Comment optimiser la gestion de votre vivier de candidats

Qu'est-ce qu'un vivier de talents ?

À chaque nouveau besoin en recrutement, vous partez à la recherche du meilleur candidat, celui qui répond aux critères recherchés et serait susceptible d'être intéressé par votre offre d'emploi.

Vous dépensez beaucoup de temps et d'argent alors que vous l'avez certainement déjà rencontré.

Mais où se cache-t-il ? 🔎

• Parmi vos collaborateurs actuels qui souhaiteraient bénéficier d'une mobilité interne
• Parmi d'anciens salariés qui voudraient réintégrer l'entreprise : les salariés "boomerang"
• Parmi les personnes que vous avez sourcées
• Dans les candidatures spontanées que vous recevez régulièrement
• Parmi les candidats que vous avez écartés précédemment
• Au sein de votre réseau (cooptation)
• Ou tout simplement, toute personne ayant un intérêt pour votre entreprise

Vous l'avez compris. Le candidat idéal peut être partout !

Regrouper l'ensemble de ces profils intéressants dans une base de données va vous permettre de vous créer un vivier dans lequel piocher pour vos prochains recrutements. Entretenir un vivier de candidats potentiels doit donc faire partie de votre stratégie de recrutement.

Les avantages d'un vivier de candidats

Raccourcir les processus de recrutement ⏳

En vous constituant un pool de talents, vous aurez à votre disposition immédiate des candidats intéressants à présenter lors de vos campagnes de recrutement. Ainsi, vous ne repartez pas de zéro à chaque nouveau besoin, ce qui diminue le coût d'acquisition candidat.

Cette stratégie vous offre également un gain de temps non négligeable et vous permet de travailler plus efficacement en pourvoyant le poste plus rapidement.

Elle s'inscrit par ailleurs dans une démarche proactive d'anticipation du besoin afin de ne plus recruter dans l'urgence.

Améliorer l'expérience candidat 🤝

La plupart de vos concurrents coupent la communication avec leurs candidats lorsque le poste est pourvu. Vous avez donc l'occasion de vous démarquer de la concurrence.

Construire une relation de confiance durable entre vous et vos talents vous apportera de nombreux bénéfices.

Le maintien de liens grâce à une communication authentique et bienveillante aura un impact positif sur votre marque employeur :

• Il renforce l'engagement et la fidélisation de vos candidats qui n'hésiteront pas à postuler et repostuler
• Il les transforme en ambassadeurs et créer des opportunités d'embauche grâce au bouche-à-oreille
• Il permet d'avoir une meilleure e réputation en récoltant des avis candidats positifs
• Il améliore durablement lʼimage de lʼentreprise

De plus, vous leur envoyez un message positif très fort qui améliore la satisfaction candidat :

" Ton profil m'intéresse. Je reconnais que tu détiens telles et telles compétences. Je pourrais avoir un emploi à te proposer prochainement".

Une approche pertinente qui permet de donner un feedback constructif et positif aux candidats non retenus.

✅ Reconnaissance
✅ Considération
✅ Empathie

Comment attirer les meilleurs talents dans son vivier ?

Aujourd'hui, les bons candidats sont très sollicités et ils sont nombreux à dénoncer les méthodes intrusives de certains recruteurs qui envoient des messages bateau, sans intérêt, et même parfois, complètement hors sujet.

Il est peut-être temps de réfléchir à une approche plus douce centrée sur une relation de proximité avec les candidats et l'animation d'une communauté de talents. 💎

Selon si vous êtes recruteur interne ou externe, plusieurs solutions s'offrent à vous pour développer une base de talents qualifiés.

Commencer par regarder en interne

La gestion des talents au sein de l'entreprise permet d'identifier les talents susceptibles d'évoluer et de les valoriser au moyen d'une formation et/ou d'une mobilité interne.

Une stratégie qui réduit les coûts et délais du recrutement tout en fidélisant vos salariés.

Mettre en place une stratégie d'inbound recruiting

On emprunte quelques techniques issues du marketing digital afin d'obtenir de meilleurs résultats.

L'inbound recruiting consiste à mettre en place une stratégie de contenus pour :

• Attirer les candidats passifs qui recherchent des informations utiles, en lien avec leur métier, leur secteur d'activité ou un centre d'intérêt
• Convertir ces visiteurs en candidats actifs, intéressés par rejoindre notre entreprise puis en salariés et en ambassadeurs
• Engager en incitant à postuler et en construisant une relation durable et de qualité
• Fidéliser sa communauté, en restant en contact via un blog, une newsletter, les réseaux sociaux.

Ce n'est plus le recruteur qui vient au candidat, mais le candidat qui vient au recruteur. ⛰️

Cette méthodologie est basée sur le modèle AARRR qui permet d'attirer les BONS candidats.

On appelle cela le lead nurturing qui a pour but d'attirer un prospect "froid" (notre candidat passif) et de le convertir en prospect "chaud" (un candidat actif faisant partie de notre vivier) puis un salarié et enfin un ambassadeur).

On obtient d'excellents résultats sur le moyen et long terme, car le développement de notre communauté alimente en continu notre vivier.

Soigner sa marque employeur et fluidifier l'expérience candidat

Construire une communication RH authentique et différenciante vous permettra :

• D'attirer des professionnels alignés avec vos valeurs et votre culture d'entreprise
• De gagner en visibilité

On soigne donc tous ses canaux de communication RH et notamment le site carrière qui doit être attractif et refléter la réalité du terrain.

Le candidat doit pouvoir facilement postuler pour une offre qui l'intéresse et déposer une candidature spontanée, peu importe le canal qu'il choisira (réseaux sociaux, pages carrière, jobboards ...).

On veille à diffuser des informations claires qui l'aiguillent tout au long de son expérience et le font progresser vers notre vivier. Le processus de recrutement doit être simplifié afin de ne pas repousser les talents potentiels.

Se différencier dans son approche

Si vous recrutez régulièrement les mêmes types de profil, vous pouvez effectuer une 1ère prise contact avec des candidats en recherche ou déjà en poste pour vous faire connaître avant l'ouverture d'un nouveau besoin.

Personnellement, j'utilise la méthode CAB SONCAS qui me permet d'avoir presque 100% de retour à mes prises de contact. J'en ai déjà parlé en détail dans cet article de blog.

Cette partie peut être automatisée dans le but de gagner du temps. Cependant, il faut effectuer un ciblage précis afin de personnaliser les messages d'approche. Dès que la personne répond, vous reprenez la main sur la campagne pour poursuivre les échanges en direct.

Une fois la relation installée, il sera plus facile de recontacter ces candidats qui auront validé une future collaboration.

Comment gérer un vivier de candidats

Organiser son vivier en segmentant les profils candidats

Afin d'avoir une visibilité optimale sur les profils, il faut segmenter ses fichiers en leur attribuant des filtres ou des tags (étiquettes).

L'idéal étant d'avoir des filtres multiples qui permettent de classer les profils par compétences métiers, logiciel, connaissances, soft skills ...

Selon l'ATS et/ou le CRM que vous utilisez, vous avez à votre disposition différentes fonctionnalités de gestion de votre base de talents qui vous permettent de gérer toute ou une partie de la relation candidats.

Actualiser régulièrement ses fichiers

Comme toute base de données, sa constitution et sa gestion doivent être en conformité avec la RGPD (Règlement Général sur la Protection des données). Il faut donc penser à la mettre à jour régulièrement.

Ses grands principes ⚖️

• Finalité : Les données collectées dans le cadre du recrutement ne doivent servir qu'à évaluer la capacité du professionnel à occuper l'emploi proposé (qualification, expérience, etc.).
• Il est de ce fait interdit de collecter toutes autres informations.
• Proportionnalité : seules les données nécessaires sont collectées.
• Confidentialité : l’entreprise doit protéger l’accès aux données personnelles des candidats. Seules les personnes intervenant dans le processus de recrutement peuvent y accéder.
• Durée limitée et consentement : les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact. Seul l'accord formel du candidat permet une conservation plus longue.
• Droit à l'information et à l'accès : sur simple demande et sans avoir à la motiver, un candidat peut obtenir une copie des données qui le concernent.

Quelques outils utiles pour l'entretien de votre pipeline candidats

• Les logiciels de recrutement

La plupart des ATS (👋 Taleez) disposent d'une fonctionnalité de gestion du vivier de talents. Ils vous permettent de filtrer les profils afin de retrouver en quelques clics les plus pertinents.

Le travail en mode collaboratif permet d'accéder aux pépites repérées par d'autres membres de votre équipe.

• NeoStaff

Ce logiciel Saas vous permet l'automatisation de votre sourcing sur LinkedIn et l'entretien de votre vivier.
Il vous permet d'entrer en relation avec un potentiel candidat et de le garder dans votre vivier jusqu'à l'expression d'un besoin de l'entreprise.
Vous pouvez facilement paramétrer des campagnes de recrutement ou de réseautage en important les résultats de vos recherches de profils pertinents sur LinkedIn.

• Mailchimp et Sendinblue

Ces 2 outils issus du marketing digital sont utilisés pour créer une newsletter et maintenir le lien avec les talents en leur diffusant des contenus pouvant les intéresser :

👉Partage d'articles de blog
👉Actualités de votre entreprise ou de votre secteur d'activité
👉Informations sur le processus de recrutement et conseils pour postuler
👉Portrait et témoignages de vos collaborateurs

Régularité et valeur ajoutée vous permettront de fidéliser et faire grandir votre audience.

• Notion

Cet outil gratuit n'a de limites que votre imagination et vous pouvez travailler en mode collaboratif.

À utiliser en complément ou en remplacement de votre logiciel de recrutement pour :

👉 Gérer votre vivier de talents
J’aime particulièrement créer des pages Notion pour mes candidats avec des conseils personnalisés
👉 Paramétrer vos relances
👉 Organiser votre production de contenus sur les réseaux sociaux

J'espère que cet article vous a plu.

Si comme moi, vous êtes passionnée par le recrutement et le marketing digital, je vous invite à me retrouver sur ma page LinkedIn pour échanger.

C’était Rachel De Lima, recruteuse engagée pour un monde des RH et du Recrutement + éthique 💟