6 raisons pour lesquelles les recruteurs courent après le temps

Je ne connais quasi aucun recruteur qui ne se plaigne pas de la gestion du temps.

Il faut dire qu’il y a tellement de choses à faire, quand on est recruteur :

Trier des dizaines de CV
Planifier les entretiens
Rappeler les candidats
Échanger avec les managers
Traiter les urgences et imprévus

Il est donc normal d’avoir l’impression d’être constamment sous l’eau, même quand on est bon “techniquement”.

Voyons cela de plus près :

Recrutement et gestion du temps : les spécificités

L’organisation personnelle et la gestion du temps sont deux compétences clés, mais que l’on apprend rarement en tant que telles. C’est vrai pour tous les métiers mais encore plus dans le recrutement.
En effet, le recrutement est par essence, un métier où la culture de l’hyperactivité est forte : les besoins en ressources humaines sont rarement anticipés par les entreprises, et donc très urgents quand ils se présentent - tandis que les candidats ne restent pas sur le marché éternellement.
Un bon recruteur doit donc être très réactif et savoir travailler dans l’urgence.

D’autre part, le recruteur est un intermédiaire: il travaille en interface entre l’entreprise et le candidat.
Par conséquent, il doit aussi avoir une forte adaptabilité de son emploi du temps, puisqu’il ne peut maîtriser le temps des parties avec lesquelles il travaille.

Travailler son organisation est donc fondamental pour réussir recrutement. Parce que les conséquences d’une mauvaise gestion sont bien réelles :

Mauvaise qualité d’exécution : délais de recrutement rallongés, oublis, candidats qui se découragent ou clients agacés, la mauvaise organisation a un impact concret sur notre travail.
Marque-recruteur et marque-employeur dégradées : c’est notre image de recruteur et celle de l’entreprise que l’on incarne, qui en pâtissent directement.
Coûts financiers accrus, liés aux délais prolongés et aux ressources humaines et financières gaspillées

Je vous propose donc d’analyser ensemble les 6 raisons principales des difficultés d’organisation en tant que recruteur, et de voir quelles solutions concrètes on peut apporter.

Raison 1 : Le multitasking

Le recrutement, ce sont des dizaines de projets ouverts à des moments différents, avec des process, des clients différents et des centaines de candidats par poste ouvert.
Le métier est donc intrinsèquement multiprojets, ce qui a deux effets :

Une déperdition d’énergie puisque selon les postes que l’on recrute, on ne pourra tout simplement pas regrouper nos actions entre elles. Et donc on devra les répéter, mais à des moments différents.
Une charge cognitive puisqu’il faut se souvenir de tout et ne pas confondre les éléments entre eux. Et cela prend de l’énergie au cerveau.

Idée de solution

Avoir un système et des outils adaptés.

C’est-à-dire un processus pour que chaque action soit fluide ainsi qu’un outil qui permet de centraliser au maximum les informations

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Par exemple, un Notion ou un Trello pour visualiser facilement tous les process en cours

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Un ATS pour retrouver facilement les cv et interagir avec les candidats

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Un outil unique de communication avec le client pour centraliser l’information (mail, Slack)

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Une routine pour mettre tout ça à jour régulièrement et pas seulement quand on y pense.

Raison 2 : Le manque d'organisation

Certains recruteurs sont excellents techniquement, mais ont des difficultés à être vraiment productifs et efficaces car ils sont en fait mal organisés.

La boite mail déborde de mails non lus et mal rangés
Les projets ne sont pas structurés et ils oublient des choses
Ils oublient des tâches, perdent des informations, paniquent quand ils ne retrouvent plus tel document

Un vrai gâchis d’énergie et de temps qui peuvent être évités avec un système d’organisation adapté.
Parce qu’être organisé, ce n’est pas naturel pour tout le monde (mais cela s’apprend).

Idées de solution

Avoir des habitudes et des rituels
On ne se rend pas compte de la force de l’habitude. Pourtant, quand une action devient un automatisme, il demande une faible énergie. Ainsi, je préconise souvent de mettre des routines en place.
Par exemple, faire sa to-do list pour le soir pour le lendemain, afin d’avoir en arrivant une vue claire sur ce que l’on doit faire
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Le time blocking
C’est une méthode qui consiste à bloquer des créneaux horaires que l’on va dédier à des taches de même nature, regroupées en entre elles;
Par exemple: trois heures de screening, puis 2h d’appels candidats.

En faisant cela, tu vas réduire la charge cognitive liée au multitasking et être beaucoup plus efficace.

Raison 3 : La procrastination

Parfois on sait ce qu’on a à faire, mais on a du mal à se mettre en marche et passer à l’action.
On remet à plus tard, ou bien on trouve une autre action super importante à faire avant notre tâche stratégique. Et c’est ainsi qu’on se retrouve à travailler beaucoup, sauf sur ce qui compte.
Bien sûr, tout le monde procrastine de temps à autre.
Mais là où c’est un vrai problème, c’est quand cette habitude devient chronique.

Idées de solution

Se demander pourquoi on procrastine
Très souvent, la procrastination est une forme de résistance passive et inconsciente vis à vis d’une tache pour laquelle nous manquons de compétences, ou pour laquelle nous ne sommes pas alignés, par exemple.
la question est donc: “Qu'est-ce que j'essaie d'éviter?”
Par exemple, vous évitez une tache parce que vous ne vous sentez pas très compétent dessus.
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Un processus qui prend le relais en cas de “coup de mou”.
Car pour être productif, il faut réussir à faire ce qui doit être fait, même quand on n’a pas envie.
On ne peut donc pas compter sur sa seule motivation, car cette dernière n’est pas linéaire.
Réfléchir à un processus “personnel” permet de s’y tenir quand on a une baisse de régime.

Raison 4 : Le manque de concentration

Nous avons désormais la concentration d’un enfant de 6 ans. On a beau avoir toute la bonne volonté du monde, quand arrive le moment de travailler, on est distraits par tout un tas de choses:

Les notifications sur le téléphone
Un message sur LinkedIN
Des mails à lire et traiter
Nos propres pensées qui divaguent

Le fait que l’on vive dans une société qui nous rend de plus en plus impatients, nous rend incapable de gérer la frustration d’un temps long.
Or, ce temps long, c’est aussi le temps de la concentration, celui qui permet de délivrer des tâches de fond, qui demandent de la réflexion complexe.
Impossible à faire dans le bruit et les sollicitations permanentes.

Idées de solutions

Réduire les distractions avec le deep work
La méthode “deep work” désigne le fait de se consacrer totalement à une tâche, en éliminant toute source de distraction possible.
Concrètement: travailler hors ligne, mettre son téléphone dans une autre pièce pour avancer plus efficacement.
C’est assez radical, mais c’est aussi très efficace.
Pour cela, il faut apprendre à identifier, puis éliminer toutes les distractions qui vous entourent et à se créer un environnement de travail propice à la concentration.
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Accepter de faire moins, mais mieux
À vouloir être partout en même temps, et être sur tous les fronts, on finit par survoler les sujets et ne pas réellement adresser en profondeur des actions qui sont pourtant stratégiques pour notre travail.
Se concentrer vraiment, c’est aussi choisir ses combats et accepter qu’on ne peut pas très bien travailler sur 30 sujets en même temps.
La concentration c’est aussi accepter qu’on adresse un sujet à la fois. Mais qu’on le fait bien.

Raison 5 : La surcharge de travail

Parfois on est peu productifs, tout simplement parce que l’on est surchargé.
C’est-à-dire que les tâches sont trop importantes par rapport au temps disponible.
Cela peut venir de plusieurs choses :

On s’est engagés sur trop de projets, parce qu’on a du mal à dire non et à mettre des limites
On a dit oui à tout le monde parce qu’on a mal évalué les ressources nécessaires
On subit une réduction de nos ressources (moins de temps car contrainte privée, moins d’aide car effectif réduit...)
On a un accroissement de notre activité (ex: un membre de l’équipe est malade et sa charge nous revient, trois clients nous appelle en même temps...)
On est arrivés à notre plafond de productivité personnelle

Idées de solution

Analyser : Ici, l’objectif est d’analyser d’où vient la surcharge et surtout si elle est régulière.
Si c’est le cas, il faut réagir rapidement et revoir l’organisation globale (voir accepter de refuser certains projets, ou de les reporter).
En parler : Lorsque l’on se sent surchargés, on a souvent tendance à s’isoler pour mieux “produire” et à subir cette charge seule. Or, en parler permet déjà d’alléger sa charge mentale, mais aussi de trouver des idées, conseils et de voir les choses autrement !
Apprendre à dire non : C’est important d’apprendre à refuser les projets qui ne sont pas nécessaires - même quand on se sent un peu obligés de dire oui ou que l’on veut faire plaisir.
Pourtant, poser ses limites, ce n'est pas être égoïste mais respecter vos ressources.
N'attendez pas que ce soit les autres qui devinent ces limites, c'est à vous de les indiquer et de les exprimer.
Déléguer : Quand on a dépassé notre capacité de production, une solution est de déléguer.
On peut bien sûr recruter un collaborateur, mais aussi travailler en groupe avec des pairs, ou en réseau avec un sous-traitant par exemple, dans le cas d’un recruteur indépendant.
En cas de surcharge, il peut également être judicieux de router son projet sur un autre collègue recruteur, et créer ainsi un réseau vertueux d’apport d’affaires.
De manière générale, demander de l’aide est le premier pas pour en trouver !

Raison 6 : La difficulté à définir des priorités claires

Quand on ne connaît pas quelles sont nos priorités, tout semble être important et on essaie d’adresser tous les sujets en même temps.
Cela n’est pas possible mais surtout, ce n’est pas souhaitable: toutes nos tâches n’ont pas la même importance et ne doivent donc pas être accomplies dans le même temps.
Établir ses priorités permet de travailler sur ce qui compte vraiment et ignorer volontairement le reste (au moins pour un moment).

Et pour ce faire, il faut prendre les choses de manière globale : reprenez vos objectifs annuels, découpez-les au trimestre, puis au mois, puis à la semaine.
Vos buts quotidiens vont alors vous paraître évidents. Parce que cette planification sera comme un guide.

Conclusion

Le métier de recruteur est exigeant parce qu’il est stratégique ET opérationnel à la fois.
Pour réussir dans le recrutement, il ne suffit donc pas d’en maîtriser la dimension technique (même si c’est évidemment indispensable).
Il faut aussi avoir une organisation adaptée, qui permette d’obtenir des résultats concrets, sans finir en burn-out!
Prendre un temps, régulièrement, pour réfléchir à sa gestion et son organisation, est donc fondamental pour construire une performance durable dans le recrutement.