Votre vrai besoin en recrutement ne tient pas sur un post-it

Identifier et clarifier son vrai besoin en recrutement, par les temps qui courent, ce n’est pas une option, c’est une nécessité. Et spoiler : ça ne tient pas sur un post-it 😉 ! 

Dans la panique que provoque actuellement la pénurie de talents, les CEO, DRH et managers ont souvent tendance à précipiter le processus, et à mettre le grappin sur le premier candidat qui semble avoir les hard skills nécessaires, au doigt mouillé.

Mais, chronique d’une catastrophe annoncée : 

• c’est le meilleur moyen de ne pas recruter la bonne personne sur le bon poste.
• le turnover qui va fatalement en résulter va impacter négativement votre marque employeur (10% des CDI durent moins d’un mois, 20% durent moins de 3 mois, 36% moins d’un an). 
• Enfin et surtout, cette erreur de casting va vous coûter… très cher : le coût d’un recrutement raté oscille entre 30K et 100K en fonction du type de poste et de l’écosystème de l’entreprise (charges administratives, dépenses liées au recrutement d’un nouveau collaborateur, coût de l’apprentissage et du développement de la nouvelle recrue, pertes liées au laps de temps où le poste n’est pas pourvu). Sans compter l’impact sur le moral et l’environnement de travail du personnel et la perte de motivation globale des salariés de l'équipe… Les dégâts, chiffrables ou non, sont considérables.

C’est pourquoi chez Ignition Program, nous sensibilisons tous les acteurs potentiels d’un recrutement - CEO, RH et Managers - aux enjeux et à l’importance de leur implication pour un recrutement efficace, moins chronophage, plus juste, plus inclusif, à travers notre formation au recrutement. 

Et un des outils les plus pertinents que nous partageons pour aider à identifier votre vrai besoin, c’est la scorecard.

Explications…

La scorecard, qu’est-ce que c’est ?

Attention aux confusions ! La scorecard, ce. n’est. pas. une. fiche. de. poste.

La fiche de poste découle de la scorecard, c’est sa version shiny. Elle décrit ce qu’incarne l’entreprise, quels sont les objectifs de la future recrue et quelle sera la future équipe. C’est l’emballage avec papier cadeau. 

La scorecard, c’est les coulisses, le backstage de la fiche de poste. Un outil RH majeur dans votre process de recrutement. Elle permet - avant d’imaginer le profil idéal - d’évaluer les candidats avec objectivité et efficacité, en identifiant d’entrée de jeu les besoins et les objectifs de l’entreprise. 

Pourquoi construire une scorecard en interne ?

La scorecard permet de structurer votre démarche RH. De vous assurer qu’il existe un processus interne standard et objectif, avec des normes de qualité et d’évaluation qui ne dépendent pas seulement du recruteur ou des personnes qui font passer les entretiens, et qui valent pour tous les recrutements, postes et niveaux de responsabilité. 

=> Un exemple de mauvaise pratique : chercher le mouton à 5 pattes en établissant une liste “à la Prévert” de 20 à 30 critères non qualifiés, du type “aisance à l’oral”. Il faut pouvoir qualifier le ou les critères d’une bonne aisance orale pour lever les doutes à un moment donné du processus. Le critère doit être le même pour n’importe qui dans l’entreprise.

Car sans scorecard, il y a fort à parier que chaque personne de votre entreprise impliquée dans les entretiens et l’évaluation du candidat aura un avis différent sur lui, une méthodologie différente pour mesurer son potentiel, avec des biais cognitifs propres et parfois un jugement hâtif ou faussé par des comportements, des attitudes et des ambiances. Un rire un peu fort, des réponses courtes et réservées, une appréhension qui se voit physiquement, un bégaiement… La scorecard permet de ne pas focaliser uniquement sur le comportement ou le fit - même s’ils comptent bien évidemment – pour conserver des raisons objectives et chiffrées.

Ce cadre rend le recrutement cohérent, simple et structuré, permet d’évaluer si vos attentes sur un ou plusieurs points sont trop élevées ou si vous allez avoir des difficultés à jauger une compétence particulière.

La scorecard permet aussi d’assurer un traitement équitable et égal de tous les candidats dans votre entreprise. En cernant ce qui compte vraiment (la mission, les résultats attendus et les compétences), elle permet d’établir quelles questions sont essentielles. Celles-ci seront préparées à l’avance et seront quasiment les mêmes pour tous les candidats.

Pourquoi utiliser la scorecard en externe ?

On ne va pas se mentir : cette étape un peu longue - et pourtant ô combien essentielle du recrutement - représente toujours un “pain” absolu pour les dirigeants qui ne sont pas formés à recruter. Souvent le recrutement à venir est urgent. Et chaque minute compte. Passer du temps à élaborer une scorecard paraît alors une totale hérésie. 

Et pourtant… en skippant cette étape, un recruteur prend un gros risque. Non seulement il met en péril la qualité et la pertinence du recrutement à venir. Mais aussi l’attractivité de la marque employeur à moyen terme.

Car il ne faut pas prendre les candidats pour des jambons : un talent s’aperçoit dès le premier entretien qu’il n’y a pas eu une identification claire du besoin en amont, ou que les étapes et la durée du process sont à géométrie variable, mal pensés et mal préparés. Dans la majorité des cas, face aux doutes légitimes émis par les candidats sur le poste, le recruteur n’a souvent pas d’autre choix que d’interrompre le processus de recrutement pour réévaluer son besoin réel. Ce qui donne une très mauvaise image de l’entreprise, entre improvisation et amateurisme. 

Et si par miracle, le recruteur parvient à faire signer sa recrue, il n’est pas rare que les doutes refassent surface entre la signature et la date d’arrivée, et que celle-ci fasse un “no show” le jour de sa prise de poste officielle. Un désastre quand on connaît le coût d’un recrutement raté : environ 5 mois de temps investi (si on compte les 3 mois de préavis), entre le moment où on décide de recruter et l’arrivée de la recrue, et entre 30 et 35.000 euros. Sans compter la charge mentale…

Il faut comprendre que l’expérience candidat est clé. Tenir un discours clair et cadré, maîtriser son process, communiquer et répondre dans des délais courts à tous les candidats, faire des feedbacks à ceux qui n’ont pas été retenus, tout cela compte. Un talent non recruté lors des entretiens, mais avec qui la communication a été très bonne tout au long du process, peut laisser un très bon avis sur Google ou Glassdoor.

Une scorecard bien ficelée témoigne du soin que l’entreprise met dans l’encadrement de son processus du recrutement et de sa qualité, de la réalité et du vécu des valeurs affichées. Elle évalue en amont le besoin, met en avant la vérification de critères pour chaque étape et définit un délai global du processus de recrutement.

Quelles questions se poser en amont ?

Tout d’abord, comptez deux semaines à un mois pour la rédiger. Car avant la scorecard, il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions :

• Quels sont les objectifs macro = dans un an, il faut qu’il se soit passé quoi pour la boîte? Qu’est-ce que l’on veut atteindre : doubler le CA ? Consolider les process ? Conquérir de nouveaux marchés ? Pivoter le business model ?
• Quels sont les enjeux business et les ambitions chiffrées ? Quelles sont les difficultés du manager/recruteur ? C’est quoi l’existant ? Qu’est ce qui manque - quelle mission permettrait d’atteindre le résultat souhaité ?
  
  NB : “Recruter 100 personnes dans l’année” n’est pas un objectif macro, c’est un moyen de l’atteindre. Donc la question à se poser est que veut-on atteindre ?

Une fois les missions et tâches identifiées pour atteindre l’objectif souhaité, vous pouvez alors faire un mapping des compétences à disposition dans vos équipes et vous interroger : est-ce que les missions spottées peuvent se regrouper en 1 poste ou plusieurs ? Peut-on envisager un freelance ? 

Si vous ne parvenez pas à combler les trous en interne, c’est qu’une personne doit être recrutée, prendre toutes ces missions et avoir ces compétences clés.

Comment rédiger une scorecard pour un recrutement réussi ?

La rédaction doit porter sur trois parties : la mission, les résultats attendus et les compétences. Et mentionner les vérifications à faire à chacune des étapes.  

• La mission décrit exactement l'objectif principal que la nouvelle recrue aura à atteindre. Ce n’est pas une description de poste, et il est important de bien distinguer les deux. 
• Les résultats attendus sont les objectifs mesurables, quantifiables des actions qui seront entreprises par le candidat dans sa mission. Ne proposez pas plus de 3 à 5 résultats chiffrés.
• Les compétences indispensables pour la mission vont du savoir-être  soft skills) ou au savoir-faire et faire-savoir (hard skills).

Une fois établie, cette liste raisonnable de critères doit être associée à une échelle de valeurs, de 1 à 4, soit de “ gros oui”, “oui”, “gros non”, à “non” selon votre définition de la réussite et de l’échec dans votre entreprise et dans ce métier. Bonus : pour savoir ce que sera un “gros oui”, inspirez-vous des gens qui ont une success story dans votre boite (identifiez par exemple quels critères font que “Thomas” est un super Sales - réponse : il est hyper rigoureux - attention, ici n’oubliez pas de définir ce qu’est “rigoureux” pour que cela ait la même signification et valeur pour tous au sein de votre startup, hyper à l’écoute, pas stressé par la vente). A l’inverse, pour un “gros non”, souvenez-vous d’un ou plusieurs cas d’échec sur un poste.

Retenez 3-4 critères must have maximum, le reste sont des nice to have ! Évidemment, les rencontres risquent de faire bouger un peu cette liste, mais elle constitue un point de départ important.

À partir de là, vous allez pouvoir déterminer les étapes de votre process et quels critères vérifier à chaque, puis commencer à rédiger les questions OUVERTES types à poser en entretien pour vérifier ces critères et y attribuer une évaluation. 

C’est bon ! Vous avez clarifié votre besoin réel en recrutement ! Vous pouvez maintenant rédiger votre fiche de poste ! Go !

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