Si vous avez besoin de réduire vos coûts de recrutement ou si vous vous retrouvez régulièrement dans l'urgence, à devoir pourvoir des postes rapidement, peut-être devriez-vous vous intéresser de près aux stratégies de recrutement par cooptation.
Qu'est-ce qu'un programme de cooptation ?
La cooptation consiste à encourager les salariés d'une entreprise à recommander des membres de leur réseau pour pourvoir une offre d'emploi.
Concrètement, les salariés transmettent la candidature de personnes dans leur réseau qui pourraient être intéressées par le poste à pourvoir. Ensuite, l'équipe de recrutement prend en charge ces profils à travers un parcours candidat classique.
Généralement ce mode de recrutement est utilisé pour trouver rapidement des profils expérimentés.
En échange de sa coopération, une fois le recrutement terminé, le salarié qui a recommandé le profil embauché reçoit une prime de cooptation.
Le programme de cooptation désigne donc toutes les actions mises en place par l'équipe de recrutement pour que la cooptation soit utilisable et utilisée par les salariés d'une entreprise.
Pourquoi avoir recours à la cooptation ?
Certains profils sont difficiles à trouver. En faisant fonctionner le réseau de ses salariés, l'entreprise qui a recours à la cooptation s'épargne bien souvent des heures de sourcing ou de diffusion d'offres d'emploi. Les candidatures sont généralement plus ciblées, ce qui fait gagner un temps non-négligeable aux recruteurs. Finalement, c'est une stratégie qui, bien mise en oeuvre, peut permettre de faire baisser les coûts de recrutement.
Les avantages de la cooptation
En laissant à vos salariés le soin de vous recommander des profils, vous augmentez vos chances d'avoir des candidatures qualifiées. En effet, il est peu probable que quelqu'un qui travaille dans votre entreprise prenne le risque de se décrédibiliser en proposant un profil non-pertinent.
C'est d'autant plus vrai que si plusieurs salariés proposent des candidats, seul celui qui aura recommandé le candidat embauché touchera la prime de cooptation. D'où l'intérêt de recommander le meilleur candidat possible auprès de son entreprise.
La cooptation permet d'intégrer les collaborateurs dans le recrutement de nouveaux membres de l'équipe. Lorsqu'elle est bien menée, cette stratégie contribue à créer une culture d'entreprise forte.
Les candidats auront eu un premier aperçu de l'entreprise en discutant avec la personne qui les a recommandés. Vous avez donc de meilleures chances de vous retrouver face à des personnes averties et motivées.
De plus, ne souhaitant la plupart du temps pas causer de tort à leur "parrain", ils auront plus tendance à s'assurer, avant de postuler, d'être vraiment intéressés par le poste.
Certains adeptes de la cooptation mettent en avant la diversité des profils qu'il est possible de rencontrer grâce à cette stratégie. Selon eux, le fait de varier ses sources d'acquisition de candidats permettrait de toucher des cibles plus diverses.
Personnellement, je nuancerais le propos : dans la réalité, il me semble qu'on a tendance à parler des personnes avec lesquelles on s'entend bien, donc, bien souvent, qui nous ressemblent. Pour les petites et moyennes entreprises, il me semble qu'un des risques de la cooptation est de tomber dans un entre-soi qui pourrait finir par causer du tort à la société. Il est donc primordial de faire preuve d'honnêteté et de rigueur intellectuelle lorsqu'on se lance dans cette stratégie.
Les inconvénients de la cooptation
L'une des principales critiques qui est faite à la cooptation, c'est d'être une forme de copinage. On recommande ses amis et on verrouille ainsi l'entrée dans une entreprise aux seules personnes qui connaissent quelqu'un qui connaît quelqu'un. Pour éviter qu'on vous reproche cela, mettez les garde-fous nécessaires et assurez-vous que la cooptation ne constitue pas la seule voie d'entrée possible dans l'entreprise.
Un autre inconvénient que l'on peut rencontrer, surtout si les règles du jeu sont mal établies, c'est de se retrouver à devoir gérer des conflits internes entre des salariés qui se disputent la prime promise à la clé du processus. Si la prime de cooptation constitue votre seul levier pour remporter l'adhésion des équipes à votre programme, c'est qu'il y a un problème quelque part. Une entreprise qu'on recommande à son réseau seulement parce qu'il y a de l'argent à la clé, c'est mauvais signe. Vous devez garder en tête qu'une stratégie de cooptation ne peut fonctionner que dans le cadre d'une entreprise "saine", où les salariés sont heureux de travailler
Il peut également être difficile de gérer les cas où le recrutement se passe "mal". Si le profil recruté choisit de ne pas rester, ou s'il s'avère après son recrutement qu'il ne convient pas pour le poste, il va falloir agir finement pour ne pas créer de malaise auprès du salarié qui l'a recommandé. Après tout, si vous avez choisi d'embaucher son filleul, il n'y est plus pour grand chose dans le fait que ce dernier ne convient finalement pas pour le poste.
Comment ça marche, la cooptation, concrètement ?
Découvrez maintenant comment mettre en place un programme de cooptation au sein de votre entreprise.
Définir règles
Cette première étape est primordiale. Avant toute chose, il faut que vous définissiez les règles de votre programme de cooptation pour éviter au maximum les conflits et les abus. Voici les points à éclaircir en priorité :
- Qui peut coopter ?
- Comment recommander quelqu'un ?
- Que se passe-t-il si un coopté n'est pas embauchée ?
- Que se passe-t-il si un coopté est embauchée ?
- Quelle est la contrepartie pour le coopteur ?
- Où s'arrête la responsabilité du coopteur ?
Sans tomber dans un travers procédurier, plus votre cadre est défini, plus la mise en place sera simple par la suite.
Mettez en place le processus
Vous devez ensuite mettre en place le processus de cooptation. À ce stade, il vous faut réfléchir à la manière de faire savoir à vos collaborateurs qu'un nouveau poste est ouvert à la cooptation, puis au système à mettre en place pour qu'ils puissent envoyer des profils.
Faites bien attention à la fiabilité de votre système : si vous réussissez à investir vos salariés, ils n'apprécieront pas que des candidatures s'égarent.
De même, pensez à l'intégration du coopté et au rôle du coopteur dans cette intégration.
Posez votre processus à plat et réfléchissez aux outils dont vous avez besoin pour travailler correctement.
Communication
La communication est essentielle dans le succès de votre programme de cooptation.
Il faut vous assurer que vos collaborateurs soient informés des offres d'emploi en cours, sans quoi vous risquez de faire un bide. Utilisez les e-mails internes, la newsletter interne si vous en avez une, un outil dédié ou un tableau d'affichage si c'est pertinent.
Et si vous recrutez beaucoup, ne tombez pas dans l'excès inverse en les harcelant de messages. Selon les postes ouverts, ciblez les collaborateurs susceptibles d'avoir le bon profil dans leur réseau. Par exemple, pour un profil commercial, vous aurez plus de chances en vous adressant à l'équipe commerciale.
Il faut également que tous vos collaborateurs soient au courant de la marche à suivre pour recommander quelqu'un, sinon vous risquez d'avoir à gérer des demandes dans tous les sens et de vous éparpiller. Ou au contraire, vous risquez également de ne pas remporter leur adhésion.
Enfin, assurez-vous que les règles du jeu soient claires pour tout le monde, y compris le montant de la prime finale.
Quelle contrepartie proposer aux salariés ?
La plupart du temps la récompense prend la forme d'une prime de cooptation versée selon les cas à l'embauche du coopté ou à la fin de la période d'essai (ou 50-50).
Ceci étant, libre à vous de laisser votre créativité s'exprimer et de proposer des récompenses plus originales : voyages, cadeaux, jours de congés, bons d'achat, billets pour un spectacle,... dans les limites de la légalité, tout est permis !
Que vous ayez des besoins urgents en recrutement ou que vous souhaitiez fédérer vos équipes en les impliquant dans le choix de leurs futurs collaborateurs, la mise en place d'une stratégie de cooptation peut donc avoir une influence plus que positive sur vos recrutements. Pour une stratégie qui fonctionne réfléchissez bien à vos objectifs et à vos processus en amont et surtout, soignez la communication pour que vos salariés jouent le jeu.
Bon recrutement ! 👋
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