Les secrets des KPIs en sourcing

Et oui, vous ne rêvez pas, un deuxième article dédié aux secrets des KPIs, cette fois-ci sur la partie sourcing. Vous ne pensiez pas qu’on allait oublier cette partie quand même ? 

Là où les équipes Talent Acquisition gagnent en visibilité et en importance, il ne faut surtout pas négliger l’aspect Sourcing. Si on met un peu plus les pieds dans le jargon, l’heure du “Post and Pray Only” est révolue, vive “l’Outbound” (quand c’est pertinent bien entendu).

La fonction Sourcing gagne de plus en plus de place aux côtés de la fonction Recrutement. Attendre que les candidats viennent à nous et les évaluer ne suffit plus, il faut maintenant être proactif :  identifier les “prospects” (les personnes qu’on identifie pour un rôle), les contacter, les convaincre d’échanger avec nous et, le but ultime, les convertir en candidats.

Tout ce travail est la face cachée de l’iceberg. C’est d’ailleurs pour cela qu’il est d’autant plus important d’en parler et de montrer les efforts fournis et les résultats qui en découlent.

Parlons peu. Parlons bien. Parlons KPIs.

Les KPIs en sourcing : quoi, pourquoi et pour qui ? 🔍

Je ne vais pas revenir sur la définition complète de ce qu’est un KPI. Ce qu’il faut retenir dans les grandes lignes :

• il permet le pilotage et la mesure de l’efficacité de son activité
• il est analysé d’un point de vue quantitatif ET qualitatif

Pourquoi les KPIs sont-ils importants en sourcing ? 

Là où le recrutement est une activité “tunnel”, on pourrait qualifier le sourcing d'activité “sous-marine” : si vous ne plongez pas sous la surface, vous ne verrez pas ce qu’il s’y cache.

Puisque le sourcing se situe en amont du process de recrutement, le suivi des KPIs va tout d’abord aider à bien comprendre son marché et construire une base solide sur laquelle s’appuyer pour la suite.

La citation de Peter Drucker, citée dans l’article précédent, fait d’autant plus sens dans le domaine du sourcing : “If you can’t measure it, you can’t improve it”.

Pourquoi ? Parce que le sourcing, c’est de l’itération en continue : on essaie une combinaison de mots-clés, puis une autre, puis on change de plateforme, en parallèle on liste les entreprises cibles à intégrer à notre recherche, on creuse le réseau d’un prospect qui semble intéressant etc.

À ce moment-là, le Lapin Blanc dans Alice au Pays des Merveilles, c’est vous. Vous vous enfoncez dans une recherche sans fin (ou presque).

Il est donc important de rester pragmatique : piloter votre recherche, garder une trace de vos actions et surtout des résultats obtenus. 

Cela vous permettra d’itérer, de mieux cadrer ce que vous faites et surtout de ne pas partir trop loin si ce n’est pas utile (on aime tous rêver, mais gardons les pieds sur terre encore un peu 😉).

Au-delà du pragmatisme, j’insiste à nouveau sur le storytelling, qui me semble essentiel dans le sourcing. 

Puisque c’est vous, et personne d’autre, qui mettez une combinaison de plongée pour explorer les fonds sous-marins, c’est vous qui êtes les plus à mêmes d’expliquer clairement ce que vous y voyez : la taille du marché, les compétences et les métiers qui existent, le nombre de personnes cochant toutes les cases…

C’est justement la mise en lumière de ce monde qui rend votre travail plus stratégique : vous apportez un œil neuf et surtout terre à terre. C’est sur cette base que vous pouvez échanger avec les Hiring Managers, faire évoluer une recherche, et trouver rapidement la perle rare.

Découvrons ensemble ces fonds sous-marins.

Quels KPI choisir ? Par où commencer ? 👟

Toujours pas de recette magique de mon côté : c’est à VOUS de vous poser les bonnes questions, au vu de votre contexte et des outils à votre disposition.

Encore une fois, there is no “one size fits all”. Il est important de sélectionner les bons KPIs, ceux qui vous feront avancer VOUS dans votre travail, ceux qui feront rayonner votre activité sourcing.

Un point important que je souhaite souligner ici : il est d’autant plus important ici de mettre en avant les aspects qualitatifs de votre travail et de vos recherches. 

Le sourcing, ce n’est pas lancer une bouteille à la mer en contactant 100 personnes par semaine, en espérant pêcher le bon poisson. Le sourcing, c’est mettre les bons efforts au bon endroit pour identifier, contacter et convertir les bons prospects en candidats.

Quality over quantity : au lieu de vous fixer un objectif de sourcing au doigt mouillé, décorrélé de la réalité, préférez une approche plus qualitative visant à optimiser votre temps et vos efforts pour obtenir des retours positifs.

Je vous partage ci-dessous une suggestion de KPIs à suivre en sourcing, en vous expliquant l’intérêt derrière ce suivi.

Nombre de personnes contactées 🖊️

Premier KPI, somme toute assez classique : le nombre de personnes que vous avez contactées pour un rôle donné. Libre à vous de définir la fréquence à laquelle vous souhaitez monitorer ce chiffre.

À titre personnel, je suis ce chiffre à deux niveaux :

• le niveau “all time”, autrement dit le nombre de personnes contactées depuis que j’ai commencé à faire du sourcing pour un rôle. Cette donnée me permet d’avoir un recul global sur mon activité sourcing pour un rôle, tout en me permettant de dégager des tendances intéressantes à analyser (le moment où les personnes répondent le plus, le type de réponses reçues…)
• le niveau “hebdomadaire”, c’est-à-dire le nombre de personnes contactées sur la semaine. Cela me permet de descendre à un niveau un peu plus micro, pour voir les efforts “court terme” à fournir (d’autant plus quand on fait du sourcing sur plusieurs rôles en parallèle, pour équilibrer l’activité).

Nombre de réponses 📖

Que les réponses soient positives ou négatives, il est important de connaître le nombre de réponses que vous recevez après avoir contacté les personnes qui ont éveillé votre curiosité…

Taux de retour 👣

… Car le plus important pour mettre le tout en perspective, c’est bien entendu le taux de retour. Encore une fois, peu importe la nature de la réponse, on cherche ici à connaître le taux de conversion entre le nombre de personnes contactées et le nombre de personnes qui vous ont répondu.

Il y a plusieurs manières d’interpréter un taux de retour, à vous de faire la part des choses en vous posant les bonnes questions. Par exemple, un taux de retour faible peut être synonyme : 

• d’un marché en tension
• d’un message d’approche qui ne résonne pas avec les prospects de l’utilisation
• d’un canal de communication qui n’est pas le plus propice etc.

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici. 

Votre rôle ici est de monitorer ce chiffre, de l’analyser, et surtout de suivre son évolution dans le temps. Comme tous les chiffres, ce taux de retour raconte une histoire. A vous de voir si vous pouvez influer sur cette histoire : que pouvez-vous changer pour vous donner plus de chances d’obtenir une réponse (positive) ?

Le type de réponses 📊

Avoir une réponse, c’est bien. Mais en soi, ça ne veut rien dire. Il est important de suivre le type de réponses que vous recevez : est-ce que les candidats sont intéressés pour échanger avec vous ? Est-ce qu’ils ne sont pas intéressés par ce que vous proposez ? Ou simplement pas à l’écoute ?

Je vous invite à réfléchir en amont aux principales catégories que vous souhaitez répertorier et suivre. Ce travail vous apportera davantage de granularité lors de l’analyse des retours et vous donnera un point de vue plus précis sur l’état du marché, l’attractivité de votre entreprise et du rôle que vous proposez…

À titre personnel, j’essaie de suivre les retours suivants :

• intéressé
• pas intéressé
• pas à l’écoute
• peut-être plus tard (réponse assez subtile entre “intéressé” et “pas à l’écoute à l’heure actuelle”, ce qui me permet d’identifier les personnes qui sont intéressées et
• non disponibles pour le moment, avec qui je peux garder contact à court/moyen terme)
• en conversation (les personnes qui ont répondu mais qui n’ont pas encore pris position suite à mon message, qui posent des questions pour en savoir plus…)

Les taux de conversion par type de réponse 👓

C’est un petit calcul rapide qui vous permet de voir la proportion de candidats qui vous ont répondu favorablement ou non. Selon votre contexte, vous pouvez choisir de comparer un type de réponse au nombre total de réponses ou au nombre de personnes contactées.

Personnellement, je calcule ces taux de conversion au regard du nombre de réponses reçues. In fine, ce que je veux comprendre, c’est “une fois que les prospects ont répondu, que disent-ils ?”.

Nombre de relances ♻️

Je ne vous l’apprends pas, les relances sont essentielles en sourcing : pourquoi fournir plus d’efforts pour contacter de nouveaux prospects, alors qu’il vous reste encore une marge de manœuvre avec les personnes déjà approchées ? 

Allez d’abord jusqu’au bout avec les prospects identifiés et contactés, avant de mettre plus d’effort dans l'identification et le contact de nouvelles personnes.

De mon côté, suivre le nombre de relances me permet d’observer l’effort total fourni pour convertir les personnes en candidats, et donc de mettre au jour un autre aspect caché du sourcing, souvent minimisé.

Le taux de conversion par relance 🏹

De manière générale, mon sourcing fonctionne sur la base d’une approche initiale et de deux relances, donc trois messages au total.

Pour améliorer mon sourcing, je calcule ensuite les taux de conversion par relance.

L’objectif étant de voir le message qui fonctionne le mieux dans mon sourcing : est-ce que les candidats répondent surtout après mon premier message ? Mon deuxième message ? Est-ce que ça veut dire qu’il y a des éléments de mon deuxième message qui éveillent plus la curiosité des candidats ? Est-ce que je dois les inclure à mon premier message ?

On souligne ainsi la qualité du travail fourni : on voit plus précisément là où vos efforts paient, et surtout, ce que vos efforts continuent d’apporter à chaque relance supplémentaire.

Nombre de profils masqués sur LinkedIn 🥷

Si vous avez la chance de travailler avec une licence LinkedIn Recruiter, vous pouvez donc vous appuyer sur la puissance des projets pour vous aider dans votre sourcing. 

L’une des fonctionnalités que je vois trop souvent sous-exploitée est la capacité de masquer un profil.

Je ne vais pas vous faire un cours sur LinkedIn Recruiter, mais l’idée ici est de miser sur cette fonctionnalité pour, encore une fois, mettre en avant la face cachée de l’iceberg.

Quand vous faites votre sourcing depuis un projet sur LinkedIn, vous avez le choix entre “ajouter un profil au projet” et “masquer le profil du projet” (pour qu’il n’apparaisse plus dans les résultats de ce projet spécifique).

Apporter de l’assiduité et de la rigueur dans votre sourcing via un projet vous aide ainsi à suivre le nombre de profils que vous avez choisi de masquer.

Piloter ce KPI apporte énormément de valeur car il montre le nombre de profils que vous avez consulté mais pas sélectionné, ce qui donne une indication sur l’état du marché adressable, mais peut-être aussi sur la pertinence de vos recherches.

Tous ces KPIs, analysés dans leur ensemble, vous donnent des billes pour faire le point sur le travail effectué jusqu’à maintenant, et surtout des pistes à exploiter pour vous améliorer.

C’est bien joli tout ça, et maintenant ? 🤔

Vous avez compris l’utilité de suivre les KPIs de sourcing ? À la fois sur l’aspect quantitatif, mais aussi qualitatif ? Vous avez réfléchi aux KPIs que vous souhaitez suivre et auxquels vous avez accès ?

Il est maintenant l’heure de mettre en pratique tout ce que nous avons vu précédemment. Et c’est là où ça peut devenir un peu plus complexe…

Si je peux d’ores et déjà vous donner un conseil : évitez de multiplier les sources de reporting. Faites en sorte d’avoir un suivi centralisé pour piloter votre activité sourcing sereinement.

Que ce soit depuis un ATS (👋 Taleez), un CRM (celui de votre ATS ou un CRM connecté à votre ATS), un autre outil, LinkedIn, ou un simple Google Spreadsheet, votre objectif est de réunir au même endroit une donnée fiable.

Je vais surtout vous parler d’une mise en pratique manuelle. Je n’ai pas eu la chance d’avoir accès à un outil dédié pour piloter mon activité sourcing, je ne serais donc pas la mieux placée pour en parler.

Je vous encourage à faire des recherches, de nombreux outils existent sur le marché et seront certainement en mesure de répondre à vos besoins (en plus d’intégrer des fonctionnalités de campagnes de mails par exemple !). Le tout est de savoir, encore une fois, ce que vous souhaitez suivre et comment vous souhaitez le suivre pour faciliter l’implémentation et la configuration de l’outil.

Sans plus attendre, je vais vous révéler mes secrets pour faire un suivi “manuel” de votre activité sourcing ! 🙊

Roulement de tambour… Il s’agit d’un Google Spreadsheet, tout simplement ! 

Il a été créé et configuré de manière à avoir un onglet central où je retrouve une vue globale des KPIs sourcing que je souhaite suivre, puis un onglet par rôle sur lequel je fais du sourcing (pour un suivi un peu plus détaillé).

Chaque onglet va suivre la même structure : 

• a partie haute de chaque onglet (on va dire les 10-15 premières lignes) est un espace dédié à l’agrégation des données pour obtenir un tableau de suivi de l’activité
• le reste de l’onglet va recenser un “identifiant” pour chaque candidat contacté (dans le respect du RGPD), la source via laquelle j’ai trouvé le candidat, les dates auxquelles j’ai envoyé mes messages (mon approche et mes 2 relances), le “statut” de sourcing (personne contactée ou réponse obtenue) et, en fonction du statut, le type de réponse obtenue (mentionnées ci-dessus).

Tout cela est agrémenté de mises en forme conditionnelles pour avoir un aperçu rapide et visuel de votre activité (peu importe les couleurs utilisées, faites-vous plaisir).

Je vous présente ici quelques formules types pour vous aider dans vos calculs et dans l’agrégation des données, pour obtenir un compte-rendu fiable et lisible.

=NBVAL(plage) : calcule le nombre de cellules non vides sur une plage donnée

👉 par exemple, le nombre total de personnes approchées (une ligne correspond à un contact), le nombre total de relances faites (une cellule contient une date de relance)

=NB.SI(plage;critère) : calcule le nombre de cellules dans une plage qui répondent à un critère donnée

👉 par exemple, le nombre total de personnes approchées (plage “personnes contactées”) à une date donnée (critère de date), le nombre de réponses positives (plage “personnes contactées”, critère “intéressé”)

=NB.SI.ENS(plage;critère;plage;critère) : calcule le nombre de cellules sur plusieurs plages et avec plusieurs critères

👉 par exemple, le nombre total de personnes approchées (plage “personnes contactées”) qui ont répondu (critère “répondu”) après l’approche initiale (critère “après message 1”)

=valeur à analyser/valeur de l’ensemble : pour les taux de conversion

👉 par exemple le nombre total des personnes qui ont répondu, par rapport à l’ensemble des personnes contactées

Je ne vous le cache pas : la mise en place de ce reporting peut effectivement prendre un peu de temps. Pour autant, les résultats sont là : 

• vous avez toutes vos données sourcing visibles au même endroit, vous pouvez les consulter et les analyser en un clin d’oeil
• construire ce reporting vous laisse prendre pleine possession de vos chiffres et de leurs interprétations
• la vision dont vous disposez désormais sur votre activité sourcing vous donne une longueur d’avance : vous pouvez réagir rapidement, communiquer efficacement et factuellement sur tout le travail que vous effectuez dans l’ombre (ce n’est pas parce que ce n’est pas visible que ce n’est pas utile ou pertinent !)

N’oubliez pas, un bon reporting vous donne les pistes à exploiter pour réussir !

Bonne plongée à toutes et à tous, belles découvertes et beaucoup d’impact ! 💥