Logiciel RH : avez-vous vraiment besoin du parsing CV ?

Si vous vous intéressez un peu aux outils digitaux destinés au recrutement, il est possible que le terme parsing CV ait déjà croisé votre chemin. Il est même probable que vous vous en serviez déjà dans vos processus de recrutement.

Le parsing (de l'anglais to parse qui signifie "analyser") est une technologie qui permet d'analyser un document (ici un CV) pour en extraire automatiquement les informations souhaitées.

Je vous donne un exemple : vous avez reçu 30 candidatures pour un poste. Vous avez tous les CV et vous devez maintenant remplir un tableau de suivi avec les données suivantes : nom, prénoms, e-mail, numéro de téléphone, niveau d'études, années d'expérience et niveau d'anglais. Sans parser (ou analyseur) vous le faites à la main et cela vous prend au moins une demi-heure (si vous êtes rapide). Le parser, lui va lire vos CV, trouver les informations et les inscrire dans les bonnes colonnes de votre tableau en quelques secondes. Un gain de temps non négligeable.

Le potentiel de cet outil pour le recrutement est incontestable. Les recruteurs qui font du sourcing sont nombreux à ne jurer que par lui. Et je les comprends : lorsqu'on doit créer tous les jours des dizaines de fiches contact pour chaque CV sourcé, c'est quand même plus commode si c'est un robot qui s'occupe d'aller à la pêche aux informations.

Car c'est là l'ambition du parsing CV : vous donnez des CV "à manger" à la machine et qu'elle vous recrache des fiches contact avec des données structurées.

Mais attention : les outils de parsing CV ont beau être très efficaces dans certains cas de figure, ils ne doivent pas être utilisés à tort et à travers. Ce sont des outils perfectibles et il est important de bien comprendre où se situent leurs limites afin de vous assurer qu'il sera adapté à l'usage auquel vous le destinez.

Analyse automatique de CV : quelles difficultés ?

La majeure partie des CV est aujourd'hui envoyée au format PDF. C'est très pratique parce que ça permet que la mise en page ne bouge pas, quel que soit le logiciel avec lequel vous l'ouvrez. Le candidat s'assure ainsi que vous verrez le CV exactement comme il l'a produit. Le revers de la médaille, c'est qu'il est très compliqué pour un parser de lire ce qui y est écrit et de savoir à quoi cela fait référence.

Je m'explique : lorsque vous lisez un CV, vous savez situer où se trouve le nom, le prénom, etc, parce que vous avez la culture nécessaire pour identifier et donner un sens à ce que vous lisez. Un ordinateur, lui, n'a pas cette culture. Il va se retrouver face à une suite de mots qui n'ont pas plus de sens pour lui que si vous vous retrouviez face à un texte rédigé dans une langue que vous ne connaissez pas.

Un ordinateur ne comprendra jamais le sens des informations qu'il traite. Pour schématiser, la seule manière de lui faire comprendre que "Marie" est un prénom, c'est qu'on ait écrit quelque part dans le programme "MARIE = PRENOM". Là, quand l'outil de parsing trouvera "Marie" sur un CV, il ira chercher dans son programme et associera "Marie" à "Prénom".

Maintenant imaginez les cas suivants :

- Le profil est allé à l'université Marie Curie
- Le profil s'appelle Martin Marie

Comment savoir que Marie Curie n'est pas l'identité du profil ? Ou que Marie est ici un nom de famille ? Vous saisissez l'ambiguïté ? Un CV est un document au format assez libre et il est très compliqué de prévoir tous les cas possibles pour que le parser associe correctement les bonnes informations.

Bon, restons honnêtes, je vous présente ici des exemples basiques destinés à vous faire comprendre le type de difficultés rencontrées dans l'analyse automatique de profils. En réalité ces cas précis sont plutôt bien traités par les outils de parsing et la technologie est de plus en plus perfectionnée. Mais la diversité des identités, parcours et formats rend le parsing CV assez ambigu et conduit régulièrement à des erreurs sur la fiche candidat.

Dans quels cas le parsing CV est-il efficace ?

À ce stade, on peut décider d'ignorer les imperfections et se dire que si le parser nous permet déjà de gagner un peu de temps sur la plupart des données et qu'on doit seulement en corriger quelques-unes, ce n'est pas un drame. C'est vrai, et selon les usages cela peut tout à fait faire l'affaire.

En sourcing, comme développé plus haut, il est une véritable aubaine. Et si les quelques erreurs du parser vous obligent à corriger manuellement l'intitulé d'une formation, le niveau d'études ou une compétence, c'est embêtant pour vous mais ce n'est pas bien grave. Et c'est toujours moins de travail que d'avoir à remplir toutes les fiches candidat à la main.

De la même manière, si vous recevez une candidature par e-mail, il peut être très utile d'avoir un parser CV. Nous avons tous déjà reçu une candidature par e-mail, et nous savons à quel point il est contraignant de récupérer toutes les informations sur le CV et de les rentrer manuellement dans la fiche candidat.

Si on multiplie cette manipulation par 5 ou 10 chaque jour, elle passe de contraignante à carrément insupportable.

Dans ce contexte, il serait vraiment dommage de vous priver d'un outil qui vous permette de créer rapidement une fiche candidat dans votre outil de gestion des talents et de recrutement (ATS, Applicant Tracking System) à partir des informations contenues dans le CV.

En résumé, pour tous les usages que j'appelle internes, ceux qui font gagner du temps à l'équipe de recrutement et que les candidats ne voient pas, le parsing CV a sa place et peut même se révéler très pratique. Là où il peut poser problème, c'est quand il est utilisé côté candidats.

Quand le parsing CV peut-il vous desservir ?

Le parsing CV est aussi utilisé pour faire gagner du temps à un candidat au moment où il postule : ce dernier charge son CV, puis on le renvoie à un formulaire de candidature avec les champs pré-remplis par l'outil de parsing.

Cette fonctionnalité, censée améliorer l'expérience candidat en lui faisant gagner du temps peut alors avoir l'effet inverse et, à terme, causer du tort à votre marque employeur.

CV atypiques ou originaux

De plus en plus, les CV deviennent un document sur lequel l'originalité et la créativité sont autorisées, voire encouragées. En particulier sur des postes de création (communication, design,...), où ils permettent aux candidats de donner un premier aperçu de leurs compétences.

Souvent, les parsers ont beaucoup de mal à lire correctement ce genre de CV. Les candidats passent donc de l'effet "wahou, super, je n'ai rien à remplir ça se fait automatiquement !" à "ah, mais en fait c'est nul, il s'est trompé partout...".

Non seulement l'objectif initial, faire gagner du temps, n'est pas rempli, mais en plus, vous venez de faire vivre à votre candidat une déception qui pourrait bien vous porter préjudice.

Alors c'est vrai que si le candidat est réellement motivé à travailler pour vous, ce ne sont pas quelques corrections qui le décourageront. Mais l'inverse est aussi vrai : il y a peu de chances pour qu'un candidat motivé renonce à postuler parce qu'il doit remplir lui-même les champs de formulaire. De plus, vous ne l'aurez pas déçu avec un outil qui lit mal son CV. On peut donc s'interroger sur l'intérêt du parsing dans ce cas de figure.

Erreurs d'analyse sur l'identité d'un profil

Je vous parlais plus haut des erreurs d'identification du nom et du prénom d'un candidat. Même si ces erreurs sont de mieux en mieux traitées, elles existent toujours.

Il y a des cas où les noms et prénoms ne sont même pas identifiés par le programme de parsing, car ils ne figurent tout simplement pas dans les données sur lesquelles le parser s'appuie pour l'identification. Comme la plupart des parsers s'appuient sur les mêmes bases de données, ce sont souvent les mêmes personnes qui se retrouvent face à ce problème. On observe que ces personnes ont souvent un nom d'origine étrangère.

Au-delà de l'inconfort que peut provoquer le fait d'avoir à corriger systématiquement des informations basiques, on touche ici à des problématiques sociétales qui vous invitent à vous demander quelle image de l'entreprise vous voulez renvoyer à vos candidats.

Typiquement, si vous promouvez l'inclusion et la diversité dans votre entreprise et que l'outil de parsing CV ne reconnaît pas les noms d'origine russe ou arabe, il y a peut-être une incohérence dans votre démarche. Plutôt que d'exclure, même involontairement, certaines personnes de "la norme", pourquoi ne pas laisser chacun écrire librement qui il est, quitte à devoir taper un peu plus de lettres sur le clavier ?

‍

Les ressources humaines travaillent avec cette fabuleuse matière première qu'est l'humain et cela implique de composer avec la singularité et la diversité de chacun. Les parsers sont des outils qui utilisent l'intelligence artificielle, et celle-ci a tendance à reproduire sans nuances les travers de nos sociétés.

À l'heure où l'on fait l'éloge des soft skills, des reconversions et autres multipotentiels qui ne rentrent dans aucune case, je vous encourage à interroger sur l'usage que vous souhaitez réellement faire d'un outil de parsing CV : si c'est pour vous en servir en interne pour gagner du temps lors du traitement des CV, foncez, cela vous sera sûrement très utile (restez quand même conscient·e de ses défauts pour ne pas tomber dans ses biais) ! Mais si vous souhaitez seulement impressionner vos candidats et faire reluire votre marque employeur, il y a peut-être d'autres actions plus efficaces à mettre en oeuvre.

‍

TL ; DR

• Le parsing CV est un outil qui permet de remplir automatiquement vos fiches candidat à partir des informations contenues dans un CV.

‍

• À cause de la complexité des CV, ces outils font régulièrement des erreurs d'analyse qui vous obligent à corriger certaines informations à la main.

‍

• Si vous souhaitez vous en servir en interne, pour ajouter vous-même des CV sourcés ou reçus par e-mail dans votre outil de gestion des candidatures, cela reste un outil efficace qui vous fera gagner du temps et rendra votre travail moins pénible.

‍

• En revanche, si vous souhaitez l'implémenter sur votre site carrière dans le formulaire de candidature, vous prenez le risque que ses erreurs régulières frustrent les candidats et desservent votre marque employeur. C'est dommage car c'est l'inverse de l'effet recherché.

‍

• Prenez donc bien le temps de définir les usages que vous souhaitez faire d'un outil de parsing CV.