Top chef.fe : Les ingrédients d’un recrutement réussi

(Dans un souci de lisibilité, j’alternerai entre les termes de recruteur / recruteuse, fondatrice / fondateur etc...)

Préparez vos papilles, vous allez recevoir des références culinaires tout au long de cet article.

Non seulement vous aurez faim à la fin mais aussi et surtout, vous aurez en main tous les ingrédients pour une recette de recrutement réussie.

L’un des problèmes majeurs aujourd’hui en recrutement est un manque de préparation. Je l’ai vécu et j’ai fait cette erreur à plusieurs reprises et je pense que vous aussi.

Non, ça ne vous dit rien ?

C’est l’erreur des débutant.e.s et ça touche à la fois les recruteurs mais aussi les hiring managers (les collègues qui recrutent) et les fondatrices.

Alors on va voir ensemble comment préparer au maximum son recrutement ! Si vous avez fait de la pâtisserie, vous savez à quel point c’est important de choisir ses ingrédients, de préparer son plan de travail, de suivre la recette et de soigner la présentation.

Étape 1 - Préparer ses ingrédients et ses outils : Se préparer soi-même / préparer ses hiring managers / préparer les candidats / préparer la direction / préparer les RH - la Finance

Étape 2 - Démarrer la recette : Le Kick off de recrutement / Le sourcing / Les insights marché / Le process de recrutement

Étape 3 - Le résultat final : La marque employeur / Le candidate care / Le feedback candidat

Étape 1 - Préparer ses ingrédients et ses outils 🔪

Le recrutement ce n’est pas juste la recruteuse et son expertise ! Un bon recrutement c’est un sport d’équipe, tout comme la cuisine. Avant de s’attaquer à la recette, il faut préparer les plats, la base, les ingrédients, les ustensiles et les épices !

La préparation des Recruteurs : Utiliser les bons plats 🥘

Plusieurs questions à se poser avant de commencer. Et ces questions, il faut se les poser soi-même en tant que recruteuse ou à son équipe si on ne gère pas le recrutement directement.

1. Est-ce que j’ai l’énergie requise pour gérer ce recrutement ? Des fois les recruteurs sont sous l’eau et ça peut être compliqué d’être en pleine forme pour s’attaquer par exemple à un recrutement qui s’avère difficile !
2. Est-ce qu’on est prêt pour de l’hypervolume si besoin ? Parfois, les besoins s’accélèrent et le recruteur qui gère le job doit être prêt à accélérer si nécessaire !
3. Est-ce qu’on a les bonnes formations et informations pour recruter cette personne ? Difficile d’être efficace si on ne comprend pas finement le job à recruter. C’est comme pour la première fois que tu utilises une mandoline, ça ne s’improvise pas ! (True story)

Donc on prépare ses recruteurs au maximum avant de pouvoir recruter. Ce ne sont pas eux qui jouent de tous les instruments mais en revanche ce sont les chefs d’orchestre du recrutement.

Et en cas d’équipe avec plusieurs recruteuses, on peut s’assurer de choisir la personne la plus apte à absorber un ou plusieurs jobs de plus. On choisit donc les bons plats avant de passer à la suite !

La préparation des Hiring Managers : La base du plat 🥔

On ne peut pas faire sans eux.

Comme on ne peut pas faire de pizza sans pâte à pizza, qu’on le veuille ou non, les managers qui recrutent sont l’élément principal du recrutement. Il faut donc s’assurer de 2 choses :

1. Qu’ils soient formés au recrutement. Ça peut être fait par l’équipe interne ou bien par des prestataires externes (Coucou 👋 ).
2. Que la relation avec les recruteuses soit la plus efficace possible. Et pour ça, 3 étapes sont nécessaires : 1/ La compréhension 2/ La confiance 3/ La collaboration : Je vous invite à aller voir ma conférence donnée avec LEDR.

On ne peut pas commencer à recruter sans hiring managers prêt.e.s !

Par ailleurs, il y a différents niveaux de maturité pour ces hiring managers et l’effort sera plus ou moins important en fonction de ce niveau. Ça va du manager passif agressif à la manager championne, mais ça mériterait un article approfondi sur le sujet 😉.

Préparer les candidats : Les ingrédients principaux 🥦

Pas de recette réussie dans les meilleurs aliments. Et pas de recrutement sans candidat.

Et là vous vous dites mais comment préparer ses candidats avant même de commencer à recruter ?

Deux choses à ce sujet.

D'abord, il y a votre réseau, ainsi que le réseau de vos collègues, il doit être dans les starting-blocks avant même de débuter le recrutement ! Il devrait même être nourri en permanence (on appelle ça le nurturing).

Ensuite, il y a les candidates qui dorment dans nos ATS. On les appelle souvent le “Vivier”. Les personnes qui ont eu la (mal)chance de candidater dans le passé et de se retrouver bloqué au fond de l’ATS (aka la page 14 d'une recherche Google).

Souvent, ça sert à rien de poster une annonce ou d’aller chasser si on a déjà des candidats qualifiés qui dorment dans nos archives.

Mieux vaux utiliser une bonne conserve de tomate italienne plutôt que d’aller en chercher des “fraîches” à Monop’ en hiver.

Préparer la direction : Les bons ustensiles et outils 🍴

Avant même de commencer à recruter, il faut être sûr que le besoin est là. Sinon c’est une perte de temps pour les recruteuses, pour les candidats et pour les hiring managers.

C’est souvent la direction qui fixe les besoins et qui les fait évoluer. Il faut donc être raccords en permanence et suivre les variations des besoins business.

À côté de ça, c’est aussi la direction qui finance la cuisine (les salaires des TA), qui achète les outils (ATS, outils de sourcing...), qui fait des livres de recettes (pool de candidats), etc...

Pour autant, il faut avoir une liberté suffisante dans sa cuisine, être capable d’innover et de faire à sa manière.

Il faut donc établir entre la direction et les recruteurs une relation de confiance. La direction donne le LA et formule les demandes tout en laissant le soin à l'équipe de recrutement de procéder à sa manière, tant que le résultat est LÀ.

Préparer les RH et la finance : Le bon choix des épices 🧂

« Un plat sans épices, ça se sent tout de suite »

Il nous manquait un dernier interlocuteur, les équipes RH et finance.

Les équipes finances pour s’assurer qu'on est ok sur le budget du recrutement et qu'on est ok sur la chronologie. Une équipe finance ne fonctionne efficacement qu'avec des projections financières fines et si on a des dizaines de K de différence sur un salaire ou qu'on a prévu que la personne ne pourrait arriver que dans 6 mois et pas 3, ça la fout mal !

Les équipes RH quant à elle (situation idéale où les RH ne gèrent pas le recrutement) ont deux rôles à jouer :

1. On parlait avant de GPEC, on parle aujourd'hui de *reskilling* ou d’*upskilling*. Le but étant, avant de lancer un recrutement de s’assurer que l’on ne peut pas permettre à une personne dans l’entreprise de prendre le poste qu’on avait estimé être un besoin. À côté de ça, on peut aussi potentiellement former des salarié.e.s aux compétences manquantes qui sont à l’origine du besoin en recrutement.
2. Les RH doivent également être prêts pour l’onboarding. C’est souvent une phase oubliée par les entreprises alors que c’est la phase la plus importante pour un nouveau collaborateur. Une fois de plus, ça pourrait faire l’objet d’un article à part mais avant de lancer un recrutement les RH doivent être bien informés pour prévoir au mieux possible la procédure d’onboarding.

Une fois que tout le monde est prêt, qu’on a réuni tout le monde et qu’on s’est assuré que personne ne découvrira en cours de route que ce recrutement est lancé, c’est l’heure d’attaquer les choses sérieuses. C’est l’heure de démarrer la recette !

Étape 2 - Démarrer la recette 💪

La recruteuse sera la cheffe d’orchestre et à ce titre, elle doit s’assurer que tout le monde est prêt, que l’on est capable de trouver les bonnes personnes, que l’on est au courant de ce qui se passe sur le marché et qu’on sait suivre les étapes du recrutement une par une. C’est parti !

Le kick off de recrutement : La préparation du plan de travail 🍱

En cuisine comme dans le recrutement, la préparation c’est la base.

Il ne peut pas y avoir de recrutement efficace sans kick off de qualité.

Je répète. Il ne peut pas y avoir de recrutement efficace sans kick off de qualité.

Le but du kick off c’est un peu comme le brief de la cheffe cuisinière auprès de son équipe. Tout le monde en rond à partager ensemble les objectifs du jour, le déroulé et à se motiver mutuellement.

Un bon kick off doit réunir autour d’une même table les interlocuteurs principaux qui auront un lien avec ce recrutement : le recruteur référent, les collègues qui seront dans le process, la personne responsable de ce recrutement (hiring manager).

Un bon kick off doit couvrir de manière impérative les éléments suivants :

1. Le contexte de ce recrutement (création de poste, remplacement, expansion internationale...)
2. Les missions de la personne et l’équipe dans laquelle elle sera intégrée
3. Le profil idéal de la future salariée (expertises, soft skills, compétences)
4. Le budget prévu pour ce rôle (une fourchette idéalement, adaptable en fonction des besoins)
5. Les attentes en termes d’objectifs à différentes échéances (3, 6, 9 mois)
6. Où trouver cette personne (est-ce qu’on connaît déjà des tops profils, ou chasser... ?)
7. Ce qui rend ce job unique dans cette entreprise par rapport à une autre : “les selling points”
8. Le process de recrutement (étapes, personnes qui interviennent...)

Le sourcing : Aller-retour à Rungis ? 🚚

Si vous en aviez marre de la comparaison avec la cuisine, attention la suite est costaude.

Si vous voulez lancer un petit bistrot au coin d’une rue, pas besoin de s’embêter, on peut faire comme tout le monde et se fournir à Rungis tous les jours. On aura donc les mêmes tomates, les mêmes olives, le même pain de campagne.

En revanche, si on veut se différencier et faire vivre une expérience culinaire de meilleure qualité à ses client.e.s, il suffit de faire autrement et d’aller là ou personne ne va. Via cette unicité de fournisseurs et de pratiques, on créera une unicité expérientielle qui fera plaisir aux personnes qui pousseront la porte du restaurant.

C’est pareil pour le sourcing en recrutement. Si on fait comme tout le monde et qu’on va sur LinkedIn, on aura les mêmes candidats que les autres.

En revanche, si on passe par d’autres plateformes (sites spécialisés par métier, recherches X-Ray, groupes Meetup...) on aura des candidates uniques et la relation sera plus agréable que par un canal vu et revu.

On peut aussi aller chercher des recommandations d’autres chefs par exemple (plateformes d’échanges de candidats) / faire appel à des chefs expérimentés (cabinets de recrutement ou freelances spécialisés dans un secteur) / faire confiance à des jeunes pousses (recruter des jeunes diplômés !).

Les solutions ne manquant pas pour avoir un sourcing différenciant. C’est uniquement une question de volonté !

Les insights marchés : La pesée des ingrédients ⚖️

Il y a souvent une autre partie de la préparation qu’on oublie : aller voir ce qu’il se passe ailleurs.

On peut se dire qu’on fait les meilleurs oeufs mayos de Paris, que notre carte est trop belle, que nos serveurs sont les plus souriants et notre cheffe la plus douée. Mais si on ne va jamais voir ailleurs ce qui se passe, comment s’assurer que c’est vrai ?

On peut penser qu’on a les meilleurs salaires. On peut penser qu’on utilise les meilleures technos. On peut penser qu’on a les plus belles annonces. On peut penser avoir la meilleure culture d’entreprise.

On se trompe souvent. Car on n’utilise pas assez la data.

Alors que faire ?

• On regarde les salaires marché avec des outils gratuits comme le comparateur de data recrutement ou glassdoor ou des outils payants comme figures.hr
• On compare les technos utilisées par les concurrents avec des outils comme builtwith.com
• On regarde comment les concurrents travaillent et rédigent leurs annonces et sites carrières
• On mappe notre culture d’entreprise avec platypus.io

Le plus d’insights on a, le meilleur notre recrutement sera. Je suis sûr que les cheffes passent leurs temps à aller manger dans les restaurants des autres pour faire leur benchmark !

Le process de recrutement : Les étapes de la recette ✍️

Toute recette ne fonctionne que si les instructions sont respectées à la lettre. Surtout pour la pâtisserie et encore plus pour des recettes délicates comme des madeleines par exemple où la différence de température entre le frigo et le four doit être parfaite pour avoir une belle bosse si caractéristique.

Le recrutement c’est la même chose (n’allez pas dire que j’ai traité les candidats de madeleines en revanche 😆).

Plusieurs choses :

1. Si et seulement si le kick off a bien été défini, alors, le process idéal sera facilement mis en place.
2. Les meilleures méthodes sont l’entretien structuré et les échantillons de travail / cas pratiques. L’idéal étant de mélanger les deux (vous connaissez sûrement cette étude de Schmidt et Hunter, 1998). Il y a de plus en plus d’articles sur le sujet, je ne m’étends pas ici.
3. On s’assure surtout qu’on respecte bien les différentes étapes, avec les mêmes personnes, dans le même ordre et en posant les mêmes questions.
4. Si l’envie prend une personne d’innover et de se dire « Ah bah tiens, je rajouterais bien une étape ! » alors on prévient tout le monde (candidats, recruteuses et hiring managers).

Bon, donc on a nos ustensiles, nos ingrédients, notre plan de travail est prêt, on a pesé les meilleurs ingrédients et on a suivi toutes les étapes de la recette, il ne nous reste plus qu’à « envoyer », comme on dit dans le milieu !

Étape 3 : Le résultat final 🍝

Trois étapes sont nécessaires désormais : Le dressage, le service et les avis.

Appliqué au recrutement, c’est la marque employeur, le “candidate care” et le feedback candidat / NPS

La marque employeur : Le dressage 🧁

C’est une chose d’avoir un plat bon et terminé, c’en est une autre de soigner la présentation.

Vous aurez beau travailler et recruter pour la meilleure boîte au monde, si personne n’est au courant, vous ne recruterez pas.

Notre cher ami Mohamed Achahbar nous dit souvent que le « faire savoir » est plus important que le « savoir faire ».

La présentation doit être parfaite et surtout, elle doit laisser transpirer la spécificité de l’entreprise.

Dans les restaurants, c’est une vaisselle personnalisée (Big Mamma), une communication puissante (Bao Family), une niche (Land and Monkeys).

Dans le recrutement, c’est un site carrière attirant et impactant, des annonces qui convertissent et des salariés engagés sur les réseaux.

Le candidate care : Le service en salle 🕴️

La même règle s’applique : si votre plat est génial, bien présenté mais qu’on vous le serre comme le ferait un serveur de bistrot parisien, vous n’aurez pas une expérience positive.

Il y a beaucoup de NO GO à éviter et il y a plein de quick win à mettre en place.

Je vous laisse aller voir le fantastique article de Bérengère à ce sujet.

Et évidemment, il y a aussi les petits plus qui font la différence. Imaginez la même innovation que Sunday mais pour le recrutement. Une expérience digitale et interactive qui bénéficie à toutes et tous.

Le feedback candidat / NPS : Les avis sur Google maps ⭐

On arrive à la fin.

Ça y est, le plat a été servi, dégusté, et le client est parti. Le mieux dans ce cas-là c’est de demander des avis.

On fait pareil pour le recrutement. On demande l’avis des gens pour qui ça s’est bien passé (les personnes recrutées, ou pas d’ailleurs) Mais SURTOUT, on demande et on écoute l’avis des personnes pour qui ça ne s’est pas bien passé !

Et pour la prochaine recette / le prochain recrutement, on tient compte de tout ça !

Concrètement on peut collecter ces avis en mettant en place le NPS via notre ATS ou via un outil dédié.

La prochaine fois, avant de lancer ton recrutement, assure-toi de tout ça :

Je ne sais pas toi mais ça m’a donné faim tout ça !!! 🍔

Allez à table, c’est l’heure de recruter !