Le confinement a beau être terminé, l'épidémie de COVID-19 continue de se propager. C'est pourquoi le gouvernement a encouragé les professionnels qui en avaient les moyens à poursuivre leur activité en télétravail afin de limiter les contacts sociaux.
Si vous êtes recruteur•se, il y a de fortes chances pour que vous vous retrouviez dans cette situation. Le problème, c'est que votre entreprise souhaite probablement relancer son activité et, pour cela, on vous a sûrement demandé de reprendre les recrutements (d'ailleurs, vous ne les avez peut-être même pas interrompus).
Sauf que depuis le 16 Mars, tous vos outils de travail habituels se trouvent au bureau, vous ne savez pas comment vous organiser pour faire passer des entretiens et le travail en équipe n'est pas évident lorsqu'on ne peut pas se voir. Sans compter que, crise oblige, vous vous retrouvez à gérer de front tous les autres sujets qui touchent les salariés (paye, bien-être, conditions de travail, motivation,...).
Pas simple.
Pour ce qui est de la paye et de la QVT, je n'ai pas de potion magique. En revanche pour le recrutement, j'ai quelque chose à vous montrer. Cela tient en 3 lettres : ATS.
Si vous ne savez pas ce qu'est un ATS, vous pouvez aller lire cet article qui vous apportera une réponse complète. Ce qu'il faut retenir, c'est qu'il s'agit d'un logiciel qui permet de centraliser toutes vos activités de recrutement afin de simplifier votre travail et vous rendre plus performant•e.
Restez avec moi, je vais vous expliquer en quoi les ATS peuvent accélérer et faciliter vos démarches de recrutement dans ce contexte de crise sanitaire où :
- vous rencontrez des contraintes inhabituelles
- vous avez du mal à vous coordonner avec votre équipe
- vous n'avez pas que ça à faire
L'ATS simplifie l'accès à vos données de recrutement
La plupart des nouvelles solutions ATS qu'on peut trouver sur le marché sont ce qu'on appelle des logiciels en mode SAAS. Pas de panique : cette expression barbare signifie simplement qu'il s'utilise en ligne, en créant un compte.
Si vous utilisez les outils de Google (Gmail, Google Agenda, Google Docs...) ou Doctolib, c'est un peu le même principe : vous créez un compte personnel avec votre adresse email et un mot de passe, et vous pouvez utiliser les services proposés.
Avec un ATS comme Taleez, vous pouvez créer et diffuser des offres d'emploi, recevoir et traiter des candidatures, construire une CVthèque et avoir un site carrière personnalisé.
L'avantage des outils SAAS, c'est qu'il sont à la fois sécurisés et accessibles : avec vos identifiants, vous pouvez accéder à votre espace personnel depuis n'importe quel ordinateur ou tablette. Il vous suffit d'avoir une connexion internet.
De plus, les données que vous y stockez (offres d'emploi, fiches candidats, cvthèque) sont centralisées dans votre espace privé. Peu importe où vous vous trouvez, vous y avez accès très simplement. La problématique des outils et dossiers de candidature restés au bureau n'en est plus une.
L'ATS renforce votre cohésion d'équipe
De nombreux ATS sont conçus pour être utilisés en équipe. Une fois que vous avez créé un compte pour votre entreprise, vous pouvez inviter d'autres personnes à le rejoindre et à travailler avec vous. Un peu comme quand vous invitez une autre personne à modifier votre GoogleDoc.
Ainsi tout le monde travaille sur les mêmes données et celles-ci sont modifiées en temps réel. Voici trois exemples d'usages pour lesquels la dimension collaborative est un atout :
- Vous pouvez créer une nouvelle offre d'emploi et demander à un collaborateur de la modifier.
- Vous pouvez demander à un collaborateur son avis sur une candidature : il aura accès à la fiche du candidat et pourra y laisser ses commentaires.
- Vous pouvez programmer une tâche ou un événement (comme un entretien d'embauche par exemple) et l'assigner à l'un de vos collaborateurs : il le verra et l'événement sera ajouté à son agenda.
Dans le milieu professionnel il se peut que certaines données soient confidentielles et qu'une partie de l'équipe seulement y ait accès. Sur Taleez, vous pouvez gérer les droits et les rôles de chacun des collaborateurs qui utilisent l'outil. Vous gardez ainsi le contrôle de l'accès aux données de recrutement.
Dans la mesure où votre équipe est en télétravail, cette dimension collaborative simplifie sensiblement l'accès aux informations, mais également leur traitement et leur synchronisation auprès de tous. Un vrai plus pour votre cohésion.
L'ATS vous fait gagner du temps
L'objectif d'un ATS est de centraliser l'ensemble de vos travaux de recrutement. Cela vous évite de jongler entre différents outils et de perdre du temps : tout se passe au même endroit.
Voici une liste non exhaustive de chose que Taleez vous permet de faire :
- créer des offres d'emploi
- gérer vos candidatures
- construire une CVthèque interne
- faire des recherches avancées de profils dans votre CVthèque (par compétences par exemple)
- planifier vos tâches et événements
- demander l'avis d'un collaborateur sur un candidat
- consulter des informations relatives à vos candidats
- analyser vos statistiques pour connaître les performances de vos recrutements
- créer et personnaliser votre site carrière
- organiser des entretiens vidéo différés ou en direct
- synchroniser automatiquement les informations d'un candidat embauché avec votre SIRH
Et ça ne s'arrête pas là : pour vous faire gagner encore plus de temps, un certain nombre de tâches récurrentes sont automatisables. Par exemple, si vous avez besoin de diffuser une offre d'emploi sur plusieurs sites d'emploi, il vous suffit de choisir ceux qui vous intéressent et nous nous chargeons de la leur envoyer directement.
Autre exemple : lorsqu'un candidat postule, il remplit un formulaire de candidature (personnalisable) et la candidature arrive directement sur votre espace personnel sans passer par votre boîte de réception. Il vous suffit de la consulter et d'indiquer si vous souhaitez poursuivre le recrutement de ce candidat ou l'interrompre.
Vous avez aussi la possibilité définir des critères éliminatoires (Permis B obligatoire par exemple) : dans ce cas, si l'une des réponses du candidat est éliminatoire, sa candidature est automatiquement rejetée et vous n'avez pas besoin de la traiter.
Vous gagnez ainsi un temps précieux que vous pouvez employer à traiter d'autres priorités.
L'ATS fluidifie vos relations avec les candidats
En cette période de crise, maintenir vos relations avec les candidats n'est pas chose aisée. Un ATS peut rendre cette partie moins difficile à gérer.
Taleez vous permet de disposer d'un site carrière entièrement personnalisable. Le site carrière est synchronisé avec vos recrutements en cours, donc les candidats verront très vite quels postes sont ouverts, sans que vous n'ayez rien à faire d'autre que de cliquer sur "publier" une fois votre offre d'emploi créée. Il est très simple à éditer et vous permettra d'indiquer rapidement à vos candidats la politique adoptée par votre entreprise pendant cette période particulière.
Vos canidats passent sûrement du temps sur les réseaux sociaux (surtout en ce moment où la distanciation sociale nous oblige à utiliser d'autres moyens de communication). C'est pourquoi un ATS comme Taleez vous permet de publier rapidement vos offres d'emploi sur les réseaux sociaux à l'aide d'un bouton disponible dans l'outil. C'est un gain de temps pour vous.
Vous simplifiez également les échanges avec vos candidats.
- Tous vos échanges d'emails avec vos candidats peuvent se faire depuis l'outil.
- Si vous n'avez jamais le temps de répondre à vos candidats refusés, vous pouvez programmer un email automatique qui leur sera envoyé dès l'instant où vous aurez cliqué sur "Refuser" dans leur fiche candidat.
- Il est possible de programmer d'autres types de messages automatiques en fonction de situations que vous définissez.
Enfin, Taleez intègre des outils d'entretien en visio-conférence qui vous permettent de rencontrer vos candidats même à distance. Vous pouvez alors rédiger des compte-rendus de l'entretien directement dans leur fiche candidat et permettre à vos collaborateurs d'accéder à ces informations sans efforts.
Dans un contexte où chacun est forcé d'adapter son activité professionnelle pour éviter de prendre des risques, un ATS vous permet de vous affranchir des contraintes liées à la distanciation sociale et au télétravail. Il vous permet en outre de travailler plus efficacement et cela vous dégage du temps pour gérer toutes les autres missions qui vous sont assignées.
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