Pourquoi structurer l'entretien de recrutement n'est pas un choix ?

Le dénominateur commun à toutes les entreprises est leur volonté de recruter les bonnes personnes, les bonnes compétences et de le faire aussi rapidement que possible.

En revanche, les métiers ou compétences (en tension parfois) et la psychologie des candidats diffèrent selon la structure et le secteur d'activité de l'entreprise. En fonction des compétences et des candidats recherchés, il est nécessaire à la fois d'avoir des outils qui correspondent à tous, puis d'adapter les processus au métier que l'on cherche à recruter.

⚡ L'entretien d'embauche a pour objectif de pouvoir évaluer objectivement si les compétences du candidat correspondent aux besoins en recrutement tout en garantissant la meilleure expérience possible.

Mais, ce n'est pas aussi simple à dire qu'à faire. Quand vient le moment de l'entretien de recrutement, nombreux sont les recruteurs qui font encore face à plusieurs craintes : 😱

Ne pas comprendre les réponses des candidats,
Ne pas savoir quelles questions poser,
Ne pas savoir rebondir sur les réponses des candidats,
Ne pas arriver à prendre une décision à la fin d'un entretien,
Ne pas savoir comment convaincre un manager que c'était le bon candidat,
Ne pas bien gérer le timing du candidat,
Ne pas savoir bien expliquer le poste, le contexte etc.,
La peur d'être jugé.e et la peur de l'échec.

Le recrutement est une grande responsabilité qui a à la fois un impact social du point de vue du candidat, puis, économique du point de vue de l'entreprise.

Amélie Collinet et Caroline Chavier ne pouvaient pas être plus claires dans l'introduction du sujet. ⚠️

🎯 Cet article parle de la structuration comme étant la solution pour vos entretiens d'embauche.

❌ Pas de hasard, pas d'entretien au feeling, ✅ que de la structure :

Pourquoi est-ce que structurer l'entretien de recrutement n'est plus un choix ? Et surtout comment le structurer ?

Et oui, je vous ai un peu spoilé.es mais pour approfondir ces questions fondamentales au succès des entretiens, j'ai eu l'immense plaisir d'aller à la rencontre de :

👉 Amélie Collinet, Recruteuse Freelance - RPO chez New Promise et Cofondatrice du Slack Recruiter's Kitchen

Le recrutement est dans l'ADN d'Amélie. Elle est dans le recrutement tech depuis 7 ans et à son compte depuis 2 ans. Ses spécialités sont le recrutement tech et produit en RPO. En parallèle de son activité, et de la gérance du Slack phare des recruteurs Recruiter's Kitchen, Amélie a développé son propre programme de formation aux entretiens semi-structurés.

💬 "Je voulais être dans le conseil, mais j'avais bien aimé les cours de sourcing de LEDR dans mon école de commerce. Ils m'ont poussée à tester ce métier, je l'ai fait. Et je n'en suis jamais ressortie ! J'adore ce métier car on apprend constamment. On échange avec beaucoup de monde et on doit utiliser des compétences/connaissances de beaucoup de métiers différents. Bref, n'aimant pas m'ennuyer, je suis servie. Avec Benjamin Jean nous avons créé Recruiter's Kitchen il y a 6 ans au moins. Je débutais dans le recrutement et j'avais besoin de pouvoir échanger plus régulièrement avec mes pairs. J'en ai parlé avec Benjamin, qui a tout de suite accroché sur le sujet, et on a donc lancé ça ensemble ! On est presque 4 000 dessus maintenant."

👉 Caroline Chavier, fondatrice de The Allyance et experte internationale dans le recrutement Tech et dans la diversité et l'inclusion

Caroline est une recruteuse spécialisée dans les profils ingénieurs de la tech (Machine Learning Engineers, Software Engineers). Très impliquée dans les sujets de la diversité et de l'inclusion, elle en est devenue une référence. Depuis la création de The Allyance, Caroline a collaboré avec des organisations telles que TEDx, TWIML AI Podcast, Bordeaux Mix' Egalité, La Sorbonne LIP6, Ubisoft, Back Market, Strapi ...

💬 "J'avais toujours eu envie de fonder ma propre entreprise et fin 2019 j'ai commencé à y réfléchir. Le business model a été très simple, je me suis dit à quoi on pense quand on pense à moi ? Il y avait 3 choses qui ressortaient : le recrutement en informatique, en IA, l'investissement en faveur de la diversité et l'inclusion et la notion d'accompagnement des entreprises et des candidat.es. C'est pour ces raisons que j'ai construit The Allyance."

La structuration cadre la collaboration entre le recruteur et le manager

💬 "La collaboration entre le/la manager et l'équipe de recrutement est très importante parce que pour que ce soit le moins biaisé possible, il faut que tout le monde soit aligné et partage le même dénominateur commun. Ces messages sont très importants." Caroline Chavier

🚨 C'est un sujet qui revenait souvent dans les réponses de Caroline et d'Amélie et qu'il m'a semblé important d'aborder dès le début de cet article : le rôle du manager et son implication dans l'entretien d'embauche.

A la question quelles sont les principales erreurs commises lors de la préparation et de la conduite d'un entretien qui peuvent aboutir sur une erreur de casting ? Amélie met en lumière le manque d'échange.

💬 "Ne pas préparer en amont l'entretien : ne pas avoir échangé avec le hiring manager pour comprendre et définir le besoin. Avoir reçu une fiche de poste ne suffit pas !!" Amélie Collinet

L'entretien d'embauche doit se faire dans la collaboration entre le recruteur (ou l'équipe de recrutement) et le manager. Pour cela, il est nécessaire de parler le même langage. La structuration de l'entretien permet de donner un contexte qui accueille cette collaboration essentielle : une trame d'entretien commune qui définit clairement ce qui est recherché chez le candidat et qui sera suivie et respectée par les deux parties.

💬 "Il faut donc vraiment savoir et comprendre ce que l'on cherche. C'est un travail à faire main dans la main avec le hiring manager. Le recruteur a son mot à dire et le manager aussi. Il faut se répartir les points à évaluer car en tant que recruteur, on ne peut pas réellement évaluer des compétences métiers par exemple. Il faut se positionner comme un.e partenaire et montrer qu'on peut travailler main dans la main et que ce sera bénéfique pour tout le monde". Amelie Collinet

A ce sujet d'ailleurs, rendez-vous à la fin de cet article pour une inspiration de lecture que Caroline a partagé avec nous. 📚

La structuration plante le décor pour préparer l'entretien

Tout part d'un besoin. Il représente le point de départ de tout projet de recrutement. Bien le définir est essentiel pour identifier les compétences qui y sont associées. C'est à partir de ces compétences que naîtront les questions à poser ainsi que les réponses attendues. Cette approche donnera naissance à la structuration de l'entretien avant même de rencontrer le candidat.

💬 "Le but est d'évaluer du mieux possible les candidats en fonction de notre besoin. Un super candidat dans l'entreprise A ne le sera pas forcément dans l'entreprise B. Et c'est tant mieux ! Avant de se lancer dans des entretiens, il faut "lister" les compétences à évaluer, réfléchir aux questions à poser pour bien évaluer cette compétence. Puis, réfléchir aux réponses que l'on attend." Amélie Collinet

Amélie d'ailleurs, dans l'identification des compétences à évaluer, préconise la méthode des incidents critiques.

A partir de situations concrètes liées au poste sont extraits

des résultats particulièrement bons 👍,
et au contraire spécialement mauvais 👎,

qui vous permettront d'en extraire

des comportements positifs ✅
et des comportements négatifs à éviter ❌.

A partir de cette liste de comportements, vous pouvez en extraire les critères de recrutement.

La formulation des questions devient alors plus évidente et surtout en cohérence avec votre besoin.

C'est également par tout ce travail qu'on apporte une base objective à la préparation de l'entretien. Et ça, c'est essentiel. ⚡

💬 " Cela permet de dé biaiser l'expérience du recrutement au maximum. On va être très pratiques, imaginons que tu as une 15aine de candidatures parmi lesquelles, une personne qui a fait une reconversion, une personne qui a fait l'école phare dans le domaine, et les autres qui ont un parcours assez différent. C'est super difficile d'évaluer de façon objective les différents parcours. Et c'est là que les entretiens structurés aident à pouvoir le faire le mieux possible et surtout cela fait gagner énormément de temps. Plutôt que de s'adapter aux différentes personnes, tu sélectionnes les candidatures en fonction de ton besoin et des compétences identifiées comme stratégiques." Caroline Chavier

📌 La structuration de l'entretien a également pour force de vous permettre de fixer des objectifs qui vous seront utiles à deux niveaux :

Ils vous aident à décomposer la finalité en plusieurs points de contrôle de la performance, à la fois par l'équipe de recrutement et le manager. La mise en place d'objectifs implique le manager dans une lecture plus neutre et objective de ce qui est recherché en entretien.
Peter Drucker, professeur et consultant en management d'entreprise disait "Ce qui ne peut pas être mesuré, ne peut pas être amélioré." Les objectifs permettent de prendre du recul sur les points qui méritent d'être ajustés ou améliorés. Il peut même mettre en lumière de façon claire le besoin de formation ou de sensibilisation sur certains points. Et ce besoin peut autant concerner le recruteur que le manager.

💬 "Ce qui fonctionne c'est de se fixer des objectifs, des objectifs qui sont à la fois mesurés de façon quantitative et qualitative, qui sont atteignables. Parce que c'est important de se voir avancer, progresser. Et puis quand tu as des chiffres, tu peux de suite implémenter des mesures correctives s'il y a un souci." Caroline Chavier

La structuration est un bouclier contre les biais cognitifs 🛡️

Pour mener un entretien d'embauche de la manière la plus objective possible, il y a deux notions qui sont indissociables : l'inclusion et la diversité. 🚨 La structuration de l'entretien de recrutement leur permet d'être présentes et de guider vos choix. Et rappelons-le, elles sont directement liées à la performance de l'entreprise. Alors quand vient le moment d'évaluer les compétences des candidat.es qui deviendront potentiellement vos collaborateurs, il est naturel de faire ce qui est nécessaire pour qu'elles puissent contribuer au choix final.

⏸️ Quand j'ai demandé à Amélie quels étaient les structures ou les acteurs référents en termes de diversité et inclusion, elle a répondu Caroline Chavier. Je dois dire qu'elle était ravie quand je lui ai dit qu'elle participerait à cet article.

💬 "Caroline Chavier, sans hésitation, elle est l'experte du domaine, hyper pédagogue et renseignée sur le sujet." Amélie Collinet

Nous sommes tous concernés par les biais cognitifs. Ils polluent la neutralité dans l'évaluation d'un candidat. Sans un cadre qui limite, personne n'est capable de les contourner.

Mais comment lutter contre les biais cognitifs lors de l'entretien d'embauche ? Une seule réponse : la structuration de l'entretien.

💬 "En préparant nos questions (encore et toujours) et les réponses que l'on attend, en posant les mêmes questions et en les ayant préparées en amont, on enlève le max de biais. On ne pourra jamais les enlever à 100% mais on limite la casse en faisant ça." Amélie Collinet

💬 "J'invite toujours à poser des questions ouvertes, à faire attention aux questions que tu vas poser (en essayant de ne pas les genrer par exemple), au vocabulaire que tu vas choisir, aux mots que tu vas employer. Si tu ne le fais pas, tu guides déjà la réponse.
C'est ce que l'on fait quand on travaille avec les entreprises qui ont la volonté de mettre en place une expérience de recrutement plus inclusive." Caroline Chavier

💬 "Il faut évaluer les mêmes compétences pour tout le monde, poser les mêmes questions à chaque candidat. On peut bien sûr, rebondir sur les réponses du candidat. Tous les entretiens ne seront pas les mêmes mais on doit avoir une trame commune et savoir en amont ce qui est une "bonne" réponse et ce qui ne l'est pas". Amélie Collinet

Bien que la liste des biais cognitifs pouvant agir pendant l'entretien soit longue, Caroline en cite 3 très récurrents :

💬 "Très souvent ça va être le biais de confirmation. On va avoir construit un point de vue sur une expérience, sur une personne et on va poser des questions qui vont nous permettre de confirmer ce que l'on a pu lire ou voir. Le biais d'ancrage : quand tu disposes d'une info, c'est la première collectée et tu vas lui donner un poids, une incidence qui est ultra conséquente et tu restes bloqué là-dessus. Les biais d'affinité, quand les gens vont se rendre compte qu'on fait le même sport, on aime le même type de cinéma ... C'est le truc où les managers, face à l'exercice de faire un entretien structuré, disent : "On pourra plus demander si la personne aime le foot". Bah non en fait, par ce que ça ne sert à rien, ce n'est pas une information qui est pertinente pour faire ton travail et le faire correctement donc ..." Caroline Chavier

Parmi les erreurs les plus communes lors de l'entretien de recrutement, Amélie et Caroline citent le manque de prise de notes. Même si cela a l'air anodin, c'est un moyen de lutter contre les biais cognitifs.

💬 "Ne pas prendre de note pendant l'entretien en pensant se souvenir de tout (c'est impossible) et c'est une erreur". Amélie Collinet

💬 "Attention, ce n'est pas le conseil du siècle, mais le nombre de structures qui ne le font pas. Ils rentrent dans une salle, ils se posent, ils blablatent, alors ça dure le temps que ça dure, et ils n'écrivent rien. Et après qu'est-ce qu'ils font, ils s'appuient sur 3 ou 4 minutes de l'entretien et là viennent les biais inconscients et on n'est pas vraiment objectif dans sa manière d'évaluer. On va choisir les gens qui nous ressemblent ou les gens que l'on considère faciles à manager. Donc au final on ne prend pas les bonnes personnes pour l'entreprise. Le manager va prendre la personne qui va être malléable et donc ça c'est des craintes que peuvent avoir les recruteurs de se dire "Je vais me rendre compte qu'aujourd'hui on n'a pas mis en place des outils de recrutement qui nous permettent d'être le plus objectifs et inclusifs possibles". Caroline Chavier

🚨 La structuration est le seul moyen de pouvoir valider l'usage de méthodes ou d'approches dans la manière d'évaluer vos candidats. Par exemple :

Les questions sur la vie privée en entretien :

💬 "Si c'est bien fait, si tu structures au préalable, tu peux bien sûr avoir une micro-interaction là-dessus. Mais il faut faire attention à ce que ce ça n'ait pas trop de poids et à ce que ça ne vienne pas faire de l'ombre aux compétences, ou au contraire, renforcer sans trop de raison une candidature moyenne. Tout est une affaire de pondération dans le recrutement. On n'aime pas trop les biais cognitifs parce que c'est ce qui va venir déboussoler l'échange. Tu ne vas plus pouvoir te guider correctement. C'est pour ça qu'il est important de définir ses questions en amont." Caroline Chavier

Les tests de personnalité :

💬 "Le recrutement comme les gens n'ont pas très envie d'y passer du temps, ... ils font des tests de personnalité. Et attention parce que ces méthodes peuvent avoir une application perverse car si tu n'as pas la bonne personnalité, tu es stoppé.e dans le processus de recrutement, si tu n'es pas telle catégorie, tu ne continues pas. Et je trouve que ça c'est un acte de discrimination. Il faut dire les choses telles qu'elles sont.
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En tests il n'y en a que quelques-uns qui sont solides. Je cite souvent la process communication parce que ça a été utilisé par la NASA pour composer des équipes d'astronautes qui allaient dans l'espace. Mais les entreprises ne sont pas toujours prêtes à payer ce type d'évaluation. Sauf pour des CEO ou pour des PDG. Dans les plus petites structures, le choix ne se tourne pas vers des solutions solides. Il n'y a pas de psychologues derrière, il n'y a personne qui a construit quelque chose de solide. C'est du flan. Je suis contre les tests de personnalité que ce soit pour des forces de vente, market ou comm. C'est fait quand tu ne sais pas faire du recrutement et que tu as envie de rassurer ton ego. C'est tout.

Tout est une affaire de professionnalisation de notre profession. Nous ne sommes pas des psys, nous ne sommes pas des sociologues, nous ne connaissons pas les méthodologies scientifiques solides qui nous permettent de diffuser cette typologie d'évaluation. Cela me pose un vrai problème éthique et intellectuel. Et là où il faut être assez humble, c'est que quand on fait du recrutement, on a un pouvoir de décision et que c'est un honneur. On va donner un job à quelqu'un qui va pouvoir développer des projets personnels derrière et ce n'est pas un truc à prendre à la légère.
Toutes ces entreprises qui n'investissent pas du temps et de l'argent dans leurs recrutements, il faut qu'elles se posent des questions." Caroline Chavier

Le culture fit :

💬 "C'est une des expressions que je trouve qu'il va falloir qu'on mette de côté parce que le culture fit, franchement, ça veut tout et rien dire. Donc si tu as une entreprise qui a défini des valeurs et qui sont incarnées et qu'après autour de ces valeurs tu poses des questions, notamment de mise en situation qui vont te permettre de mettre en lumière le fait que la personne est collaborative, Team player ... Si tu fais ça de manière structurée, yes. Par contre si tu le fais à la volée, que tu fais ça un peu avec le talent et que tu poses tes questions tranquilou bilou, CE N'EST PAS POSSIBLE. Même si tu es le PDG, ce n'est pas possible.
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Par exemple Alan, eux sont une référence, en la matière. Leurs entretiens de culture fit sont très scriptés et donc là c'est intéressant. Si tu fais que des entretiens structurés et que le dernier est sur le culture fit et que tu n'as pas tes questions à l'avance, c'est là où le recrutement se joue. Tu peux en être sûr et certain." Caroline Chavier

L'entretien structuré et l'entretien semi-structuré

💬 "La méthode des entretiens structurés date de 1954 et elle reste la méthode scientifique la plus pertinente." Amelie Collinet

💬 "C'est la machinerie, l'organisation et la structuration. C'est ça qui fait qu'on va mettre en place les meilleures façons de faire." Caroline Chavier

La structuration peut s'appliquer de deux manières :

💬 " 👉 L'entretien structuré : on a une liste de questions que l'on pose et on n'en pose pas d'autre. C'est une trame à suivre et dont on ne doit pas vraiment sortir.

👉 L'entretien semi-structuré : on a une base de questions que l'on doit poser obligatoirement, mais on peut rajouter des questions si besoin. Cela permet de ne pas faire un entretien interrogatoire mais plutôt que cela ressemble le plus possible à une discussion. Quand c'est bien fait, on ne se rend pas compte que les questions sont préparées." Amélie Collinet

💬 "Quand on se dit, ok j'ai vu que telle compétence est maîtrisée par le candidat.e, je vais poser des questions là-dessus. Je l'ajoute dans ma trame de questions. Si tu fais ça dès le début et que tu fais ça pour chaque personne. Là ok. Il faut de la structure." Caroline Chavier

💬 "Quand un entretien est bien fait, le candidat et le recruteur passent un bon moment. C'est une discussion avec beaucoup de respect, une grande écoute. De plus, en expliquant le type d'entretien en amont, puis pendant et en donnant des conseils pour le réussir, on aide le candidat à être le plus serein possible !" Amélie Collinet

💥 Ce qu'il est très important de retenir c'est que dans le cas des entretiens structurés, comme dans le cas des entretiens semi-structurés, rien n'est laissé au hasard, aucune question n'a pas été préalablement préparée. C'est le seul moyen d'en faire un bon usage.

💬 "Avant même de rencontrer des candidats et des candidates, il faut poser sur papier les compétences dont on a besoin et qu'on cherche à trouver dans les candidats qu'on va rencontrer. En listant ces compétences vont découler des questions qui seront systématiquement posées à toutes les personnes que l'on va rencontrer." Caroline Chavier

Si vous êtes recruteur, vous verrez dans la structuration de l'entretien le moyen d'enrayer toute zone d'incertitude dans la préparation et dans la conduite de l'entretien de recrutement.❤️

💬 "Penchez-vous sur le sujet, c'est long à mettre en place mais on peut y aller étape par étape ! Une fois que vous serez lancé, vous verrez c'est génial ! On ne peut plus revenir en arrière ensuite. Au départ, je n'aimais pas les entretiens, depuis que j'utilise la méthode des entretiens semi-structurés, j'adore en faire !" Amélie Collinet

💬 "C'est la façon de faire le moins d'erreurs possible, de perdre le moins de temps possible et donc de garantir la meilleure performance économique possible." Caroline Chavier

"Tout est une affaire de professionnalisation de notre profession"

Il me semblait très important de mettre en lumière cette phrase que Caroline a partagée lors de notre échange : "Tout est une affaire de professionnalisation de notre profession".

D'ailleurs, Aurélien Boutaudou et Lucile Dominczack de l'Ecole du Recrutement avaient également statué clairement en ce sens lors de notre échange au sujet de l'évaluation candidat.

Le métier de recruteur demande de la remise en question et la formation est fondamentale face à la pratique de la discipline complexe qu'est le recrutement.

Je vais citer à nouveau Aurélien Boutaudou de l'Ecole du Recrutement quand il disait "Le recrutement est enfin reconnu à sa juste valeur comme une discipline qui a un réel impact sur la performance d'une entreprise. Mais la réalité est que cette pénurie est surtout due au manque de formation existante sur le sujet."

C'est également un point important qu'Amélie Collinet et Caroline Chavier ont su mettre en lumière tout au long de nos échanges.

Un peu d'inspiration ✨

Voici une liste de lectures et de professionnels du recrutement qu'Amélie et Caroline ont partagé pour compléter nos échanges avec une bonne dose d'inspiration.