Construire un parcours candidat et collaborateur autour des compétences

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Dans un paysage professionnel où la chasse aux candidats fait rage, avec une multiplication des canaux de sourcing et des budgets conséquents mobilisés dans la communication, il est essentiel de reconsidérer les priorités.

Avant même de se lancer dans des campagnes de recrutement externes, pourquoi pas rediriger l’attention vers l’essentiel : les compétences !

• Parce qu’une entreprise a comme tout premier vivier son vivier interne, puisque des compétences sont déjà bel et bien là au cœur des équipes. Ou comme dirait Arnaud D’Hoine, expert en Culture d’entreprise, EVP et marque employeur : “Le meilleur recrutement est parfois celui qui n’existe pas.” 
• Parce que des outils pour les référencer peuvent justement contribuer à la construction d’un parcours collaborateur, mais aussi à améliorer l’expérience candidat.

Découvrez pourquoi et comment Vanessa Gossent, recruteuse, a pris en main ce sujet au sein de Very Up, une entreprise qui se positionne comme un partenaire de formation sur mesure, de la conception au déploiement.

Au programme, vous trouverez tout le processus qu’elle a suivi pour parfaire ces parcours, les méthodes utilisées, les bénéfices qui en ont découlé autant sur son recrutement que sur son onboarding, tout comme le suivi des salariés et de leur montée en compétences.

Pourquoi parler “compétences” ?

Recruter sur la base des compétences constitue un gage de non-discrimination et représente un pilier essentiel pour promouvoir l'inclusion.

Ces premières réflexions, tout début 2023, furent le point de départ pour Vanessa.

Et pour cause, le recrutement par compétences est un vrai sujet d’actualité.
C’est-à dire ? Vous dites-vous certainement.

D’après le rapport “L’avenir du recrutement 2023” édité par LinkedIn, 82% des professionnels du recrutement prédisent que le recrutement basé sur les compétences sera une priorité pour leur entreprise au cours des 18 prochains mois.

Et je cite : “Lentement mais sûrement, les équipes de recrutement ont commencé à adopter cette pratique. Le principe est d’accorder plus d’importance aux compétences du candidat qu’à des critères plus classiques comme le fait d’être passé par une école reconnue ou d’avoir travaillé pour un employeur de renom.
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Les trois quarts des professionnels du recrutement affirment qu’il s’agira bientôt d’une priorité pour leur entreprise. Mais certains d’entre eux se retrouvent dépassés : seuls 47% pensent pouvoir évaluer avec précision les compétences des candidats aujourd’hui. Il est évident qu’ils auront du retard à rattraper au cours des prochaines années.”

3 types de compétences sont à distinguer :

• Les savoirs : les connaissances acquises lors de formations initiales et/ou continues.
• Les savoir-faire : les connaissances acquises avec l’expérience et la pratique du métier.
• Les savoir-être : les connaissances et compétences liées aux traits personnels, attitudes, comportements et aptitudes sociales mobilisés dans un contexte donné. 

In fine pour arriver à la formule :

Compétence = Je suis capable de [ACTION] dans tel [ENVIRONNEMENT / CONTEXTE] afin d’arriver à [RÉSULTAT]. 

Depuis 2019, le nombre de recherches réalisées par des recruteurs sur LinkedIn qui incluent un filtre de compétences a augmenté de 25%. 

La compétence au-delà du diplôme ou des expériences précédentes sera-t-elle enfin une pratique normalisée ?

Ce serait en tous cas faire un grand pas vers la diversité.

Les compétences : la base !

Motivés à faire un gros focus sur ce sujet, Vanessa et ses collègues ont estimé pertinent de mettre à plat toutes les compétences individuelles existantes au cœur de leur entreprise, pour ainsi mieux comprendre, gérer et développer les talents de chacun.

Pour y arriver, un outil clé : la matrice des compétences.

Il s’agit d’une représentation visuelle et structurée des compétences.

Son intérêt ?

Elle permet non seulement d’identifier les compétences disponibles à l’interne, mais également de :

• Définir celles qui manquent, et par conséquent, mettre en lumière les besoins en recrutement,
• Planifier les besoins en formation,
• Déterminer les parcours professionnels possibles pour les employés,
• Et donc aider à la mobilité interne.

3 étapes pour construire une matrice de compétences

Étape 1 : Lancer un chantier “référentiel” collectif

L’objectif premier est d’élaborer un référentiel, autrement dit, un document qui liste toutes les compétences nécessaires et attendues pour chaque poste ou chaque domaine d’activités.

Pour ce faire, les membres du CODIR et les managers de Very Up ont coopéré pour poser ce cadre.

Vanessa quant à elle, a assuré le rôle de facilitatrice, par le biais notamment d’ateliers. Un vrai comité de pilotage en somme.

"Une conduite du changement réussie requiert l’implication de tous, c’est un travail collectif. Cette notion de coconstruction a permis d’engager toutes les parties prenantes de l’entreprise autour de ce projet avec une fédération très forte. Nous avons besoin les uns des autres et on en prend conscience tous ensemble.” Vanessa

Étape 2 : Clarifier les compétences communes à tous les postes

Chez Very Up, 2 domaines sont à distinguer :

• Les sales / la vente, réunissant les métiers de Business Developper, Consultant ou encore Directeur du Développement.
• L’opérationnel, comprenant entre autres, Chef de projet, Expert Formateur ou encore Responsable d’équipe.

Pour les deux, 7 compétences principales ont été déterminées : vendre, conseiller, piloter, animer, produire, collaborer, manager, avec pour chacune d’elles, sa signification.

Par exemple, la définition de la compétence “vendre” donne : “Démarcher, dénicher des opportunités, décrocher et réaliser des rendez-vous, préciser des besoins, rédiger des offres, relancer, négocier, créer des partenariats, clôturer des deals.”

Cela fournit une grille de lecture commune à toute l’entreprise.

Étape 3 : créer une échelle de niveaux de mise en œuvre

À l’image de la fameuse échelle IPME* (Initié, Pratique, Maîtrise, Expert) utilisée en recrutement, le comité de pilotage a décidé d’inscrire une échelle de niveaux de mise en œuvre adaptée au contexte de l’entreprise.

*Plus précisément :

Initié : ​​Connaissances élémentaires, notions - capacité à faire mais en étant tutoré

‍Pratique : Connaissances générales – capacité à traiter de façon autonome les situations courantes

Maîtrise : Connaissances approfondies – capacité à traiter de façon autonome les situations complexes ou inhabituelles

Expertise : Domine le sujet, voire est capable de le faire évoluer – capacité à former et/ou à être tuteur.

La notion d’expert est distincte des certifications ou agréments attribués par les ministères dans l’exercice de certaines fonctions spécifiques.

Celle-ci va du niveau Start (ou zéro) à 5 et facilite l’exploration des actions principales liées à une compétence, de la plus simple à la plus complexe.

"Par exemple pour la compétence “conseiller”, nous avons identifié différentes actions, comme de la plus simple “Sait interagir avec un client pour approfondir et reformuler son besoin” à la plus complexe “Sait créer des relations de confiance par sa posture et son questionnement fin, sait porter en totale autonomie, seul(e) ou en équipe, une mission de conseil et faire produire un livrable consistant.” Vanessa

A partir de là, il devient possible de définir le niveau attendu par poste, telle que sur cette cartographie pour le poste de Directeur du Développement :

C’est avec cet état des lieux qu’est née la “Skill Matrix” ou la matrice de compétences de Very Up.

Des bénéfices et plus encore

En outre les bénéfices prévisibles grâce à ces investigations, à savoir :

• L’identification des compétences futures nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise,
• L’évaluation des compétences actuelles des employés,
• La mesure des écarts entre les compétences attendues et celles disponibles,
• La mise en lumière des besoins en formation pour améliorer la performance,
• L’identification des opportunités de développement de carrière.

Il y a des intérêts sous-jacents à soulever. 

À l’aide d’un cabinet de conseil RH indépendant, un palier de rémunération brute annuelle incluant fixe & variable a été associé à chaque niveau, offrant une transparence totale de la politique de rémunération de Very Up.

Aussi, ce référentiel peut servir de base pour constituer une cartographie des compétences et ainsi évaluer chaque individu en fonction de son poste.

À l’instar de Kicklox, une plateforme de mise en relation entre ingénieurs / talents tech et porteurs de projets innovants, qui met à disposition une trame personnalisable sur Excel.

3, 2, 1 : déployez !

Des règles du jeu communes avec le pack RH

Pour accompagner ses équipes dans l’application de la Skill Matrix, Vanessa et ses copilotes ont créé une boîte à outils RH, appelée « Pack RH ». 

On le sait, pour une mise en application, la communication est primordiale.

Souple, évolutif et consistant, ce pack vise à apporter à l’ensemble des collaborateurs des indications pour mieux comprendre les besoins de l’organisation et faire des choix éclairés.

“C’est aussi ça l’enjeu. Dans un contexte de croissance, nous avons souhaité nous donner un cadre de référence avec des « règles du jeu » communes.” Vanessa

Que comprend ce pack RH ?

C’est un vrai guide, pour outiller, comprendre et uniformiser les pratiques.

On y retrouve les fiches de postes, les différents niveaux et leurs explications, la grille salariale détaillée avec la rémunération par poste et par statut et en particulier pour chaque niveau N.

En plus des bonus, les évolutions salariales possibles, ou encore des directives pour placer un candidat au moment de son recrutement en niveau et en salaire.

Un vivier interne revalorisé

Alors que le sourcing externe peut facilement devenir un premier réflexe, le vivier devrait pourtant être une priorité.

En se basant sur une matrice des compétences, il est plus naturel d’identifier les ressources déjà disponibles. Recruter en interne est de ce fait une solution beaucoup plus rapide et moins coûteuse.

Des pratiques en recrutement alignées grâce au livret dédié aux managers

Harmoniser les méthodes était devenu une évidence après tout ce travail colossal d’exposition des compétences et des niveaux requis.

De là, Vanessa a diffusé un livret dédié aux managers qui recrutent chez Very Up. Une boîte à outils qui clarifie notamment “qui évalue quoi et comment”.

À un seul endroit, sont recensés toutes les solutions, processus et informations nécessaires pour recruter sereinement chez Very Up à toutes les étapes du recrutement.

Ils ont de cette manière accès au processus de recrutement, aux fiches de poste, aux méthodologies de préparation d’un entretien, aux déroulés des entretiens, aux méthodes d’évaluation d’une compétence et même des audios sur des sujets compliqués (tels que dire non à un candidat).

“L’approche par compétences est cruciale en recrutement car elle aide à gagner en objectivité : les biais se retrouvent gommés”.  Alors qu’on les pointe malheureusement souvent du doigt, les managers ont finalement besoin d’être accompagnés, avec une telle méthode, ils se sentent outillés, chacun trouve sa place.” Vanessa

Une expérience candidat soignée

L’orientation des pratiques autour des compétences est allée encore plus loin, puisqu’elle a directement touché les candidats.

Avec la mise en ligne d’un module candidat pour présenter Very Up (tout le process d’onboarding, la politique RSE, le modèle managérial) et pour répondre à leurs questions avant même l’étape entretien.

Le module reprend spécialement les éléments du pack RH, permettant au candidat de comprendre la manière dont les compétences et leur évolution ont une place centrale dans la politique RH de l’entreprise.

Et de plus, un zoom sur les perspectives d'évolution avec les exemples frappants de Brindusa, Nolwenn et Florence.

Mais aussi, des conseils clés pour préparer son entretien.

Un impact jusqu’à l’onboarding

Pour l’intégration de ses nouvelles recrues, la team de Very Up mise sur un enjeu fondamental, vous l’aurez deviné : la montée en compétences !

Dès son arrivée, le candidat démarre un parcours pendant lequel il passera 40 % du temps en formation multimodale, puis sa montée en compétence sera accompagnée sur plusieurs mois.

Son onboarding se voit donc rythmé par divers points de rencontres et rituels, fluidifiant la transmission des compétences et attitudes requises pendant les 3 et 6 premiers mois pour confirmer la période d'essai. 

Les objectifs et le calendrier des évaluations sont présentés dès le point découverte et des rencontres mensuelles sont prévues pour réviser ces objectifs, précédées par une autoévaluation de l'employé et des retours à 360 degrés de la part de son équipe.

Jusqu’à une restitution, un autre temps fort qui vient clore l'onboarding, visant à présenter un rapport d’étonnement auprès du CODIR. Parce que chaque nouveau regard fait progresser Very Up.

Ce procédé encourage un suivi régulier des progrès et aligne les attentes du manager avec les performances du collaborateur, avec toujours la même intention, garantir un développement personnalisé des compétences.

“Tout l’objectif de ce modèle, c’est de pouvoir grandir dans l’organisation. Comme dans une relation amoureuse, il faut se réinventer constamment, tout en respectant l’indépendance de chacun. Nous voulons rendre nos salariés acteurs de leur montée en compétences.” Vanessa

Bien plus loin que l’onboarding

La formation continue est un véritable état d’esprit chez Very Up.

Tout au long de leur vie, les collaborateurs détiennent du temps conséquent dédié à l’apprentissage, à l’inspiration, à la prise de recul, bref à des temps de respiration qui permettent de faire de la veille, de continuer à se développer et à se former.

“Pour apprendre et monter en compétences, il y a plusieurs modalités qui sont proposées chez Very Up. Par exemple, des “upskilling” organisés par des collègues experts du sujet, des webinars et des conférences d’intervenants extérieurs, pour nous amener à découvrir de nouvelles thématiques. On organise aussi des retours sur expérience de la part de nos clients ou de nos partenaires, pour nous initier aux projets qui sont mis en place, ou encore du co-développement sur des problématiques précises. Les productions digitales réalisées par nos collègues et managers sont des mines d'or, elles contribuent précieusement à la montée en compétences de l’entreprise.” Vanessa

Le mot de la fin

Toute cette initiative, au-delà des gains apportés à l’expérience candidat et collaborateur, fait vraiment du bien à la marque employeur de l’entreprise.

À l’interne, les salariés se sentent ainsi impliqués et engagés, leur besoin d’évolution est entendu, leur position dans l’entreprise est valorisée.

À l’externe, l’expérience est structurée et cohérente, les informations sont claires et transparentes.

Aussi, cette démarche prouve que la réussite d’un projet dépend de la mobilisation de tous les acteurs, et pas seulement de la fonction RH ou recrutement.

“Je pense que les recruteurs doivent prendre part aux orientations stratégiques pour accompagner la croissance des organisations. Parce que certes seule on va plus vite, mais à plusieurs on va plus loin”. Vanessa

Pour continuer de creuser le sujet, l’article d’Arnaud D’Hoine ci-dessous.