Les secrets ultimes pour devenir maître de ses KPIs

Dernier article de cette série sur les KPIs ! Vous connaissez désormais tous les secrets qu’ils ont à révéler

C’est super ! Et maintenant ?

Jeter un œil de manière furtive et occasionnelle à ses KPIs ne suffit pas pour dire “je suis serein dans le suivi de mes KPIs”. Il faut en faire quelque chose et passer à l’action 💪

Suivre et analyser ses KPIs en tant que recruteur permet de vous (re)donner du “pouvoir” : vous pilotez votre activité, vous n’êtes pas un simple exécutant, un simple robot qui effectue ses tâches à la chaîne, les unes à la suite des autres.

Vous obtenez une vision plus globale, vous voyez ce qui marche et vous investissez du temps et de l’énergie là où il faut. Vous voyez ce qui a du potentiel et vous étudiez des pistes intéressantes à développer, vous êtes force de proposition. Vous voyez ce qui ne marche pas et là où il faut arrêter d’investir des efforts, pour se concentrer sur quelque chose qui semble plus prometteur.

À titre personnel, apprendre à manier les chiffres et à savoir les faire parler m’a donné un grand sentiment de liberté et de responsabilité dans mon travail. Cela m’a aidé sur plusieurs aspects :

une meilleure compréhension de mon activité et de l’impact que j’avais
une plus grande maîtrise de mes pratiques pour les améliorer
une prise de conscience du potentiel stratégique de mon métier

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Pour terminer cette série en beauté, je vous propose des clés et des suggestions sur ce qu’il reste à faire pour devenir maître de ses KPIs 👑.

📖 Comprendre

Tout d’abord, il est important de s’approprier ses KPIs et de bien les comprendre : comprendre ce qu’ils représentent, comprendre les mécaniques de calcul derrière les données, comprendre leur place dans l’analyse globale que vous souhaitez mener.

Cela peut paraître anodin, mais cette compréhension est nécessaire pour la suite : à la fois pour renforcer votre légitimité (vous connaissez votre sujet sur le bout des doigts) mais aussi pour transmettre cette connaissance aux autres (une communication efficace passe par une pédagogie efficace).

⌛ S’organiser

Une fois confiant sur votre maîtrise des KPIs, il faut se dégager du temps de manière régulière pour analyser ses KPIs et en tirer des conclusions.

Selon le contexte dans lequel vous êtes, cette régularité peut changer. Trouvez le rythme qui vous convient et qui vous semble approprié : un suivi quotidien est peut-être trop limitant dans la mesure où cela ne laisse pas assez de temps pour prendre de la hauteur ; une analyse semestrielle quant à elle perdra également en pertinence dans la mesure où trop de choses se seront passées pour avoir une compréhension claire et fine de votre activité. Et bien entendu, plus le temps passe, moins vous avez l’occasion d’agir rapidement et de rectifier le tir en cours de route.

Une analyse régulière vous permettra ainsi de dégager des tendances : et oui, regarder un KPI à un moment donné apporte de la valeur, certes, mais c’est encore plus intéressant d’analyser son évolution dans le temps. C’est par là que passe l’amélioration continue.

Suivre et analyser les tendances dans le temps est souvent trop négligé par les recruteurs, alors que ce sont des informations clés qui vous donnent l’opportunité de prendre du recul sur l’état du marché et de vos pratiques.

📈 Analyser

Pour aller encore plus loin, regarder les chiffres et suivre leur évolution ne suffit pas. Rappelez-vous, il est essentiel de se poser les bonnes questions et d’apporter de l’intelligence à la donnée : un chiffre seul ne veut rien dire, il est l’élément d’une histoire plus générale, plus construite, plus fournie.

Apporter de l’intelligence à la donnée ? C’est-à-dire ?

Tout d’abord, c’est à vous de sélectionner les données quantitatives ET qualitatives qui doivent être suivies (et non pas suivre des directives toutes faites qui ne font pas forcément sens) puisqu’elles reflètent votre activité et votre approche.

Apporter de l’intelligence, c’est tout simplement remettre les pièces du puzzle ensemble pour avoir un tout qui soit lisible et cohérent.

Si vous ne la connaissez pas, je vous invite à jeter un œil à la méthode des “5 pourquoi”, créée par le fondateur de Toyota. L’idée ici est de remonter le fil de l’eau jusqu’à identifier un ou plusieurs éléments qui pourraient être à l’origine de votre problème.

Par exemple : nous n’avons atteint que 70% de nos objectifs de recrutement. Pourquoi ?
‍Parce que nos taux de conversion dans le process de recrutement ont diminué. Pourquoi ?
‍Parce que moins de candidats ont réussi l’évaluation de l’expertise. Pourquoi ?

Et ainsi de suite, vous continuez comme ça :

vous identifiez les KPIs qui ne vous semblent pas satisfaisants ou qui pourraient être améliorés
vous remontez le fil pour étudier les pistes qui ont pu contribuer à ce résultat (ne vous fermez pas de porte, voyez large et éliminez les pistes au fur et à mesure pour être sûr de ne pas passer à côté de quelque chose d’important)
vous évaluez la mesure dans laquelle vous pouvez améliorer la situation :
👉 si vous avez le contrôle sur ce facteur, soyez proactif et imaginez des solutions
👉si vous n’avez pas le contrôle sur ce facteur, c’est un point à communiquer pour que les différentes parties prenantes aient conscience des points de blocage.

Attention, les données n’ont pas nécessairement un lien de cause à effet entre elles , il ne faut pas tirer des conclusions trop vite, au risque d’avoir une vision réductrice et biaisée.

Prenez votre temps, émettez des hypothèses : vous arriverez peut-être à déterminer des semblants de corrélation entre les chiffres, que vous viendrez appuyer encore une fois, par un suivi précis et régulier.

🎤 Communiquer

Vous êtes sur le terrain, vous voyez ce qui se passe, vous avez des premiers ressentis, que vous pouvez confirmer par la donnée. Vous vous appuyez sur cette donnée pour construire un argumentaire solide à présenter à vos parties prenantes, que ce soit votre propre manager, les Hiring Managers pour lesquels vous recrutez, etc.

Cela requiert de la pédagogie pour s’assurer que vous et votre Hiring Manager parlez le même langage (rien de mieux qu’un petit rappel vocabulaire !) et avez la même compréhension de l’état du marché, du process de recrutement etc.

Il ne faut pas se conformer à suivre une liste de courses qui ne fait pas sens, il faut vraiment comprendre en profondeur le besoin du Hiring Manager pour l’aider au mieux, de la manière la plus pertinente possible.

Pour éduquer sur l’importance de la donnée, il est intéressant de questionner le Hiring Manager et de co-construire la structure des reportings : à quelle donnée aimerait-il avoir accès ? Pourquoi ? Que cherche-t-il à tirer de cette donnée ? Je propose d’envoyer ce reporting à telle fréquence, est-ce que c’est ok ?

En collaboration avec votre Hiring Manager, il est important de se mettre d’accord sur la fréquence d’envoi des reportings. Cela crée un engagement mutuel : le recruteur garantit l’envoi régulier d’un reporting, de son analyse et de ses recommandations. Le Hiring Manager, quant à lui, s’accorde à prendre connaissance de ces reportings et à participer activement à un dialogue bénéfique au recrutement.

Le format, quant à lui, peut prendre plusieurs formes : vous pouvez donner des accès aux reportings de votre ATS directement, vous pouvez créer et partager des fichiers Excel ou Google Sheets, vous pouvez envoyer un mail récapitulatif avec des screenshots de graphiques (qui aident à la visualisation) etc.

De votre côté, il est important de tenir cet engagement : même s’il n’y a rien de nouveau à présenter, même s’il n’y a pas de problème à soulever ou de solution à valider. Le rythme est maintenu, vous tenez votre promesse, la relation de confiance est renforcée.

Si besoin est, votre maîtrise de la donnée vous permettra également de challenger le Hiring Manager : son expertise n’est pas dans le recrutement, c’est à vous d’apporter cette connaissance et de l’éduquer sur les bonnes pratiques et les choix à faire.

👐 Conseiller

N’oubliez pas, ce n’est pas vous qui recrutez, vous êtes facilitateur du process de recrutement, vous êtes l’intermédiaire entre le marché de l’emploi et la construction des équipes en interne. C’est justement cette connaissance qui est à valoriser et à rendre “tangible” auprès des managers pour les accompagner dans leurs recrutements et les aider à prendre les bonnes décisions.

Votre pragmatisme et votre proactivité joueront en votre faveur à l’heure de proposer des changements, que ce soit un “simple” A/B testing pour tester une idée, ou une transformation radicale du process.

À partir de là, vous pourrez aller encore plus loin et formuler des hypothèses sur la base de projections.

Par exemple : “si on continue comme ça, le marché adressable est de x personnes. Avec nos taux de conversion actuels, nous pouvons espérer recruter x personnes. C’est en deçà de nos objectifs de x %, voilà ce que je propose pour se donner les chances de réussir”.

Bien sûr, l’histoire ne s’arrête pas là : l’amélioration continue est de mise dans tout cela. Rappelez-vous que rien n’est ancré dans le marbre : vous pouvez arrêter de suivre un KPI qui ne vous semble plus pertinent, vous pouvez commencer à suivre un nouveau KPI qui vient compléter une analyse existante, vous pouvez adapter votre analyse en fonction de vos connaissances, des attentes…

Vous avez désormais toutes les clés pour mettre en place des KPIs sur vos activités sourcing et recrutement, et pour maximiser leur utilisation et ainsi accroître votre impact sur les équipes et le business.