GPEC : définition, avantages et mise en place

Encore un acronyme RH ! La GPEC veut littéralement dire Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Elle a été remplacée par les ordonnances Macron de 2017 par la GEPP, pour Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels. Mais pourquoi ce changement ? Qu’est-ce que la GPEC, au juste ? Et comment la déployer ?

On fait le point. 👇

Qu’est-ce que la GPEC ?

Pour faire bref, c’est un méthode qui permet d’analyser les emplois, les effectifs et les compétences en présence et celles à développer afin de mettre en place un plan d’action visant à ajuster les ressources à la stratégie de l’entreprise à court, moyen et long termes. Le maître mot est ANTICIPATION !

C’est une obligation légale pour toutes les entreprises d’au moins 300 salariés : l’objectif est ici d’éviter les licenciements et le turn over pour cause de désadéquation entre les compétences des salariés dans l’entreprise et les besoins de l’entreprise, dans le cadre des évolutions de sa stratégie. C’est aussi une solution pour anticiper les recrutements nécessaires à un horizon de 3 ans, 5 ans ou 10 ans pour accompagner le développement de l’entreprise.

👉 La Gestion Prévisionnelle des emplois et des compétences vise à assurer l’adéquation des ressources en présence dans l’entreprise avec la stratégie de croissance.

Son importance est d’autant plus cruciale qu’elle permet de définir des plans de formation sur-mesure afin d’adapter les compétences des collaborateurs, dont certaines soft-skills, qui pourraient devenir obsolètes face aux mutations du marché ou de l’environnement technique ou réglementaire de l’entreprise. 

Cela permet aussi de renforcer la compétitivité de l’entreprise.  En ajustant les compétences disponibles aux évolutions internes (👋 mobilité interne) et externes de l’organisation, l’entreprise prend de l’avance sur ses concurrents pour mieux faire face aux mutations de son environnement et pour pouvoir déployer ses orientations stratégiques. Elle peut ainsi mieux anticiper ses besoins en recrutement.

Qui sont les acteurs essentiels à la réussite de la GPEC ?

Les équipes des Ressources Humaines

La direction des ressources humaines (DRH) joue un rôle central dans le pilotage et la coordination du projet de GPEC au sein de l'entreprise.

La direction générale

La direction générale définit les orientations stratégiques et soutient les actions de développement des compétences dans le cadre de la mise en place de la GPEC.

Les Managers

Les managers occupent une place essentielle dans la mise en œuvre concrète de la GPEC. Ils sont chargés d'identifier les besoins en compétences et d'accompagner les collaborateurs dans leur développement.

Les représentants du personnel

L'implication et la mobilisation des représentants du personnel, tels que les délégués syndicaux, veillent entre autres à l'application du droit du travail et présentent à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives du personnel dans le but de négocier les accords GPEC.

Les salariés

La participation active et l'engagement des salariés eux-mêmes sont nécessaires pour que la GPEC soit adaptée aux besoins réels de l'entreprise et de ses collaborateurs.

📌 Et le titre du paragraphe dit bien "acteurs essentiels".

Les 5 étapes clés pour mettre en place une GPEC

Maintenant que vous connaissez la définition de la GPEC, voyons comment la mettre en œuvre concrètement. C’est parti pour les 5 étapes clés de la mise en œuvre de la GPEC !

1. Réalisez l’état des lieux des forces en présence

La première étape consiste en la réalisation d’un état des lieux de l’existant. Ce bilan doit être qualitatif, mais aussi quantitatif. 

Elle s’appuie sur une cartographie des métiers et des compétences de l'entreprise. Avec cet outil, vous allez pouvoir identifier, par grandes familles professionnelles, combien de salariés maîtrisent les compétences clés du métier, en distinguant si possible les compétences de base, les compétences stratégiques et les compétences rares.

2. Projetez les besoins de l'entreprise en compétences à venir 

Ensuite, il est temps de réaliser une photographie de l’entreprise avec sa stratégie à court, moyen et long termes. Un SWOT RH peut être très utile pour cela. Il vous permettra d’identifier les contraintes externes et internes qui pèsent sur l’organisation et les forces internes dont vous disposez.  

👉 Une fois vos axes stratégiques de développement définis, il est temps de projeter les besoins en ressources humaines liés. Cette analyse doit être qualitative (c’est-à-dire les compétences nécessaires) et quantitative (c’est-à-dire le nombre d’emplois nécessaires). 

3. Mesurez les écarts

Vous avez deux photographies en main : celle de vos ressources humaines et celles de vos besoins futurs. Vous devez à présent mener une analyse des écarts entre l’existant et les besoins en compétences de demain pour définir une stratégie de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. 

En effet, la photographie ne suffit pas, car dans le terme GPEC, il y a Gestion des compétences. Ce qui implique donc, de déployer un plan d’action !

4. Élaborez un plan d’action pour ajuster les ressources aux besoins

Ce plan d’action peut contenir plusieurs éléments : 

• Un plan de formation pour adapter les compétences aux besoins futurs ;
• Un plan de recrutement pour pourvoir les nouveaux emplois qui seront créés ;
• Un plan de mobilité interne professionnelle ou géographique pour faire en sorte que les ressources soient optimisées en fonction de votre stratégie de développement.

☝️La formation est essentielle : elle permet de lutter contre l’obsolescence des compétences techniques de vos employés et de maintenir leur employabilité face aux évolutions de votre stratégie et de votre environnement. Elle permet aussi de développer des compétences nouvelles pour rester compétitif dans un marché en mutation.

5. Négociez le plan GPEC avec tous les acteurs de l’entreprise

La GPEC est une démarche de diagnostic-action qui doit être partagée avec les représentants des salariés, notamment le CSE, car elle n’est pas anodine. De même, vous devez adopter une communication claire et transparente avec l’ensemble de vos collaborateurs. Cela favorisera leur adhésion au projet et leur permettra de s’engager plus volontiers vers les formations qui leur seront proposées à l’issue du plan de GPEC.

Les avantages de la GPEC pour les entreprises et les collaborateurs

• Adaptation aux évolutions : Permet aux entreprises d'adapter rapidement les emplois et les compétences de leurs collaborateurs aux évolutions du marché et aux orientations stratégiques, tout en offrant aux salariés des opportunités de développer leurs compétences.
• Gestion optimisée des ressources humaines : Aide les entreprises à mieux aligner les compétences des employés avec leurs besoins, optimisant ainsi l'utilisation des talents, tout en valorisant les compétences individuelles et collectives des salariés.
• Anticipation des besoins futurs : Facilite la prévision des besoins futurs en compétences et emplois pour les entreprises, permettant une planification efficace, tout en offrant aux salariés une meilleure gestion de leur carrière grâce à une anticipation claire des opportunités professionnelles.
• Réduction des coûts et des risques : Aide les entreprises à maîtriser les conséquences des changements technologiques et économiques, réduisant ainsi les risques et les coûts liés aux déséquilibres de compétences, tout en augmentant la sécurité de l'emploi pour les salariés.
• Amélioration de la compétitivité : Contribue à renforcer la compétitivité des entreprises en favorisant l'innovation et en les préparant aux défis futurs, tout en encourageant les collaborateurs à s'impliquer activement dans leur propre développement professionnel et dans les changements organisationnels.
• Développement de la gestion des carrières : Permet aux entreprises de développer les mobilités professionnelles et la gestion des carrières des salariés, favorisant ainsi leur implication dans des projets d'évolution professionnelle.

De la GPEC à la GEPP

Depuis les ordonnances Macron de 2017, la GPEC a laissé place à la GEPP, pour Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels. La GEPP sert à évaluer et à gérer les compétences en étant plus orienté vers le capital humain des entreprises.

L’objectif est d’optimiser la réactivité et la compétitivité des entreprises tout en mettant en valeur les savoir-faire des collaborateurs grâce aux bons outils et aux bonnes formations. La démarche se veut plus dynamique et itérative que la GPEC. L’utilisation de la notion de parcours professionnels met en avant la mobilité comme levier essentiel à la mise en adéquation des ressources et des besoins.

☝️Bon à savoir : La GEPP devient obligatoire pour certains types d’entreprises qui doivent entamer des négociations au moins tous les 3 ans.

Cela concerne :

• Les entreprises d’au moins 300 salariés ; 
• Les groupes comptant au moins 300 salariés ;
• Et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France.

À retenir pour une GPEC efficace💡

Le dialogue avec les instances représentatives du personnel est le maître-mot. De la phase du diagnostic à l’élaboration du plan d’action, la GPEC est d’abord une démarche partagée qui doit aboutir à une vision commune des ajustements à réaliser.

Pour que votre démarche GPEC ne devienne pas une usine à gaz, procédez par étapes et évitez de vous perdre dans une phase de diagnostic trop longue et élaborée. N’oubliez pas que le cœur du sujet est le plan d’action ! 

Vous pouvez utiliser de nombreux outils RH qui vous aideront : 

• La cartographie des métiers et des compétences ;
• Le SWOT RH ;
• L’organigramme de l’entreprise ;
• Le référentiel de compétences ;
• Les résultats des entretiens annuels d’évaluation et des entretiens professionnels ;
• Le plan de formation.

Les nouveaux logiciels de GPEC, qui capitalisent directement les données issues des entretiens professionnels et des entretiens d’évaluation, peuvent aussi être une ressource précieuse !

Pour conclure, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un outil indispensable pour les entreprises. Ces dernières doivent pouvoir s'adapter aux évolutions du marché et maintenir leur compétitivité !

En anticipant les besoins en compétences et en ressources humaines, la GPEC permet de garantir une harmonie entre les capacités des collaborateurs, d’une part, et les objectifs de l'entreprise, d’autre part. 

La GPEC ne doit pas être une usine à gaz, mais une démarche partagée aboutissant à un plan d’action clair et validé par les parties prenantes.

Cette approche proactive aide à identifier les compétences essentielles à développer et offre la possibilité d'ajuster la formation, le recrutement, ainsi que les parcours professionnels pour répondre efficacement aux enjeux de croissance et de pérennité de l'entreprise.

Avec le passage à la GEPP, l'approche est encore plus centrée sur le capital humain. 

Cette évolution donne la part belle à une gestion plus complète des parcours professionnels, où mobilité interne et formation continue sont prioritaires. L'idée est de valoriser au mieux les collaborateurs au sein de l'entreprise, tout en s'adaptant aux évolutions du marché.

Quid de l’avenir de la GEPP ? 

Les organisations pourront continuer d’investir dans des stratégies de GPEC performantes tout en intégrant des innovations RH comme l'analyse de données pour anticiper avec précision les besoins futurs. 

En bref, la mise en œuvre de la GPEC et sa transition vers la GEPP permettent aux entreprises de gagner en assurance face aux évolutions du marché, mais aussi de créer un milieu de travail motivant où chaque employé peut progresser selon ses aspirations, en harmonie avec les ambitions de l'entreprise. Un vrai jeu d'équipe où chaque pièce est essentielle ! 😉