Mettre en place des entretiens structurés (ma façon)

Dans cet article, j’explique comment je me suis inspirée de la méthode des « entretiens structurés » pour m’aider à lancer mes premiers recrutements et à poser les bases de la structuration de mon travail pour “bien recruter”.

Je ne partage pas la vérité sur les “entretiens structurés” mais ma vérité. C’est-à-dire, ma vision des choses et ce que j’ai mis en place en 4 mois.

Pour comprendre ma démarche, je te donne un peu de contexte. J’ai intégré une PME, en septembre dernier, en tant que Talent Acquisition Manager (TAM) couplé à un rôle de Lead RH (management de 2 chargées RH). Il s’agit d’une création de poste et je découvre un nouveau secteur d’activité (j’ai quitté l’IT pour aller dans un monde tout aussi technique : l’énergie).

En tant que TAM, je dois comprendre les personnes pour / avec qui je travaille :

Les hiring managers : pour bien les accompagner dans le développement de leur équipe.
Les candidats : pour bien les accompagner dans leur projet de carrière.

L’objectif pour moi, au travers de mon rôle, est d’apporter de la satisfaction aux managers et aux candidats que j’accompagne et de m’apporter de la confiance, de la légitimité et de l’épanouissement. Mettre en place les entretiens structurés (enfin… commencer à les mettre en place) était donc une nécessité “vitale” pour moi.

Cet article s’adresse :

Aux recruteurs/euses non initié.e.s à cette méthode et qui se demandent par où commencer pour mettre en place les entretiens structurés.
Aux recruteurs/euses qui utilisent déjà cette méthode et voudraient compléter leur point de vue (et la mienne car je dois encore structurer les choses !)
Aux personnes tout simplement curieuses, qui ont envie de savoir ce qui se passe dans les coulisses de la vie d’une recruteuse.

Levée de rideau sur mon témoignage & bonne lecture !

Avant de foncer tête baissée …

J’ai révisé la définition des entretiens structurés

Les entretiens structurés ne se limitent pas qu’aux entretiens. Comme son nom ne l’indique pas, cette méthode n’est pas une simple liste de questions à poser lors des entretiens avec les candidats.
Elle concerne tout le process de recrutement dans le but de recruter intelligemment (le profil le plus adapté au besoin, éviter les biais cognitifs et le 100% feeling…) et le plus efficacement (dans le bon délai).
Ok, j’ai la théorie, maintenant, par où je commence ?

Michael Scott se frotte les yeux car il va devoir se mettre aux entretiens structurés

J'ai cherché des tips activables facilement

J’ai rassemblé de la matière sur le sujet pour collecter les éléments qui me conviennent : liée à mon fonctionnement et à mon contexte (mon rôle et le fonctionnement de mon entreprise).

💡 Mon conseil

Il est important de trouver ta façon de faire. Il y a parfois une forme d’injonction sur les méthodes de travail dans le recrutement (et dans la vie pro en général). Il n’y a pas de vérité sur les entretiens structurés mais un objectif clair : recruter de façon pertinente et éviter les erreurs. On le sait, une erreur de recrutement, c’est de la perte de temps, d’argent et le moral des troupes dans les chaussettes. Pour mettre en place cette méthode, il ne faut donc pas négliger : notre propre fonctionnement et notre terrain de jeu. Tout n’est pas transposable de façon brute. Il faut pouvoir s’approprier les choses. J’insiste sur ce point car pendant longtemps, j’ai ressenti des blocages à tester des méthodes, car je voulais les transposer directement sans tenir compte de ces 2 facteurs. Et je galérais… ^^.

J’ai sélectionné des sources essentielles (pour moi)

Voici les 4 sources qui m’ont le plus aidé à sauter le pas :

Comment passer aux entretiens structurés en 5 étapes quand on part de zéro de Aurélien Boutaudou (blog LEDR)
Comment mettre en place les entretiens structurés ? d'Amélie Collinet (blog LEDR)
Ask me anything ! la conf #1 L'entretien de Nicolas Galita
Une équipe qui gagne - épisode #2 : faire des prises de brief efficaces (Marjorie Boruel) - de Robin Choy (podcast)

J’ai échangé avec mes pairs

Le gros avantage du monde du recrutement, c’est que c’est une vraie communauté qui échange et s’entraide. La preuve en est, j’ai pu échanger très facilement avec quatre de mes pairs pour avoir leur vision des choses et leurs conseils pratiques.
Cela m’a permis de conforter ma vision des choses, de me rassurer dans la gestion de mes priorités, de noter les points de vigilance, d’avoir un feedback et des idées de la part de personnes qui ont les mêmes enjeux que moi.
Mon boss et les managers avec qui je travaille ne sont pas recruteurs. Ils ne connaissent pas mon métier d’un point de vue opérationnel donc, échanger avec quelqu’un qui est de la partie m’a beaucoup aidé pour avoir confiance dans mes décisions.

Merci à vous quatre pour votre temps, votre dynamisme et vos conseils 🤗 !

Aurélie Lamy-Ducasse
Clotilde Alvernhe
Laura Chérubin
Aurélien Rigard avec qui on n'a pas du tout parlé entretiens structurés mais il m’a prodigué des conseils sur comment se recréer un réseau quand tu changes de secteur d’activité.

La mise en place : comment j’ai procédé (Du concret ! Du concret !)

Dwight se prépare à mettre en place des entretiens structurés

J’ai fait un choix

En résumé, recruter c’est :

Comprendre le besoin du manager – le fameux brief.
Définir des critères de sélection - pour être objectif et identifier les infos à aller chercher.
L’exprimer - au travers d’une annonce ou faire un brief à un cabinet de recrutement.
Préparer une liste de questions comportementales pour les entretiens (je me repose sur les managers qui gèrent les questions techniques).
Participer aux entretiens - et poser les bonnes questions.
Accompagner le manager dans sa prise de décision.
Communiquer avec les candidats - et les comprendre dans le cheminement.

Quand j’ai pris mon poste, j’ai fait le grand plongeon : débriefer avec des cabinets de recrutement, faire des qualifs, participer à des entretiens, rédiger des annonces, échanger avec des managers… Tout cela, en moins de 15 jours. « Laisse tomber la neige » ! Mes neurones ont fait des bonds 😆!
J’ai rapidement compris que si je ne prenais pas le contrôle de mon rôle, j’étais dans la … mouise ! ET, je ne pouvais pas prendre le contrôle sur tout en même temps.

J’ai donc fait un choix très simple : échanger avec les managers pour faire connaissance et leur expliquer ce qu’est le recrutement.

J’ai pris le temps de créer un lien de confiance avec les managers

C’est pour moi, l’étape centrale. Celle qui fait tout foirer si elle n’est pas faite ou bâclée.
Il faut du temps pour créer une relation de confiance avec d’autres êtres humains. Je suis nouvelle dans la boîte, je ne pouvais pas arriver en terrain conquis.

J’ai donc expliqué : ma vision du recrutement, comment je bosse, mes outils et ma façon d’appréhender les sujets pour créer un lien de confiance entre nous.
Je leur ai demandé ce qu’ils attendent de moi et comment ils voient notre relation. Encore une fois, il ne s’agit pas d’arriver en terrain conquis et d’imposer mon style. Leur demande principale : que je les tienne au courant de l’avancée du recrutement.

J’ai pris le temps d’un échange en 1 to 1 avec chacun d’eux (15 personnes) – 1h à 1h30 selon la disponibilité et le besoin de chacun. En une fois ou en plusieurs fois, selon nos contraintes. La flexibilité et l’adaptabilité avant tout.
J’ai fait preuve de pédagogie, de transparence et d’écoute.
La finalité : comprendre leur besoin, exprimer le mien et voir comment on s’accorde ensemble.

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Ce lien de confiance se cultive et s’entretient dans le temps car rien n’est acquis 😉!

Une fois que mon rôle était compris des managers (je suis dans leur camp !), que ma façon de bosser était expliquée, j’ai pu m’atteler au pratico-pratique et lancer la première étape : le brief.

💡 Mon conseil

Chaque manager est différent : caractère, attitude, ouverture d’esprit, etc. J’ai adapté ma communication à chaque fois. Mais je suis restée ferme sur ma méthode. J’aurais pu me mettre la pression ou me laisser déborder car parfois, un manager, c’est exigeant. Il veut tout et tout de suite. J’ai donc gardé en tête, que je suis son « cabinet de recrutement à lui » (la chance quand même ^^), et que pour bien avancer ensemble, il a sa part de responsabilité : être clair dans son besoin et être présent tout au long du process.

J’ai structuré la prise de brief : ma méthode et mon outil

Je n’ai rien inventé. Je me suis inspirée du document de Marjorie dans le Podcast de Robin (source plus haut) pour créer mon template V1 que j’ai appelé « process recrutement ».

J’ai créé mon template : toutes les infos sont centralisées (brief, critères, questions, etc.)

Si tu le souhaites, je peux te le partager avec plaisir. N'hésite pas à me le demander via LinkedIn.

Il y a eu une V1, une V2 .. et je continue de faire évoluer mon support au fil du temps.
Je regroupe toutes les informations d’un poste, sur un onglet dédié, dans un même fichier Excel.
Pourquoi Excel ? Simple à utiliser et j’ai tout au même endroit. J’ai testé Notion mais je suis trop créative et dispersée pour rester focus sur le contenu…😅

J’ai fixé un temps dédié pour la prise de brief

Quand un manager exprime un besoin, je planifie systématiquement un point de 1h dans nos agendas. Pas de brief à l’arrache entre 2 portes.

Je pose des questions… beaucoup de questions

Un manager est la tête dans le guidon, dans sa partie opérationnelle à lui : développer un projet IT, vendre une nouvelle offre, etc. Pas évident pour lui de sortir de sa bulle et de vulgariser ses actions et problèmes du quotidien. Je sensibilise le manager au fait que : “non, je ne sais pas, je ne fais pas ton métier. Mais je le représente, donc explique-moi pour que je puisse comprendre.”
Je pose beaucoup de questions : je challenge le manager sur son besoin et je creuse (j’use et j’abuse du « pourquoi ? »). Parfois, je ressens le syndrome de l’imposteur « mince, mais je ne comprends pas bien : le contexte, les enjeux, les outils, la place du rôle dans l’entreprise ou l’équipe."

Je l’exprime au manager, pour bien comprendre et ne pas rester bloquée sur une info importante.
Pour les questions, je ne suis pas spécialement la trame dans l’ordre (template du brief), cela dépend du cours de la discussion. Mais je veille à ce que tous les champs soient complétés pour avoir un maximum d’infos.

Je reformule

À la fin de l’échange, je m’assure d’avoir compris son besoin, en lui faisant une synthèse : je reformule devant lui ! Et j’ajuste.

Je complète l’information

J’ai 2 moyens pour enrichir ma connaissance d’un rôle :
👉Je fais les entretiens en binôme avec le manager. Cela me permet de mieux cerner ses critères et d’affiner ma connaissance sur son besoin.
👉Je complète parfois en allant papoter avec l’équipe pour comprendre leur fonctionnement et leur quotidien (et les questionner si je n’ai pas compris un élément lors du brief avec le manager).

Définir les critères de sélection

Dans mon template, je note les critères “must have” partagés par les managers.

J’ai 4 types de critères – avec 3-4 éléments pour chacun :

Les compétences métiers (hardskills) : les compétences techniques propres au rôle.
Les aptitudes humaines propres au rôle (softskills) : les aptitudes à avoir pour être en réussite dans le rôle
Les qualités humaines propres à mon entreprise (softskills) : est-ce que le candidat fit avec notre culture d'entreprise et notre mode de fonctionnement ? (critères identiques pour tous les recrutements)
Les qualités humaines (softskills) : est-ce que le candidat colle avec l’état d’esprit de l’équipe (sensiblement les mêmes que les qualités plus globales attendues pour ma boîte).

Rédiger une annonce

Je pars du principe où je préfère en dire trop que pas assez. J’ai donc trouvé mon style et je mets tout en œuvre pour qu’une annonce soit : claire, complète, transparente et avec une pointe d’humour (sinon, c’est ch***).

Je la fais relire par le manager et parfois un collaborateur de l’équipe pour avoir du feedback.

Plutôt qu’un long discours, je t’invite à lire une annonce que j’ai rédigée ici.

(et si tu connais une personne « ingénieur.e pricing » sympa, n’hésite pas hein 😋!)

Créer une liste de questions comportementales

Je ne vais pas te mentir. J’ai fait beaucoup d’entretiens sans préparer de questions en avance.
En mode free style… Et ça s’est bien passé 😊 Mais parfois, nos debriefs étaient flottants par manque de matière collectée : normal.

Parenthèse Chat GPT

Depuis la sortie de CHAT GPT et du post de Nicolas Galita, je vais ajuster mon fonctionnement et structurer cette étape. J’ai testé le chat en reprenant la formulation de Nicolas (merci à toi 🤩) et en l’adaptant à mon besoin. C’est canon ! Je verrai pour affiner les questions au fur et à mesure mais cela me donne une première base de travail.

Voici la question que je pose au Chat (reprise de Nicolas) :
«J'aimerais recruter une personne au poste de XXX. J'ai identifié X critères que je te donne à la fin. Pourrais-tu, à partir de ces critères, me préparer une trame de questions d'entretien structuré ? J'aimerais que chaque critère soit évalué par deux questions. J'aimerais également que l'intégralité des questions soit des questions comportementales. C’est-à-dire qu'elles visent un comportement professionnel passé précis.

Voici les X critères :
Critère 1 : xxx
Critère 2 : xxx
Critère 3 : xxx
Critère 4 : xxx »

J’anime et je participe aux entretiens

J’ai défini avec les managers et le boss, le parcours recrutement le plus adapté pour nous et les candidats. Nous avons défini 3 étapes essentielles (qui sont indiquées dans l’annonce si tu souhaites en connaître le détail). On se garde la liberté d’ajuster car chaque besoin et chaque candidat peuvent avoir sa particularité. On aime bien les choses non scriptées dans ma boîte et la liberté et l’adaptabilité est clairement notre mantra ! Le process c’est bien, mais il faut savoir s’adapter 💪. Ce parcours de recrutement est expliqué à chaque fois : au manager et au candidat.

J’accompagne le manager dans sa prise de décision

Souvent, le manager et mon boss débriefent d’un candidat simplement en lisant son CV. Je me suis demandé s’ils n’avaient pas des dons, mais non. Ils imaginent des scénarios, avant même d’avoir rencontré la personne 🤣. Je leur ai fait part de ma vision des choses et, comme ils sont très ouverts et flexibles, maintenant on débriefe ensemble après avoir échangé avec le candidat 😎.
Mon rôle n’est pas de décider à la place du manager mais de lui faire se poser les bonnes questions et de voir si on a pensé à tout avant de s’engager (et dire oui sereinement, ou à dire non avec des arguments).
J’ai donc, dans cette phase, encore un rôle de « nana qui gratte, creuse et pousse la réflexion » pour que notre décision soit pertinente.
Si les échanges avec un candidat ne nous ont pas apporté toutes nos réponses. Je n’hésite pas à en parler avec le candidat. Ce qui m’amène à la dernière rubrique.

Je communique avec les candidats

Grâce aux éléments préparés et structurés en amont, j’ai la matière pour communiquer facilement avec les candidats. Cela ne m’empêche pas d’être beaucoup dans l’échange avec manager et mon boss pour être complète dans mon debrief.
Mon engagement avec les candidats c’est :

La transparence : je n’hésite pas à dire où on en est dans la maturité de notre réflexion, ce qui nous manque comme élément pour avancer ou bien, ce qui nous a décidé à dire non.
La réactivité : je suis en contact rapproché avec le candidat tout au long du process. Le coup de fil pour débriefer est planifié à la fin de l’entretien directement avec le candidat, idem à la suite du deuxième entretien. Je fais parfois un sms de rappel avant un entretien.
La clarté : je mets tout en œuvre pour apporter un maximum d’informations au candidat. Pour qu’il puisse projeter au mieux dans l’entreprise, sur le rôle, avec l’équipe. Je dis ce qui est cool chez nous, nos points forts, et je dis aussi nos failles. Je n’ai aucun problème à exprimer nos difficultés organisationnelles et les éléments à améliorer chez nous. Je m’exprime en tant que TAM qui représente le manager mais aussi, en tant que nouvelle, arrivée depuis 4 mois, qui a encore son regard neuf. Je parle donc souvent de « terrain de jeux » et de ce que peut venir trouver et vivre le candidat.

Mon bilan des courses à M+4 mois

Ce que j’ai mis en place

Des process qui existent et qui vont s’améliorer :

La prise de brief avec un template dédié
Un template d’annonce en place
Une question type pour générer des questions pour les entretiens
Un parcours recrutement défini et qui correspond à nos besoins – durée moyenne d’un recrutement 3 semaines à 1 mois.

Des outils :

un outil pour gérer mon pipe de chasse
un ATS pour gérer mon pipe de candidats + page carrière (encore en cours de paramétrage)
un Template de brief et critères sur Excel
Un petit soutien de l’IA « Chat GPT » pour générer les questions comportementales

Et surtout :

Une confiance de la part de mon boss et des managers car les premiers recrutements sont réussis (croisement de doigts pour la suite !)
Des managers sensibilisés à l’importance du brief et qui ont compris l’enjeu de cette première étape.

La difficulté que je rencontre

Mon rôle n’est pas dédié au recrutement. Je pilote l’onboarding et les sujets liés à la marque employeur. Je dois aussi jongler avec un rôle de manager et intervenir sur des sujets RH plus généralistes. J’avoue que mon cerveau fait parfois des nœuds. Pour savourer ma vie pro, je prends le temps de structurer mes actions, de mettre en place une organisation qui me permet de gérer mes priorités et naviguer sur tous les sujets sans être perdue. Je suis encore en train d’affiner mon organisation.

Ce que je retiens de ces 4 premiers mois (les principes du recruteur ?)

Prendre le temps : on ne peut pas tout mettre en place en un claquement de doigts. Il faut accepter d’avancer petits pas à petits pas #prioriser
Dire quand on ne comprend pas : on ne sait pas tout. C’est important de dire à son manager « je ne comprends pas, explique-moi » #humilité
User et abuser du mot magique « pourquoi ? » #compréhension
Utiliser un outil simple avant de s’embarquer dans un truc complexe #simplicité
Centraliser les infos pour éviter de perdre du temps #efficacité
S’affirmer avec pertinence auprès des managers #légitimité
Créer du lien et écouter #confiance
Prendre le temps d’expliquer son fonctionnement #pédagogie

Il y a 5 mois, je ne connaissais que la théorie des entretiens structurés. Je me disais « un jour, je le ferai », mais sans trop savoir comment commencer… J’ai mis un pied dedans par obligation, et je compte bien poursuivre pour structurer et enrichir encore plus ma méthode, par envie.