Comment sont pensés nos entretiens dans un process structuré ?

Bonjour 👋,

Je suis Tanguy Lacroix, Talent Acquisition Manager chez Qonto, solution de gestion financière des entreprises.

J'ai été invité sur le blog de Taleez pour parler recrutement, et plus précisément pour partager avec vous notre vision et notre manière de pratiquer les entretiens d'embauche structurés.

J'ai rejoint Qonto en 2018 alors que la start-up ne comptait encore que 50 personnes. Mais dès le départ, nous avons mis un point d'honneur à rendre l'expérience de candidature la plus positive, et ce du premier contact avec le candidat jusqu'à son onboarding.

Cela ne s'est pas fait en quelques mois bien sûr, mais chaque année, nous avons consolidé notre méthode et les résultats ne se sont pas fait attendre!

Pour vous donner un ordre de grandeur, nous avons embauché plus de 300 collaborateurs en 2021.

D'ailleurs, nous donnons une place importante à la diversité et à inclusion dans nos projets de recrutement. Dans ce sens, nous avons 40% de femmes dans nos équipes et attachons une attention particulière à atteindre une parité parfaite. 🚀

☝️ Disclaimer!

‍Je ne vais pas ici rentrer dans le détail de "comment mettre en place les entretiens structurés", ni donner une énième liste de questions à poser en entretien. Beaucoup d'entreprises et d'experts ont traité le sujet avec de la rigueur et ont apporté les méthodes et bonnes pratiques. Amélie Collinet en donne un bel aperçu dans son article pour l'Ecole du Recrutement. Elle a également développé le sujet avec Caroline Chavier dans un autre article intéressant de Taleez👇. Je vais donc me concentrer sur le rapport entre entretiens structurés et expérience candidat au travers d'exemples concrets d'application en entreprise, notamment chez Qonto.

Quels sont les éléments à prendre en compte lors des entretiens d'embauche ?

🎯 2 éléments clés (que je vais développer dans quelques lignes) sont pris en compte :‍

• Une évaluation du candidat réussie,
• Une expérience candidat positive et constructive afin qu'il réussisse à se projeter au maximum en lui donnant une vision réaliste de ce que serait son job chez Qonto.

L'entretien de recrutement structuré nous permet de nous concentrer et d'assurer un suivi sur ces points fondamentaux.

Préparer "la bataille" avant de rencontrer les candidats en entretien

Un gros travail préparatoire de l'équipe TAM (Talent Acquisition Management) a été fait pour mettre en place des standards, méthodes et contenus dédiés à aider quiconque participe à un process de recrutement (Qontoers ou candidats).

Nous avons peu à peu rassemblé tout ce savoir au sein d'une Bible du recrutement, accessible à tous et en constante évolution ;

"Do not forget that you need to assess candidates but also to make them want to join us* → Love at first sight" 😍
‍*N'oubliez pas que vous devez évaluer les candidats mais aussi leur donner envie de nous rejoindre.

Dès le départ, le ton est donné : nous voulons aussi donner envie aux candidats de nous rejoindre et d'avoir la meilleure expérience candidat possible !

Pour ce faire l'équipe TAM a créé une "Bible du Recrutement" dans laquelle une vingtaine de standards ont été développés afin de ne rien laisser au hasard et d'être rigoureux dans le parcours du candidat.

Voici une liste non-exhaustive de standards qui assurent une cohérence et une continuité dans nos méthodes pour chaque recruteur et participant au process de recrutement :

• Comment "pitcher" Qonto ?
• Comment évaluer un manager ?
• Comment poser des questions efficaces ?
• ‍The Book of objections, dans lequel on centralise les objections qu'un candidat peut avoir durant le process et comment y répondre au mieux
• Comment faire une offre ?
• Quelles étapes suivre une fois que le candidat a accepté notre offre ?
• La boîte à questions: ouverte à tout Qontoers, elle rappelle l'objectif de chaque entretien et propose quelques questions correspondantes au type d'interview.

Quelles sont les différentes étapes du process ?

Les entretiens ont une place essentielle dans le process de recrutement et l'expérience candidat.

Le nombre d’étapes a tendance à baisser face à la demande des candidats, courroucés de la longueur des process ainsi que de l’augmentation d’utilisation d’outils de matching (recrutement prédictif). Le nombre d’étapes chez Qonto est d'entre 5 et 6 étapes. Cela peut être plus élevé pour des fonctions à plus forte responsabilité.

🤗 Globalement, nous sommes dans la moyenne des startups en France et faisons mieux que certaines grandes entreprises. Nous considérons cette expérience non pas comme un parcours du combattant mais comme un process organisé qui permet de se projeter à chaque étape, un peu plus dans l’entreprise.

En effet, chacune des étapes à un rôle bien défini et nos interviewers participent de manière positive à l’expérience candidat.

1. Le Talent Acquisition Manager intervient à la première.
2. Le Hiring Manager en 2ème.
3. Le test technique ou business case : Le candidat doit expliquer et présenter sa méthode et sa structure.
4. Des membres de l’équipe lors de « Qontoer interviews ». Il y en a 3 types :
   - soit un « partner » c’est-à-dire quelqu’un d’une autre équipe susceptible de collaborer avec le candidat.
   - soit un « collaborator » c’est-à-dire un N-1 susceptible d’être managé par le candidat.
   - soit un « peer » c’est-à-dire un membre de l’équipe avec qui le candidat va collaborer.
5. Le N+2 (Function Manager) intervient en dernière étape et enfin, le N+3 pour certains types de rôles (il s'agit d'une intervention facultative).

Afin que les candidats puissent se projeter un maximum dans les étapes du process de recrutement qui sont citées ci-dessus, nous avons conçu pour eux un guide d'interview. A ce titre, cet outil est particulièrement apprécié et nous recevons de nombreux retours positifs.

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Merci de revenir vers moi, je suis vraiment impatient.e d'échanger avec vous. Ce guide d'interview est une excellente initiative et est très utile. En vous souhaitant une belle journée,

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Certains candidats ont même des suggestions d'améliorations pour notre guide 🤩 .

Bonjour Jordan, #bonlundi ☕ . Merci pour l'invitation, j'ai bloqué un call pour lundi matin prochain. Ce guide d'interview est vraiment super et très perspicace. Seriez-vous d'accord si je vous fais quelques propositions pour qu'il soit un peu plus fourni ? Excellent week-end 🚀 🚀 🚀

Des Hiring Managers impliqués dès le début du process de recrutement 🤝

Les Hiring Managers font du peer sourcing, contactent les candidats et suivent le process de A à Z afin de créer un lien fort avec leurs futures recrues 🙌 .

Le Talent Acquisition Manager est le chef d'orchestre du recrutement, et c'est lui qui va coacher le candidat tout au long du process.

Lorsqu'un nouveau manager rejoint Qonto il est formé lors de son arrivée au recrutement dans les premières semaines de son onboarding. Une fois formé, le recruteur prend le relais et accompagne le Hiring Manager dans son rôle. Cela inclut :

1. Une session de lancement complète et détaillée (pour comprendre, identifier et évaluer le profil recherché)
2. Des réunions hebdomadaires tout au long de la recherche pour se tenir au courant de l'évolution de la situation et échanger des informations !
3. Un accompagnement (voir ci-dessous) pour les former aux entretiens avec les candidats.
4. Une pré-clôture / briefing avant leur première offre pour leur donner des conseils sur cette étape.

Le debrief de Skills test est une étape importante car elle permet au candidat d’avoir un échange privilégié avec le Hiring Manager sur son travail et sa méthode. Cette 2ème rencontre approfondit beaucoup la confiance et la communication entre les 2 parties, puis projette le candidat; il a un avant-goût de son quotidien chez Qonto.

🏁 Enfin, les hirings managers sont aussi présents lors de la phase de « closing ». Ils interviennent comme des acteurs clés pour aider le candidat à faire le bon choix et rejoindre l’entreprise qui lui correspond. En appelant le candidat pour faire l’offre ou en faisant des échanges, le contact est conservé jusqu’à la fin pour garder un lien fort.

L'expérience candidat est pensée du premier "point de contact" avec le candidat jusqu'à l'onboarding

Le Talent Acquisition Manager adopte une posture de « coach-recruteur », c’est-à-dire qu’il n’est pas là pour faire le filtre, mais pour accompagner les candidats dans leurs projets professionnels. Nous les aidons à mieux cerner leurs envies et leurs recherches sur le marché du travail en fonction de leurs motivations et compétences.

👉 Si l’issue d’un entretien est positive, l’interviewer aide le candidat afin de le mettre dans une position de succès. Il doit donner au candidat des clés pour réussir les étapes suivantes; le but n’est pas de « tricher » et d’indiquer les questions qui seront posées prochainement mais plutôt de donner des éléments qui permettront au candidat de par exemple :

• Adapter sa posture
• Mettre l’accent sur une compétence essentielle au poste
• Rassurer sur son projet professionnel
• Être transparent sur ses process en cours

👉 Si le process de recrutement n’est pas concluant, nous assurons un suivi des candidats afin qu’ils puissent rebondir et trouvons une autre opportunité ailleurs, dans une entreprise qui correspondra mieux à ses compétences ou à ses valeurs. C’est notamment le cas avec les partenariats que nous avons avec Komunity et RecruitersClub.

Une centaine de candidats ayant déjà été recommandés depuis, et plus d’une dizaine a trouvé un poste dans une des entreprises partenaires suite à nos recommandations. ⚡

Et vous ? Comment est-ce que vous préparez et vous concevez vos entretiens d'embauche ? Quelle place leur donnez-vous dans votre processus de recrutement ? Je serai ravi d'échanger avec vous sur le sujet.