Comment choisir vos logiciels de gestion des ressources humaines ?

Les ressources humaines sont surement l'un des départements pour lesquels il existe le plus d'outils sur le marché. Du recrutement à la gestion de paye en passant par les congés et l'expérience collaborateur, si vous avez pour projet de faire évoluer les outils de travail du service, vous n'aurez que l'embarras du choix.

Pour vous donner une idée, le Lab RH a réalisé une cartographie des outils existants et on en est déjà à plus de 400 (sans compter ceux qui manquent à l'appel).

Mais alors comment s'y retrouver dans une jungle pareille ? Quels outils privilégier ? Vaut-il mieux choisir un gros logiciel tout-en-un ou plusieurs petits, très spécialisés ?

Vous vous lancez dans une mise-à-jour des outils de gestion du service RH ? Pas de panique. Je vais vous aider à y voir un peu plus clair pour que vous soyez en mesure de faire les meilleurs choix possibles.

Étape 1 : prioriser votre travail

Lorsqu'on s'attaque à un chantier comme celui là, on peut vite avoir l'impression de se retrouver face à l'Everest. La première chose à faire, c'est d'identifier les sujets prioritaires.

Avec votre équipe, commencez par définir ce qui bloque. Posez-vous ces questions :

Qu'est-ce qui vous empêche d'avancer correctement ?
Sur quels sujets ne pouvez-vous pas travailler lorsque vous êtes en télétravail et pourquoi ?
Y a t-il des processus contre lesquels vous n'arrêtez pas de vous plaindre parce qu'ils sont lourds et prennent du temps ?
Est-ce que l'entreprise vous a déjà reproché un manque à gagner sur certains sujets ?

Cette étape d'enquête doit vous permettre d'identifier deux choses : quel est le sujet RH concerné (gestion des congés, QVT, recrutement,...) et quel est le problème concret ?

Ensuite, il vous faudra étudier l'organisation de travail de l'équipe sur ce sujet précis pour dégager leurs besoins. Par exemple, si leur principale technique de recrutement consiste à déposer des offres sur les sites d'emploi, mais qu'ils y passent un temps fou, inutile de souscrire à un outil de sourcing ; ce serait contre-productif.

Je schématise mais il est important d'avoir leurs besoins en tête. Le mieux étant bien souvent l'ennemi du bien, cela vous évitera d'investir dans un outil haut de gamme pour vous rendre compte qu'il ne convient pas du tout.

Étape 2 : comprendre le mode SAAS et les formules d'abonnement

Qu'est-ce qu'un outil SAAS ?

2020, la distanciation sociale et les deux confinements ont largement contribué à l'accélération de la digitalisation du travail et la gestion des ressources humaines a été bien impactée par ce phénomène.

Attention, je n'entends pas par là "remplacer tout ce qu'on peut par des robots qui ne risquent pas de tomber malades", mais bien "fournir aux collaborateurs des outils qui leur permettent de travailler aussi bien au bureau que depuis chez eux".

Cela implique de pouvoir accéder à ses outils de travail, communiquer facilement avec ses collègues et avoir toutes les informations nécessaires sous la main.

Et c'est exactement pour cette raison que les outils dits "en mode SAAS" sont de plus en plus plébiscités.

SAAS signifie "software as a service". C'est un logiciel qui n'est pas installé sur l'ordinateur de son utilisateur. Mais alors où est-il ? Me demanderez-vous. Eh bien, sur internet. Si vous n'êtes pas familier de la chose, pas de panique, ça veut simplement dire que vous n'avez rien à installer et qu'il vous suffit de vous connecter à internet pour y accéder (un peu comme pour accéder à votre boîte de réception ou à Netflix par exemple).

Pour utiliser un logiciel SAAS, vous créez un compte avec votre adresse email et un mot de passe et, moyennant un abonnement mensuel ou annuel, vous pouvez bénéficier des fonctionnalités d'un outil, dans un espace sécurisé, et ce, en étant chez vous ou au bureau (ou dans le train, ou n'importe où du moment que vous disposez d'une connexion internet et d'un navigateur).

Comment fonctionne l'abonnement ?

Prenons 2 exemples de SIRH pour mieux comprendre

Lucca, le SIRH pour une gestion des ressources humaines "à la carte"

Lucca est une suite d'outils destinés à la gestion des ressources humaines. La marque propose une dizaine de modules, chacun répondant à un besoin spécifique. Par exemple, il existe un module spécialisé dans la gestion des congés, un autre dans la gestion des bulletins de paie, etc.

Pour utiliser Lucca, vous créez un compte entreprise, puis vous composez votre logiciel en ajoutant les modules dont vous avez besoin. La tarification dépendra :

Du nombre de collaborateurs dans votre entreprise
Du nombre de modules dont vous souhaitez bénéficier

Pour ce genre d'outil, c'est donc à vous de créer votre logiciel de gestion RH sur mesure en fonction de vos besoins. L'avantage, c'est que ça vous assure de ne payer que ce dont vous avez besoin.

Taleez, choisissez votre formule pour gérer vos recrutements

Taleez est un outil dédié au recrutement. Il vous permet de créer et gérer des campagnes de recrutement, construire une CVthèque d'entreprise ou encore multidiffuser vos offres d'emploi.

Pour se servir de Taleez, il faut également créer un espace entreprise. Mais là où vous composiez votre menu sur Lucca, ici ce sont des formules que vous achetez. Chaque formule vous donne accès à des fonctionnalités bien précises et c'est pour ça qu'il faut bien définir vos besoins en amont.

Sur Taleez, la tarification dépendra donc :

Du nombre de collaborateurs à qui vous souhaitez permettre l'accès à l'outil
Des fonctionnalités clés dont vous avez absolument besoin pour travailler.

C'est le même principe que sur Lucca mais c'est un peu moins personnalisable. Cela dit, cela vous permet de tester des fonctionnalités auxquelles vous n'auriez pas forcément osé souscrire si vous aviez eu à les choisir vous même.

Il n'est évidemment pas obligatoire de choisir un outil en ligne pour travailler. Mais le contexte actuel a prouvé leur efficacité lorsqu'il devient nécessaire de s'adapter rapidement à de nouvelles habitudes de travail.

De plus, les éditeurs d'outils en ligne prennent en général très au sérieux la sécurité des données de leurs clients. Leur réputation en dépend, surtout dans un secteur comme les ressources humaines.

Ne vous inquiétez pas trop de ce côté là et n'hésitez pas à faire intervenir un professionnel de la sécurité informatique pour poser des questions si vous-même ne saisissez pas tous les enjeux.

Étape 3 : faire l'état des lieux des outils RH disponibles

Maintenant que vous avez fait votre bilan et compris le principe des outils en ligne, il est temps d'aller comparer les offres et d'effectuer une première pré-sélection d'outils de gestion RH.

Pour cela, la cartographie du LabRH vous fournit une bonne base de travail, classée par thématiques RH, qui plus est. N'hésitez pas à aller interroger Google, pour avoir d'autres pistes et bien sûr, à demander à vos collaborateurs et à votre réseau s'ils ont des recommandations.

Une fois que vous aurez identifié des logiciels dont les fonctionnalités répondent à vos besoins, demandez à assister à des démonstrations. Cela vous permettra d'avoir un aperçu de l'outil en plus d'une visite guidée. De plus, vous serez en mesure de poser toutes les questions que vous avez.

N'hésitez pas à demander à un·e collaborateur·rice d'assister avec vous à la démonstration, encore plus si vous ne serez pas amené·e à utiliser l'outil souvent par la suite. Dans ce genre de situation, il vous faut un second avis, ainsi qu'une personne qui sera capable de se projeter dans l'utilisation du logiciel pour savoir s'il conviendra aux usages ou non.

Étape 4 : essayer et faire essayer

La plupart des outils vous donneront la possibilité de faire un essai gratuit. Après avoir suivi les démonstrations de ceux qui vous intéressent, faites une shortlist (max. 3 outils), essayez-les et faites-les essayer à l'équipe concernée.

C'est un crash test, l'idée est d'éliminer les logiciels qui ne conviennent pas lors d'un usage réel. Faites attention à tout :

Les nouvelles actions qu'on peut faire
Ce qu'on ne peut plus faire
Ce qui est pratique
Ce qui est moins pratique

Et surtout, n'hésitez pas à poser toutes vos questions au support. C'est un bon test, d'une part pour savoir s'ils sont réactifs, et d'autre part pour s'assurer qu'ils savent entendre vos besoins et vous proposer une solution en toutes circonstances. La qualité du support est un point essentiel, car un mauvais support peut être une source de frustration terrible, même quand l'outil est performant.

Cet article touche à sa fin. J'espère que vous voyez mieux comment vous y prendre pour choisir un logiciel de gestion des ressources humaines. Pour terminer, voici un conseil : n'essayez pas d'aller trop vite. La digitalisation ou l'évolution d'un outil de travail fait bouger les habitudes des collaborateurs impliqués.

Il vaut mieux y aller par étapes et s'assurer que tout le monde ait bien intégré les nouvelles pratiques, plutôt que de prendre des abonnements en cascade pour des outils qui ne serviront jamais parce que vous avez voulu tout changer d'un coup.

TL;DR

Vous projetez de changer les outils de travail de votre équipe RH mais vous ne savez pas trop par où commencer ?

D’abord, définissez bien les points de friction dans l'organisation de votre équipe, pas besoin de tout changer d’un coup il faut agir par ordre de priorité
Ensuite, renseignez-vous sur les logiciels en ligne (aussi appelés logiciels SAAS), avec la situation sanitaire actuelle c’est un choix stratégique
Prenez le temps de bien étudier les différentes offres afin de choisir ce qui répondra au mieux à vos besoins. N'hésitez pas à assister à des démonstrations des outils pour avoir une première idée de ce quoi ils ressemblent.
Faites une short list (max 3 outils) et essayez-les sur une période donnée. N'hésitez pas à les laisser tomber s'ils ne vous conviennent pas (discutez quand même avec le support pour être sûr·e qu'ils n'ont pas de solutions à vous proposer).

‍