Pourquoi centraliser vos données de recrutement ?

Hello et bienvenue sur ce nouvel article 👋🏻 !

Depuis quelques années déjà, l'heure est à la digitalisation et à l'automatisation des recrutements. C'est encore plus vrai dans une ère post-covid où le tout numérique s'est imposé massivement. En effet, la crise sanitaire a créé de nouvelles opportunités. En nécessitant des ajustements rapides, la digitalisation est apparue comme LA solution permettant l'accès à la donnée par tous et pour tous. Aujourd'hui, la vague épidémique est passée mais le recours au télétravail et aux outils distanciels restent d'actualité.

Une véritable chance d'accélérer ses recrutements et l'onboarding de nouveaux collaborateurs. Cette démocratisation du digital a mis en lumière les enjeux et points positifs autour de la gestion des données. Dans ce contexte inédit, il est à noter que les Responsables RH jouent un rôle décisif pour expliquer pourquoi et comment centraliser la data en entreprise. C'est ce que nous allons voir dans cet article. Belle lecture.

Le recrutement se dématérialise : qu'est-ce que ça veut dire ?

Dématérialiser le recrutement, c'est le simplifier. En somme, permettre aux recruteurs de gagner du temps sur des actions chronophages et donner les moyens aux talents de se renseigner à 360° sur une entreprise avant de devenir un candidat actif. Un combo gagnant, n'est-ce pas ?

Cette évolution du recrutement « papier » vers le recrutement 3.0 s'est faite au fil des années et est aujourd'hui un enjeu pour les recruteurs. Si vous en faites partie, l'explosion du volume de données digitales ne vous a pas échappé 😅 ! Apprenez à mieux identifier, capter et traiter vos datas RH.

La promotion de la candidature en ligne

Il y encore quelques années, il était courant d'envoyer son CV et sa lettre de motivation par courrier. Si, si, ça a bel et bien existé un jour ! Il n'était pas rare non plus de démarcher physiquement l'entreprise dans laquelle on souhaitait postuler. La technologie a bouleversé nos habitudes et nous a offert un nouveau terrain de jeu : la virtualisation des processus RH et plus particulièrement dans le recrutement.

C'est ainsi que les entreprises ont déployé des espaces ou sites carrières dédiés aux candidatures en ligne. L'objectif ? Simplifier et démocratiser les processus de recrutement, mais aussi et surtout recruter les meilleurs candidats en un minimum de temps.

L'émergence de la marque employeur

Après la numérisation des offres d'emploi et le partage de CV en ligne, c'est l'identité des entreprises qui s'est vue transformée par le tout-digital.

Le champ des possibles s'est ouvert à elles en cochant la case "présence en ligne" à travers un site web et/ou un site carrière mais également et surtout à travers les réseaux sociaux. L'entreprise est devenue active auprès de sa "communauté", elle a développé une audience et soigné son e-reputation. L'objectif ? Etre attractive auprès des meilleurs talents en se présentant sous son meilleur jour.

Le boum de l'Inbound Recruiting

A l'heure actuelle, l'Inbound Recruiting est sur toutes les lèvres. Autrement dit, une dimension marketing a intégré la sphère RH. Les candidats veulent de l'authentique, connaître la vraie vie en entreprise. On parle d'ailleurs de candidats persona, de care candidat, d'automatisation, d'expérience candidat, d’employee advocacy, de taux de conversion.

La data RH, qu'elle provienne du site carrière (avec des liens de tracking), ou des réseaux sociaux (avec les métriques social média) permet plus que jamais de s'assurer que la stratégie de communication de l'entreprise fonctionne.

La gestion des données : enjeux et points positifs

Nous le disions plus haut, le principal enjeu est de simplifier et d'optimiser au maximum le processus de recrutement. N'oublions pas l'aspect personnalisation. En adaptant des séquences mails par exemple, chaque candidat se sent mieux considéré et chouchouté. Côté candidat, intégrer un processus dématérialisé permet de gagner du temps et de moins subir les contraintes liées au recrutement. Les postulants gèrent mieux la temporalité des différentes étapes du process : entretiens, test techniques...

Côté entreprise et services RH, savoir gérer son flux de données est un véritable atout. La preuve sur au moins 3 aspects :

Respecter la législation RGPD

Le RGPD est un règlement en vigueur depuis le 25 mai 2018 qui définit comment l’entreprise doit traiter les données personnelles. Cette disposition a fait émerger le recueil du consentement. L’internaute est en capacité de décider s’il est d’accord pour communiquer des données personnelles, et de spécifier précisément quelles données sont concernées. Dans ce contexte, l’information devient une data pleine de valeur.

Côté RH, l’application du règlement RGPD est un défi toujours d’actualité. Il faut savoir que toutes les données obtenues auprès des candidats et/ou collaborateurs doivent être centralisées et sécurisées sur des serveurs UE de confiance. En intégrant un processus de centralisation de données, vous devenez conformes tout en valorisant les choix individuels des candidats / collaborateurs. En bref, vous avez tout bon !

Décloisonner les informations

La plupart du temps, le recrutement se veut collaboratif. Plusieurs parties prenantes interviennent à différents niveaux du processus de recrutement. La centralisation des données est donc une véritable force pour décloisonner l'information et permettre à chaque acteur d'échanger rapidement des éléments, de ne pas avoir de doublon, d'accélérer les prises de décision. Il n'y a rien de plus frustrant que de chercher partout la bonne information et de perdre du temps parce que les éléments sont éparpillés. Si vous êtes recruteur(se), vous savez exactement de quoi je parle !

Toutes les informations qui circulent sur votre ordinateur (via messagerie, logiciel de paie, tableur, etc) sont stockées quelque part. L’idée est donc de décloisonner mais aussi de rationaliser les informations pour faciliter leur consultation tout en réduisant les coûts associés. En ayant des données regroupées, leur extraction se fera d’autant plus rapidement.

Capitaliser et décider

Aller vite est nécessaire en 2021. Pour prendre des décisions et passer à l’action. Mais, aller vite ne doit pas être synonyme de précipitation.

Capitaliser sur les données recueillies pour valider une prise de décision est un véritable atout. C'est une façon de s'assurer que les efforts deployés sur tel ou tel chantier porte ses fruits et que l'entreprise va dans la bonne direction. Pour ça, il faut pouvoir obtenir la bonne information pour le bon interlocuteur, dans les meilleurs délais.

Pourquoi l'ATS simplifie la centralisation des données ?

L’ATS (Applicant Tracking System) est un outil numérique servant à sourcer et suivre l’embauche de candidats. Il est prisé des entreprises et services RH pour ses nombreuses qualités, la 1ère étant le gain de temps.

Un coup de boost pour la centralisation des activités et des données

Face au volume de candidatures et de données à traiter de bout en bout du processus de recrutement (et RH au global), avoir le bon outil est indispensable.

L’ATS permet de centraliser facilement l’ensemble des candidatures, de les trier, de partager des informations avec d’autres parties prenantes, de sauvegarder des candidatures, voire de programmer et d’automatiser certaines actions. Petite pensée à tous les recruteurs qui peinent à retrouver des candidats dans leur vivier, avec un ATS, vous avez la bonne information en quelques clics. C'est votre Hiring manager qui va être content 😁.

L’ATS est collaboratif, comme le recrutement, car il permet d’intégrer l’ensemble de son équipe pour accéder en temps réel aux mêmes informations.

Un outil tout-en-un, simple et efficace

Un ATS comme Taleez est utile à plus d’un titre.

Premièrement, au lieu d’avoir des informations éparpillées (dans votre boite mail, dans des dossiers sur le réseau, dans des logiciels type classeurs Excel ou encore dans votre agenda), tout est au même endroit.

Du point de vue de la centralisation des données, nous l’avons vu, ce logiciel offre : de la rapidité, de la simplicité, un espace ergonomique, la possibilité de respecter des obligations légales comme le RGPD, le décloisonnement de l’information, etc.

En parallèle aux avantages qu’il offre à l’entreprise et son service RH, il est aussi très efficace côté marque employeur. En effet, en offrant un processus de recrutement clair, optimisé et personnalisé, l’ATS propulse vers l’efficacité. Plus engageant, plus actuel, et plus organisé, vos candidats apprécieront. Cerise sur le gateau, avec un ATS comme Taleez, vous avez aussi un site carrière personnalisable et directement connecté aux offres d'emploi en ligne. Plus besoin de s'occuper de quoi que ce soit !

Un atout pour l'expérience candidat et le recrutement collaboratif

Dans un contexte où les recruteurs s’associent étroitement aux managers et opérationnels pour trouver les meilleurs candidats, on peut imaginer qu’un outil simplifiant la communication a toute sa place dans le processus RH. En fait, on ne l'image pas, on en est convaincu 🙌🏻 !

L’ATS remplit parfaitement cette fonction puisqu’il permet :

De centraliser des données et de les mettre à jour en temps réel
De développer des interactions entre les membres d’une même équipe
De limiter les doublons et les risques d’erreur
De donner une vision d’ensemble du processus à chaque partie prenante
D’éviter la perte d’information

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Nous arrivons à la fin de cet article consacré à la centralisation des données recrutement. Pour faire simple : n'hésitez plus, c’est une vraie bonne idée de passer à l’action pour des questions de sécurité des datas, d’optimisation de processus internes, et de facilitation de la communication entre les services. De plus en plus d’entreprises franchissent le pas et font le choix d’outils adaptés comme les ATS vus dans cet article. Toute l’équipe de Taleez est prête à répondre à vos questions sur ce sujet. On se retrouve prochainement pour un nouvel article. A bientôt !