Recruter en télétravail : accueillir un nouveau collaborateur

Si vous aviez prévu d'accueillir un nouveau collaborateur dans l'équipe ces jours-ci, l'annonce du confinement a probablement bouleversé votre agenda. Télétravail pour tous ceux qui le peuvent, salariés assignés à résidence h24,... pas la période idéale pour accueillir quelqu'un comme il se doit. Encore moins si, dans votre entreprise, télétravailler semblait il y a quelques semaines aussi inconcevable que de prendre une fusée pour aller passer ses vacances sur Pluton.

Mais bon, les choses sont ce qu'elles sont. Le jour J approche et vous passez des nuits blanches à fixer le cadavre de moustique collé au plafond (depuis que vous l'avez éclaté rageusement un soir d'été où il avait eu le malheur de venir bourdonner un peu trop près de votre oreillle, en cette époque lointaine où corona n'évoquait encore qu'une marque de boissons -légèrement- alcoolisées) tout en envisageant plus ou moins sérieusement de jeter le nouveau dans l'arène et de le laisser se débrouiller.

Pourtant vous le savez : l'intégration d'un nouveau collaborateur est une étape décisive. C'est l'aboutissement de votre parcours de recrutement et en cela, elle joue un rôle dans l'expérience candidat que vous proposez.

C'est également la première expérience de cette personne en tant que salariée dans votre entreprise. Je ne vais pas vous faire un dessin, vous connaissez l'importance de la première impression ! D'ailleurs, l'onboarding a une influence sur le nombre d'années qu'un collaborateur passera dans l'entreprise. Bref : covid-19 ou pas, il faut assurer.

Mais comment adapter l'onboarding d'un nouveau collaborateur lorsqu'il est impossible de le voir, de lui faire visiter les bureaux ni même de lui montrer le recoin secret où Hervé du service com' se cure discrètement les narines ?

Intégrer un nouveau collaborateur en télétravail, qu'est-ce qui change ?

Lorsqu'un nouveau collaborateur arrive dans l'entreprise, il passe généralement par toute une série d'étapes, qui peuvent varier d'une entreprise à une autre selon la politique d'onboarding adoptée.

Il y a quand même quelques constantes : formalités administratives, présentation de l'entreprise, visite des bureaux, rencontre avec les collaborateurs, prise en charge par le manager, présentation des missions et installation au poste de travail.

L'objectif de l'onboarding est d'accueillir le nouveau venu au mieux et de le guider à travers les rouages du fonctionnement de l'entreprise, de la culture et des missions qui lui seront confiées afin qu'il puisse :

• monter en compétences plus rapidement dans les meilleures conditions
• se sentir bien sur son lieu de travail

Lorsqu'on est nouveau quelque part, on vit une meilleure expérience si les autres nous aident à nous intégrer.

Sauf qu'en cas de télétravail forcé, les enjeux de l'onboarding sont mis à rude épreuve :

• Plus possible de donner du matériel au nouveau collaborateur, ni de lui faire faire le tour des bureaux.
• Le lien social avec ses collègues de travail risque d'être plus compliqué à tisser, déjà que le maintenir entre des collaborateurs qui se connaissaient avant le confinement est un pari...
• Comment lui faire comprendre la culture d'entreprise, s'il est seul derrière son écran toute la journée ?
• Quasi livré à lui même dès le premier jour, il va devoir prendre ses fonctions avec une grande autonomie dès le départ.

Pas de panique ! S'il est vrai qu'au premier coup d'oeil, les conditions ne semblent pas favorables à une intégration réussie, voici quelques conseils qui vont vous aider à travailler votre processus d'onboarding pour qu'il se déroule avec fluidité.

Préparez le terrain en amont

Pour commencer, il faut prendre conscience d'une chose : l'onboarding ne commence pas le jour de la prise de fonction. Il commence dès-lors que vous avez proposé le poste à un candidat et qu'il a donné son accord pour venir travailler chez vous.

Et si vous ne me croyez pas, demandez-vous ce que ça vous ferait si vous débarquiez dans une nouvelle entreprise, a fortiori en télétravail, sans avoir eu aucunes nouvelles ni recommandations de la part de votre futur service RH. Je vous parie 3 malabars que vous êtes tellement stressé•e qu'il y a trois noeuds dans vos intestins et que vous perdez un litre de sueur à la minute.

L'onboarding d'un nouveau collaborateur commence bien avant le premier jour pour la simple et bonne raison que l'objectif est que tout se déroule au mieux pour ses premiers pas dans l'entreprise.

Avant son arrivée, assurez-vous de régler un maximum de formalités administratives. Les premiers jours ne sont pas des moments idéaux pour s'en occuper, car il y a déjà beaucoup d'informations à assimiler... inutile de le surcharger. Pour cette étape, une simple adresse e-mail suffira : le télétravail n'est pas un véritable frein à son bon déroulement.

Transmettez-lui également un kit de bienvenue. Ce dernier peut prendre la forme d'un dossier partagé (Google Drive, iCloud,...), un diaporama, un outil dédié,... soyez inventif et personnalisez ce kit pour qu'il permette dès le départ de s'imprégner de la culture d'entreprise.

Chez Taleez, nous avons un Trello "Onboarding" avec toutes les étapes par lesquelles la nouvelle recrue doit passer pour réussir son intégration.

Voici quelques exemples de documents à mettre dans votre kit :

• Une liste de choses que le nouveau collaborateur devra faire le premier jour de son arrivée
• Une liste pour la première semaine
• Une liste pour le premier mois
• Une fiche avec l'identité et le contact des personnes à qui il doit se référer pour des questions d'ordre administratives ou s'il a un problème
• Même chose pour son équipe, son manager, etc,...
• Un récapitulatif de ses missions
• Ses identifiants pour accéder aux outils de la boîte, sa nouvelle adresse email,...
• Une présentation de la vie de l'entreprise
• Les objectifs de son onboarding

Côté entreprise, il est important que les salariés soient au courant de l'arrivée du nouveau collaborateur et sensibilisées au fait qu'il faudra faire attention à l'intégrer au maximum aux "événements" de l'entreprise (apéros, petits-déjeuners, déjeuners en visioconférence, jeux en ligne, etc,...). Annoncez-le sur votre outil de communication et expliquez clairement vos attentes.

Si vous avez prévu des étapes de création de lien, comme un cyber-apéro de bienvenue par exemple, soyez explicite sur le niveau d'implication que vous attendez de vos collaborateurs.

Pour simplifier la prise de poste du nouveau collaborateur, intégrez son manager dans l'onboarding le plus tôt possible et mettez-vous d'accord sur le rôle de chacun. L'objectif à ce stade est que le jour de l'arrivée de la nouvelle recrue, chacun sache exactement quoi faire et comment.

Anticiper le plus de choses vous permettra, le jour J, de vous concentrer sur le bon déroulement de l'accueil de votre collaborateur.

Adaptez votre parcours habituel au télétravail

Vous avez très certainement déjà un parcours d'accueil pour les nouveaux collaborateurs (et si ce n'est pas le cas, c'est le bon moment pour s'y mettre). La bonne nouvelle c'est que tout n'est pas à jeter. Reprenez-le, déterminez ce qui peut être fait à distance et adaptez le reste.

Voici quelques conseils :

Usez et abusez des outils de visioconférence

Pour lui présenter l'entreprise, ses missions, l'organigramme,... c'est le moyen idéal. Des outils comme GoogleMeet, Skype ou Zoom vous permettent de discuter tout en vous voyant mutuellement. Si vous aviez prévu des diapositives, vous pouvez même partager votre écran pour les présenter. Si vous accueillez plusieurs nouveaux le même jour, vous pouvez faire des réunions à plusieurs. Bref, servez-vous en, ils vous simplifieront la vie.

Vous pouvez également vous en servir pour présenter des membres de l'équipe, ou pour organiser un petit-déjeuner géant. À défaut de rencontrer ses nouveaux collègues "en vrai", le nouveau collaborateur pourra déjà voir à quoi ils ressemblent et discuter avec eux.

Soyez précis•e et transparent•e sur son programme d'onboarding

Le nouveau collaborateur va être confronté assez rapidement à un grand niveau d'autonomie. Ce n'est pas toujours évident lorsqu'on ne connaît pas les processus internes ou qu'on ne sait pas bien comment démarrer ses mission.

Pour éviter qu'il ne soit perdu, préparez-lui un programme d'onboarding précis (sur un Google Doc partagé par exemple) en indiquant ce que vous attendez de lui et dans quels délais. Non seulement cela le rassurera car il saura exactement quoi faire, mais en plus il se sentira pris en considération.

Travaillez sur l'accessibilité des informations d'entreprise

Il faut absolument que votre nouveau collaborateur sache où trouver les informations dont il pourrait avoir besoin pour travailler efficacement. Expliquez-lui comment accéder à votre base de connaissance interne, au contact des personnes référentes sur les sujets qui le concernent, etc.

Pensez à son intégration sociale

Qu'il soit au courant de ses missions et des processus de l'entreprise est une chose. Mais pour que le nouveau collaborateur se sente bien intégré, il faut aussi qu'il ait l'opportunité de créer des liens avec les autres membres de l'équipe.

Dans les objectifs que vous lui fixerez dans son programme d'onboarding, pensez à prendre en compte cette dimension. Vous pouvez, par exemple, créer un module "vie de l'entreprise" avec des objectifs sur les deux premiers mois comme prendre un café avec deux nouvelles personnes par semaine ou participer à un apéro (en visio) ou petit déjeuner.

La dynamique d'équipe est au moins aussi importante à préserver que les performances des salariés. Ne la négligez pas.

Soyez à l'écoute

Instaurez des entretiens réguliers avec vos nouveaux collaborateurs pour savoir comment ils se sentent ou s'il leur manque quelque chose pour travailler. L'objectif est d'identifier rapidement un problème et de le traiter le cas échéant pour ne pas laisser les choses s'envenimer. C'est d'autant plus important en cette période : le climat d'angoisse additionné au fait que chacun travaille depuis chez soi peut créer des tensions qui seront difficiles à voir si on n'y est pas attentif.

Incitez-les à être proactifs et à ne pas hésiter à solliciter les gens autour d'eux et sensibilisez les managers sur le fait qu'ils doivent demander régulièrement des nouvelles.

Également, comme ils ont encore un regard extérieur, c'est un bon moment pour leur demander des retours sur les processus interne, le produit que vous vendez, leur parcours d'onboarding, etc. Leur témoignage peut être précieux pour vous mais également pour d'autres équipes.

Si la période actuelle complique la situation de certaines entreprises et met les recrutements au ralenti, elle ne signifie pas pour autant que tout doit s'arrêter. Accueillir un nouveau collaborateur en télétravail demande quelques ajustements dans votre onboarding habituel mais avec un peu de rigueur, c'est totalement réalisable. Réfléchissez à ce que vous pouvez adapter à votre nouveau fonctionnement, identifiez les points sensibles et pour le reste, soyez créatif !

Prenez soin de vous et de vos collaborateurs !