Intégration d'un nouveau collaborateur : les tops et les flops

La vie de l’entreprise compte des étapes incontournables en matière de recrutement : premiers échanges, proposition contractuelle, accueil dans les équipes, période d’essai…
Parmi ces étapes, je ne vous présente plus l’onboarding, qui marque le début de l’intégration d’un nouveau collaborateur.
L’onboarding est un des moments où se croisent plusieurs acteurs de l’entreprise : le service RH, celui que le nouveau venu intègre, d’autres services opérationnels annexes…

Devenu aujourd’hui un outil de marque employeur et de fidélisation des candidats, l’onboarding est un sujet d’actualité pour les entreprises qui souhaitent se démarquer.

Encore délaissé par certains employeurs, l’onboarding reste un des éléments clés pour faire preuve de bienveillance envers vos nouvelles recrues.

Mais au-delà de sa capacité de fidélisation, la période d’intégration soulève d’autres sujets qui n’en sont pas moins stratégiques :

• Une prise de poste efficace et pérenne pour la bonne marche de votre service
• Un moment particulier qui soulève des questions pratiques et logistiques en période ou en situation de télétravail
• Une étape qui sous-entend différents objectifs à remplir selon le type de poste
• Une preuve dans l’effort de transparence et de communication de l’entreprise

👉🏻 Pour vous aider à y voir plus clair ce que vous pouvez instaurer ou améliorer selon vos processus déjà en cours, je vous ai dressé une liste des meilleures idées comme des pires échecs en matière d’onboarding.

Enfin, vous y trouverez quelques pistes de réflexion pour mettre en place ce processus à votre image et selon votre culture.

Bonne lecture 👇🏻

Les flops de l’onboarding : les erreurs à éviter

L’absence de communication

Sans doute le premier et le pire de la liste.

Imaginez : vous démarrez votre première journée, vous êtes en même temps stressé(e), content(e)…
Bref, c’est un moment avec quelques appréhensions. 👉🏻 Et là, surprise : personne ne s’attend à vous recevoir !
Vous n’avez ni matériel (badge, ordinateur, bureau…) ni livret de bienvenue…
Même l’accueil en bas n’était pas prévenu de votre arrivée 🙃
On peut difficilement faire pire pour intégrer un nouveau salarié.

Qu’il s’agisse d’un loupé de votre part ou d’un des membres de vos équipes, cette absence de communication peut être prise comme un véritable manque de considération à l’égard de la personne que vous intégrez.

L’absence de communication dans l’onboarding peut aussi se manifester à travers :

• Des informations qui auraient dû être communiquées en amont (l’absence du manager au moment de l’arrivée du salarié, sauf cas d’urgence)
• Un organigramme qui tarde à être transmis
• Une rétention d’informations relatives aux processus organisationnels et aux organes décisionnels

💡Si besoin, pensez à lister tous les éléments, informations, communications dont votre nouvelle recrue a besoin rapidement pour comprendre le cœur de votre organisation, et ainsi s’adapter et s’intégrer dans les meilleures conditions.

Accueillir le collaborateur dans un contexte particulier : congés, entretiens d’évaluation…

La réussite de l’onboarding peut également être compromise si la période d’intégration d’un collaborateur est concomitante à une période où votre équipe n’est pas ou peu disponible.
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À ce titre, des moments tels que les congés d’été, ou la période d’entretiens d’évaluation (qui suppose des équipes plus ou moins tendues, et une équipe encadrante peu disponible) ne sont pas propices à une nouvelle arrivée.
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Ainsi, sauf cas exceptionnels, prévoyez une intégration à un moment dans l’année considéré comme plus « calme » et où l’ensemble des personnes concernées saura se rendre disponible pour mettre à l’aise et accueillir le nouveau collaborateur.

Ne pas adapter l’intégration de votre collaborateur en période de télétravail

Le télétravail a révolutionné le quotidien de beaucoup de salariés comme il a compliqué certains processus clés. 😁
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En période de remote hybride par exemple (soit 50% des collaborateurs en situation de télétravail), le risque est de créer un chassé-croisé entre les membres d’une même équipe.
Résultat, tout le monde se voit à peu près en visio-conférence, mais peu se rencontrent en présentiel ❌
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Face à ce phénomène, difficile pour un nouvel arrivant de tisser des liens avec ses collègues, ses pairs et ses managers.
Si vous pratiquez régulièrement ou totalement le télétravail en interne, pensez à adapter la période d’onboarding, qui sera forcément impactée.

Mettre le paquet sur la première journée sans suivre l’intégration complète de votre nouvelle recrue

Enfin, considérer que l’onboarding d’un collaborateur est réussi en une journée peut aussi s’avérer catastrophique.
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Concrètement : passer d’un extrême à l’autre en étant tout sourire le premier jour, disponible, à l’écoute et bienveillant… le temps d’une journée !
N’oubliez pas que n’importe quelle personne aurait du mal à retenir tout le flux d’informations transmises lors du premier jour.
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Prenez en compte la première semaine d’arrivée du salarié pour répéter les informations importantes, vous rendre à l’écoute et disponible si vous voyez que votre nouvelle recrue se sent un peu perdue.
Ayez également en tête que la durée de l’intégration dépend aussi du poste.

‍💡Un alternant qui n’a fait que des stages doit forcément être plus accompagné qu’une personne confirmée qui a déjà intégré plusieurs entreprises.
Enfin, soyez encore plus attentifs à son onboarding si vous envisagez de faire basculer le contrat d’alternance en contrat à durée indéterminée !

Les tops de l’onboarding : les bonnes pratiques

Nommez des contacts privilégiés pour faciliter l’intégration

💡 Si vous intégrez des profils juniors et que vous avez une organisation de travail type remote, il peut être pertinent de désigner des personnes qui feront office d’ambassadeurs pour vos nouveaux arrivants.
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Pour faciliter le flux d’informations, la reprise des dossiers, les éléments à comprendre et à connaître au sein d’une même équipe, nommez ces facilitateurs au sein du même service que la personne qui vient d’arriver.

En situation de télétravail, instaurez des moments de rencontre entre les équipes

Si votre organisation le permet, mettez en place des moments (réunions, déjeuners, after-works) où vous demandez à chaque membre d’une équipe de se rendre présent.
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✓ L’objectif est faire preuve de bienveillance et de disponibilité auprès de la personne fraîchement arrivée et de faciliter les liens et la communication

Diffusez et communiquez sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur

Utilisez votre messagerie d’entreprise interne (Teams, Yammer…) pour communiquer sur l’arrivée du salarié : nom, prénom, fonction, service, photo…
Donnez les éléments clés qui permettront à tous les membres de l’entreprise de l’identifier et de le saluer le jour de son arrivée.
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📹 Servez-vous enfin de canaux de communication classiques ou plus originaux : télévisions internes de l’entreprise dans la cafétéria, salles de réunion, accueil…

Mettez en place un rétroplanning pour organiser et pérenniser toute la période d’intégration

💡 Prévoyez des programmes d’onboarding selon le type de poste :

• Pour une alternance ou un stage
• Pour un profil junior
• Pour un profil confirmé
• Pour un profil senior/ cadre / cadre dirigeant

Découpez ce programme en fonction de plusieurs critères : la date de renouvellement et/ ou de rupture de période d’essai ; les différents enjeux (encadrement d’une équipe, lancement ou relais d’un projet déjà en cours, transfert de données sensibles, management de transition…)

Vous pouvez ponctuer la période d’intégration par des points réguliers pour vous assurer que l’intégration est bien menée et que votre collaborateur monte progressivement en compétences jusqu’à devenir pleinement autonome et opérationnel.

Comment déterminer une stratégie d’onboarding efficace et à votre image

Rien ne sert de piquer les idées du voisin, tout dépend de votre structure et de son organisation en interne.

Plusieurs critères sont à déterminer pour adapter l’intégration de vos salariés :

• L’organisation du travail : par exemple, un système de travail hybride ou 100% remote
• ‍Le type de poste : plus le poste est à enjeux, plus l’intégration est stratégique ‍
• Le type de contrat : vous pouvez difficilement accompagner et appréhender l’arrivée d’un alternant comme celle d’un Directeur commercial ‍
• Pensez aux SIRH pour homogénéiser vos pratiques d’onboarding et les adapter à votre culture d’entreprise

J’espère que cet article vous a plu !

Pour mettre en place un onboarding adapté à vos conditions de travail, n'hésitez pas à me contacter.