redoutable.” Nicolas Darcis

C’est un changement de perspective dont il fera usage lors de la collecte du besoin. Se mettre à la place du candidat.

💬  “Je les pousse à réfléchir à la question d’une autre manière.” Nicolas Darcis

Nombreux sont les recruteurs qui s’expriment sur le temps qu’ils dédient à créer le lien avec les candidats, à bien les connaître.

Dans la collecte d’un besoin, l’entretien du lien avec un vivier de candidats rejoint encore une fois cette notion transversale d’optimisation du temps.

J’ai voulu alors questionner Nicolas à ce sujet :

💬  ”Il faut déjà commencer par garder le lien avec le candidat pendant le process. C’est important et ça permet de débriefer étape par étape.

La situation d’un candidat peut changer du jour au lendemain. Il faut avoir des points de contact qui permettent d’assurer le suivi.

Sur la partie suivi des candidats qui sont médaille d’argent (qui sont dans les finalistes mais ne sont pas retenus), ça peut être simplement de partager un feedback honnête sur pourquoi ils n’ont pas été retenus, leur donner des pistes d’amélioration et proposer de les recontacter dans x temps.

Juste garder le contact. Et le jour où un poste s’ouvre, tu relances les gens. En prenant soin de la qualité de la copie. C’est ça qui va faire que le message passe ou pas. Sinon tu prends ton téléphone. Il décroche c’est bien, il ne décroche pas, tu laisses un message vocal.

Après il faut s’assurer côté RGPD que tu as bien le droit de conserver ses données bien sûr !” Nicolas Darcis

D’ailleurs, il me fera découvrir un métier, que je ne connaissais pas, et qui a pour rôle d’accompagner les candidats dans les différentes étapes du recrutement. Celui de coordinateur. Il a récemment dédié un live de Sourceurs ? Non, peut-être ! à ce métier que vous pouvez revoir ici.

Mais je souhaitais également parler de turnover avec Nicolas.

Mis à part le fait qu’un besoin mal défini peut in fine conduire à recruter des personnes qui ne resteront pas, je voulais pousser le bouchon un peu plus loin.

Je cite les mots d’Albane Prieto, directrice de Robert Half France : “Il est important d’identifier les indicateurs de motivation sur lesquels on a recruté pour que les bases soient saines depuis le départ”.

💬  “C’est utile, mais je pense qu’il faut commencer un step avant.

D’abord définir les indicateurs de motivation sur lesquels tu veux recruter. Ensuite identifier ceux sur lesquels tu as effectivement recruté, puis tu croises et tu compares.
Les résultats te permettront de te questionner sur tes attendus, et/ou ta capacité à détecter ces indicateurs avec succès.

Après il faut accepter que les gens vont partir. Un individu n’appartient pas à une entreprise.

C’est se mettre en situation d’échec et se voiler la face que de s’attendre à ce que les personnes restent indéfiniment.

Autant te dire qu’elles vont partir à un moment ou à un autre. Le plus tard le mieux mais ça arrivera.

Ce qui est intéressant c’est de dire clairement, voilà le trajet que je te propose de faire ensemble, voici les valeurs que je te propose de partager.

Si tu es consistant les gens vont venir pour ce que tu proposes. Bien sûr, ils partiront un jour.
Ça peut être des changements perso, des projets vie ou un désalignement sur le trajet ou les valeurs.
Il y a plein de choses que tu ne maîtrises pas et tu ne peux pas tout anticiper. Il faut l’accepter.

Le plus important est que ce trajet soit enrichissant et agréable pour les deux parties.

Donc au final effectivement c’est toujours intéressant de comprendre ce qui fait qu’un salarié part, mais il faut accepter qu’ils partiront un jour et les accompagner.” Nicolas Darcis

L’injonction paradoxale du métier de recruteur 🚧

À un moment de notre échange, lorsque nous discutions sur la posture du recruteur dans la définition et la collecte du besoin en recrutement, Nicolas me disait que le push-back ou le fait de challenger ses interlocuteurs n’est pas évident, surtout quand on démarre. En fonction de son expérience mais aussi de s’il exerce son activité en interne ou en externe, il sera plus simple (ou pas) de s’imposer dans son rôle.

Pourquoi pas en faire un article d’ailleurs ? On pourrait comparer les postures, les champs d’action ... Qu’en pensez-vous ?

Puis à partir de là, je me suis égarée dans une parenthèse sur la considération du métier de recruteur dans sa globalité.

C’est quand même incroyable qu’il soit à la fois si peu valorisé et en même temps un métier en tension que les entreprises peinent à recruter.

Et c’est là que Nicolas m’a répondu :

💬  Même si ça commence à changer, il y a toujours une croyance que les recruteurs ne servent à rien. Ce sont des passe-CV sans aucune valeur ajoutée ; ça ne sert donc à rien de perdre du temps avec.
Ça donne des injonctions paradoxales. Comment attendre des recruteurs qu’ils trouvent les meilleurs candidats sans prendre le temps de leur expliquer ce que l’on cherche ?
Pas évident.” Nicolas Darcis

Un peu comme dans cette illustration sur laquelle je suis tombée pendant que je rédigeais cet article et qui m’a replongée dans notre conversation sur les injonctions paradoxales.

Même s’il est ici question de sauver un toutou, on peut très bien transposer le fond du message à un Hiring Manager qui demande à un recruteur de faire l’impossible pour recruter le candidat parfait en un temps flash et moyennant une rémunération dérisoire.

Mais il précisera ensuite que tout dépend des entreprises :

💬 “Est-ce qu’elles voient le recrutement comme une source de coûts ou un investissement ?
Bien sûr du recrutement découle la qualité des personnes embauchées, leur adéquation avec l’entreprise et donc la capacité à délivrer.
Mais en plus si tu te donnes la peine tu peux avoir bien plus. En analysant et structurant la data récoltée en entretien, une entreprise pourra analyser ses concurrents, les évolutions du marché, des salaires, les poches de compétences.
‍Il y a encore un monde derrière le simple fait de recruter...” Nicolas Darcis

ll y a des Hiring Managers qui sont prêts à comprendre que le marché change et qu’ils sont dans une posture où ils doivent embaucher. La meilleure méthode ? L’empathie. Les mettre dans une posture de candidat.

Mais Nicolas rappellera qu’il y a aussi des Hiring Managers qui n’ont tout simplement pas envie d’être dans cette posture-là. C’est une réalité.

💬  “Tout le monde n’a pas l’envie de recruter, ni la prédisposition. Il faut le savoir. Il ne faut donc pas imposer aveuglément de faire du recrutement à ceux qui ne le veulent pas. Seule exception : si c’est un critère de recrutement explicite de l’entreprise lorsqu’elle recrute des Hiring Manager.
Encore une fois tu vois l’importance et l’impact d’un besoin bien défini.” Nicolas Darcis

💪  Il existe une antichambre puissante pour remédier à cette injonction paradoxale. C’est celle du partage et de l’apprentissage. Celle qui permet de professionnaliser la profession (comme dirait Caroline Chavier).

💬  “On apprend de ses erreurs. Après tu peux essayer d’apprendre des erreurs des autres et aller un peu plus vite.

C’est le but de la communauté Sourceurs ? Non, peut-être ! avec la newsletter et les lives LinkedIn : partager des expériences qui permettent de regarder le métier par un autre prisme et d’apprendre de l’expérience d’autrui.

On a aussi lancé des séances de peer sourcing hebdomadaire sur le serveur Discord de Sourceurs? Non, peut-être !. L’idée là c’est d’aider en Live des recruteurs à sourcer sur des postes complexes et de partager du savoir très pratique.” Nicolas Darcis

Et les communautés, initiatives et espace de partage sont nombreux.💥 Par exemple, la communauté Slack Recruiters Kitchen, le Collectif du Recrutement, le podcast “Tous Recruteurs” de Bérangère Gonzalez, les évènements de l’Ecole du recrutement ...

C’est la fin de cet article.

N’hésitez pas à me dire ce que vous en avez pensé et à le partager. Si cet article peut donner lieu à des échanges, alors il aura réellement été utile. ✌️