Comment gérer l'onboarding d'un collaborateur sur votre nouvel ATS?

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Préparer l’onboarding d’un collaborateur sur un ATS peut s’avérer délicat. Vous devez anticiper au mieux son intégration dans votre processus de recrutement.

Ayez donc une idée assez précise de ses missions et de sa place dans vos tâches quotidiennes. Doit-il se concentrer uniquement sur du sourcing ou bien sur de la conduite d’entretien ? Est-ce qu'il sera chargé de tout un recrutement ou uniquement d'une étape ?

Autant de questions qu’il faut se poser pour configurer correctement votre solution de gestion de recrutement et intégrer au mieux votre nouveau collaborateur.

Préparer son environnement de travail : l’ATS

Les solutions de gestion de recrutement (ATS) sont des outils puissants qui facilitent le quotidien des RH. Ils permettent de suivre le parcours d'un candidat dans un processus d'embauche et d'attribuer différentes actions (appel téléphonique, rendez-vous, évaluation...). Il est donc nécessaire de bien paramétrer cet outil pour optimiser l'onboarding de l'utilisateur.

Vous devez réfléchir au profil du nouveau collaborateur, son statut et les recrutements auxquels il pourra participer.

Création d’un profil

Pour ajouter un utilisateur supplémentaire à un ATS comme Taleez, vous devez disposer de son nom ainsi que de son adresse mail. Une fois son profil créé, il recevra une notification sur sa boîte mail.

Quel est le statut que vous allez lui attribuer ?

Ensuite, vous devez lui définir un statut. Celui-ci est important puisqu’il conditionne l'accès à plus ou moins de fonctionnalités de votre ATS.

Dans Taleez vous pouvez attribuer un rôle “administrateur”, “recruteur”, “manager”, “contributeur” ou “lecteur” à chaque nouveau collaborateur.

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Un utilisateur de Taleez endosse un rôle défini

Chacun de ces statuts possèdent des fonctionnalités et des droits d’accès propres :

L’administrateur

Ce rôle a le plus de droit, de pouvoir. Il peut gérer l’intégralité du processus de recrutement, les statuts et les attributions de tâche de ses collaborateurs. Il peut également modifier les paramètres d’abonnement, pour souscrire à un forfait pro par exemple.

Recruteur

En tant que recruteur, votre collaborateur peut créer et gérer les différents recrutements contenus dans votre compte Taleez.

Manager

Le statut de manager permet de créer de nouvelles offres et d’en assurer la diffusion. Toutefois, il ne peut modifier que les recrutements auxquels il a été assigné.

Contributeur

Avec ce rôle, le nouveau RH pourra seulement échanger sur des recrutements auxquels il est associé par son administrateur.

Lecteur

Enfin, le dernier statut de “lecteur” n’offre qu’un simple droit de consultation, comme son nom l’indique. Il peut toutefois noter et commenter les fiches candidats des recrutements auxquels il est lié. 

Ajoutez un collaborateur au recrutement en cours

Il est possible d'intégrer de nouveaux collaborateurs lors d'un recrutement. L’avis d’un autre recruteur peut être intéressant pour confronter vos idées et avancer ensemble.

Pour faire participer votre nouveau collaborateur à un recrutement en cours, créez lui un profil au préalable et invitez-le dans la catégorie “recrutement”.

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Dans quelle partie de votre pipeline inclure le collaborateur ?

Un pipeline de recrutement est le chemin qu’emprunte un candidat lors d’une campagne. Ce schéma permet de visualiser tout le processus, du sourcing à l’embauche. Plusieurs étapes ponctuent son déroulé (envoi de mail, appel téléphonique, 1er rendez-vous, rappel de tâche, 2eme rendez-vous…).

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Exemple de pipeline de recrutement dans Taleez

En fonction des compétences de votre nouveau collaborateur, vous devrez peut-être modifier votre pipeline ou bien lui attribuer certaines tâches spécifiques. Si celui-ci est doué pour le contact social et les appels, vous pourrez lui attribuer les entretiens téléphoniques par exemple.

 Vous devez donc réfléchir en amont à la position qu'occupera votre nouveau collaborateur mais aussi aux méthodes de travail que vous allez déployer ensemble.

Intégrez votre collaborateur dans votre recrutement collaboratif

Une fois que vous avez effectué le paramétrage de l'interface ATS de votre collaborateur, il ne vous reste plus qu’à développer une stratégie de travail collaboratif.

Cette notion de collaboration intervient sur des points comme : la notation des candidats et la communication entre collaborateurs.

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Le travail collaboratif est au coeur des ATS 

Evaluation des candidats

Estimer la qualité d’un potentiel collaborateur est essentiel lorsque l’on parle de recrutement. Encore plus lorsque vous êtes amenés à échanger sur le sujet avec d’autres collègues.

Afin de pouvoir visualiser rapidement les évaluations faites par vos collaborateurs, Taleez a mis en place un système de notation basé sur une échelle de 1 à 5.

Chaque utilisateur peut attribuer une note aux candidats concernés par le recrutement.

Communication entre recruteurs

Dans tout travail collaboratif, la communication est un pilier central garantissant la bonne réussite du projet. Il faut donc une fonctionnalité pour laisser vos avis en interne, afin que les différents utilisateurs les consultent.

Taleez vous offre la possibilité d’échanger avec vos collaborateurs par le biais de commentaire . Pour cela, mentionnez l’un d’eux à l’aide d’un ping, dans la fiche candidat de votre choix.

Chaque collaborateur identifié dans votre commentaire recevra une notification et pourra consulter et répondre rapidement à votre appréciation. 

Une fois que votre collaborateur a bien été intégré dans votre processus de recrutement et qu’il a compris l’utilité d’un ATS ; ne négligez pas les aspects plus classiques de l’onboarding.

Organisez régulièrement de courts points avec le nouveau collaborateur. Cela sera l’occasion de discuter de son ressenti, ses missions et ses idées et développement.

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À propos de l'auteur
Julien

Content manager chez Taleez. J'écris des billets sur le recrutement, la vie d'entreprise et les actualités de Taleez !