Du brief à l’onboarding, tout est une question de préparation

Le monde merveilleux des Ressources Humaines n’est pas toujours assez mis en lumière ❌. Alors pour y remédier, j’ai créé une rubrique dédiée à elles, sous toutes ses formes avec ses bons comme ses moins bons côtés. Et c’est au travers de sujets spécifiques que vous découvrirez, je l’espère, le recrutement sous un autre angle. 👀

Dans ce 9ème numéro, nous allons décortiquer quelques secrets de réussite de Céline Jauneau, Senior Recruteuse et Sourceuse IT chez Capucine & Associés. Installez-vous confortablement car on va parler de kick off, d’entretiens, de growth hiring et d’onboarding !🔥

Vous pouvez aussi retrouver les autres sujets juste ici👇 :

• le recrutement des personnes TH,
• le recrutement sans CV,
• la transparence durant l’entretien d’embauche,
• le recrutement des profils rares, les talents dans l’IT,
• le secret d’une bonne marque employeur : la transparence,
• les évènements RH et le métaverse au cœur du recrutement,
• Recruter, manager, et mieux comprendre les profils HPI,
• et pour finir, les profils commerciaux : peut-on (vraiment) parler de pénurie ?

Qui est Capucine & Associés ?

Capucine & Associés est un cabinet de recrutement spécialisé dans le domaine de l’IT (Information Technology) qui existe depuis une vingtaine d'années.

Historiquement, le cabinet est plutôt spécialisé du côté applicatif de l’IT : PLM (Product Life Management Cycle), CAO (Conception Assistée par Ordinateur), ou encore la gestion des données techniques. 🤖

Leur spectre de recherche est plus large avec également des fonctions commerciales ou de management à différents niveaux.

Ses clients sont des éditeurs, des ESN ou des grands groupes industriels, toujours du côté SI (Système d’Information) sur la France et régulièrement sur des pays européens. Ils dénichent pour eux des profils plutôt techniques et/ou de gestion de projet avec de l’expérience ou des commerciaux. 🔥

Maintenant que le contexte est posé, on commence cette interview avec la première étape en recrutement (qui est parfois un peu trop laissée pour compte 🤫) : la définition du besoin. 🎙️

La définition du besoin, la base de tout bon recrutement 🚀

Comment le brief de poste est-il créé et quelle est la place du client dans la définition du besoin ?

💬 ” On veut apporter de la transparence dans cette démarche car souvent les cabinets ne sont pas toujours très clairs sur leurs pratiques. “

Le métier du recrutement a beaucoup évolué depuis une dizaine d'années et il s'est digitalisé.

De notre côté, on a toujours œuvré dans un domaine très spécifique où le marché reste constamment en tension. De ce fait, on a été amenés dès le début à travailler avec un réseau qu’on a entretenu et développé au travers d'un réseau de niche.

Notre force ? 💪 C’est celle de toujours comprendre les besoins de nos clients, et de montrer notre expertise car on est aussi issus de ce marché à l’origine.

D’ailleurs, certains clients ont parfois tendance à nous dire : 🗣 “ Tu connais mon secteur, tu connais mon métier, tu sais ce que je recherche. ”

Mais non, ça ne marche pas comme ça, il faut toujours se remettre en question. Puis on n’est pas 100% chez nos clients, d'où l’importance de bien définir le besoin. 👇

Avant de lancer notre recherche, on organise la réunion de kick off où sont impliqués les RH, les opérationnels et parfois, un autre membre de l'équipe pour clarifier les besoins recherchés.

Cet échange est basé sur 4 grands axes :

👉 Le contexte : Où ? Quel projet ?

👉 Le pourquoi du poste : Est-ce un remplacement ? Ou une création de poste ?

👉 Où en est le recrutement : Est-ce qu’il y a déjà eu des candidats ? Ou de la cooptation ?

👉 Le poste.

Ces 4 axes vont nous aider à parler de l'entreprise, à avoir le bon discours et surtout, à donner un maximum d'informations au candidat.

Parce que notre job, c'est in fine de transformer des personnes en des candidat·es motivé·es ! 🔥

On travaille sur un environnement global et une fois qu'on a recueilli toutes les informations, on peut construire une stratégie de recherche.

On veut apporter de la transparence dans cette démarche car souvent les cabinets ne sont pas toujours très clairs sur leurs pratiques.

On a certes une partie de notre travail qui reste dans l'ombre quelques temps (les approches, le sourcing...), mais on va expliquer ce qu'on va faire aussi bien au client avec des points réguliers, qu'au candidat pour créer une relation de qualité et le suivre dans le temps.

💬 ” Avant de lancer notre recherche, on organise la réunion de kick off où sont impliqués les RH, les opérationnels et parfois, un autre membre de l'équipe pour clarifier les besoins recherchés. “

Vous misez sur l’analyse comportementale, le “Trimoji”, de quoi s’agit-il ? Pourquoi utilisez-vous cette méthode ?

💬 ” Le but est d’aider le candidat à davantage se projeter, lui exposer le fonctionnement de l’entreprise, de lui donner des arguments plus concrets, car tout ça n'est pas décrit sur une fiche de poste. “

Le Trimoji est un outil d’analyse des soft-skills et du potentiel des candidats.

L’objectif est d’apprendre à mieux se connaître, connaître ses zones de confort et d'inconfort ; ce qui ne veut pas dire qu'on ne peut pas les surpasser, mais qu'on va dépenser plus d'énergie pour y accéder.

Mais ce n’est pas une analyse basée sur du oui du non, on ne rentre pas dans des cases ! 📦

On fait passer cette analyse au manager pour qu'il puisse, aussi, mieux se connaître. On le fait également pour analyser un poste, pour confronter toutes les attentes des parties prenantes et définir un profil par rapport à la culture d'entreprise.

Le but est d’aider le candidat à davantage se projeter, lui exposer le fonctionnement de l’entreprise, de lui donner des arguments plus concrets, car tout ça n'est pas décrit sur une fiche de poste.

Par exemple, si le candidat a du mal à réagir face à la pression et que l’entreprise travaille de cette façon, on se dit : ok, il peut y arriver, mais il va souffrir et avoir du mal à s'épanouir. ❌

Car in fine, au-delà de placer un candidat, l’objectif c'est qu'il se sente bien dans son nouvel environnement et qu'il y reste !

Vous challengez votre client pour “connaître les failles du job”, comment vous y prenez-vous ?

C’est au moment du brief que nous allons challenger notre client.

L’intérêt est de s’aventurer dans des réflexions un peu différentes que les fameuses hardskill et softskill pour définir son “profil idéal”.

C'est dans ce sens-là qu'on parle de challenger, ce n'est pas juste écouter, c'est aussi être force de proposition et amener un maximum de remise en question. 💪

Les failles du job ça peut être par exemple que le poste est top, mais qu’il ne soit pas 100% remote 🏠, alors qu’il est basé à Cherbourg et qu’il s’agit d’un bassin d'emploi réduit. Il n'y a jamais de jobs parfaits et c'est important pour nous de connaître tout de suite les points bloquants pour les contrer.

💬 ” L’intérêt est de s’aventurer dans des réflexions un peu différentes que les fameuses hardskill et softskill […] ”

La stratégie de recherche pour viser dans le mile 🎯

Comment rédigez-vous les offres d’emploi ?
Quels sont les points importants pour vous afin de répondre aux besoins des talents ?

💬 ” On indique aussi la rémunération, c’est très important. On n'ira pas visiter un appartement ou une maison si on ne connaît pas le prix du loyer ou de la vente non ? “

Sur la rédaction de l'annonce, on a choisi de rédiger les annonces d'une manière un peu différente que celle plus répandue de notre secteur, sur un ton plus agréable à lire, qu’importe le niveau du poste, de mettre surtout un peu plus d'Humain !

Et surtout, de répondre aux points qui sont importants dans une annonce car souvent quand on dit : 🗣 " Je cherche un·e directeur·directrice commercial·e " ; tout le monde connaît le job, mais derrière :

• Quels sont les clients ?
• Quel est le territoire ?
• Quelle est la taille de l'équipe ?
• Qui est dans l'équipe ?
• ...

C'est plutôt sur cet axe qu'on va poser les choses pour que l’annonce soit la plus personnalisée possible et que le candidat puisse vraiment se projeter.

On indique aussi la rémunération, c’est très important. On n'ira pas visiter un appartement ou une maison si on ne connaît pas le prix du loyer ou de la vente non ? 😅

On met au minimum une fourchette si on cherche une tranche d’expérience variée, ce qui n'empêche pas de négocier ce salaire, mais ça ne sert à rien de se parler si on est à côté niveau rémunération. ❌

Vous aimez vous distinguer des messages conventionnels lorsque vous approchez les candidats, comment vous y prenez-vous ?

🗣 “ Bonjour, je travaille pour tel cabinet de recrutement, votre profil me paraît intéressant, est-ce ce qu'on peut discuter ? ". C'est ce que j'appelle des messages conventionnels et complètement impersonnels. 🤦🏻‍♀️

Le travail d'approche qu’on met en place c’est avant tout de savoir (vraiment) à qui on s'adresse.

Les réseaux sociaux ne sont pas des CVthèques ❌. Ce sont des personnes qu'on souhaite transformer en candidat, en essayant de transmettre un maximum d'émotions et d'Humain.

On ne fait jamais de l'envoi de masse, tout est en one-to-one avec des messages personnalisés.

Et si on fait ce travail correctement, on a des taux de réponses plus importants et des retours qualifiés (+ la notoriété du cabinet qui joue aussi forcément un peu).

💬 “ Les réseaux sociaux ne sont pas des CVthèques ❌. “

L’importance de la préqualification et d’un entretien objectif 👋

Comment préparez-vous vos entretiens de préqualification ? Et quels sont les points de vigilance ?

Une fois qu'on a suscité un intérêt, on suscite un échange qui va se faire autour d'une interview de préqualification où on va chercher à mieux se connaître.

On va certes présenter le sujet avec un peu plus d'informations mais on va surtout axer l'échange sur :

• Qui êtes-vous ?
• Qu'est ce qui vous motive ?
• Pourquoi vous voudriez changer de job ?

On fait connaissance, tout simplement. 👍

Il faut préparer son pitch, on identifie en amont la personne qu'on appelle et on reprend nos notes. On ne fait jamais un appel au hasard ! ❌

Il n’y a pas vraiment de points de vigilance car normalement tout a été qualifié lors du kickoff.

En revanche, certains postes sont moins faciles que d’autres. Si je dois trouver un·e commercial·e pour un poste 100% prospection, ce sera plus difficile, car tout le monde n’a pas cette appétence, ou n’a simplement plus envie d’en faire à un moment donné dans sa carrière. Pour le coup, c'est davantage le développement commercial qui va primer.

💬 ” Il faut préparer son pitch, on identifie en amont la personne qu'on appelle et on reprend nos notes. On ne fait jamais un appel au hasard ! “

Pourquoi demandez-vous aux candidats de rédiger une synthèse de ce qu’ils ont compris du poste après l’entretien de préqualification ?

Il y a deux choses :

👉 Dans un premier temps j'envoie un document récapitulatif qui va reprendre ce qu'on s'est dit : les détails de l’offre, le contexte du poste et celui de l'entreprise. Avant d'avoir un entretien en face à face, on s'est renseignés, on a de quoi travailler et de la matière écrite. ✍️

👉 Derrière, je demande un CV et c’est à la suite qu’on leur demande une petite synthèse pour voir ce qu'ils ont compris du poste et ce qu’ils pensent pouvoir apporter par rapport à leur expérience. 🔥

Cette synthèse écrite permet de repenser les choses, d'apporter des précisions. C'est un atout qui permet de réfléchir et de prendre du recul car des fois à tête reposée, on repense à l’échange d'une autre manière.

Comment se déroulent vos entretiens face à face ?

On travaille sur une forme d'entretien semi-structurée où chaque candidat a les mêmes questions. Sachant qu'on reste avec de l'Humain, l'élimination totale des biais est compliquée, mais ça nous permet d'avoir posé et calibré les mêmes questions pour tous. 💪

Le Growth Hiring comme levier de recrutement 🚀

Pouvez-vous expliquer ce qu’est le growth hiring ?

Le growth hiring vient du growth marketing qui est un ensemble de techniques utilisées pour développer les ventes et le réseau 📈.

Ce sont ces techniques marketing qui sont appliquées au recrutement par l’enrichissement de données ou l’augmentation de son aura auprès des cibles par exemple.

⚠️ J'y mets des bémols, il faut le pratiquer avec toute la vigilance et le professionnalisme possibles. Encore une fois, on ne fait pas du recrutement de masse.

Mais l'automatisation peut permettre de gagner du temps sur les prises de rendez-vous en termes de logistique et qui sont chronophages.

Le growth permet aussi selon moi de répondre à ces types de questions :

👉 Comment entretenir du lien avec notre communauté ?

👉 Comment garder et enrichir la relation avec un ancien candidat ?

On va créer du contenu et faire rayonner la marque employeur avec ce qu'on diffuse comme informations, comme conseils, comme nouveautés… On ne va pas parler QUE de recrutement, mais aussi de sujets plus larges où on a des points communs avec les potentiels candidats.

Vous parlez de tester de nouvelles méthodes et outils pour les recrutements, pouvez-vous m’en dire plus ?

Je suis beaucoup les communautés de sourceurs à l'international, je me forme régulièrement et j'essaye d'être toujours à l'affût des nouveaux acteurs du marché et des nouveaux sujets comme l'automatisation par exemple.

L’idée est de se concentrer sur ce qui a de la valeur. Parfois c'est simplement des raccourcis ou une saisie semi-automatique.

Avant la donnée n'était pas accessible, il fallait la chercher 🔍.

Aujourd'hui la donnée est partout ! Le nerf de la guerre c’est : comment la traiter ? C’est ici que ces nouveaux outils m'aident beaucoup. 💪

Un onboarding soigné pour fidéliser ses nouvelles recrues

Quelle est la place de l’onboarding dans le parcours de vos talents ?

Mon associé dit tout le temps : 🗣 " Dans l’hypothèse où le candidat recruté quitte l’entreprise pendant sa période d’essai, 4 fois sur 5 c’est à cause d’un mauvais onboarding “  🤯.

Soit la personne a été mal accueillie, soit son·sa manager n'était pas là, soit son bureau n'était pas prêt. Ne pas poursuivre après sa période d’essai ou démissionner n'est pas un acte simple, ça reste une petite révolution.

Notre intérêt est de fidéliser la personne pour qu'elle puisse se projeter dans sa future entreprise et qu’elle se sente épanouie. L'idée est de l’accompagner le plus possible, dans sa démarche, de la sécuriser, de la rassurer, car elle quitte quand même quelque chose qu'elle connaît pour quelque chose qu'elle ne connaît pas.

L'onboarding c'est justement sécuriser ce tunnel entre la période où on démissionne, et où on accepte une offre jusqu'à la prise de fonction.

Comment piloter vous cette étape ?

Nous avons mis en place notre solution digitale d’onboarding de manière automatisée, ludique et simple jusqu'à la fin de la période d'essai.

On a trouvé un partenaire pour développer une solution adaptée à nos méthodes et process, ça évite de tout le temps appeler la personne ou de la déranger. ☺️

Grâce à cette application digitale, on peut voir si l'intégration se passe bien car il y a des petits questionnaires qui nous permettent d’identifier un signal d'alerte et d’agir en conséquence. 💪

‍

Je reprends la parole pour remercier Céline de nous partager sa vision et ses processus de recrutement au sein de Capucine & Associés 🙏. Qu’importent les étapes de recrutement, la préparation est LA recette pour mener à bien sa recherche de talents. Le tout, agrémenté de transparence, d’Humain et de feedback réguliers !

De la définition du besoin jusqu’à l’onboarding, j’espère que cet article vous a éclairé sur certains points et qu’il vous a donné quelques pistes à aller explorer. 🌍

Je vous dis à bientôt pour de prochains Quotidien RH. ⚡️